FCRA-COMPLIANCE: waarom werkgevers compliant moeten zijn (+ snelle tips)

FCRA-naleving, conformiteit en achtergrondcontrole

Wat is FCRA-compliance? Om te beginnen is de "Fair Credit Reporting Act" het alternatief voor de afkorting "FCRA". Deze federale wet werd in 1970 van kracht met als doel klanten te helpen bij het oplossen van onjuistheden in hun kredietrapporten. De reikwijdte van de FCRA werd in 1996 gewijzigd om andere klantenonderzoeken op te nemen, zoals geschiedenisrapporten die zijn opgesteld voor het screenen van banen. Met andere woorden, elke werkgever die een derde partij gebruikt om antecedentenonderzoeken uit te voeren, moet FCRA-compatibel zijn. Binnenkort zullen we ontdekken waarom het belangrijk is om FCRA-compatibel te zijn.

FCRA-achtergrond

In principe vallen consumenten onder de FCRA-handhaving. Werkgevers die achtergrondrapporten gebruiken en de Consumer Reporting Agencies (CRA's) (ook bekend als bedrijven voor achtergrondonderzoek) die de informatie verstrekken, worden allemaal gereguleerd door de FCRA.

Wanneer een werkgever een antecedentenonderzoek van een derde partij verkrijgt voor functiedoeleinden, is de FCRA van toepassing. Ook kunnen criminele geschiedenissen, werk- en opleidingsverificaties, gegevens over motorvoertuigen, sancties voor de gezondheidszorg en professionele licenties in deze rapporten worden opgenomen. Verder is het vermeldenswaard dat, hoewel het woord 'krediet' in de naam van de wet voorkomt, het verwijst naar alle historische gegevens, ongeacht of ze kredietgegevens bevatten of niet.

Zowel de werkgever als het antecedentenonderzoeksbureau zijn verantwoordelijk voor de naleving van de FCRA.

Werkgevers moeten werknemers echter informeren dat zij een antecedentenonderzoek zullen uitvoeren en schriftelijke toestemming verkrijgen. Als ze een tewerkstellingsbeslissing nemen op basis van negatieve details in het onderzoek, moeten ze ook strikte procedures voor negatieve actie volgen.

Overzicht van FCRA-naleving

Vanuit het perspectief van de CRA houdt compliance in dat er processen worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat de gegevens zo betrouwbaar mogelijk zijn wanneer wordt voldaan aan zowel de nationale als de federale rapportagevereisten.

De FCRA is ook van toepassing in andere gevallen, zoals antecedentenonderzoeken van huurders.

Om de FCRA te begrijpen, moet men bekend zijn met een deel van het jargon. De volgende zijn enkele van de meest relevante termen:

Consumentenrapport

Een achtergrondrapport, ook wel een 'achtergrondcontrole' genoemd. Alleen nauwkeurige informatie, zoals data van tewerkstelling, strafregisters en rijgegevens, wordt opgenomen in een consumentenrapport.

Onderzoeksconsumentenrapport

In tegenstelling tot een consumentenonderzoek bevat een Investigative Consumer Report details die zijn verzameld via persoonlijke interviews. Een persoonlijk gesprek is bijvoorbeeld een bespreking van de functieresultaten. Een andere vorm van persoonlijk interview is een persoonlijk of technisch referentieonderzoek.

Consument

De persoon die het doelwit is van de antecedentenonderzoek wordt de consument genoemd. Dit kan een sollicitant zijn, een huidige werknemer, een aannemer, een uitzendkracht of zelfs een onbetaalde vrijwilliger op de werkvloer.

Consumentenrapportagebureau (CRA)

De organisatie die het antecedentenonderzoek uitvoert en het antecedentenrapport opstelt

Gebruiker

De persoon die het historierapport opvraagt ​​en gebruikt, is de betreffende gebruiker. Meestal is dit een werkgever of een potentiële werkgever. Een organisatie, zoals een non-profit of een schooldistrict, kan ook de ontvanger zijn.

openbaring

Het document informeert de koper dat hij of zij het doelwit kan zijn van een antecedentenonderzoek.

autorisatie

Een door de klant ondertekend document dat de voorbereiding van een antecedentenonderzoek machtigt.

