Payroll is het salaris dat een werkgever werknemers betaalt voor een vooraf bepaalde tijd of op een specifieke dag. De term "payroll" kan bovendien van toepassing zijn op het rooster van werknemers in een bedrijf en het salaris dat aan elk van hen verschuldigd is. Het is ook het proces van het betalen van werknemers van een bedrijf, waaronder het bijhouden van gewerkte uren, het uitzoeken van salarissen en het sturen van cheques of directe stortingen naar de bankrekeningen van werknemers en ook het totaal van alle financiële gegevens voor het loon van een werknemer, bonussen, belastingen en inhoudingen. In de context van de boekhouding is loonlijst het bedrag dat aan werknemers wordt betaald voor diensten die gedurende een bepaalde periode zijn verricht. Laten we eens kijken naar payroll outsourcing-services en HR-services.
Overzicht
Salarisadministratie wordt door de meeste werkgevers in toenemende mate uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven die de verwerking van loonstroken, personeelsbeloningen, verzekeringen en boekhoudkundige taken, inclusief belastinginhouding, beheren. Dit wordt payrolling outsourcing genoemd.
In een bedrijf verwijst payroll-outsourcing naar het inhuren van een derde partij om alle payroll-gerelateerde taken te beheren. Voor bedrijven die ervoor kiezen om hun payrollactiviteiten uit te besteden aan een volledig beheerde payroll provider of een salarisservicebureau, dit kan doorgaans lager zijn; de prijs van salarisverwerkingssystemen en -software, de kosten van het intern inhuren van salarisgeschoolde werknemers en het vrijmaken van tijd die wordt besteed aan het afhandelen van salarisgerelateerde financiële activiteiten voor het bedrijf. Ongeacht de grootte van de organisatie - groot, middelgroot of klein - het uitbesteden van payrollactiviteiten is voordelig voor alle soorten bedrijven.
De toenemende complexiteit van de loonwetgeving is een andere factor die de uitbesteding van bedrijven stimuleert. Om aan de wet te voldoen, is het vaak nodig om op de hoogte te blijven van jaarlijkse wijzigingen in belastingcodes, Pay as You Earn (PAYE) en National Insurance-banden, evenals verplichte betalingen en inhoudingen die via de loonlijst moeten worden betaald.
Als alternatief kunnen bedrijven in plaats van meer salarisspecialisten in te huren en een salarisadministratiebedrijf uit te besteden, ervoor kiezen om salarissoftware te gebruiken om het werk van een salarisadministratie of -kantoor te ondersteunen. De elektronische Bundy-klok en andere cruciale digitale HR-instrumenten zijn ingebouwd in salarissoftware, die zijn berekeningen baseerde op het ingediende tarief en de goedgekeurde gegevens die van die apparatuur waren verkregen.
Uitbestede payrollfuncties;
Vrijwel alle payrolltaken kunnen worden gedelegeerd aan een extern bureau, al is dit niet altijd gewenst. Het is dus aan het bedrijf om te beslissen welke onderdelen van het payrollproces het uitbesteedt aan de uitbesteder. Payroll-verantwoordelijkheden die kunnen worden uitbesteed, kunnen zijn;
- Opzetten van een loonadministratie.
- Vaststelling van betalingswijzen.
- Bewaken van gewerkte uren.
- Onbetaald loon berekenen.
- Het verstrekken van betaling voor werknemers.
- Beveiligingsmaatregelen nemen om bedrijfs- en personeelsinformatie te beschermen.
- Zorgen voor naleving van wettelijke vereisten.
- Looninhoudingen, aanslagen inkomstenbelasting en loonbeslag.
- De controle van personeelsinhoudingen.
- Loonheffingen betalen.
- Afronding van het eindejaarsbelastingwerk.
Het is belangrijk op te merken dat sommige loonverantwoordelijkheden, zoals de betaling van werknemers, wereldwijd niet mogelijk zijn, omdat sommige landen eisen dat lonen en salarissen rechtstreeks door de werkgever worden betaald.
