In het bedrijfsleven krijgt u te maken met felle concurrentie, niet alleen op het gebied van verkoop, maar ook op het gebied van effectiviteit, productiviteit en efficiëntie. Dit is waar de automatisering van zakelijke taken om de hoek komt kijken. Als u niet automatiseert, is de kans groot dat uw concurrenten dit al doen, waardoor u failliet gaat. Gelukkig is automatisering nu algemeen beschikbaar voor de meeste industrieën en zakelijke functies, inclusief de buitendienst.
Bedrijven van elke omvang kunnen geautomatiseerde taken creëren om de efficiëntie, productiviteit en vooral winstgevendheid te verbeteren. Taakautomatisering kan echter fout gaan als het niet op de juiste manier wordt benaderd. Gelukkig deelt dit artikel tips over hoe u taakautomatisering goed kunt krijgen en een efficiënter en winstgevender bedrijf kunt creëren.
#1. Begin met het opstellen van uw dagelijkse taken
Wanneer u bijvoorbeeld taken in uw buitendienstbedrijf automatiseert, moet u de taken die u dagelijks uitvoert, identificeren en op een rij zetten. Voeg bij het maken van deze lijst enkele details van de taken toe. Daarnaast zou het ook helpen als je aangeeft hoe lang elke taak gemiddeld duurt en de frequentie van de taak. De frequentie kan elk uur, dagelijks, wekelijks, maandelijks enzovoort zijn. Zorg ervoor dat elke afdeling deze oefening uitvoert.
Identificeer daarna de gebieden waar automatisering een rol kan spelen en de tools die u mogelijk nodig hebt om de taken efficiënt uit te voeren. Controleer welke taken je hebt behandeld en welke niet. Bedenk wat een ideale oplossing zou zijn en welk resultaat u wilt.
Zodra elke bedrijfsfunctie en de taak zijn geïdentificeerd en de ideale oplossingen zijn gepresenteerd, houdt u een vergadering met uw team en komt u met suggesties voor mogelijke oplossingen.
#2. Onderzoek en ontdek automatiseringstools
Nu je de gebieden en taken hebt bepaald die moeten worden geautomatiseerd, kun je beginnen met het onderzoeken van geschikte tools. Bepaal wat u kunt gebruiken, afhankelijk van uw behoeften. Gespecialiseerde tools zoals Jobber's loodgieterssoftware zijn speciaal ontworpen om te helpen bij dit proces voor op buitendienst gebaseerde bedrijven. U kunt apps vinden die zijn ontworpen om elk soort industrie te ondersteunen, dus investeer de tijd in het vinden van de juiste. Slimme nieuwe technologie kan niet alleen uw taakautomatisering op deze manier stroomlijnen, maar u ook helpen bij het plannen, maken en volgen van offertes en schattingen, en het beheren van klantrelaties, om er maar een paar te noemen.
Als je al andere tools en software hebt, zorg er dan voor dat de tools die je hebt gekozen gemakkelijk met elkaar kunnen worden geïntegreerd. U wilt een oplossing die past bij uw bestaande infrastructuur en naadloos integreert zonder uw legacy software en tools onbruikbaar te maken. Tenzij het uw doel is om uw volledige bedrijfstechnologie te herzien en uw personeel om te scholen, moet uw automatiseringstechnologie integreren met andere toepassingen en tools.
Bovendien kun je workflows niet effectief automatiseren als systemen niet met elkaar communiceren. Als uw offertedashboard niet gekoppeld is aan de boekhoudsoftware, kunt u de offertes niet effectief volgen en opvolgen. Hoewel dit proces enige tijd kan duren, is het noodzakelijk. U wilt er zeker van zijn dat de oplossing die u bedenkt het meest geschikt is voor uw bedrijf.
#3. Stel uw automatiseringsdoelen in
Het zou niet verstandig zijn om geld uit te geven aan automatiseringstools, tijd te investeren in leren en een nieuw systeem te creëren dat uw bedrijf niet ten goede komt. Daarom is het essentieel om specifieke doelen te stellen om u te helpen de voortgang te meten, hiaten te identificeren en het proces te verfijnen. Taakautomatisering kan veel doelen hebben. Het kan zijn om de productiviteit te verbeteren en tijd vrij te maken voor uw team om andere taken uit te voeren.
U kunt bijvoorbeeld het maken en volgen van offertes automatiseren. Dit zal u helpen de productiviteit te verbeteren, maar het belangrijkste is dat u tijd vrijmaakt die uw team aan andere taken kan besteden. U moet ook weten wat u moet doen met de vrijgekomen tijd die waarde toevoegt aan het bedrijf. Creëer specifieke doelen en gebruik deze om het succes van de procesautomatisering te meten. Wanneer u doelen heeft gedefinieerd, kunt u de impact van automatisering meten.
