Een teamagenda is een geharmoniseerde agenda waartoe collega's toegang hebben tot die bedrijven of firma's gebruiken om vergaderingen, vrije data, taken, projecttijdlijnen en alles wat nodig is voor alle werknemers bij te houden. De beste teamkalenders zijn echter geavanceerd en hebben meer functionaliteit dan voorheen, bijvoorbeeld door bepaalde stukjes informatie te delen met alleen de personen die ze nodig hebben. De teamagenda-app wordt gebruikt bij het maken van kanalen voor elk onderdeel van uw bedrijf, met verschillende soorten planningstools, enz. Blijf op de hoogte om te leren hoe u teamagenda-samenvloeiing kunt instellen en degenen die teamagenda-vrij zijn.
Tips voor het maken van een teamkalender
De volgende tips helpen u bij het maken van de perfecte kalender voor uw team
#1. Wijs kalenderonderhoud toe
Het is belangrijk dat elke werknemer de kalender bijwerkt met bepaalde gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op het hele team. Wijs daarom een bepaalde medewerker toe om terugkerende gebeurtenissen in de agenda te controleren en te beheren en ervoor te zorgen dat deze actueel blijft. Zorg er bovendien voor dat u iemand aanwijst die het best is toegerust voor de taak.
#2. Gebruik kalenderkenmerken
Het gebruik van agendafuncties maakt uw teamagenda constructiever. Laten we eens kijken naar de functies die nodig zijn voor het maken van een teamkalender
- Kleur codering: Door kleuren te gebruiken om uw agenda's te coderen, krijgt u een beter begrip van geplande informatie
- Filters: U kunt filters gebruiken in samenwerking met gebeurtenistags die taken, gebeurtenissen en andere planbare secties verdelen in gemakkelijk leesbare tijdschema's op basis van context.
- Gebeurtenis Tags: Evenementtags zijn vergelijkbaar met kleurcodes, tenzij u de tags binnen een kalender kunt filteren, toewijzen en beheren. Daarnaast kun je ook tags gebruiken om evenementen in verschillende groepen in te delen.
- Terugkerende gebeurteniss: Projecten met constante bijeenkomsten die terugkeren of jaarlijkse evenementen, het plannen van terugkerende evenementen helpt de manager om fouten te voorkomen.
- Herinneringen gebruiken: Online agenda's hebben herinneringsfuncties die alle werknemers belangrijke dingen vertellen via e-mail of sms.
#3. Voeg alle niet-onderhandelbare gebeurtenissen toe
Een teamagenda is handig voor het plannen van vergaderingen die een topprioriteit hebben voor uw groep. Om uw agenda echter efficiënter te maken, maakt u alleen niet-onderhandelbare afspraken in een teambrede agenda. Het team kan het effectief verplaatsen ten gunste van een niet-onderhandelbare vergadering. Als uw team bijvoorbeeld met klanten vergadert, betekent dit dat de vergadering van de klant de voorkeur kan hebben boven een interne vergadering.
#4. Benoem items constructief
Teamagenda's zijn erg handig als items effectief een naam hebben. Overweeg om een naamstructuur op te zetten bij het maken van uw agenda's. Dit zijn agenda's die herhaalbaar en levendig zijn en waarop zoveel mogelijk labels kunnen worden toegepast. Maak voor een effectieve labeling van uw kalender een handig hulpmiddel bij projectbeheer, bijvoorbeeld
- Meeting-klant
- Voortgangscontrole vergadering
- Vakantie-Sandy
- Bedrijfsevenement-picknick
- Bedrijfsevenement-vakantiefeest
- Deadline-klantpitch
Door elk item een constructieve naam te geven, weet elke persoon automatisch hoeveel vergaderingen, deadlines of vakanties er in een week zijn en maakt hij een goede planning.
#5. Inclusief een 'niet vergaderen' dag
Verbeter de workflow en productiviteit door een dag of periode van dagen te plannen waarop er geen vergaderingen zijn, wat de productiviteit van werknemers verhoogt en ook de stress op de afdeling verlicht. Plaats daarnaast meetings op dagen bij het maken van je teamagenda.
Wat is agendabeheer?
Agendabeheer is het maken en plannen van vergaderingen, het oplossen van conflicten, het accepteren van uitnodigingen voor vergaderingen en het gebruik van de agenda om tijdbeheer te optimaliseren met als doel onze kostbaarste tijd te benutten. Laat me kort met je delen, tips om je teamagenda te beheren.