Hoe werkt Payroll Outsourcing
Er zijn een paar factoren waarmee u rekening moet houden om ervoor te zorgen dat payroll-outsourcing succesvol is, ongeacht of een bedrijf zijn binnenlandse payroll wil uitbesteden of een oplossing zoekt om zijn multi-country payroll uit te besteden. Deze factoren omvatten;
#1. Duidelijke Payroll Outsourcing Strategie:
Voor het bedrijf is het bepalen van welke payroll-outsourcingdiensten nodig zijn de eerste stap. Zowel het interne team als de payrollpartner zullen merken dat het makkelijker wordt om een goede strategie te hebben. Het grootste deel van het daadwerkelijke werk van een bedrijf in het outsourcingproces bestaat uit de voorbereidingen voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Het bedrijf moet eerst het gewenste uitbestedingsniveau kiezen.
Met andere woorden, hoe zou het bedrijf de verantwoordelijkheid verdelen als het ervoor kiest om samen te sourcen in plaats van volledig uit te besteden? Een bedrijf kan bijvoorbeeld besluiten dat het wil dat een derde partij alleen de belastinggerelateerde aspecten van de salarisadministratie afhandelt, de door zijn werknemers gewerkte uren controleert of enige andere verantwoordelijkheid naar keuze die wettelijk is toegestaan op de locatie van het bedrijf.
#2. De juiste payrollpartner kiezen:
Er zijn anno 2023 tal van ‘payroll outsourcing providers’ beschikbaar, zowel in binnen- als buitenland. Hoewel elk bedrijf andere normen heeft voor wat een geschikte match is, moeten ze er allemaal voor zorgen dat de provider voldoende beveiliging voor werknemersgegevens handhaaft en voldoet aan de toepasselijke wetgeving, en ook zorgvuldig hun opties overwegen voordat ze hun payroll-serviceprovider selecteren.
De "opdrachtvoorwaarden" moeten door beide partijen worden overeengekomen wanneer een aanbieder van payroll-outsourcing is gekozen. Op dit punt vindt de formele vaststelling van de specifieke verplichtingen van de aanbieder plaats, samen met een bespreking van de betaling voor geleverde diensten. Ten slotte bezorgt de klant de dienstverlener alle gegevens die nodig zijn om de taken uit te voeren die verband houden met de payrollverantwoordelijkheid die hij op zich zal nemen.
#3. Salarisplanning en melding van werknemers:
Salarisadministraties zijn vaak aan het einde van het jaar het drukst. Het optimale moment om over te stappen op een payroll-outsourcingmodel zou op een ander moment moeten liggen. Aangezien payroll gevolgen heeft voor het hele personeelsbestand, is het essentieel om iedereen op de hoogte te stellen van elke geplande verandering. Er moeten duidelijke instructies worden gegeven aan alle teamleden, vooral degenen die betrokken zijn bij het salarisverwerkingsproces (om administratieve of andere redenen).
#4. Salarisverwerking:
Na het uitwisselen van gegevens en het vastleggen van procedures, begint de payroll outsourcing provider met het uitvoeren van zijn daadwerkelijke verantwoordelijkheden. Salaris moet bijna altijd worden verdeeld volgens een vast tijdschema (typisch is elke twee weken). Net als bij het in eigen beheer afhandelen van de salarisadministratie, moet de provider alle toepasselijke belastingen inhouden voordat betalingen worden gedaan.
Op regelmatige, geplande basis brengen leveranciers vaak verslag uit aan de klant, waarbij ze de geleverde diensten bevestigen en de prestaties schetsen. Dit is een kans voor de klant om te controleren of alles verloopt zoals verwacht. Uitbestede belastingverplichtingen aan het einde van het jaar zijn de laatste belangrijke stap in het proces. Dit omvat zowel het toesturen van bewijsstukken aan de Belastingdienst dat de leverancier zich tijdens werkzaamheden heeft bijgehouden, als het toezenden van de daadwerkelijke belastingafdrachten.
#5. Parallelle loonrun:
Het is altijd een goed idee om ten minste één salarisadministratie gelijktijdig uit te voeren om ervoor te zorgen dat beide salarisadministraties dezelfde resultaten opleveren, met name bij de migratie van interne salarisverwerking naar uitbesteding van salarisadministratie.
