Omdat er maar een beperkt aantal uren in een dag zitten, is het essentieel om je tijd optimaal te benutten. Er zijn twee manieren om uw productiviteit op de werkplek of in welk aspect van het leven dan ook te verhogen: meer uren werken of slimmer werken. Ik ben niet zeker over u, maar ik geef de voorkeur aan de tweede optie.
Productief zijn op het werk is geen rocket science, maar het vereist wel meer bewust zijn in timemanagement. Dit artikel leidt u door eenvoudige maar effectieve strategieën om uw productiviteit op de werkplek te verhogen. Maar laten we in de tussentijd enkele basisconcepten behandelen.
Wat is productiviteit en waarom is het belangrijk?
In eenvoudige bewoordingen is productiviteit een maatstaf voor economische of zakelijke prestaties die aangeeft hoe efficiënt individuen, bedrijven, industrieën en hele economieën inputs zoals arbeid en kapitaal omzetten in outputs zoals goederen of diensten.
Wat is het belang van productiviteit?
Productiviteit is belangrijk in een competitieve markt of op het werk omdat het een maatstaf is voor efficiëntie. Verhoog uw productiviteit en u kunt meer geld verdienen - of lagere prijzen vragen en klanten stelen van uw concurrenten. Omgekeerd, als uw productiviteit langzamer daalt of stijgt dan concurrenten, kunt u mogelijk niet winstgevend werken of een trage groei ervaren.
Wat is een productiviteitsdoel?
Productiviteit kan worden gemeten in termen van geproduceerde eenheden, klanten die worden bediend of andere outputmetingen. Het stellen van individuele productiviteitsdoelen voor werknemers heeft als langetermijneffect dat het de algehele productiviteit van het bedrijf verhoogt, waardoor een bedrijf meer werk kan doen in dezelfde hoeveelheid tijd en met hetzelfde aantal werknemers.
Gebruikmakend van de vier kenmerken van een effectief doel, zou een voorbeeld van een geweldig productiviteitsdoel voor een assemblagelijnwerker kunnen zijn "het aantal geproduceerde eenheden per uur met 5% te verhogen tussen elke halfjaarlijkse prestatiebeoordeling." Een geweldig productiviteitsdoel voor een data-entry klerk zou kunnen zijn 'de typsnelheid elke maand met vijf woorden per minuut te verhogen tot 60 woorden per minuut'.
Wat zijn de 4 essentiële componenten van productiviteit?
Als en wanneer u besluit om de productiviteit op uw werkplek te verhogen, of u nu vanuit een kantoorruimte of vanuit huis werkt, zijn hier 4 essentiële componenten om in gedachten te houden.
#1. Uw planningsvermogen (strategisch)
Wat zijn uw plannen voor morgen?
Op het eerste gezicht lijkt dat een belachelijk eenvoudige vraag, maar dat is het niet.
Als mensen stellen we vaak onrealistische doelen en doelen voor onszelf, soms zonder het zelf te beseffen. Als gevolg hiervan is het onmogelijk om onderaan een groeiende to-do-lijst te komen.
Om dit te voorkomen, maakt u voor elke dag een strategisch plan. Schrijf alles op wat je wilt bereiken en beperk het tot de taken waarvan je weet dat je ze kunt voltooien en die het belangrijkst zijn. Al het andere kan worden uitgesteld.
#2. Je verlangen om je te concentreren (op één project tegelijk!)
Dit is misschien wel het moeilijkste aspect van productiviteit, maar het is er een die je na verloop van tijd onder de knie kunt krijgen. Om gefocust te blijven, moet je maar aan één project tegelijk werken, wat teruggaat naar de eerder genoemde takenlijstplanning.
U kunt elke taak één voor één aanpakken als u weet wat u elke dag moet doen. In plaats van tussen taken te wisselen, besteed je al je aandacht en moeite aan één taak totdat deze is voltooid. Herhaal dat proces gedurende de dag, elke dag, en je zult snel werk maken van je takenlijst.