Tips voor teamagendabeheer
#1. Concentreer u op uw tijdslots
Concentreer u op uw tijdslot door de Matrix te gebruiken om taken, afspraken, vergaderingen en schema's te scoren op basis van mogelijke invloed en benodigde inspanning. Zorg ervoor dat uw agenda veel quick wins bevat (hoge impact, weinig inspanning) en een goede hoeveelheid grote projecten (hoge impact, hoge inspanning). Evenzo kunt u uw agenda regelmatig beheren met behulp van de lichtgewicht agenda-audit, dat is,
- Inzicht in de kwaliteit van de tijd die wordt besteed aan vergaderingen
- Beoordeel hoe belangrijk uw vergaderingen zijn
- Mogelijkheden identificeren om uw tijd effectiever te besteden
#2. Bescherm uw focustijd
Een belangrijk ding waar iedereen aan denkt, is tijd om zich op taken te concentreren. Productiviteitsexperts zeggen dat winstgevende werktijd minstens twee uur ononderbroken tijd of meer vereist; zo niet, dan brengt het onnodige overstapkosten met zich mee die er lang over doen om vóór de onderbrekingstijd weer op uw formele niveau van efficiëntie te komen.
#3. Automatiseer agendabeheer
Een andere manier om uw agenda te automatiseren, is door planningshulp te gebruiken, zoals met de klok mee. Zodra u een vergadering met een van uw teamleden wilt plannen, kiest de planner de meest geschikte tijd op basis van ieders werkuren, vergaderuren, tijdzone, focustijd, enz.
#4. Gebruik uw agenda voor taakbeheer
Zorg ervoor dat al je taken net als elke andere afspraak in je agenda staan. Door je agenda te blokkeren, voorkom je nalatigheid ten aanzien van prioritaire taken, veel tijd aan minder belangrijke taken en de vraag waar je nu aan moet werken.
Team Agenda-app
Dit is een online agenda voor groepen om mensen te organiseren, het gebruik van middelen te plannen en te visualiseren, werk te plannen, evenementen te delen en aanmeldingen te vereenvoudigen. De teamkalender-app herinnert ons aan aankomende evenementen, elimineert allerlei overlappingen en helpt het team op de hoogte te blijven van elkaars planning. Hieronder zal ik de belangrijkste functies opsommen waar u op moet letten bij het maken van een teamagenda-app.
Kenmerken van een goede teamkalender-app
- Functies voor samenwerken en delen
- Automatische synchronisatie
- Eenvoudige planningstools
- Makkelijk te gebruiken
- Platformonafhankelijke beschikbaarheid
Hoe voeg ik een agenda-app toe aan het team?
- Klik op de knop Apps toevoegen en selecteer de agenda-app.
- Start uw MS teams-desktopclient opnieuw op om het kalendertabblad te zien
- Voeg SharePoint toe aan teamtabbladen
- Toegang tot SharePoint in de browser
- Maak de agenda-app op de SharePoint-site
- Bewerk de agenda-instellingen. standaard
- Vraag iedereen in je team om hetzelfde te doen, nadat je de toestemming hebt toegevoegd
- Verbind de agenda met Outlook
Wat zijn de toepassingen van de Team Agenda-app?
Ondernemers en ondernemers maken gebruik van teamagenda-apps om tijd te besparen en te beheren. In wezen is een goed startpunt het vinden van een gezonde agenda-app om de communicatie en het teamwerk te verbeteren. Laten we eens kijken naar het gebruik of belang van teamagenda-apps.
- Verbeterde vergaderorganisatie
- Beter evenwicht tussen werk en privé
- Taakbeheer en delegeren
- Transparantie
- Hoge productiviteit
Voorbeelden van teamagenda-apps
Voor elke organisatie die van plan is een teamagenda-app te maken, hebben alle onderstaande apps alle benodigde functies om hen te helpen.
#1. asana
Asana is meer dan een gedeelde agenda-app, het maakt het eenvoudig om teamprojecten en -taken te beheren. De functies tonen alle projectsecties en hoe ze in elkaar passen en houden wijzigingen vaak bij. Asana beschikt ook over een mobiele app en meer dan 100 integraties.
Asana Calendar-evenementen kunnen worden gegroepeerd op project of initiatief en kunnen ook worden toegewezen aan individuele teamleden.
#2. Geweven
De beste agenda-apps zijn geschikt voor teams, startups of individuen die hun werk en privéleven willen balanceren met een agenda-app. Woven heeft ongelooflijke aspecten die nergens anders te zien zijn, bijvoorbeeld slimme sjablonen, ingebouwde groepspeilingen, tijdmanagementanalyses en meerdere agenda-integraties.
