Facturen zijn een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf, en als u weet hoe u een factuur correct schrijft en verzendt, kunt u de efficiëntie verbeteren en sneller betaald krijgen. Maak om te beginnen een factuur met uw naam en contactgegevens, de naam en contactgegevens van uw klant, datums, factuurnummer, uitgevoerde diensten, totaalbedrag en betalingsvoorwaarden. Wanneer u klaar bent, stuurt u het via e-mail, post of factureringssoftware om een vergoeding te krijgen voor uw inspanningen.
Wat is een factuur
Een factuur is een brief die bedrijven naar klanten sturen waarin ze om betaling vragen voor geleverde goederen en diensten. De volgende onderdelen moeten aanwezig zijn om een factuur te kwalificeren als wettelijke documentatie:
- Contactgegevens van klanten en bedrijven
- Een toeslagnummer
- Datum van facturering en datum van betaling
- Naam en details van de goederen en diensten
- Totaal betaald bedrag en voor elke eenheid van het product
- Betalingsvoorwaarden
Hoe moet ik een factuur opstellen voordat ik deze verstuur?
Laat uw klanten altijd de details van een aankoop weten voordat u een factuur verzendt. Niets in de krant mag hen choqueren of verbazen.
Het bedrag van de factuur is het meest cruciale aspect om rekening mee te houden. Dit is eenvoudig te bepalen omdat de prijzen vaak vast zijn. Als de klant niet tevreden is met uw zakelijke tarieven, kunt u proberen tot overeenstemming te komen door kortingen of kortingen voor te stellen.
Geef vervolgens de factuur- en vervaldatum op, zodat uw klant weet wanneer hij de factuur kan verwachten en hoe lang hij u moet terugbetalen. Geef ze gewoon een schatting als u aan een project werkt waarbij de levertijd varieert, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.
Door deze discussies in een vroeg stadium te voeren, kunt u uw verstandhouding met uw klanten verbeteren en de kans vergroten dat ze u op tijd betalen.
Hoe een factuur te verzenden
#1. Via e-mail
E-mail is de snelste en handigste manier om facturen te versturen. Om fraude te voorkomen, kunt u uw factuur bijvoegen in een niet-bewerkbaar pdf-formaat. Zorg er ook voor dat u uw bedrijf en de factuur duidelijk en beknopt beschrijft in de onderwerpregel en hoofdtekst van de e-mail.
Verschillende klanten en consumenten kunnen verschillende methoden hebben om rekeningen te ontvangen. Het kan een goed idee zijn om te ontdekken of er specifieke informatie in de onderwerpregel moet worden vermeld om de betaling te bespoedigen.
#2. Via snailmail
De gebruikelijke methode om hier een factuur te verzenden, is via post of fax.
Het document moet worden uitgeprint, in een envelop gedaan, afgestempeld en persoonlijk worden afgeleverd of worden afgegeven bij een postkantoor. Om verschillende redenen zien wij deze aanpak als een achterhaalde manier van zakendoen.
Om te beginnen duurt de procedure lang. Na verloop van tijd zou het managen van uw bedrijf op de tweede plaats komen om als postbode te dienen. Om te beginnen duurt de procedure lang. Na verloop van tijd zou het managen van uw bedrijf op de tweede plaats komen om als postbode te dienen.
Vanwege de hogere kosten van papier, inkt en verzendkosten in vergelijking met andere middelen, is het verzenden van iets via gewone post ook duurder. Bovendien is het lastig voor uw bedrijf en het milieu om met zoveel papier een simpele factuur te versturen.
#3. Gebruik van facturatiesoftware
Om uw factuur te maken, kunt u een van de vele beschikbare factureringsprogramma's gebruiken, zoals PayPal. Het voordeel van het gebruik van facturatiesoftware is de overvloed aan beschikbare sjablonen en de eenvoud van branding.
Klanten kunnen je makkelijker betalen doordat ze eenvoudig toegang hebben tot betaallinks.
Hoe een factuur op PayPal te verzenden
Er zijn een paar items nodig om een PayPal-factuur te maken. U moet eerst een PayPal Business-account hebben. Gelukkig zijn er geen extra kosten en zijn deze accounts eenvoudig in te stellen. Vervolgens heeft u het e-mailadres van uw klant nodig. Een geschikt afbeeldingsbestand is ook vereist als u van plan bent een logo op uw factuur te plaatsen.
