Hoeveel verschillende apps, schermen en webbrowsertabbladen denkt u dat u tijdens uw werkdag wisselt tussen? Waarschijnlijk veel, toch? Bedenk nu hoeveel tijd u hieraan besteedt. Je zou denken dat het schakelen tussen zoveel verschillende tools een onvermijdelijk onderdeel is van het klaren van je werk, maar dat is het niet.
Er zijn manieren om de controle over uw tijd terug te krijgen en uw efficiëntie te verbeteren door minder apps, schermen en tabbladen te gebruiken voor eenvoudige professionele taken.
Hoeveel tijd verspillen mensen echt aan het schakelen tussen apps op de werkplek?
Volgens de Harvard Business Review schakelde elke persoon die betrokken was bij een transactie in de toeleveringsketen van consumptiegoederen die ze bestudeerden ongeveer 350 keer tussen gemiddeld 22 verschillende applicaties en websites.
Als we naar dit voorbeeld kijken, kan een enkele werknemer in de loop van een dag ongeveer 3600 keer schakelen tussen verschillende apps en vensters. De naam voor dit type heen en weer schakelen tussen verschillende apps, sites en schermen is contextomschakeling.
En hoewel het op het eerste gezicht misschien onschuldig lijkt, moet het niet worden afgedaan als gewoon een onderdeel van het zakendoen - het wisselen van context verspilt enorm veel tijd op de werkplek.
Waarom u zich zorgen zou moeten maken over het verminderen van het wisselen van context
Als je van app naar app en van website naar website springt, gaat het niet alleen om de hoeveelheid tijd doorgebracht ertussen klikken die je verspilt.
Elke keer dat je naar iets nieuws op je scherm kijkt, kost het tijd om je eraan aan te passen en in de nieuwe context te gaan werken.
Elke app of site heeft een ander doel en een andere interface, dus de overgang tussen verschillende tools is nooit een naadloos, onmiddellijk proces. Als je inloggegevens moet invoeren (die je misschien bent vergeten) en op een bepaalde dag voor het eerst een app moet openen, verspil je nog meer tijd. Niet alleen verspilt contextwisseling tijd, maar het kan ook je productiviteit schaden door je hersenen te belasten en het moeilijker te maken om je te concentreren.
Volgens hetzelfde onderzoek van HBR besteedt de gemiddelde persoon op de werkplek tot 9% van zijn tijd aan het wisselen van werkcontext - dat is veel tijd die zou kunnen worden besteed aan het uitvoeren van belangrijke taken.
Gebruik een alles-in-één e-mailapp (zoals Spike) om meer gedaan te krijgen, in minder tijd
Hoewel het gebruik van een aantal verschillende apps en sites onvermijdelijk is op de meeste moderne werkplekken, kunt u de hoeveelheid tijd en energie die wordt besteed aan het wisselen van context drastisch verminderen door de optimale tools voor de taak te gebruiken.
Volgens een andere studie van HBR, besteedt de gemiddelde werknemer tot 28% van zijn werkdag aan het verwerken van e-mails. Als we dit optellen bij de 9% die wordt besteed aan het wisselen van context, zien we dat een werknemer tot 37% van zijn tijd besteedt aan alleen e-mailen en heen en weer schakelen tussen verschillende apps en websites.
Een van de beste manieren om tijdverspilling te verminderen en de productiviteit te verhogen, is door een alles-in-één e-mailapp te gebruiken, zoals Spike-e-mail, die uw e-mailcommunicatie optimaliseert en het aantal tools dat u nodig heeft voor bepaalde taken en functies vermindert.
Spike is 's werelds eerste gesprekspartner e-mailapp. Conversationele e-mail is een term voor de manier waarop Spike uw traditionele e-mailthreads omzet in gesprekken in chatstijl. Dit voorkomt formaliteiten en herhalingen, waardoor het lezen en beantwoorden van e-mails gemakkelijker en sneller wordt. U kunt dus zien hoe u daardoor minder tijd aan het afhandelen van e-mails kunt besteden, maar hoe zit het met het verminderen van het wisselen van context?
Welnu, Spike zit vol met andere ingebouwde functies die de noodzaak elimineren om heel veel verschillende apps en tools tegelijk te openen. Er zijn bijvoorbeeld ingebouwde videovergaderingen, zodat u vanuit uw e-mailclient snel een teamvergadering kunt bellen, zonder dat u hoeft over te schakelen naar een andere videoconferentie-app.
Er zijn ook geïntegreerde groepschats en spraakberichten, waardoor je voor geen van beide vormen van communicatie aparte apps nodig hebt. Vervolgens heb je gezamenlijke taken en takenlijsten, evenals gezamenlijke notities, waardoor Spike functioneert als een vorm van projectbeheersoftware.
Als u snel een taak kunt maken en deze aan een teamlid kunt toewijzen op basis van de inhoud van een e-mail, kan dit enorm veel tijd besparen. Gezamenlijke online notities (met geïntegreerde zijbalkchats) maken samenwerken in realtime nog efficiënter. Gezien het feit dat de meeste kleine bedrijven tientallen, zo niet honderden, verschillende apps en sites gebruiken om zaken te doen, is het essentieel om een tool als Spike te hebben die de behoefte aan zo veel vermindert.
Alleen al aan de hand van de hierboven genoemde functies kunt u zien hoe u ongeveer zes of zeven andere apps kunt verwijderen door Spike te gebruiken om de communicatie en samenwerking van uw team te optimaliseren.
Conclusie
Het verminderen van het wisselen van context en het gemakkelijker maken van e-mails zijn twee van de beste manieren om de productiviteit te verhogen en meer gedaan te krijgen in minder tijd op de werkplek.
Hoewel er momenteel geen app is die dit doet allen, het gebruik van een multifunctionele e-mailapp, zoals Spike, gaat een heel eind in de richting van het verbeteren van workflows voor jou en je team.