#3. De beste beslissingen nemen
We hebben maar een beperkte hoeveelheid tijd om elke dag mee te spelen, dus het spreekt vanzelf dat het verstandig moet worden gebruikt. Dat kan alleen als je de juiste beslissingen neemt.
Wat is echt belangrijk? Welke taken of projecten kunnen worden uitgesteld tot morgen, volgende week of volgende maand? Waar kunt u het meest geld verdienen en uw klanten tevreden stellen?
Geef altijd prioriteit aan wat belangrijk is door taken te selecteren die binnen uw beperkte tijd het meeste waar voor uw geld bieden.
#4. Uw betrouwbaarheid
We werken allemaal met verschillende snelheden, maar een constant tempo aanhouden is de sleutel om productief te blijven. Dat kan voor jou razendsnel zijn. Anderen vinden het misschien veel langzamer. Er is geen goede of verkeerde manier; het is wat het beste werkt voor elk individu. Houd er dus rekening mee dat het niet uitmaakt hoe snel of langzaam je beweegt, zolang je maar niet stopt met wat je aan het doen bent.
Hoe kunnen we uw productiviteit verhogen?
Probeer deze strategieën toe te passen om uw productiviteit te verhogen en slimmer te werken op het werk of in welke hoedanigheid dan ook!
#1. Stop met multitasken
Het kan verleidelijk zijn om meerdere taken tegelijk uit te voeren, vooral als ze klein of eenvoudig lijken. Het werkt echter gewoon niet.
"Multitasking is menselijk gezien niet mogelijk", zegt professor neurowetenschappen Earl K. Miller.
We hebben een waanvoorstelling als we denken dat we gemakkelijk kunnen goochelen met telefoontjes, presentaties en lunch. Mijn advies is: concentreer je op één taak tegelijk, dan ben je sneller klaar.
#2. Neem regelmatig pauze
We denken misschien dat langer werken betekent dat we meer gedaan krijgen, maar we werken nooit zo goed als we uitgeput zijn.
In onderzoeken is aangetoond dat het nemen van regelmatige pauzes de concentratie en het humeur verbetert.
Maak dus een wandeling van vijf minuten door het kantoor of neem een kwartier om die middagkoffie te halen.
#3. Stel kleine doelen vast
Kijken naar onze doelen kan soms overweldigend zijn. Het kan stressvol zijn om een aantal grote projecten in uw agenda te hebben.
Als u het echter in kleinere taken verdeelt, voelt u zich meer in controle en bent u veel productiever. In plaats van het schrijven van "project afmaken", deel het op in alle taken die nodig zijn.
Dit houdt u op het goede spoor in uw dagelijkse activiteiten en maakt grotere projecten minder intimiderend.
#4. Voltooi de belangrijkste taken wanneer u het meest alert bent
We stellen allemaal grote doelen uit omdat we niet zeker weten of we ze zullen kunnen bereiken. En tegen de tijd dat we ze bereiken, zijn we te uitgeput van de dag om ze de aandacht te geven die ze nodig hebben. Zo eindigen projecten in extra dagen, waardoor de indruk ontstaat dat de productiviteit is verdwenen.
Het is dus van cruciaal belang om te begrijpen wanneer en hoe u het beste werkt om grote projecten op tijd af te ronden. Maar dan is er geen one-size-fits-all schema. Als je een ochtendmens bent, pak dan de belangrijkste taken 's ochtends als eerste aan.
#5. Volg de "twee minuten regel"
Vul die kleine vensters met echte taken om het meeste uit uw tijd op het werk te halen.
Het vinden en voltooien van taken die twee minuten of minder duren, volgens ondernemer Steve Olenski, bespaart je eigenlijk tijd. Dus als het maar twee minuten duurt, doe het dan nu.
