Virtuele assistenten bestaan al zolang de technologie het mogelijk maakt om op afstand te werken, maar de trend is de laatste jaren snel gegroeid; volgens Business Wire zal de markt voor virtuele assistenten in 25.6 zelfs $ 2025 miljard bereiken. Ze zijn vooral handig wanneer veel teams meerdere locaties hebben en werknemers vanuit huis werken.
Dit komt omdat virtuele assistenten overal kunnen werken en vaak verschillende taken uitvoeren onder een flexibel contract. Virtuele assistenten zijn een kosteneffectieve personeelsoplossing voor bedrijven van elke omvang vanwege hun lage overhead en beperkte inzet.
Maar hoe kunt u er precies een gebruiken om uw bedrijf soepeler te laten verlopen? Simpel gezegd, wat doet een virtuele assistent?
Wat is een virtuele assistent precies?
Een virtuele assistent is een zelfstandige die helpt bij administratieve, zakelijke ontwikkeling, sociale media, marketing en andere taken. Ze maken eigenaren van kleine bedrijven, ondernemers en managers tijd vrij door terugkerende taken en administratief werk op zich te nemen.
De virtuele assistent werkt vanuit huis of een andere locatie. Virtuele assistenten kunnen gevestigd zijn in de Verenigde Staten of een ander land.
Omdat ze een flexibel personeelsbestand zijn, zijn virtuele assistenten de afgelopen tien jaar enorm populair geworden bij kleine bedrijven. Afhankelijk van uw behoeften kan een virtuele assistent parttime of fulltime werken. Heb je 20 uur per week nodig? Geen zorgen. Heeft u 30 uur nodig? Wat dacht je van 40? Er zijn VA's beschikbaar.
Virtuele assistenten kunnen op uurbasis worden vergoed. Ze kunnen ook een vast bedrag per week of maand betaald krijgen.
Het inhuren van een fulltime virtuele assistent kan om verschillende redenen vaak een betere deal en meer voordeel opleveren:
- Prijzen kunnen verrassend laag zijn, vooral voor offshore-werknemers.
- Het is eenvoudiger om een fulltime assistent op te nemen in reguliere workflows en meer voordeel te halen uit de regeling.
- Een fulltime virtuele assistent is beter gepositioneerd om speciale software-apps te leren die u nodig heeft, vriendschappelijke relaties met collega's en klanten op te bouwen en met u mee te groeien naarmate uw bedrijf groeit.
Sommige virtuele assistenten zijn onafhankelijke contractanten. Anderen zijn werknemers van een bedrijf of bureau dat u inhuurt om flexibele arbeidskrachten te leveren. Wanneer u met een virtueel assistent-bedrijf werkt, krijgt u te maken met een manager die uw vereisten bespreekt en de beste match voor u vindt.
Wat een virtuele assistent doet
Aangezien kleine bedrijven en startups afhankelijk zijn van virtuele kantoren om kosten te besparen en bedrijven van elke omvang hun gebruik van internet voor dagelijkse activiteiten vergroten, zijn virtuele assistenten steeds populairder geworden. Omdat een virtuele assistent een onafhankelijke contractant is, hoeft een bedrijf niet dezelfde voordelen te bieden of dezelfde belastingen te betalen als wanneer de werknemer fulltime zou werken.
Bovendien, omdat de virtuele assistent op afstand werkt, is er geen behoefte aan een bureau of andere werkplek op het hoofdkantoor van het bedrijf. Een virtuele assistent moet zijn computerapparatuur, veelgebruikte softwareprogramma's en snelle internettoegang betalen en beschikbaar stellen.
Wat is de rol van een virtuele assistent? Top 10 takenlijst
De verantwoordelijkheden van een virtuele assistent variëren afhankelijk van de behoeften van de klant, maar enkele veelvoorkomende zijn als volgt:
Social Media Management
Een virtuele assistent kan een klant helpen bij het beheren van zijn sociale media-accounts. Virtuele assistenten kunnen ook inhoud maken, communiceren met volgers en betrokkenheidsstatistieken analyseren als je je afvraagt wat ze doen.
E-mailmarketing
Een virtuele assistent kan u helpen bij het opzetten en uitvoeren van e-mailmarketingcampagnes. Daarnaast zullen ze mailinglijsten beheren en e-mailprestaties analyseren om toekomstige campagnes te optimaliseren.
Inbox en reisplanning
Een virtuele assistent kan u helpen uw inbox te beheren door e-mails te sorteren, te prioriteren en te beantwoorden. Ze kunnen ook helpen met reisarrangementen, zoals het boeken van vluchten en hotels en het plannen van reisroutes.
Boekhouden
Een virtuele assistent kan basisboekhoudingstaken uitvoeren. Het omvat facturering, het bijhouden van onkosten en het afstemmen van bankafschriften.
Klantenservice
Een virtuele assistent kan klanten helpen door vragen te beantwoorden en problemen op te lossen.
