Processtappen voor automatisering van verkooporders (+ gratis sjabloon voor verkooporderformulier)

verkooporder

Organisaties die vertrouwen op traditionele benaderingen van verkooporderprocessen, zien een daling in productiviteit en klantretourpercentages die ze nooit hadden verwacht. Deze en andere factoren stimuleren de opkomst van automatisering van bedrijfsprocessen en het gebruik van slimme technologieën voor het vastleggen van gegevens. Deze technologieën zijn niet alleen belangrijk en modieus, maar worden ook steeds belangrijker voor bedrijven die concurrerend willen blijven. In dit artikel leren we dus meer over de stappen van het verkooporderproces en de workflow. We zien ook een downloadbare sjabloon voor een verkooporderformulier.

Wat is een verkooporder?

Een verkooporder is een document dat door een verkoper is aangemaakt na ontvangst van een inkooporder van een koper dat de details over het product of de dienst specificeert, evenals de prijs, hoeveelheid, kopersinformatie zoals het verzendadres, factuuradres, betalingswijze, en algemene voorwaarden.

Over het algemeen volgt de processtroom van de verkooporder de onderstaande stappen:

  1. De verkoper geeft de klant een offerte.
  2. Als het aanbod wordt geaccepteerd, stuurt de klant een inkooporder naar de verkoper.
  3. Op basis van de inkooporder maakt de verkoper een verkooporder aan.
  4. De klant kan een verkooporder aanvragen om de exacte details van de producten te zien, inclusief de prijs, voorwaarden en leveringsdatums. De meeste bedrijven slaan deze test meestal over.
  5. Na de verzending van de goederen genereert de leverancier een factuur op basis van de verkooporder.


Wat is het verschil tussen een verkooporder en een inkooporder?

De koper stuurt de verkoper een inkooporder met daarin de te kopen producten, de hoeveelheid, de prijs, het PO-nummer, de leverings- en betalingsvoorwaarden en ook het verzendadres.

Wanneer de verkoper de inkooporder ontvangt, produceert hij of zij een verkooporder.
Ook kan de verkoper de gegevens van de inkooporder handmatig invoeren of verkooporderautomatiseringssoftware gebruiken om deze te automatiseren. Automatiseringssoftware kan PO's met één klik converteren naar SO's, waardoor kosten, tijd en fouten worden geminimaliseerd.

Het belang van een verkooporder

  1. Voorraad- en orderbeheersystemen zijn afhankelijk van verkooporders. Wanneer een klant u een inkooporder stuurt of een bestelling plaatst via uw eCommerce-winkel, moet het bedrijf de bestelling uitvoeren.
  2. Dit geeft u inventarisgegevens. Als de goederen op voorraad zijn, hoeveel zijn er in backorder? Dit stelt uw inkoopafdeling dus in staat om geïnformeerde schattingen te maken en aankopen te doen bij uw distributeurs.
  3. Voer zo snel mogelijk de bestelling in uw systeem in. Maak niet de fout om een ​​inkooporder voor een verkooporder te verwarren, dit zou namelijk niet alleen voor uw inkoopafdeling maar ook voor de boekhouding zorgen.
  4. De factureringsafdeling verwijst naar de bestellingen om relevante informatie en de geldigheid van de verkoop te controleren voordat facturen worden gegenereerd. Door verkooporders om te zetten in facturen hebben bedrijven de verwerking van facturen geautomatiseerd. Prijs- en hoeveelheidsfouten in de inkooporder kunnen leiden tot boekhoudkundige fouten.
  5. Financiële auditors vragen vaak naar verkooporderrecords tijdens het evalueren van de financiële overzichten van een bedrijf. Ze verstrekken werkkapitaalleningen op basis van de bevestigde orderwaarde van een bedrijf.

Voordelen van automatisering van verkooporders

Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen van automatisering van verkooporders.

#1. De werktijd wordt tot een minimum beperkt.

Papierwerk is een van de meest tijdrovende activiteiten waarmee verkoopteams te maken krijgen. De automatisering van de bestellingen importeert of transformeert inkooporders van klanten en genereert verkooporders in uw ERP-systemen. Dit elimineert de noodzaak om gegevens van inkooporders opnieuw in te voeren, wat tijd en moeite bespaart. Meerdere afdelingen, waaronder verkoop, distributie, opslag, facturering, boekhouding en klantenondersteuning, kunnen ook één apparaatinvoer gebruiken.

#2. Verbetert de klantenondersteuning

In plaats van door stapels papieren te bladeren, hebben de verkopers waardevolle klantgegevens binnen handbereik. Klantenservice is snel en ook betrouwbaar. De orderautomatisering elimineert fouten en afwijkingen in klantorders en facturering, wat resulteert in tevredener klanten.

#3. Je kunt snel op- en afschalen.