De regel van twee minuten stelt ook dat elk doel of elke gewoonte binnen twee minuten kan worden gestart. Het stellen van nieuwe doelen betekent niet dat je elke taak in 120 seconden kunt voltooien, maar het is de eerste stap om ze te bereiken!
#6. Wees proactief in plaats van reactief
De term reactief houdt in dat je geen initiatief gebruikt of hebt. Je laat anderen je vertellen wat je moet doen en beslissingen nemen op het werk, terwijl jij de 'doener' bent die dingen voor elkaar krijgt.
Daarentegen houdt de term 'proactief' in dat je anticipeert op dingen, nieuwe manieren vindt om te werken en zelf met nieuwe ideeën komt. Niemand hoeft je te vertellen wat je moet doen, want je bent altijd een stap voor.
Onthoud drie belangrijke punten om proactiever te worden en uw tijd productiever en efficiënter te gebruiken, en niet te vergeten meer indruk te maken op uw collega's:
- Vraag jezelf af wat er waarschijnlijk gaat gebeuren en maak plannen om ermee om te gaan voordat het zich voordoet.
- Overweeg het grote geheel en neem van tevoren de nodige stappen.
- Houd je energieniveau hoog en je spel op punt.
Proactief zijn wordt geholpen door iets te doen dat je leuk vindt, omdat je echt de beste wilt zijn in wat je doet.
#7. Haal het meeste uit woon-werkverkeer
Ongeacht hoe je naar je werk gaat - of je nu rijdt, de bus neemt, fietst, loopt of scoot - de gemiddelde Amerikaan besteedt meer dan 100 uur per jaar aan woon-werkverkeer.
Laten we eerlijk zijn: dat zijn heel wat uren, en ze tellen echt op. Volgens de Census Bureau van de Verenigde Staten, meer dan 139 miljoen werknemers pendelden in 2014. Het duurt gemiddeld 26 minuten om elke dag op het werk te komen, vijf dagen per week, 50 weken per jaar.
In één jaar komt dat neer op 29.6 miljard uur, 1.2 miljard dagen of 3.4 miljoen jaar woon-werkverkeer. Bedenk wat je met zoveel tijd zou kunnen bereiken. In plaats daarvan zit je vast in een trein of zit je vast in het verkeer.
Uw woon-werkverkeer is daarentegen onvermijdelijk; we moeten allemaal aan het werk, en hoewel het een hele klus is, kun je er overdag een productieve tijd van maken. We bedoelen niet dat je door je Facebook-nieuwsfeed moet scrollen; we bedoelen dat je werkdag vroeg begint.
Je zou bijv.
- Plan je dag – we hebben al vermeld hoe belangrijk dit punt is voor uw productiviteit, dus waarom zou u het niet doen op weg naar uw werk?
- Reageren op e-mails – Begin uw dag met het beantwoorden van alle e-mails die u 's ochtends vroeg in beslag nemen. Wanneer je op kantoor aankomt, kun je je taken beginnen met een schone inbox ... best cool, toch?
- Besteed tijd aan het voeden van je carrière door zelfstudie– Luister naar een relevante podcast of lees het meest recente nieuws in jouw vakgebied. Je zult jezelf onderwijzen en je hersenen zo snel mogelijk op gang brengen.
#8. Verminder afleiding
Om uw productiviteit op het werk te verhogen, moet u alle dingen die uw tijd kosten, elimineren. Voor velen van ons kunnen dit e-mails, telefoonmeldingen of sociale media zijn. We zijn er allemaal zo aan gewend geraakt dat we constant online zijn, telefoons in de hand en naar iets kijken dat we de tijd uit het oog verliezen.
Het is ook heel gemakkelijk om tijdens het werk afgeleid te worden door collega's. De een wil graag een kop koffie met je drinken, de ander komt gewoon 'even langs' voor een praatje, terwijl jij je probeert te concentreren en je werk afmaakt. Al deze onderbrekingen veroorzaken een verschuiving in werkpatronen en een daling van de productiviteit.