Outsourcing van salarisadministratie en HR-diensten
Payroll en HR-outsourcing verwijzen naar het uitbesteden van het beheer van de zogenaamde harde HR-processen aan een extern bedrijf. Deze dienst beoogt de bedrijfsvoering in deze sector efficiënter en goedkoper te maken. Van de diensten die bedrijven waarschijnlijk zullen uitbesteden, staan HR-functies bovenaan de lijst, omdat dit de bevrijding van human resource-experts helpt om zich te concentreren op meer strategische inspanningen.
HR-outsourcing is ook een wettelijke overeenkomst tussen een werkgever en een externe dienstverlener waarbij de werkgever de externe dienstverlener controle en beheer geeft over bepaalde HR-taken.
Werkgevers hebben toegang tot een breed scala aan opties voor HR-outsourcing. Er zijn zowel smalle als brede oplossingen beschikbaar, zoals het uitbesteden van slechts een deel van een enkele HR-functie, zoals het volgen van sollicitaties voor vereisten voor positieve actie. Naarmate HR-professionals manieren zoeken om minder tijd en geld te besteden aan transacties en administratie, zodat ze zich kunnen richten op meer strategische activiteiten, is outsourcing steeds belangrijker geworden.
Het bedrijf zal ook geld besparen als gevolg van deze vermindering van tijd en middelen. Loonadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere alledaagse activiteiten worden vaak gedelegeerd aan externe leveranciers, terwijl talentbeheer, werving en opvolgingsplanning vaak worden uitgevoerd door HR-afdelingen. Behalve dat interne HR-specialisten meer tijd krijgen om zich te concentreren op de strategie, kan outsourcing:
- Geef bedrijven toegang tot gespecialiseerde HR-kennis.
- Hulp bij het waarborgen van de naleving van de regelgeving.
- Verkort de hoeveelheid tijd die nodig is om te reageren op HR-transactietaken, zoals de salarisadministratie en de registratie van secundaire arbeidsvoorwaarden.
Salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden uitbesteden
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven zouden kunnen besluiten om de salarisadministratie uit te besteden. Vaker wel dan niet is het voor bedrijven de slimste manier om gecompliceerde en omslachtige taken te delegeren. Het uitbesteden van de salarisadministratie van een bedrijf is een goede keuze omdat het het bedrijf ook gekwalificeerde hulp biedt. Laten we dus eens kijken naar enkele van de minder voor de hand liggende voordelen van het uitbesteden van de boekhouding.
Voordelen Salarisadministratie uitbesteden
#1. Verbetering in gegevensbeveiliging:
Salarisgegevens moeten met het hoogste beveiligingsniveau worden bewaard en geen enkele grote organisatie zal de kans wagen om dit op hun eigen privé-netwerk te doen. Helaas vormen datalekken overal een veelvoorkomend risico voor bedrijven. Interne salarisadministratie brengt gevaren met zich mee, zoals identiteitsdiefstal en verduistering.
Door gegevens op te slaan op veilige cloudgebaseerde systemen en technologieën, beschermen uitbestede salarisadministratieproviders uw gevoelige gegevens en voorkomen ze interne frauduleuze activiteiten op het gebied van salarisadministratie, waardoor het bedrijf wordt beschermd tegen elk mogelijk gevaar als gevolg hiervan.
#2. Kostenbesparingen:
Bedrijven besteden de salarisadministratie vaak uit, omdat ze hebben ontdekt dat dit voordeliger is dan de interne salarisadministratie. Dit is vaak een van de belangrijkste redenen geweest voor outsourcing in het algemeen, en bij payrollactiviteiten is dat niet anders. Het klantbedrijf kan veel geld besparen door deze taken uit te besteden aan een payroll-outsourcingprovider in een land waar lonen en salarissen vaak lager zijn. Hierdoor kan het klantbedrijf een groot deel van het verschil in beloning van werknemers recupereren.