#4. Houd uw visie heel
Hoewel het essentieel is om je te concentreren op wat technologie en het automatiseren van bedrijfsprocessen kunnen doen, vergeet niet om je te concentreren op het bedrijf. Wanneer de focus te veel op de technologie ligt en niet op de business, dreigt een mislukking. Automatisering is zeker niet alleen een technologisch probleem. Voordat u zich tot een technologieplatform verbindt, moet u naar het bedrijf als geheel kijken, inclusief uw klanten en werknemers.
Terwijl u de workflow probeert te verbeteren, moet u ervoor zorgen dat u de klantenservice verbetert en dat u ook met uw team op dezelfde lijn zit. Het automatiseren van elk onderdeel van uw bedrijf moet zowel korte- als langetermijndoelen dienen. Als ondernemer heb je de sleutel in handen om de bedrijfsvisie levend te houden. Laat technologie en automatisering u niet afhouden van wat u wilt bereiken. Zorg ervoor dat alles goed past in uw bedrijfsvisie.
#5. Begin klein en bouw van daaruit verder
Het kan een uitdaging zijn om te maken te hebben met tal van nieuwe automatisering, waarvan sommige complex kunnen zijn. Maar kleinere happen zijn gemakkelijk te kauwen en zorgen voor een betere spijsvertering. Met dat concept is de beste manier om uw bedrijf te automatiseren, door klein te beginnen en er in de loop van de tijd op voort te bouwen. Begin met één taak, houd de resultaten bij, verfijn deze en zorg ervoor dat deze werkt zoals bedoeld voordat u naar de volgende gaat.
Bovendien heeft u met één automatisering tegelijk een meer geleidelijke leercurve, waardoor uw team zich gemakkelijker en sneller kan aanpassen. Houd uw visie in gedachten en verdeel het automatiseringsproces in beheersbare leveringen. In het begin wil iedereen de kleine overwinningen zien en ervaren, wat helpt bij het opbouwen van vertrouwen en acceptatie van automatisering.
Bovendien is het gemakkelijker om eventuele uitdagingen aan te gaan die zich onderweg kunnen voordoen. Er zijn dingen die je misschien niet kunt anticiperen en die je alleen kunt aanpakken zoals ze komen. Het beheersbaar houden van de mijlpalen maakt deel uit van het goed regelen van uw bedrijfsautomatisering.
#6. Evalueer en test uw tools
U kunt niet stoppen nadat de automatisering actief is. U moet het systeem evalueren en testen om er zeker van te zijn dat het doet waarvoor u het bedoeld had. Zorg ervoor dat de gebieden die u hebt geautomatiseerd, daadwerkelijk waarde toevoegen aan uw bedrijf, tijd besparen voor uw team en ze efficiënt en productief maken.
Zorg ervoor dat alles vanaf het begin goed loopt en dat automatisering niet heeft geleid tot andere workflowproblemen en achterstanden.
Is automatisering geschikt voor uw bedrijf?
Automatisering is een snelle aanpak om de efficiëntie en productiviteit in elke sector te verhogen. Automatiseringstechnologieën verbeteren de prestaties van zowel bedrijven als werknemers, waardoor ze niet langer een ‘nice-to-have’-technologie zijn.
Wat zijn de beste bedrijfsprocessen om te automatiseren?
Klantenservice, financiën, verkoop, marketing, supply chain management, human resources, voorraadbeheer, orderbeheer, documentbeheer en analyse vormen de top tien van bedrijfsactiviteiten die moeten worden geautomatiseerd.
Is automatisering geschikt voor uw bedrijf?
Automatisering is een snelle aanpak om de efficiëntie en productiviteit in elke sector te verhogen. Automatiseringstechnologieën verbeteren de prestaties van zowel bedrijven als werknemers, waardoor ze niet langer een ‘nice-to-have’-technologie zijn.
Hoe automatiseren mensen taken?
Individuele taken kunnen worden gemaakt, toegewezen aan teamleden en gevolgd met behulp van tools zoals Hive of ClickUp. U kunt ook geautomatiseerde regels gebruiken om taken over te dragen tussen fasen of borden, afhankelijk van vooraf gedefinieerde criteria.
Conclusie
Door uw bedrijf te automatiseren, kunt u concurrerend blijven en de efficiëntie en productiviteit verbeteren. Dit kan echter alleen als je het goed doet. Om het goed te doen, moet u weten wat uw taken zijn en wat u uit automatisering wilt halen. Zorg ervoor dat u over de juiste automatiseringstools beschikt, houd uw visie in gedachten, begin klein en vergeet niet uw voortgang bij te houden.
Gerelateerde artikelen
- Marketingautomatisering: de beste software en tools voor marketingautomatisering
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
- Projecttijdbeheer: processen, tools en software voor effectief beheer
- TAAKBEHEERSOFTWARE: 25 beste softwareoplossing voor taakbeheer
- Voordelen van automatisering van boekhoudproces voor bedrijven
