Niets in het leven is zeker, behalve de dood en belastingen, zo luidt het oude gezegde. Zelfs als u elk jaar met belastingvoorbereiding te maken krijgt, wordt het nooit eenvoudiger. Er zijn tenslotte maar weinig mensen die een bedrijf starten omdat ze het leuk vinden om belastingformulieren in te vullen (tenzij ze de boekhouding in gaan natuurlijk). Het is aan jou om te beslissen hoe groot een hinderlijk belastingseizoen zal zijn. Bedrijven die zich voorbereiden op het belastingseizoen door van tevoren alle benodigde documenten en gegevens te verzamelen (en misschien zelfs een belastingdeskundige in dienst te nemen om te helpen bij het indienen van de aangifte), zullen minimale downtime hebben. Als u niet van tevoren gegevens verzamelt, zult u gestrest raken bij het zoeken naar belangrijke papieren en e-mails om de indieningstermijnen te halen. In dit artikel bespreken we waar W9 voor wordt gebruikt in het bedrijfsleven, in een non-profitorganisatie en hoe het formulier moet worden ingevuld.
Wat is W9?
Een W9-formulier is een IRS-formulier dat wordt gebruikt om het belastingidentificatienummer (TIN) van een persoon te geven aan de betaler of degene die verantwoordelijk is voor het indienen van een informatieretour bij de IRS. Het W9-formulier wordt met zijn volledige naam het Request for Taxpayer Identification Number and Certification-formulier genoemd.
Een W9 wordt door een bedrijf gebruikt om betalingen aan aannemers, freelancers en andere leveranciers aan de Internal Revenue Service te rapporteren. Welk formulier (W-9 of W-4) moet u invullen? Het antwoord zal variëren als u een onafhankelijke contractant of een werknemer bent.
Bovendien wordt een verzoek om een belastingbetalersidentificatienummer en -certificering, of formulier W9, door een bedrijf gebruikt om belastinginformatie te verkrijgen van freelancers, consultants en andere leveranciers. Het W-9-formulier moet worden ingevuld door de aannemer of verkoper en naar het bedrijf worden gestuurd dat ze betaalt.
Welke informatie staat op formulier W-9?
Uw naam zoals die op uw belastingaangifte staat, komt op de eerste regel. Deze sectie is eenvoudig als u een particulier bent en uw inkomsten uit contractarbeid registreert in Schema C, Winst of verlies uit bedrijf. Uw eigen naam moet op regel 1 komen als u een eenzame eigenaar bent of een eenpersoonsbedrijf met beperkte aansprakelijkheid (LLC). Als u een partnerschap indient, een LLC met meerdere leden, een C-bedrijf of een S-bedrijf, gebruikt u de wettelijke naam van het bedrijf.
Ook als u een bedrijf heeft, kunt u dit hier op de tweede regel vermelden. Lijn 2 is waar eenmanszaken en LLC's met één lid hun bedrijf of "zaken doen als" naam (DBA) moeten vermelden. Regel 2 is waar een partnerschap, LLC met meerdere leden, C-bedrijf of S-bedrijf zijn handelsnaam, DBA of andere alternatieve namen moet vermelden.
In het derde deel geeft u aan hoe de persoon of het bedrijf in regel 1 wordt belast door de federale overheid. Kies er alstublieft slechts één. Als u de optie Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid selecteert, moet u de belastingstatus van uw bedrijf rechtvaardigen. U kunt kiezen tussen:
- Vertrouwen / Landgoed
- Particulier/eenmanszaak of LLC met één lid
- S bedrijf
- LLC
- C corporatie
- Samenwerking
In regel 4 kunt u een code invoegen om uit te leggen waarom u vrij bent van back-upinhouding.
Uw adres moet ook in regel 5 komen. Geef uw volledige adres op, inclusief eventuele appartement- of suitenummers. Uw adres (plaats, staat en postcode) staat op regel 6. De IRS stuurt uw 1099-NEC of 1099-MISC naar dit adres. Bovendien, als u van plan bent uw belastingen in te dienen, wilt u deze gegevens opnemen.
Wie moet een W9 invullen?