Zelfs wanneer de salarisadministratie in eigen land wordt uitbesteed, kan dit nog steeds het geval zijn. Door de salarisverwerking aan een salarisadministratie uit te besteden in plaats van het zelf te doen, kunnen de kosten voor de directe salarisverwerking worden verlaagd. Bovendien geëlimineerd zijn verborgen kosten zoals jaarlijks verlof en werkgever PRSI. Hierdoor kunnen kosten met betrekking tot mensen en infrastructuur worden verlaagd. Dit verlaagt de initiële opstartkosten voor nieuwe bedrijven. Terwijl het voor gevestigde bedrijven hogere winsten betekent voor belanghebbenden en aandeelhouders.
#3. Professionaliteit en minder fouten:
Professionals die goed weten hoe ze de salarisadministratie moeten beheren, kunnen de salarisadministratietaken voor hun rekening nemen, wat een ander voordeel is van outsourcing. De meeste bedrijven beschouwen de interne salarisverwerking als niet meer dan een noodzakelijke huishoudelijke klus, omdat hun kerncompetenties ergens anders liggen. Aan de andere kant mag een “payroll service bureau” of leverancier van payroll outsourcing alleen payroll gerelateerde taken uitvoeren. Als het meer services biedt, bevinden ze zich waarschijnlijk in gerelateerde velden.
Dit impliceert niet alleen een uitgebreidere algemene payroll-ervaring, maar ook dat de externe dienstverlener over efficiënte beheersystemen moet beschikken voor het volledige spectrum van payrolldiensten. Met het frequente gebruik van salarisautomatisering door salarisadministratiebedrijven, is er minder kans op menselijke fouten. Aangezien payroll hun primaire bedrijfsactiviteit is, is een competente payroll-serviceprovider bovendien een echte autoriteit op het gebied van alles wat met payroll te maken heeft.
#4. Verbetert de naleving van internationale salarisadministratie:
Directe toegang tot payroll-experts is een groot voordeel van het werken met internationale payroll-outsourcingproviders. Salarisdienstverleners zijn autoriteiten op het gebied van lokale belastingwetten en -verordeningen en zijn bekend met de salaris- en nalevingsschema's van elk land dat ze bedienen. De regels voor belastingen, gegevens en nalevingsnormen, evenals banen, zijn vrij complex. Ze zijn flexibel en verschillen per rechtsgebied. Sancties voor fouten, weglatingen en vertraagde openbaarmakingen kunnen behoorlijk prijzig zijn.
Uitbestede payroll-specialisten blijven op de hoogte van nieuwe wet- en regelgeving op federaal en staatsniveau. Ze houden zich aan de wettelijke deadlines voor archivering en salarisgegevens. De salarisadministratie in hun bekwame handen achterlaten; verlaagt de kans op fouten en neemt alle zorgen weg over belangrijke deadlines voor de salarisadministratie en andere gevaren die samenhangen met internationale naleving van de salarisadministratie.
Risico's verbonden aan het uitbesteden van de salarisadministratie
#1. Verlies van controle over bedrijfsgegevens:
Het verhoogde risico op inbreuk op privégegevens als gevolg van outsourcing is misschien nog zorgwekkender. Hoewel veel cloudgebaseerde toepassingen voor het beheer van salarisgegevens firewalls en gecodeerde servers bevatten voor beveiliging, zijn ze aantrekkelijke doelen voor snode activiteiten. De salarisgegevens van de werknemers van het bedrijf kunnen bestaan uit grote, onhandige, moeilijk te verwerken brokken gegevens. Voor zover deze gegevens zijn overgedragen aan payrolldienstverleners, zijn het nog steeds bedrijfsgegevens. Wanneer een bedrijf deze processen intern houdt, worden dit soort risico's ingeperkt.
#2. Foutcorrectie en klantenondersteuning
Vanwege tijdzone- en taalverschillen kan het hebben van payrollpartners in veel landen over de hele wereld de communicatie en procedures voor het oplossen van payrollfouten vertragen.
In het geval van deze fouten of vergissingen in de salarisverwerking, moet de derde partij worden vertrouwd om eventuele problemen op te lossen. Dit kan het corrigeren van eventuele fouten een moeilijkere procedure maken dan nodig is, afhankelijk van de mate van klantenservice die wordt geboden.