#3. kalender
Calendly is de beste oplossing om constant heen en weer te gaan in het plannen van vergaderingen. Het enige wat u hoeft te doen is uw beschikbaarheidsvoorkeuren in te stellen, uw Calendly-link te delen met uw klant of teamgenoten, en dan zal Calendly de juiste tijd en datums presenteren waaruit zij kunnen kiezen. Deze agenda is eenvoudig, slim en heeft tal van integraties met agenda's van derden.
#4. TeamUp
TeamUp is een agenda-app die is ontworpen met een kleurrijke interface om aankomende evenementen of projecten netjes te bekijken zonder al het gedoe van het instellen van accounts en machtigingen en het vereenvoudigen van teamsamenwerking. Het is door iedereen gebruikt, van onderwijs tot technologie, inclusief Harvard University.
#5. Microsoft Outlook
Veel bedrijven met desktops blijven Outlook gebruiken voor de Microsoft Office-integratie, waardoor ze e-mails en contacten kunnen beheren en planningsvergelijkingen en evenementen naast elkaar kunnen delen in een uniforme opzet. In tegenstelling tot Apple Calendar kan Outlook op zowel Windows- als Apple-apparaten worden gebruikt.
Samenvloeiing van teamagenda's
Met teamagenda's in Confluence blijft uw team georganiseerd en kan uw team de beschikbaarheid communiceren met een schema van persoonlijke en teamgebeurtenissen die zijn gekoppeld aan individuele werkagenda's en Confluence-pagina's. Het helpt om de teams op de hoogte te houden van de besluitvorming, of gewoon om deelnemers bij te houden in vergadernotities, gewoon @vermelding van een team op een Confluence-pagina of opmerking in de teamagenda.
Samenvloeiing van teamagenda's is een leuke oplossing voor teams van alle groottes en specialisaties die een nieuw niveau van transparantie in uw teamwerk brengen. Op dezelfde manier is het samenvoegen van teamagenda's een handig hulpmiddel dat u tijd en moeite bespaart wanneer u moet begrijpen hoe uw planning van invloed is op aankomend werk.
Tips voor het maken van een samenvloeiing van teamagenda's
#1. Teamagenda openen
Om aan de slag te gaan, moet u een agenda maken of een bestaande toevoegen. Selecteer eerst Agenda toevoegen om snel een nieuwe agenda te maken, of selecteer naast Agenda toevoegen om op de volgende manieren een bestaande agenda toe te voegen:
- Bestaande kalender toevoegen – om u te abonneren op een andere agenda in uw Confluence-instantie.
- Kalender importeren – om een ICS-bestand te importeren.
- Aanmelden via URL - om u te abonneren op agenda's van derden vanuit teamagenda's.
#2. Evenementen toevoegen aan een kalender
Om een evenement aan de kalender toe te voegen, zullen de volgende stappen u helpen
- Kies Add Event
- Klik op een datum in de kalender in de maand- of weekweergave (of klik en sleep om een datumbereik te kiezen)
- Dubbelklik op de tijdlijnweergave
U wordt gevraagd een titel, tijd en andere details in te voeren. Nadat je de details hebt toegevoegd, kies je OK om het evenement aan de kalender toe te voegen. Als er meerdere agenda's op uw pagina Mijn agenda's staan, moet u de agenda selecteren waaraan u de gebeurtenis toevoegt.
#3. Kies een weergave
U kunt uw gebeurtenissen op vier verschillende manieren bekijken: maand, week, lijst en tijdlijn. Team Calendar confluence onthoudt uw laatst geselecteerde weergave, zodat u deze de volgende keer dat u terugkomt niet opnieuw hoeft te kiezen.
#4. Plaats kalenders op samenvloeiingspagina's
U kunt op elke gewenste pagina in Confluence een kalender invoegen, zodat u en uw teams altijd up-to-date zijn. Hieronder staan manieren waarop u uw agenda kunt insluiten op samenvloeiingspagina's,
- Plak de kalenderlink
- Gebruik de macrobrowser
- Te gebruiken wiki markup
Beste teamkalender
Je agenda is je budget. Daarom moet uw bedrijf zoveel mogelijk over de beste agenda beschikken. De beste teamagenda helpt bij het coördineren met andere mensen in uw team, vooral als u in ieder geval een deel van de tijd op afstand werkt. Hier zijn een paar voorbeelden van de beste teamkalender:
#1. Google kalender
Deze kalender is sterk en gemakkelijk te gebruiken. Het kost geen tijd om te leren hoe u afspraken toevoegt, overschakelt van de standaard weekweergave naar een maand- of dagweergave, andere contacten uitnodigt of een Google Meet-videoconferentie toevoegt. Dit alles wordt gemakkelijker gemaakt met deze app.