Volg deze procedures om uw factuur op te stellen nadat u deze twee of drie dingen in uw bezit heeft:
- Open een pc, Mac of iPad en log in op uw PayPal-rekening.
- Selecteer 'Facturering' in het vervolgkeuzemenu onder 'Extra' en klik vervolgens op 'Factuur maken'.
- Voer het e-mailadres van uw klant in. Geef in het veld cc eventuele aanvullende adressen op.
- De naam van de klant en andere informatie wordt automatisch ingevuld wanneer u op "Klantgegevens toevoegen" klikt. Evenals, indien nodig, het verzendadres.
- Voeg specifieke items, hoeveelheden en prijzen toe aan de verkooplijst. Inclusief eventuele toeslagen voor te late betaling of andere extra kosten.
- Zorg ervoor dat u de factuur twee keer controleert om de juistheid te garanderen.
- Druk op "Verzenden".
Nu zal PayPal een factuur maken en uw klant per e-mail op de hoogte stellen. Vervolgens kunnen uw consumenten een betaling uitvoeren met behulp van hun geselecteerde methode. Ze kunnen in plaats daarvan hun PayPal-saldo of een creditcard of betaalpas gebruiken.
Hoe een factuur op eBay te verzenden
- Ga naar de eBay-startpagina, log in, klik vervolgens op de link "Mijn eBay" in de rechterbovenhoek en kies "Verkopen" in het vervolgkeuzemenu.
- Selecteer "Wacht op betaling" door de link "Bestellingen" onder "Verkopershub" te markeren.
- Om een factuur te verzenden, klikt u op de knop "Factuur verzenden" onderaan het scherm nadat u de bezorgkosten, de geselecteerde verzendmethode en de toevoeging van een notitie voor de klant op de volgende pagina hebt gecontroleerd.
- Selecteer bij de betreffende bestelling “Verstuur factuur. U kunt de koper overtuigen om snel te betalen als u een bericht op uw factuur plaatst.
- Klik op "Verstuur factuur" wanneer u klaar bent met het invoeren van uw gegevens.
- Daarna wacht je idealiter op een reactie met betaling van je klant.
Hoe een factuur per e-mail te verzenden
Met behulp van een factuur-e-mail kunt u digitale facturen naar uw klanten sturen en een stipte betaling garanderen. Uw e-mail met betrekking tot de factuur moet beknopt, duidelijk en informatief zijn.
Hieronder staan tips voor het versturen van een goede factuur per e-mail
Schrijf een goed onderwerp:
]Het belangrijkste en eerste dat uw klant ziet, is de onderwerpregel. Uw kansen op een tijdige betaling van uw factuur nemen toe als u deze beknopt en to the point maakt. Op uw facturen moet het factuurnummer, de projectnaam en de bedrijfsnaam in de onderwerpregel van de e-mail staan.
Selecteer de juiste ontvanger(s):
Om een e-mail met een factuur naar de juiste ontvangers te sturen, moeten alle juiste ontvangers worden toegevoegd. Als u bijvoorbeeld een e-mail met een factuur naar een bedrijf stuurt, moet u de relevante afdeling, de persoon die u het project heeft gegeven en de boekhoudafdeling kopiëren.
Voeg al uw facturen toe:
Vergeet niet de factuur mee te sturen in uw e-mail! U moet het naar een PDF converteren als u het in Word hebt geschreven. Eenmaal bijgevoegd, geeft u het een naam die zowel uw bedrijfsnaam als het juiste factuurnummer bevat.
Corrigeer de hoofdtekst van de e-mail
Zonder een zin erbij is een factuur sturen per e-mail maar half effectief. Het is ongepast gedrag en onprofessioneel. Het mag echter geen lange of opzichtige tekst zijn.
Een e-mail met daarin een factuur moet duidelijk en informatief zijn
U dient uw klant op de hoogte te stellen van de factuur die is verzonden en vriendelijk te verzoeken dat zij zich aan hun afspraak houden, terwijl u hen ook bedankt voor hun medewerking.