Nationale Payroll Bedrijven
Hier is een lijst van enkele nationale payrollbedrijven die de best uitbestede payrolldiensten in de sector hebben.
#1. ADP
ADP (NASDAQ: ADP), met het hoofdkantoor in New Jersey, biedt outsourcing-, wereldwijde HCM- en salarisadministratiediensten in meer dan 140 landen en markten.
#2. enthousiasme
Gusto, voorheen bekend als ZenPayroll, werd in 2012 geïntroduceerd als online platform voor het aansturen van personeel. Het hoofdkantoor is gevestigd in San Francisco, Californië, en het levert diensten aan meer dan 100,000 bedrijven in het hele land.
#3. intuïtief
Wereldwijde financiële platformaanbieder Intuit (NASDAQ: INTU) is gevestigd in Mountain View, Californië. Het werd opgericht in 1983 en heeft nu 20 locaties in 9 landen.
#4. Paychex
Paychex (NASDAQ: PAYX), met het hoofdkantoor in Rochester, New York, werd opgericht in 1971 en biedt geïntegreerde oplossingen voor het beheer van menselijk kapitaal voor salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, personeelszaken en verzekeringsdiensten.
#5. BizChecks Salarisadministratie
BizChecks Payroll, een bedrijf uit Massachusetts met de meeste klanten op de South Shore, Cape Cod en de eilanden Nantucket en Martha's Vineyard, verzorgt de loonlijsten in heel New England.
#6. CSC Betaalmeester
Het in Warwick, Rhode Island gevestigde bedrijf CSC Paymaster is al 56 jaar actief en biedt oplossingen voor salarisadministratie, tijd- en arbeidsbeheer en human resources.
Wat is de populairste uitbesteding?
De meest populaire uitbestede diensten zijn; Computerprogrammering en IT-banen, personeelszaken, telefonische/klantenondersteuning, uitbesteding van bedrijfsprocessen (BPO), schrijvers, enzovoort.
Hoeveel bedrijven besteden de salarisadministratie uit?
Naar schatting heeft meer dan 12% van de organisaties wereldwijd de salarisadministratie volledig uitbesteed, en nog eens 26% heeft de salarisadministratie mede uitbesteed.
Hoe groot is Paychex Peo?
Het Amerikaanse bedrijf Paychex, Inc. heeft ongeveer 670,000 payrollklanten en meer dan 100 kantoren in de Verenigde Staten en Europa. Het heeft momenteel een marktkapitalisatie van $ 30.155 miljard.
Zie ook IT-OUTSOURCINGDIENSTEN: betekenis, voorbeelden, voordelen en bedrijf
Conclusie
Salarisverwerking is een moeilijke, tijdrovende taak die strikte federale en staatswetten en -voorschriften moet volgen. Het vereist een nauwgezette administratie en focus op de kleine lettertjes. Het uitbesteden van de salarisadministratie brengt veel voordelen met zich mee. Een betrouwbare wereldwijde payroll provider kan diensten aanbieden die de meeste bedrijven alleen niet aankunnen. Dit helpt hen tijd te besparen en meer zekerheid te hebben dan met een interne payroll-oplossing. Bovendien zijn er financiële besparingen en een lager risico op niet-naleving.
U kunt uw eventuele vragen over het uitbesteden van salarisadministratie en HR-diensten achterlaten in het opmerkingengedeelte.
Veelgestelde vragen over uitbestedingsservices voor salarisadministratie
Wat is een Payroll Outsourcing dienst?
Payroll Outsourcing-services zijn die payroll-gerelateerde services die door externe firma's voor verschillende bedrijven worden geleverd.
Wat is het grootste Payroll Outsourcing Bedrijf?
Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), is het grootste bedrijf voor het uitbesteden van salarisadministratie.
Wat is het beste payrollbedrijf?
ADP is het grootste payrollbedrijf, met het grootste marktaandeel in payrollservicesoftware.
Wat is het uitbesteden van salarisadministratie en HR-diensten?
Payroll en HR outsourcing services verwijst naar het uit handen geven van het beheer van de zogenaamde harde HR processen aan een extern bedrijf.
Gerelateerde artikelen