Bijwerking

De te volgen procedure als een werkgever overweegt om op basis van het achtergrondrapport geheel of gedeeltelijk een negatief arbeidsbesluit te nemen.

Waarom is het essentieel voor werkgevers om te voldoen aan de Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

FCRA-naleving en compliant
Krediet van het beeld: Pixabay (FCRA-compatibel)

Het niet naleven van de Fair Credit Reporting Act (FCRA) kan een kostbaar risico zijn. Bij het ontvangen van achtergrondrapporten van een derde partij, is een werkgever door de FCRA verplicht om bepaalde dingen te doen tijdens het eerste wervingsproces. Werkgevers worden regelmatig door de federale rechtbank vervolgd wegens vermeende schendingen van de Fair Credit Reporting Act. Volgens rapporten zijn er alleen al in juni 409 ongeveer 2016 FCRA-rechtszaken aangespannen.

Werkgevers betalen een hoge prijs voor rechtszaken in termen van tijd, juridische kosten, financiële schikkingen, merkschade en tijd weg van hun kernbedrijf. 

FCRA-conformiteitsafbeelding

FCRA Compliance Graphic van begin tot eind, een conforme procedure voor antecedentenonderzoek is een positieve ervaring voor de sollicitant of werknemer. Het laat zien dat het bedrijf zijn ethische verplichtingen serieus neemt en zijn medewerkers waardeert. Het helpt ook bij het voorkomen van een onbedoeld verlies van een veelbelovende prospect of werknemer.

Een antecedentenonderzoek uitvoeren in overeenstemming met de Fair Credit Reporting Act (FCRA)

Elke werkgever die een antecedentenonderzoekbedrijf gebruikt om pre-employmentcontroles uit te voeren, moet voldoen aan de FCRA.

Ironisch genoeg worden enkele van de meest elementaire bepalingen van de FCRA vaak de basis voor rechtszaken. Met andere woorden, ze worden een hulpmiddel voor de verkeerde bedoelingen. In dat geval zijn de volgende zaken de belangrijkste handhavingskwesties waarvan werkgevers op de hoogte moeten zijn:

openbaring

Alvorens een achtergrondrapport van een CRA te verkrijgen, moet de werkgever het onderwerp op de hoogte stellen dat een geschiktheidsvereiste is. De inhoud en het formaat van de onthulling zijn buitengewoon belangrijk. In de openbaarmaking mag alleen taal voor openbaarmaking worden gebruikt, die in een aparte tekst moet worden gepubliceerd. Het mag bijvoorbeeld niet worden opgenomen in een sollicitatie of verborgen in een informatiepakket.

Bovendien mag de woordenschat van de openbaarmaking alleen de openbaarmaking omvatten; zonder ander materiaal in zicht. De term "vreemd" kan verwijzen naar alles van zakelijke voordelen tot gedrag op het werk tot een drugsvrije werkplek. Dus het opnemen van afstand van aansprakelijkheid in de openbaarmaking, taal is bijzonder lastig - en de basis van veel class action-rechtszaken.

Alvorens een achtergrondrapport van een CRA te verkrijgen, moet de werkgever echter schriftelijke toestemming van het onderwerp verkrijgen. (Elektronische handtekeningen die de E-SIGN-richtlijnen volgen, zijn acceptabel.)

De FCRA heeft alleen unieke inhoud en formaat nodig, geen specifieke taal. De taal van openbaarmaking en autorisatie, hetzij in afzonderlijke documenten of samen, moet duidelijk en opvallend zijn. De lezer moet zich ervan bewust zijn dat hij of zij het onderwerp zal zijn van een achtergrondrapport en dat hij of zij de voorbereiding van het rapport goedkeurt.

Bijwerking

Werkgevers moeten zich houden aan de FCRA-procedure voor nadelige actie in meerdere stappen als ze een negatieve tewerkstellingsactie overwegen – niet werven, niet promoten of niet behouden – geheel of gedeeltelijk gebaseerd op details in een achtergrondonderzoek.