Het belangrijkste is dat u met Google-agenda's en zijn unieke functies hele agenda's kunt delen, zoveel agenda's kunt maken als u wilt en u kunt abonneren op elke iCal-compatibele agenda terwijl u kiest welke agenda's u wel en niet wilt zien. Daarnaast kunt u een app van derden gebruiken en de mogelijkheid om uw werkuren te verdelen.
#2. Toggle-plan
Het plan van Toggl is een volledig functionele teamkalender die is ontworpen voor samenwerking. Het laat uw team visualiseren wie aan wat werkt en wanneer, zodat u weet wie het druk heeft en wie misschien de bandbreedte heeft voor een nieuw project.
Net als Asana kan Toggl Plan je laten zien op welke dag een teamgenoot aan een project werkt, maar je zult moeten samenwerken om een afgesproken tijd voor een vergadering te vinden. Met een Toggl-plan kunt u een tijd voor een project instellen, uzelf de tijd geven om op schema te blijven en terugkerende taken maken.
#3. Tot
Een sociaal georiënteerde agenda heeft, in tegenstelling tot de andere, een gesloten sociaal netwerk nodig voor het plannen van evenementen, waardoor je het schema van je universiteit in realtime kunt zien. Met UpTo kunt u groepen opzetten voor werk, gezin, projecten en meer. Bovendien kan UpTo worden geïntegreerd met uw bestaande agenda's, waaronder Google Agenda, Apple Agenda, Microsoft Outlook en Facebook-evenementen.
#4. Taakwereld
Taskworld is een andere beste teamagenda die meer biedt dan alleen een gedeelde agenda voor teams, omdat het een gedeelde agenda- en projecttijdlijnweergave heeft waarmee je teamprojecten en -taken tegelijkertijd kunt beheren, elk deel van een project laat zien en helpt je volgt de verschillen in de tijd. Het belangrijkste is dat Taskworld gedeelde agendafuncties biedt met andere samenwerkingstools zoals taakbeheer, communicatie en rapportagetools.
#5. Ik-Cloud
iCloud-agenda's zijn flexibel in gebruik en hun integratie met Apple-apparaten stelt teams in staat om gemakkelijk informatie te delen, vergaderingen te plannen en te combineren. Met iCloud-agenda's kunt u dagelijkse taken en projecten controleren door uw agendaweergave 'Vandaag' te maken. Het werkt perfect voor Apple-apparaten en verliest functionaliteit voor Android-apparaten. Als uw hele team Apple-producten heeft, zou dit uw zakelijke projecten efficiënter maken.
Team Kalender Gratis App
In dit hoofdstuk hebben we de gratis teamagenda-app vermeld die bijna dezelfde functies heeft als de hierboven genoemde. Bedrijven of firma's gebruiken het om vergaderingen, verlofdata, taken, projecttijdlijnen en alles wat nodig is voor de hele werknemer om op de hoogte te zijn, bij te houden.
- actiPLANS
- TeamUP
- Bewaren en delen
- Teamdek
- Rechtsom
- Ik heb gekookt
- Ieder. Doen
- Tijdboom
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
Voordelen van teamkalenders
- Gestroomlijnde verlofaanvraag
- Projectmanagement op een hoger niveau
- Verbeterde teamsamenwerking
- Verbeterde aanwezigheid en moraal van werknemers
- Transparante arbeidsvoorwaarden
Om het af te ronden, Team Agenda is een geharmoniseerde agenda waartoe collega's toegang hebben en bedrijven of firma's gebruiken om vergaderingen, vrije data, taken, projecttijdlijnen en alles wat nodig is om op de hoogte te zijn van het hele werk bij te houden. kanalen creëren voor elke sectie in uw bedrijf, met verschillende soorten planningstools.
Gerelateerde artikelen
- Administratief medewerker: functieomschrijving, vaardigheden en salaris (bijgewerkt!)
- ONLINE CRM: beste online systeemsoftware voor kleine bedrijven in 2023 (gratis en betaald)
- VIRTUELE ASSISTENT DIENSTEN: Beste virtuele assistentiediensten
- SOCIAL MEDIA MARKETING STRATEGIE 2023: een gedetailleerde gids (+ gratis sjabloon)
- SCHEDULINGSSOFTWARE VOOR BEDRIJVEN: Software voor personeelsplanning
- Economische kalender: belangrijke data voor een handelaar