Dus, hoe kunt u deze afleiding vermijden? Leer om te beginnen slimmer werken in plaats van harder, en begin met het stellen van grenzen. Dit kan zijn:
- Spreekuren instellen om mensen te laten weten wanneer je wel en niet beschikbaar bent door
- het uitschakelen van telefoonmeldingen.
- Maak tijd vrij om sociale media en e-mails te controleren, zodat u het niet doet terwijl u aan iets anders werkt.
- Om het meeste uit je dag te halen en afleiding te minimaliseren, gebruik je tools zoals BlockSite's Scheduling en Work Mode-functies om te werken en geplande pauzes te nemen. Ze blokkeren websites die je aandacht trekken en zo de productiviteitsstijging op de werkvloer negatief beïnvloeden.
Door afleiding te verminderen, zult u merken hoe snel uw productiviteit zal toenemen, en er is geen beter gevoel dan aan het einde van een lange werkdag te weten dat u alles hebt gedaan wat u moest doen.
#9. Zorg voor voldoende slaap
Wist je dat 70% van de Amerikanen toegeeft te dommelen op het werk? Volgens een onderzoek uitgevoerd door William A. Anthony, Ph.D., een klinisch psycholoog en directeur van het Center for Psychological Rehabilitation van de Boston University, slapen Amerikanen terwijl ze werken, gewoon omdat het moet. Mensen krijgen niet genoeg slaap vanwege woon-werkverkeer in de vroege ochtend, lange werkdagen en te veel verantwoordelijkheden thuis.
We zijn ons er allemaal van bewust dat niet genoeg slaap onze prestaties in alle aspecten van ons leven beïnvloedt. Het heeft echter een nog grotere impact op onze productiviteit op de werkplek omdat een gebrek aan slaap de prefrontale cortex aantast, wat ons helpt bij taken die logisch redeneren en complex denken vereisen en ons zal schaden bij het uitvoeren van dergelijke taken.
Daarom is het van cruciaal belang dat we allemaal elke nacht voldoende slaap krijgen om onze productiviteit op peil te houden. Als je een volwassene bent tussen de 26 en 64 jaar, betekent dat volgens de National Sleep Foundation tussen de 7 en 9 uur slaap per nacht.
#10. Stel zelfopgelegde deadlines vast
Hoewel we stress gewoonlijk associëren met negativiteit, kan een beheersbaar niveau van zelfopgelegde stress juist gunstig zijn in termen van focus en ons helpen onze doelen te bereiken.
Probeer een deadline te stellen en je eraan te houden voor open taken of projecten. Je zult er misschien versteld van staan hoe gefocust en productief je kunt zijn als je op de klok kijkt.
#11. Gewoon vergaderingen weigeren
Vergaderingen zijn een van de meest tijdrovende activiteiten, maar we blijven ze boeken, bijwonen en onvermijdelijk klagen.
Volgens Atlassian verspilt de gemiddelde kantoormedewerker meer dan 31 uur per maand aan inefficiënte vergaderingen.
Overweeg voordat u uw volgende vergadering plant of u dezelfde doelen of taken kunt bereiken via e-mail, telefoon of een webvergadering (wat misschien iets productiever is).
#12. Laat de illusie van perfectie vallen
Ondernemers raken vaak gefixeerd op pogingen om een taak te perfectioneren; niets is echter ooit perfect. In plaats van tijd te verspillen aan het najagen van deze illusie, voltooi je taak zo goed als je kunt en ga verder.
Het is beter om de taak af te maken en van je bord te krijgen; je kunt altijd teruggaan om het later aan te passen of te verbeteren.