Hoe u een factuur verzendt als freelancer
Wanneer u als freelancer voor klanten werkt, is het aan u om de betaling te innen voor de taak die u hebt voltooid. Facturering is de beste techniek om de betalingen te krijgen.
Misschien hebt u uw klant een offerte gegeven met daarin de kosten van het werk dat hij van u heeft gevraagd. Nadat uw taak is voltooid, ontvangt u een factuur met details over het werk dat is gedaan en het betalingsbedrag dat u verwacht te betalen.
Welke informatie moet op een freelancerfactuur staan?
Contactgegevens:
Vermeld uw naam (of, indien van toepassing, uw bedrijfsnaam) en adres. Vermeld uw telefoonnummer en e-mailadres voor het geval de klant contact met u op wil nemen. Als uw bedrijf een logo heeft, voeg dit dan toe aan uw factuur om het een meer gepolijste uitstraling te geven. Vermeld ook de naam en het adres van uw klant of het bedrijf van uw klant. Vermeld de naam van de persoon die hun facturen controleert als u hiervan op de hoogte bent.
Een factuurnummer:
U moet uw factuurnummers bijhouden, of u ze nu handmatig aanmaakt of een boekhoudprogramma gebruikt dat ze aanmaakt. Mogelijk moet u de locatie van onbetaalde facturen achterhalen of vragen van klanten over uw werk als freelancer beantwoorden. Wanneer die vragen zich voordoen, zal het hebben van een georganiseerde administratie van facturen u helpen om te reageren. Een verwijzing naar een factuurnummer zorgt ervoor dat u en de klant over dezelfde transactie praten.
Uitgiftedatum en vervaldatum:
Het is cruciaal om de uitgiftedatum op uw facturen te vermelden, want dat is de dag waarop de betalingstermijn begint. Verwijzen naar de uitgiftedatum kan ook helpen om de ene factuur van de andere te onderscheiden als u uw facturen per ongeluk verkeerd hebt genummerd.
Regelitemdetails en verschuldigd bedrag:
De uitsplitsing van de goederen en diensten die u heeft geleverd, is het meest cruciale stuk informatie op de factuur. Voeg een nauwkeurige uitsplitsing toe van het totale verschuldigde bedrag voor elk item op de lijst, samen met een beschrijving van het werk of goed dat is uitgevoerd of geleverd, de hoeveelheid, de prijs en het tarief.
Betalingsprocedures:
Maak betalen voor uw klanten zo eenvoudig mogelijk. Voeg keuzes toe voor klanten om u te betalen, samen met alle benodigde informatie voor hen om die betaling uit te voeren. Als u cheques aanneemt, zorg er dan voor dat u duidelijk maakt waar klanten ze kunnen inleveren. Voeg alle e-mails toe die zijn gekoppeld aan de PayPal-rekening van uw bedrijf en alle bankgegevens die nodig zijn voor banktransacties.
Overige gegevens:
Vermeld onderaan uw factuur eventuele extra kosten, kortingen of onduidelijk taalgebruik. Dit kan te maken hebben met boetes voor te late betaling of kortingen voor vervroegde betaling.
Hoe kan ik een factuur verzenden via e-mail.
Om een factuur via e-mail te verzenden, moet u een goed onderwerp schrijven en vervolgens een juiste ontvanger selecteren. Nadat u dit heeft gedaan, moet u al uw factuurnummers bijvoegen en vervolgens een gedetailleerde en duidelijke tekst schrijven.
Hoe verstuur je een eenvoudige factuur?
Het opeenvolgend nummeren van de facturen is de eenvoudigste manier om een eenvoudige factuur te versturen. U kunt factuur 001 als eerste verzenden, daarna factuur 002, enzovoort.
Conclusie
Bedrijven zijn verplicht om voor bijna alles een administratie bij te houden. Belangrijke details zoals de factuurdatum, het totale verschuldigde bedrag en of de klant een volledige betaling heeft gedaan of niet, zijn allemaal direct beschikbaar dankzij facturen.
- Hoe te bouwen en te slagen in zaken met blanco factuur PDF-sjabloon
- Factuurfinanciering; Definitie, typen, voor- en nadelen.
- Gratis factuursoftware; Beste 15 factureringssoftware-apps in 2023.
- Pro forma factuur; Wat is Profoma Factuur & Voorbeelden?
Referenties