Een W9-formulier moet worden ingevuld door elke onafhankelijke contractant met een jaarinkomen van meer dan $ 600. Een W9 is ook vereist voor iedereen die meer dan $ 600 aan onbelaste jaarlijkse inkomsten ontvangt uit royalty's, huurbetalingen, prijzen en onderscheidingen.
In plaats van W9's in te dienen bij de IRS, houdt het vragende bedrijf ze in het bestand voor belastingtijd. De volgende situaties vragen om een W9-formulier:
- Kredietverstrekkers zien vaak af van schuldverplichtingen, zoals creditcardsaldi en hypotheekrentebetalingen, of verminderen deze aanzienlijk.
- Wanneer een bedrijf een werknemer moet aannemen die meer dan $ 600 aan inkomsten zal opleveren, wenden ze zich tot onafhankelijke contractanten.
- Een vastgoedtransactie, zoals de verkoop van een woning of ander onroerend goed, waarin een belastingplichtige participeert.
- Een financiële instelling die de beleggingsportefeuille van een belastingbetaler beheert.
Hoe een W9 in te vullen
Als het invullen van belastingformulieren u de willies geeft, hoeft u zich geen zorgen te maken; Formulier W-9 is een van de eenvoudigste IRS-documenten. We laten je de juiste manier zien om het af te maken. De IRS-website bevat alle pagina's voor formulier W-9. Bovendien kan het IRS-formulier zijn eigen unieke instructies bevatten. Hier zijn enkele eenvoudige stappen voor het invullen van een W9.
#1. W-9, lijn 1
Typ uw naam precies zoals deze op uw belastingaangifte staat.
#2. W-9, lijn 2
Als uw bedrijfsnaam of naam van de "entiteit" verschilt van de naam die u in stap 1 hebt gebruikt, voert u deze hier in. Als u de enige eigenaar bent, maar niet uw eigen naam wilt gebruiken bij het promoten van uw bedrijf, kunt u een fictieve naam gebruiken door "zaken te doen als" iets anders. Dit is de plek om die monicker in te typen.
Eenpersoonsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid worden vaak over het hoofd gezien. Ook wordt de classificatie van eenmanszaken en S-corporaties als buiten beschouwing gelaten entiteiten nooit gebruikt.
#3. W-9, lijn 3
Geef aan of uw bedrijf een eenmanszaak, maatschap, vennootschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, trust, nalatenschap of "anders" is voor federale belastingdoeleinden. Er mag slechts één categorie worden geselecteerd, dus zorg ervoor dat u het juiste vakje aanvinkt.
Als onderdeel van de instructies voor formulier W9 biedt de IRS ook een samenvattende tabel om u te helpen beslissen welke bedrijfsorganisatie u wilt vermelden.
#4. W-9, lijn 4
Vrijstellingen. Waarschijnlijk laat u deze velden gewoon leeg. Er zijn echter de volgende twee gevallen:
- In sommige gevallen moet het veld "Vrijgestelde begunstigdecode" worden gebruikt om aan te geven dat de ontvanger is vrijgesteld van back-upinhouding, zoals in het geval van bedrijven. Vrijgestelde begunstigden en hun respectieve codes, evenals de betalingscategorieën waarvoor deze codes vereist zijn, worden beschreven in de instructies van formulier W-9. Code "5" zou op een W-9 worden ingevoerd door bedrijven die rente- of dividendbetalingen hebben ontvangen.
- Het veld "Vrijstelling van FATCA-rapportagecode" is bedoeld voor begunstigden die zijn vrijgesteld van het indienen van belastingaangiften onder de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). De meeste onafhankelijke contractanten passen niet in een van deze categorieën.
#5. W-9, regels 5-6
Uw adres, stad, staat en postcode zijn allemaal nodig. Maak gebruik van het postadres dat vermeld staat in uw belastingaangifte. Laten we voor de eenvoud zeggen dat u een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar hun belastingaangifte doet met behulp van hun huisadres. In dit geval moet u uw huisadres opgeven op formulier W-9, zodat de IRS uw 1099's en 1040's gemakkelijker kan matchen.
Bovendien kan het W9-formulier het enige mechanisme zijn waarmee een bedrijf uw individuele gegevens verkrijgt. Wanneer u als leverancier in hun administratie staat, kan deze informatie in hun boekhoudsysteem worden ingevoerd en kunt u uw 1099 of andere belastingformulieren per post op dit adres ontvangen.