Agendabeheer
Een virtuele assistent kan klanten helpen hun agenda te beheren door afspraken te plannen, vergaderingen te organiseren en herinneringen te sturen. Ze kunnen bijvoorbeeld een agendasysteem opzetten, zoals Google Agenda, en dit delen met de klant om er zeker van te zijn dat ze er toegang toe hebben.
lead Generation
Een virtuele assistent kan lead- en prospectonderzoek uitvoeren, gerichte outreach-campagnes ontwikkelen en de verkooppijplijn beheren.
Project Management
Een virtuele assistent kan helpen bij projectbeheer door tijdlijnen te maken, taken te delegeren en deadlines te halen.
Data Entry
Een virtuele assistent kan gegevens invoeren en ordenen in spreadsheets, databases en andere systemen.
Content Creatie
Virtuele assistenten kunnen visuele inhoud maken voor de website, blog of socialemediakanalen van een klant. Blogberichten, artikelen, afbeeldingen en video's kunnen allemaal worden opgenomen.
Bovenstaande taken zijn slechts enkele van de vele verantwoordelijkheden van een virtuele assistent. De services die een virtuele assistent biedt, kunnen variëren, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf of de individuele klant. Als gevolg hiervan kunnen VA's aanpasbaar zijn en voldoen aan uw specifieke vereisten.
De voordelen van het inhuren van een virtuele assistent
Voor meer informatie over "wat doet een virtuele assistent?" u moet eerst de voordelen begrijpen. Het inhuren van een virtuele assistent kan tal van voordelen opleveren voor bedrijven en ondernemers. Virtuele assistenten kunnen bedrijven helpen groeien en bloeien door de productiviteit en efficiëntie te verbeteren, stress te verminderen en de balans tussen werk en privéleven te verbeteren.
Efficiënt tijdbeheer
Een virtuele assistent kan een klant helpen zijn tijd beter te beheren door tijdrovende taken op zich te nemen, zodat de klant zich kan concentreren op belangrijkere zaken.
Verbeterde organisatorische productiviteit
Ze kunnen helpen om de bedrijfsvoering te stroomlijnen, de efficiëntie te vergroten en de algehele productiviteit te verhogen.
Stressvermindering en meer vrije tijd
Klanten kunnen hun werkdruk verminderen en genieten van vrije tijd door taken te delegeren aan een virtuele assistent, waardoor stress wordt verminderd en de balans tussen werk en privéleven wordt verbeterd.
Verhoogde operationele schaal
Een virtuele assistent kan bedrijven helpen hun activiteiten uit te breiden door taken op zich te nemen waarvoor anders extra personeel nodig zou zijn.
Uitgebreid bereik
Een virtuele assistent kan op afstand werken, waardoor klanten toegang krijgen tot een wereldwijde talentenpool en bredere vaardigheden en expertise.
Verbeterde klantenservice
Een virtuele assistent kan uitstekende klantenservice bieden door te reageren op vragen en problemen op te lossen.
Kostenbesparingen
Klanten kunnen geld besparen op kantoorruimte, apparatuur en voordelen door een virtuele assistent in te huren.
Verbeterd emotioneel welzijn
Cliënten kunnen hun werkdruk verminderen en hun mentale en emotionele welzijn verbeteren door taken te delegeren aan een virtuele assistent.
Beter evenwicht tussen werk en privé
Door taken op zich te nemen die anders de persoonlijke tijd zouden verstoren, kan een virtuele assistent cliënten helpen bij het bereiken van een betere balans tussen werk en privéleven.
Een nieuwe nadruk op Core Business Services
U kunt zich concentreren op uw kernbedrijfsdiensten en de algehele effectiviteit vergroten door niet-kerntaken uit te besteden aan een VA. Zo leer je precies wat een virtuele assistent doet.
Wat is de rol van een virtuele assistent?
Virtuele assistenten krijgen geen specifieke taken toegewezen en hun taken variëren afhankelijk van hun werkgever. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende taken die aan virtuele assistenten worden toegewezen:
Administratieve taken
Virtuele assistenten worden het meest gebruikt voor administratieve taken. Het plannen van vergaderingen, het boeken van reizen, het ordenen van agenda's en zelfs het beantwoorden van telefoons via een verbindingslijn zijn hier voorbeelden van.
Boekhouden
Het bijhouden van de financiën is een essentieel onderdeel van het runnen van een winstgevend bedrijf, en virtuele assistenten kunnen helpen bij budgettering, inkoop en het bijhouden van onkosten.
Personal Assistant
Naast hun reguliere taken kunnen virtuele assistenten helpen bij het organiseren van taken buiten de werkvloer. Persoonlijke verantwoordelijkheden omvatten het boeken van vakanties, het organiseren van een kalender en het kopen van cadeaus voor vrienden en familie.
Klantenservice
Virtuele assistenten kunnen het eerste aanspreekpunt zijn voor klanten die hulp zoeken bij het oplossen van problemen of een uitlaatklep voor feedback voor bedrijven die een product of dienst aanbieden. Virtuele assistenten kunnen helpen bij routinetaken of zelfstudies geven. Als ze een klant niet kunnen helpen, kunnen ze de situatie escaleren naar de juiste persoon binnen het bedrijf.