#13. Werk in stappen van 90 minuten
Onderzoekers van de Florida State University ontdekten dat topsporters (atleten, schakers, muzikanten, enz.) die in stappen van 90 minuten werken, productiever zijn dan degenen die langer dan 90 minuten werken. Ook ontdekten ze dat toppresteerders niet meer dan 4.5 uur per dag werken. Dat klinkt goed voor mij!
#14. Maak iets leuks voor jezelf om naar te kijken
Hoewel het misschien onwaarschijnlijk lijkt, blijkt uit sommige onderzoeken dat het inrichten van een werkplek met esthetisch mooie elementen, zoals planten, de productiviteit met wel 15% kan verhogen.
Versier je kantoorruimte met foto's, kaarsen, bloemen of iets anders waar je blij van wordt.
#15. Luister naar productiviteitsverhogende muziek
Afleiding moet worden vermeden, maar muziek op de achtergrond kan je soms helpen om je te concentreren.
Het hoeft natuurlijk geen zware rockmuziek te zijn, maar een beetje Beethoven kan helpen.
#16. Plan van tevoren hoe u uw taken prioriteert
U kunt ervoor zorgen dat u al uw belangrijkste taken gedurende de dag voltooit door ze in volgorde van belangrijkheid op te sommen.
#17. Combineer gerelateerde taken in een enkele batch
Het schrijven van blogs, telefoontjes, e-mail en boodschappen kunnen allemaal in één batch worden gecombineerd. Door vergelijkbare taken in één sessie uit te voeren, bespaart u tijd. Todoist, een app die je kan helpen al deze dingen te organiseren, is een optie. Het is een snelle en gemakkelijke manier om je dag te plannen, herinneringen in te stellen en al je belangrijkste taken op één plek te organiseren.
#18. Beloon uzelf voor het voltooien van een belangrijke taak
Beloon jezelf zo nu en dan om gemotiveerd te blijven in wat je ook doet.
Houd je kleine overwinningen en mijlpalen bij en vier ze. Dus wanneer je ontmoedigd bent over je voortgang, kun je terugkijken en zien hoe ver je bent gekomen!
#19. Houd altijd een notitieboekje en een pen bij de hand
Zo kun je op elk moment je ideeën, taken en gedachten opschrijven. Het belangrijkste is om alles uit je hoofd en op papier te krijgen. Je onderbewustzijn zal je er niet elke seconde aan herinneren.
Een ander ding om over na te denken is het downloaden van de Evernote-app. Dit bespaart u niet alleen inkt en papier, maar stelt u ook in staat om notities en gedachten op te schrijven en deze vervolgens met het team te delen. Als jij het type persoon bent dat veel ideeën heeft die je wilt delen, kan dit in sommige situaties handig zijn.
#20. Maak een blog om uw persoonlijke groei en prestaties te documenteren.
De blog houdt je verantwoordelijk voor het constant werken aan zelfverbetering en persoonlijke groei.
Wanneer je al je kleine prestaties opschrijft, raak je gemotiveerder om verder te gaan.
#21. Zoveel mogelijk uitbesteden
Leer werk delegeren of uitbesteden als je meer wilt bereiken in minder tijd. Hier zijn een paar bedrijven die u kunnen helpen bij het uitbesteden van uw dagelijkse taken:
- Krijg vrijdag
- Odesk
- Guru.com
- ScriptLancle
#22. Consumeer podcasts
Luister tijdens het rijden naar het werk, het schoonmaken van het huis, het sporten of het koken van het avondeten naar educatieve podcasts of audioboeken.
Audioleren heeft het potentieel om uw dag met enkele uren te verlengen. Om nog maar te zwijgen van het feit dat je schedel je dankbaar zal zijn.
Beste productiviteitstools voor 2023
In de snelle en hectische wereld van vandaag heb je misschien wat hulpmiddelen nodig om je tijd te maximaliseren en taken binnen een redelijke tijd uit te voeren.
Deze tools helpen bij het verhogen van onze productiviteit, omdat het moeilijk is om op koers te blijven wanneer we met meerdere taken en verantwoordelijkheden jongleren. Dus gelukkig zijn er apps en services beschikbaar om ons te helpen.