Met automatisering van verkooporders kunt u schalen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over functionaliteit of capaciteit. Als gevolg hiervan, wanneer de bestellingen beginnen binnen te komen, kunt u deze snel verwerken zonder dat u onmiddellijk uw klantenbestand hoeft uit te breiden.

#4. Men kan overal gegevens verwerken.

Met cloud-apps kunt u vanaf elke locatie gegevens verwerken en toegang krijgen tot informatie. Uw verkoopvertegenwoordigers hoeven niet te vertrouwen op interne verkopers voor gegevens als ze deze nodig hebben tijdens verkoopgesprekken. Over het algemeen zouden klanten blij zijn met de productiviteit en het tempo van uw personeel

Verkooporderformulier

Het verkooporderformulier kan aan een reeks zakelijke behoeften voldoen, zoals het vervullen van online aankopen, het genereren van bouw- en onderhoudswerkorders en het bestellen van diensten zoals catering of fotografie, of u nu een kleine detailhandel runt of er een nodig heeft voor fondsenwerving zonder winstoogmerk. Daarom vindt u hieronder een aantal werkordersjablonen die allemaal gratis te downloaden, eenvoudig te gebruiken en aan te passen en af ​​te drukken zijn.

Sjabloon voor verkooporderformulier

 

Sjabloon voor verkooporderformulier

‌ Bestelformuliersjabloon downloaden — Excel

Dit sjabloon kan worden gebruikt om een ​​verkoopfactuur of een verkooporderformulier te maken. Het Microsoft Excel-sjabloon bevat alle details van de bestelling, zoals een gespecificeerde lijst van producten, bestelde hoeveelheden eenheidsprijzen en totale kosten. Er is ook ruimte om betalingsvoorwaarden en andere details te verstrekken die klanten nodig kunnen hebben. Bovendien berekent de sjabloon automatisch de kosten, inclusief belastingen en verzendkosten.

Belangrijkste voorwaarden en rollen voor orderverwerking

Terwijl we door het beheer van verkooporders gaan, moet u bekend zijn met de volgende termen en rollen:

Elektronische gegevensuitwisseling (EDI):

Dit is een methode waarmee computersystemen gegevens kunnen uitwisselen in een gestandaardiseerd formaat, waardoor bedrijven orders en andere documenten kunnen uitwisselen zonder menselijke tussenkomst.

Citaten:

Een verkoopofferte of een prijsopgave is een prijs die u aan potentiële kopers verstrekt, zodat zij kunnen bepalen of de aankoop aan hun behoeften voldoet. Verkoopteams zijn verantwoordelijk voor het maken en presenteren van verkoopoffertes, maar omdat geaccepteerde prijsoffertes inkooporders worden, moeten verkoopverwerkingsteams hiervan op de hoogte zijn.

Pro-forma factuur:

Een pro forma factuur is een voorlopige factuur. De factuur wordt door de verkoper verzonden totdat de artikelen zijn verzonden of afgeleverd.

Voorraadtoewijzing:

Dit is het proces om te beslissen hoe uw voorraad wordt verdeeld over uw magazijnen of andere fysieke locaties.

Retouren:

Een verkoopretour is goederen die door een klant worden geretourneerd, voornamelijk vanwege een fout of defect. Dit wordt gerapporteerd als een debet op de handelsretourrekening en een creditering op de debiteuren van de financiële afdeling.

Prijsboek:

Een prijslijst is een verzameling van verschillende prijzen voor hetzelfde product in sommige software. De prijzen kunnen dus variëren afhankelijk van de gekochte hoeveelheid, detailhandel versus groothandel, bezorgregio, promoties en andere factoren.

Werkruimten voor verkoopdocumenten:

Werkruimten voor verkoopdocumenten zijn gebieden in verkoopverwerkingssuites waar u gegevens kunt weergeven die betrekking hebben op aspecten van uw verkooporder, zoals offertes en facturen.

Order-to-Cash-cyclus:

De tijd die verstrijkt tussen het moment waarop een koper een bestelling plaatst en het moment waarop de verkoper de betaling ontvangt.

Procure-to-Pay-cyclus

De procure-to-pay-cyclus is vergelijkbaar met de order-to-cash-cyclus. De eerste verwijst naar de tijd die nodig is vanaf het moment dat een koper een bestelling plaatst tot het moment waarop de koper de aankoop betaalt.

Klantenservicemedewerkers en een orderdesk of team zijn belangrijke deelnemers aan de orderverwerking. Ook ondersteunen salesmedewerkers van key-accounts, verkooporderbeheerders, verkooporderbeheerspecialisten en orderafhandelingsspecialisten dit proces. Ze helpen er ook voor te zorgen dat het bedrijf vragen over bestellingen correct afhandelt, dat prijzen en productbeschikbaarheid actueel zijn en dat medewerkers bestellingen correct invullen. Verkoopboekhouding is een gespecialiseerd vakgebied en sommige organisaties, zoals de Association of Accounting Technicians, bieden training voor orderverwerking als onderdeel van het certificeringsproces.