#6. W-9, lijn 7
Het identificeren van de aanvrager met naam en postcode is optioneel. Vink dit vakje aan als u een overzicht wilt van de entiteiten waarmee u uw belastingnummer hebt gedeeld.
Bovendien kunt u onderaan dit eerste deel van het W-9-formulier indien nodig rekeningnummers opnemen. Om een specifieke gebruiker in het systeem van de klant te identificeren, geeft u hier zijn accountnummer op. Mogelijk wordt u bijvoorbeeld gevraagd een W-9-formulier in te vullen. Aangezien u leverancier #45 in hun systeem bent, wordt u mogelijk gevraagd om dat nummer hier te noteren.
#7. W-9, Deel I
De IRS noemt de volgende sectie Deel I. Als u een solo-eigenaar bent, voert u hier uw eigen sofinummer in; als u een bedrijf of een andere zakelijke entiteit bent, geeft u uw arbeidsidentificatienummer (EIN) op.
Hoewel sommige eenmanszaken EIN's hebben, adviseert de IRS individuen om hun SSN's te gebruiken bij het invullen van formulier W-9. Als u uw belastingen indient met uw sofinummer, wordt het eenvoudiger om eventuele 1099's die u ontvangt te matchen met uw belastingaangifte.
Heeft u nog geen EIN voor uw bedrijf? Het W-9-formulier kan nog steeds worden ingevuld. De IRS instrueert belastingbetalers om de TIN-aanvraag in te vullen en "aangevraagd" in het daarvoor bestemde veld te noteren. Totdat u dit nummer verstrekt, wordt er back-up ingehouden, dus ontvang het zo snel mogelijk. De IRS-website is waar u naartoe moet gaan om een EIN aan te vragen. Raadpleeg deel II van stap 8 hieronder voor meer informatie over back-upinhouding.
#8. W-9, Deel II
Voordat u formulier W-9 ondertekent, moet u de juistheid van de informatie in deel II verifiëren. Als u willens en wetens een valse belastingaangifte indient, kunt u ernstige gevolgen krijgen, waaronder boetes en mogelijk gevangenisstraf. U moet zweren (op straffe van meineed) dat de volgende verklaringen waar zijn voordat u formulier W-9 ondertekent.
- Ik verklaar dat het hier vermelde identificatienummer van de belastingbetaler van mij is (of dat ik er momenteel een aan het aanvragen ben). Wettelijke belastingbetaler-identificatienummers moeten worden gebruikt. Liegen onder ede door gebruik te maken van een 'geleend', gestolen of verzonnen belastingnummer, kan zwaar worden bestraft.
- Ik hoef me geen zorgen te maken over back-up-inhouding omdat (a) de wet mij hier specifiek van vrijstelt, (b) de IRS me niet heeft geïnformeerd dat ik al mijn rente en dividenden moet rapporteren, of (c) de IRS heeft geïnformeerd me dat ik niet langer onderworpen ben aan back-upinhouding.
- Ik ben een legale inwoner of staatsburger van de Verenigde Staten. Als u een legale permanente inwoner bent, bent u veilig. De Internal Revenue Service classificeert ook als een "US person" elk binnenlands landgoed of binnenlandse trust, evenals elk partnerschap, bedrijf, bedrijf of vereniging die is opgericht in of gestructureerd volgens de Amerikaanse wetgeving. Lees de instructies van formulier W-9 zorgvuldig door als uw bedrijf een partner is met een buitenlandse partner. Formulier W-8 of formulier 8233 kan nodig zijn voor niet-Amerikaanse staatsburgers.
- Ik bevestig dat de FATCA-vrijstellingscode(s) die ik op dit formulier heb opgegeven juist is. Deze, die relevant is voor de Foreign Account Tax Compliance Act, is waarschijnlijk niet iets waarover u zich druk hoeft te maken.
Waar wordt een W9 in het bedrijfsleven voor gebruikt?
De informatie die op W9-formulieren wordt gepresenteerd, wordt door een bedrijf gebruikt om formulier 1099 op te stellen en in te dienen, een belastingaangifte die door onafhankelijke contractanten wordt gebruikt om inkomsten te registreren, en door de IRS om toezicht te houden op de rapportage van inkomsten verdiend door niet-werknemers.