Data Entry
Niet alle administratieve taken zijn administratief; virtuele assistenten kunnen een breed scala aan verantwoordelijkheden op zich nemen, waaronder gegevensinvoer. Een virtuele assistent in deze rol kan eenvoudig gegevens verzamelen, controleren op juistheid en onnodige records verwijderen. Dit is vooral handig voor het volgen van patiënten, facturering, mailing en schooladministratie.
Productie van sociale media
Hoewel veel bedrijven de waarde erkennen van online betrokkenheid bij potentiële klanten of klanten, kunnen de eisen voor beheer van sociale media soms onoverkomelijk lijken. Virtuele assistenten zijn nuttig bij het reageren op opmerkingen en het communiceren met volgers, maar ze kunnen ook schema's bijhouden en accountgegevens analyseren.
Content management
Stel dat u redactionele inhoud gebruikt om verkeer naar uw site te leiden, naamsbekendheid te vergroten en potentiële klanten aan te trekken. In dat geval bent u zich waarschijnlijk bewust van de enorme hoeveelheid werk die in de bedrijfsvoering komt kijken. Een virtuele assistent kan u helpen bij het beheren van een productiekalender, het organiseren van schrijfbronnen en het faciliteren van verschillende aspecten van het publicatieproces, zodat u zich kunt concentreren op de groei van het inhoudsprogramma.
Onderzoek
Elk bedrijf moet vertrouwen op onderzoek om zijn activiteiten te informeren, of het nu gaat om markt-, klant- of prestatieanalyse. Onderzoek kan, net als elk ander product, aan klanten worden verkocht. Maar zelfs met toegewijde middelen kan onderzoek tijdrovend zijn, dus sommige bedrijven huren virtuele assistenten in om te helpen met deze taak. Deze taken zijn het meest geschikt voor virtuele assistenten die gespecialiseerd zijn in gegevensanalyse, omdat ze doorgaans meer handmatig zijn.
Wat is het salaris van een virtuele assistent en hoe worden ze gecompenseerd?
Salaris voor virtuele assistenten varieert afhankelijk van ervaring en expertisegebied, volgens de website voor het zoeken naar werk Zip Recruiter:
- Per uur (beginnend bij $ 7.21 en oplopend tot $ 62.74)
- Per week (beginnend bij $ 288 en oplopend tot $ 2,510)
- Per maand (beginnend bij $ 1,250 en oplopend tot $ 10,875)
- Per jaar (beginnend bij $ 15,000 en oplopend tot $ 130,000)
Terwijl sommige assistenten cheques of postwissels accepteren voor betaling, geven de meesten er de voorkeur aan betaald te worden via beveiligde online services zoals PayPal. Hun factureringsmethoden kunnen verschillen: sommigen geven de voorkeur aan vooruitbetalingen, terwijl anderen hun werkgever wekelijks of maandelijks factureren.
Als virtuele assistenten worden ingehuurd als fulltime externe medewerkers, moeten ze regelmatig worden betaald.
Hoe een virtuele assistent te vinden en in te huren
Het inhuren van een assistent op afstand lijkt misschien eenvoudig omdat het een minder formele rol is, maar het wervingsproces kan net zoveel voorbereiding van de kant van de werkgever vergen. De fundamentele stappen zijn als volgt:
Stel uw verwachtingen vast
Het is van cruciaal belang om uw verwachtingen te documenteren voordat u met een nieuwe aannemer in zee gaat. Maak een gedetailleerde lijst van de taken die moeten worden voltooid en communiceer duidelijk prioriteiten en deadlines.
Kies een Beheerder
Als een parttime resource geen deel uitmaakt van uw officiële organigram, kan de verantwoordelijkheid van het management gemakkelijk dubbelzinnig worden en binnen een team verschuiven. Vermijd deze valkuil door vanaf het begin te bepalen wie verantwoordelijk is voor het communiceren van taken en het volgen van projecten.
Maak een budget
Als je een flexibele regeling wilt met een assistent die je naar behoefte kunt op- en afschalen, zorg er dan voor dat je van tevoren goed inzicht hebt in je budget, zodat de kosten niet per ongeluk uit de hand lopen.
Vacature
Maak een functiebeschrijving met een lijst met verantwoordelijkheden en plaats deze op een geschikte website. Enkele van de meest populaire sites staan vermeld op passief inkomen, waaronder:
- Odesk
- Fiverr
- TaskRabbit
- Hallo Rachel
Deze websites helpen u bij het vinden van gekwalificeerde kandidaten in uw vakgebied.
Met virtuele assistenten kunt u zich concentreren op wat het belangrijkste is: uw bedrijf.
Tijd is een waardevolle hulpbron bij het runnen van een bedrijf, en ondergeschikte, alledaagse taken kunnen soms een belemmering vormen voor het focussen op nieuwe kansen en groeigebieden. Als een virtuele assistent uw administratieve taken afhandelt, wordt uw werklast aanzienlijk verminderd, waardoor u en uw team meer tijd hebben om zich te concentreren op projecten met een grote impact.
Gerelateerde artikelen
- MARKETINGASSISTENT: definitie, taken, salaris, manager en interview
- PERSOONLIJKE ASSISTENT: definitie, taken en salaris
Referenties