Verkooporderprocesstroom/stappen

Het doel

Dit proces wordt gebruikt in een gedistribueerde omgeving om verkooporders af te handelen, waarbij het ERP-systeem (SAP ECC) de gegevensstroom van en naar magazijnen regelt via individuele magazijnbeheersystemen – ofwel SAP EWM-systemen (Extended Warehouse Management) of externe systemen.

In het onderstaande diagram worden deze processtappen weergegeven met als voorbeeld de verwerking van verkooporders in SAP CRM. Als u in plaats daarvan verkooporders aanmaakt in SAP ECC, begint het proces met de bestelling in ERP en gaat het verder met uitlevering; facturering gebeurt ook in ERP.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen hun verzend- en orderverwerkingsprocessen te verbeteren?

Verkooporders helpen bedrijven hun verzend- en uitvoeringsprocessen te verbeteren door een duidelijk beeld te geven van klantverzoeken en verwachte leverdata, waardoor bedrijven hun verzend- en uitvoeringsactiviteiten kunnen prioriteren en beheren.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen bij hun prijsstrategie?

Verkooporders helpen bedrijven bij hun prijsstrategie door een duidelijk beeld te geven van de vraag naar goederen en diensten, waardoor bedrijven hun prijzen kunnen aanpassen om concurrerend te blijven en de omzet te maximaliseren.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen bij hun productontwikkelingsstrategie?

Verkooporders helpen bedrijven bij hun productontwikkelingsstrategie door inzicht te geven in de voorkeuren van klanten en de vraag naar specifieke goederen en diensten, waardoor bedrijven prioriteit kunnen geven aan productontwikkeling en verbeteringsinspanningen.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen hun marketinginspanningen te verbeteren?

Verkooporders helpen bedrijven hun marketinginspanningen te verbeteren door inzicht te geven in welke goederen en diensten veel vraag zijn, waardoor bedrijven hun marketinginspanningen kunnen richten op de meest winstgevende gebieden.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen met hun klantrelatiebeheer (CRM)?

Verkooporders helpen bedrijven met hun klantrelatiebeheer (CRM) door een duidelijk en georganiseerd beeld te geven van klantinteracties en bestellingen, waardoor bedrijven hun inzicht in de behoeften en voorkeuren van klanten kunnen verbeteren.

Hoe kunnen verkooporders bedrijven helpen met hun supply chain management?

Verkooporders helpen bedrijven met hun supply chain management door inzicht te geven in de vraag naar goederen en diensten, waardoor bedrijven hun inkoop- en productieactiviteiten kunnen plannen en prioriteren.

Conclusie

Dus, van het verkooppunt tot verificatie tot voorraadbeheer tot fulfilment en langdurig klantbehoud, stroomlijnt automatisering van verkooporders de workflow en verkort de doorlooptijd. Het halveert de verwerkingstijd van bestellingen, waardoor meer bestellingen in dezelfde tijd kunnen worden verwerkt.
Het juiste orderbeheerprogramma zal het bedrijf vooruit helpen.

Veelgestelde vragen over verkooporders

Wat is verkooporder en inkooporder?

Inkooporders worden door inkopers gebruikt om het inkoopproces bij een leverancier te starten. Verkooporders zijn: verzonden door leveranciers naar kopers na het ontvangen van een inkooporder van de koper – verificatie van details en de bevestiging van de aankoop

Waar is een verkooporder voor?

Verkooporders spelen een centrale rol om ervoor te zorgen dat een verkoop goed gedocumenteerd is, correct wordt uitgevoerd en een afspiegeling is van wat beide partijen verwachten. Wanneer de bestelling is ontvangen van een klant voor te leveren goederen, de Zaken, hoeveelheden, datum van levering, etc., details worden gegeven met het verkoopordernummer.

Wat is een SAP-verkooporder?

Doel. De verkooporder is: een contractuele overeenkomst tussen een verkooporganisatie en een verkopende partij over het leveren van producten of het leveren van een dienst voor gedefinieerde prijzen, hoeveelheden en tijden. … Het systeem genereert verzenddatums en -punten in het leveringsschema.

Wat is het maken van verkooporders?

Een 'Verkooporder' is een contract tussen een Klant en een Verkooporganisatie voor de levering van gespecificeerde goederen en/of diensten gedurende een gespecificeerde tijdsperiode. … De verkooporder kan worden aangemaakt met verwijzing naar een 'voorgaand document' zoals een aanvraag/offerte

  1. Hoe werken postwissels? (+Hoe te kopen met debetkaarten)
  2. Kunt u een postwissel kopen met een creditcard? (Voor-en nadelen)
  3. 15 beste strategieën voor klantbehoud die de winst verhogen (gids)
  4. Hoe u een kascheque kunt verzilveren: alles wat u moet weten
Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

Dit vind je misschien ook leuk