Werkgevers die werknemers hebben, zijn wettelijk verplicht om een deel van het loon van hun werknemers in te houden om te betalen voor sociale zekerheid en Medicare. Onafhankelijke contractanten zijn echter verantwoordelijk voor het invullen van hun eigen aangifte inkomstenbelasting en er wordt vaak geen belasting op hun loon ingehouden. Daarom moeten bedrijven formulier 1099 uitgeven aan alle freelancers, consultants en onafhankelijke contractanten die in een bepaald belastingjaar meer dan $ 600 hebben betaald.
Het wordt bijvoorbeeld aanbevolen dat alle onafhankelijke contractanten een volledig ingevuld W9-formulier overleggen voordat ze met uw bedrijf beginnen te werken. Dit verifieert de legitimiteit van de aannemer en levert uw bedrijf de gegevens die het nodig heeft voor boekhoud- en rapportagedoeleinden.
W9 voor non-profitorganisaties
Veel leidinggevenden in de non-profitsector zullen waarschijnlijk gefrustreerd raken door het feit dat hun organisaties praktisch bureaucratie moeten inademen om hun belastingvrije status te behouden en hun doelstellingen te bereiken. Lees ook HOE EEN NON-PROFIT TE BEGINNEN IN 2023: Stapsgewijze handleiding.
Hoewel de non-profitversie van Form W9 nog een ander formulier toevoegt aan de oneindige stapel, is het in ieder geval gemakkelijk te begrijpen en in te vullen.
Wat is formulier W9 voor non-profitorganisaties?
Het "Request for Taxpayer Identification Number and Certification" (formulier W-9) is het document dat u moet gebruiken wanneer een ander bedrijf of overheidsinstantie de TIN van uw non-profitorganisatie opvraagt. Wanneer u zich bij de IRS registreert voor een EIN met behulp van formulier SS-4, ontvangt een non-profitorganisatie tegelijkertijd een TIN. Hoewel dit het belangrijkste stuk gegevens is dat wordt verzonden, bevat het formulier ook:
- De naam van uw non-profitorganisatie
- Het adres van de organisatie
- Het type entiteit
- Het TIN van de organisatie
Wat is een W9 die wordt gebruikt voor non-profitorganisaties
Als uw non-profitorganisatie zijn belastingbetalersidentificatienummer (en de bijbehorende informatie) moet delen met een andere organisatie zodat deze een informatieaangifte bij de IRS kan indienen, moet u W9 invullen. Het Taxpayer Identification Number (TIN) van uw bedrijf kan nodig zijn voor verschillende doeleinden, zoals:
- Je krijgt geld van een ander bedrijf.
- Organisatorische en vastgoedtransities
- Hypotheek aflossing
- Eigendom kopen, verkopen of opgeven
- Vrijstelling van schulden
- De bijdrage Investeren in pensioenrekening
Hoe een W-9 in te vullen voor een non-profitorganisatie
Hieronder wordt beschreven hoe u de relevante secties van het W9-formulier voor een non-profitorganisatie kunt invullen.
- Naam. Geef de volledige wettelijke naam van de organisatie zoals deze voorkomt op IRS 990's en ander organisatorisch papierwerk.
- Bedrijfsnaam/naam van buiten beschouwing gelaten entiteit. U moet hier een 'dba' of handelsnaam opnemen als uw non-profitorganisatie opereert onder een andere naam dan die vermeld in de statuten. Laat dit veld leeg als uw organisatie geen dba gebruikt.
- Federale belastingclassificatie. Kies "anders" en schrijf "Non-profitorganisatie vrijgesteld onder IRS Code Sectie ____." voor de federale belastingaanwijzing. Voer 501(c)(3) in om de belastingvrije status van uw organisatie te vinden.
- Vrijstellingen. Voer hier een code in om te voorkomen dat u een back-up inhoudings- of Foreign Account Tax Compliance Act-rapport moet indienen. Bedrijven die in aanmerking komen op grond van sectie 501(c)(3) van de Internal Revenue Code kunnen deze sectie negeren. Zie de instructies voor IRS-formulier W-9 of praat met een accountant als u vragen heeft over vrijstellingen.
