Tegenwoordig is het gemakkelijker om online te verkopen en betalingen virtueel te accepteren. Voor een bedrijf is dit uitstekend nieuws, omdat het een geheel nieuwe doelgroep en verkoopmogelijkheden opent. Deze innovatie heeft echter gevaren en nadelen, waaronder het probleem van terugboekingen. Waarom is het zo'n probleem? Van welke soorten terugboekingsfraude moet u op de hoogte zijn? En hoe kan een terugboeking beheer softwaresysteem uw bedrijf helpen? Laten we het uitzoeken.
Wat is een terugvordering?
In sommige opzichten zijn terugboekingen vergelijkbaar met terugbetalingen en vinden ze plaats wanneer klanten niet tevreden zijn met het product of de service waarvoor ze met een kaart of automatische incasso hebben betaald. In plaats van rechtstreeks contact met u als handelaar op te nemen, vragen kopers hun geld terug van hun kaartuitgevende bank. Omgaan met ontevreden klanten is onvermijdelijk, dus u zult op een of ander moment te maken krijgen met terugboekingen.
Ze zijn ontworpen met de juiste bedoeling om frauduleuze transacties te voorkomen en kopers te beschermen wanneer ze geld hebben uitgegeven aan dingen die ze niet hebben ontvangen. Als een bedrijf failliet gaat, kunnen klanten geld terugkrijgen voor artikelen die al besteld waren voordat het bedrijf stopte. Chargebacks zijn ook bedoeld om onjuiste of meervoudige betalingen te voorkomen en ervoor te zorgen dat de koper voldoende geld heeft om de transactie te betalen.
Hoewel een terugboeking een oplossing lijkt voor een ontevreden klant, kan het een zakelijk probleem zijn. Ze kunnen veel tijd en geld kosten als ze niet effectief worden beheerd, en banken willen verkopers graag kosten in rekening brengen wanneer ze worden gedwongen om deze verzoeken te behandelen. Het proces zorgt voor onnodige administratieve lasten voor bedrijven, een andere tijdrovende taak.
Bovendien, wanneer er sprake is van wat bekend staat als "vriendelijke fraude", klanten krijgen een volledige terugbetaling zonder de producten of diensten terug te hoeven sturen. Bovendien houdt een kaartuitgever het geld in kwestie tot het einde van de zaak, en als ze niet in uw voordeel beslissen, ziet u dat geld niet meer terug.
Er komt zoveel papierwerk bij kijken en de kans is groot dat u geld verliest. Het is duidelijk dat het een realiteit is bij het runnen van een klantgerelateerd bedrijf, en het vereist een goed beheer. Gelukkig zijn er beheersystemen voor terugboekingen om bedrijven daarbij te helpen.
Wat is Chargeback Management?
Terugboekingsbeheer is het proces dat u kunt gebruiken om de verzoeken om terugboekingen van uw ontevreden klanten af te handelen. Als u een proces kunt vinden waarmee u ze snel en efficiënt kunt beheren, verbetert u uw reputatie aanzienlijk en voorkomt u dat u zo veel geld misloopt.
Het juiste beheerproces geeft u de mogelijkheid om terugboekingen te bestrijden wanneer ze zich voordoen en om te voorkomen dat ze plaatsvinden. Het ontwikkelen van een succesvol chargeback-beheersysteem is niet eenvoudig - hier komt gespecialiseerde, krachtige software om de hoek kijken.
Dit soort software is een handig hulpmiddel voor verkopers om terugboekingen te voorkomen en te bestrijden. Met het beheer van interne records, het analyseren van terugboekingsgegevens en het verzenden van terugboekingswaarschuwingen en -meldingen kan dit soort software een game changer zijn. Wat kan een softwaresysteem voor het beheer van terugboekingen voor u doen?
Wat software voor terugboekingsbeheer voor u kan doen
Als u overweegt een beheersysteem voor terugboekingen te implementeren, zullen een paar functies u als bedrijf enorm ten goede komen.
#1. Houd de tarieven van terugboekingen in de gaten
Idealiter wilt u niet dat een terugboeking meer dan 1 procent van alle verwerkte transacties bedraagt. Zodra u deze drempel overschrijdt, wordt u gezien als een bedrijf met een hoger risico, wat betekent dat uw kaarttransactiekosten waarschijnlijk zullen stijgen en dat kaartnetwerken u zelfs een achterstand kunnen opleveren. Software voor het beheer van terugboekingen kan deze niveaus in de gaten houden om u te helpen een gezond aantal terugboekingen te behouden.
#2. Voorkom terugboekingen in de eerste plaats
Omdat het systeem betalings- en gebruikersgegevens controleert, kunt u verdachte transacties signaleren en stoppen. Dit wordt gedaan door de verzamelde gegevens via risicoregels te voeden om een risicoscore te ontwikkelen. Met dit inzicht kunt u de betaling accepteren, weigeren of herzien.
#3. Onderzoek verdachte betalingen
De software houdt gedetailleerde logboeken bij van alle betalings- en gebruikersgegevens die u verzamelt. Met deze informatie kunt u beter begrijpen hoe terugboekingen binnen uw bedrijf plaatsvinden. Forewarned is forearmed, dus deze kennis kan u helpen om u aan te passen en wijzigingen aan te brengen indien nodig en mogelijk.
#4. Los eventuele terugboekingsgeschillen op
Terugboekingen zijn onvermijdelijk, dus u wilt alle mogelijke hulp krijgen bij het oplossen van geschillen. Een softwaresysteem voor het beheer van terugboekingen kan alle gegevens verzamelen die u nodig hebt om een solide argument in het geschil te hebben. Spreadsheets, geschillensjablonen en geschillencodes zijn allemaal gemakkelijk toegankelijk met dit systeem.
#5. Bekijk de regels voor terugboekingen
Het beste wat u kunt doen als zich problemen voordoen, is ervan te leren. Beheersoftware kan belangrijke informatie uit eerdere gevallen van terugboekingen labelen. Dit zal uw systeem helpen groeien en leren, wat leidt tot betere resultaten in de toekomst. Met de toevoeging van machine learning krijgt u suggesties voor belangrijke terugboekingsregels om uw processen voortdurend te verbeteren.
#6. De juiste softwareoplossing voor u kiezen
Besteed wat tijd en onderzoek om de beste software voor het beheer van terugboekingen te vinden. Lees meer over verschillende opties, laat uw zakelijke doelen in gedachten, vergeet uw budget niet en begrijp volledig de terugboekingsrisico's en situaties die uniek zijn voor uw branche. Automatisering kan verschillende alledaagse administratieve taken overnemen, waardoor u tijd vrijmaakt om u te concentreren op urgentere en winstgevendere ondernemingen. Met het juiste gebruik en de praktische toepassing kan terugboekingsbeheer een reddingslijn voor uw bedrijf zijn.
Lees ook: WAT IS TERUGBETALING? Alles wat u moet weten