Informeer de aanvrager dat hij of zij het slachtoffer kan worden van een negatieve beslissing

Overhandig vervolgens een kopie van het onderzoek en een kopie van de federale samenvatting van de rechten. Informeer hen dat ze de mogelijkheid hebben om het onderzoek aan te vechten. Zorg ervoor dat u een bepaalde tijd uittrekt om het geschil te beginnen.

Houd alsjeblieft je paarden vast

Gedurende de tijd die de aanvrager krijgt om contact op te nemen met de CRA en het onderzoek aan te vechten, mag u geen beslissingen nemen.

Als u na het verstrijken van de gestelde termijn een ongunstig besluit neemt, dient u opnieuw contact op te nemen met de aanvrager. Deze keer verduidelijk je de handelswijze, geef je contactgegevens op voor de CRA die het rapport heeft voltooid, een verklaring dat de CRA de beslissing niet heeft genomen en verklaringen dat ze een kopie van het rapport kunnen krijgen en toch bezwaar kunnen maken De inhoud.
Naleving van de geschiedenisscreening is moeilijk en de FCRA is de 'olifant in de kamer'. Werkgevers kunnen het zich niet permitteren om er blind voor te zijn.

Het goede nieuws is dat de componenten met het hoogste risico van de FCRA het gemakkelijkst te volgen zijn. Werkgevers hebben behoefte aan een goed ontworpen screeningprogramma, regelmatige audits en de hulp van een deskundige screeningpartner.

Wie moet voldoen aan FCRA?

Zowel de werkgever als het achtergrondonderzoeksbedrijf zijn verantwoordelijk voor de naleving van de FCRA. Werkgevers moeten aangeven dat ze een antecedentenonderzoek zullen uitvoeren en schriftelijke toestemming zullen krijgen.

Hoe word ik FCRA-conform?

Vier basisstappen naar FCRA-naleving

  • Stap 1: maak een openbaarmaking en verkrijg schriftelijke toestemming. Een werkgever moet het volgende doen alvorens een consumenten- of onderzoeksrapport op te vragen:…
  • Stap 2: certificering indienen bij een consumentenrapportagebureau.
  • Stap 3: Verstrek pre-ongewenste actiedocumenten aan de aanvrager.
  • Stap 4: Stel de aanvrager op de hoogte van de nadelige actie.

Wat is het belangrijkste doel van FCRA?

De Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC 1681 et seq., regelt de toegang tot verslagen van consumentenkredietrapporten en bevordert tegelijkertijd de nauwkeurigheid, eerlijkheid en privacy van persoonlijke informatie verzameld door Credit Reporting Agencies (CRA's).

Wat is het FCRA-proces?

De Fair Credit Reporting Act (FCRA) is een federale wetgeving die het verzamelen van kredietinformatie van individuen en hun toegang tot hun kredietrapporten regelt. Het werd in 1970 uitgevaardigd om de eerlijkheid, nauwkeurigheid en privacy van persoonlijke informatie in de bestanden van kredietrapporterende organisaties aan te pakken.

Wat zijn de meest voorkomende FCRA-overtredingen?

Het achterhouden van kennisgevingen, schendingen van de privacy, het zoeken naar rapporten voor ongepaste doeleinden, het niet volgen van de vereiste openbaarmakingsprocessen voor schulden, het verstrekken en rapporteren van onjuiste informatie, het verstrekken en rapporteren van oude informatie en het combineren van bestanden zijn de zeven meest voorkomende FCRA-overtredingen.

  1. FCRA: Beginnershandleiding voor eerlijke kredietrapportagewet
  2. Fiscaal agent: best practices en gedetailleerde gids voor 2023
  3. Discretionair fiscaal beleid: definitieve gids voor 2023 (+ gedetailleerde voorbeelden)
  4. PENETRATIE PRIJSBELEID: HOE JE MARKT TOEGANG KAN KRIJGEN?
  5. Home Mortgage Disclosure Act (HMDA) en Verordening C

Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

Dit vind je misschien ook leuk