- Adres. Vul de volgende secties in met het postadres van uw organisatie.
- Identificatienummer belastingplichtige. Voor federale belastingdoeleinden is het TIN of EIN van een non-profitorganisatie vergelijkbaar met het burgerservicenummer van een persoon. Als u IRS-formulier SS-4 indient, krijgt uw non-profitorganisatie een EIN als deze er nog geen heeft. Een EIN kan online worden aangevraagd en direct worden verkregen. Als u een EIN heeft, kunt u het W-9-formulier met die informatie invullen. U kunt op het W-9-formulier 'aangevraagd' aangeven als u een EIN heeft aangevraagd maar deze nog niet heeft verkregen. Geef uw burgerservicenummer niet op in de daarvoor bestemde vakken.
- Certification. Zet uw naam en datum op de aangifte. U kunt erop vertrouwen dat u niet bent onderworpen aan back-up-inhouding omdat u het juiste identificatienummer van de belastingbetaler hebt opgegeven.
Is een W9 hetzelfde als 1099?
Aannemers vullen een W-9-formulier in om hun informatie te geven aan het bedrijf waarvoor ze werken, en het bedrijf gebruikt die informatie vervolgens om een 1099-formulier in te vullen om de jaarlijkse inkomsten van de aannemer aan de IRS te rapporteren.
Welke invloed heeft een W9 op mijn belastingen?
De werkgever houdt geen van uw belastingen in als u een W-9 indient. U moet ervoor zorgen dat de juiste belastingen aan de overheid worden betaald. U moet echter ook zowel de werkgevers- als de werknemershelften van socialezekerheids- en Medicare-belastingen dekken.
Conclusie
Als u een contractarbeider, freelancer of solo-ondernemer bent, heeft u een W9-formulier nodig om uw belastingaangifte te doen. Uw werkgever is niet verplicht om belastingen op uw loonstrookjes in te houden en door een W9 in te vullen, bevestigt u dat u hiervoor zelf verantwoordelijk bent.
U dient dit formulier echter niet in bij de Belastingdienst. Je bezorgt het aan de wervende werkgevers. Het invullen van een W9 is eenvoudig, maar u moet altijd een laatste controle uitvoeren om er zeker van te zijn dat alles correct is. Als u hulp nodig heeft bij het begrijpen van uw belastingformulieren, kunt u een belastingdeskundige raadplegen.
Veelgestelde vragen
Kan ik weigeren een W9 in te vullen?
Ja, u heeft het recht om te weigeren een W-9-formulier in te vullen als u twijfelt aan de legitimiteit van het bedrijf dat erom vraagt. Haast u niet om een W-9 in te vullen als het bedrijf deze niet voor belastingdoeleinden gebruikt. Ook zijn fulltime werknemers vrijgesteld van het invullen van een W-9-formulier.
Wat gebeurt er als ik geen W9 indien?
Voor elk formulier dat niet verschijnt, kan een boete van $ 50 tot $ 270 worden opgelegd. Als u echter de begunstigde, aannemer of verkoper van een bedrijf bent, moet u een W-9-formulier invullen, anders krijgt u te maken met mogelijke IRS-boetes.
Hoeveel kunt u verdienen zonder een W9?
Elke persoon of organisatie die tijdens het specifieke belastingjaar meer dan $ 600 aan betalingen van uw kleine onderneming ontvangt, moet een W-9-formulier invullen.
Waarom zou iemand een W9 van u nodig hebben?
Zodra u als opdrachtnemer met een klant of een organisatie begint te werken, moeten zij u om een W-9-formulier vragen. De informatie op het formulier vertelt de inhurende partij of ze namens u 1099 moeten indienen bij de IRS.
Vergelijkbare artikelen
- HOE EEN W9 IN TE VULLEN: DEFINITIE & HOE DEZE IN TE VULLEN.
- NON-PROFIT ACCOUNTING: de beste services en software
- NON-PROFIT LENINGEN: Wat het is, hoe het werkt en alles wat u nodig heeft
- HOE KRIJG JE EEN EIN-NUMMER: Gedetailleerde gids
- Verkopersaccount met hoog risico: de beste verwerkers van risicovolle verkopersaccounts in 2023
Referentie