Productiviteitstools zijn afgestemd op verschillende levensstijlen en interesses. Hier zijn onze top 5 tools en services om u te helpen uw tijd en moeite te optimaliseren.
Elke.do:
Deze app combineert lijsten, herinneringen, agenda's, notities en cloudsynchronisatie. Het stelt u in staat om georganiseerd te blijven en veel meer te bereiken. Nog steeds niet overtuigd? Het heeft ook prijzen gewonnen, wat laat zien hoe goed het is.
Begrip:
Notion is eigenlijk alles wat je nodig hebt in één tool. Als je problemen hebt met het verwerken van een groot aantal e-mails of als je je gewoon moet ordenen, kan Notion je helpen. Het analyseert en prioriteert e-mails voor u met behulp van kunstmatige intelligentie en een eigen algoritme.
Klokken:
Deze tool helpt u al uw tijd bij te houden en geeft inzicht in uw productiviteitsprestaties. U kunt ervoor kiezen om uw tijd automatisch bij te houden of handmatig in te voeren om te zien hoe productief u bent geweest. U kunt ook samenvattende en gedetailleerde rapporten genereren voor al uw activiteiten, zowel werkgerelateerd als niet-werkgerelateerd.
teamviewer:
Dit is een stukje software waarmee teams op afstand verbinding kunnen maken om online vergaderingen te houden, online presentaties te maken en samen te werken aan projecten. Een van de belangrijkste voordelen van deze tool is dat het desktop- en bestandsdeling ondersteunt, evenals een afstandsbediening. U heeft toegang tot alle gegevens op de computer van uw collega en u kunt alle relevante documenten inzien nadat u toestemming heeft gekregen.
Evernote:
Een fantastische tool om informatie te delen en snel aantekeningen te maken tijdens het werken. Deze notities kunnen audio- of videobestanden, afbeeldingen, webclips of webpagina's zijn, en ze kunnen worden gedeeld en geopend vanaf elk apparaat. Om uw geschreven aantekeningen beknopter te maken, kunt u "inkt"-notities toevoegen en diagrammen, grafieken en pijlen tekenen. PS Als u uw tijd en productiviteit wilt bijhouden, heeft Clockify een Evernote-integratie waarmee u met één klik de tijd in uw aantekeningen kunt bijhouden.
Veelgestelde vragen over productiviteit verhogen
Wat zijn de 4 factoren die de productiviteit verhoogden?
De volgende zijn 4 factoren die de productiviteit op de werkplek verhogen:
- Positieve houding en betrokkenheid van het management
- Proactieve medewerkers
- Goede arbeidsvoorwaarden
- Gereedschappen en apparatuur om de productiviteit te verhogen
Wat zijn voorbeelden van productiviteit?
Productiviteit is het vermogen om te creëren, vooral met een hoge kwaliteit en een hoog tempo. In korte tijd hoogwaardige werkprojecten kunnen voltooien is een voorbeeld van productiviteit. Productiviteit kan worden afgemeten aan hoe snel een speelgoedfabriek speelgoed kan produceren.
Wat is de beste maatstaf voor productiviteit?
Bruto Binnenlands Product (BBP) per gewerkt uur is een van de meest gebruikte productiviteitsmaatstaven en een basis voor een verhoging van de productiviteit op de werkplek. Deze statistiek geeft beter het gebruik van arbeidsinputs dan de output per werknemer weer.
Gerelateerde artikelen
- WERKSTIJL: productiviteit verhogen door verschillende werkstijlen te herkennen
- Beste 15 compensatiebeheersoftware in 2022
- RESPECT OP DE WERKPLAATS: de beste manieren om het te demonstreren en het belang
- VERWEGING OP DE WERKPLEK: tekenen en hoe deze te vermijden
Aanbevelingen
