Bedrijven kopen steeds vaker software voor financiële rapportage om uitdagende processen te vereenvoudigen, waarvoor gespecialiseerde vaardigheden nodig zijn voor nauwkeurige en betrouwbare resultaten. Maar met de buitensporig dure opties voor factuur- en factureringsapps die er zijn, wordt het behoorlijk verwarrend om een beslissing te nemen.
Lees verder voor een overzicht van de beste gratis factuur- en factureringsapps.
Wat is een factuur?
Een factuur is een commercieel document met tijdstempel dat een transactie tussen een koper en een verkoper specificeert en registreert. Als producten of diensten op krediet zijn gekocht, vermeldt de factuur meestal de voorwaarden van de transactie en informatie over de verschillende betalingsmogelijkheden.
Een papieren kassabon, een verkoopfactuur, een debetnota, een verkoopfactuur of een online elektronisch document zijn allemaal voorbeelden van facturen.
De fundamentele elementen van een factuur
Op de factuur moet op de voorzijde van de factuur vermeld staan dat het een factuur betreft. Het heeft vaak een duidelijke identiteit, bekend als factuurnummer, dat kan worden gebruikt voor zowel interne als externe referenties. In de meeste gevallen bevat een factuur contactgegevens van de verkoper of dienstverlener in het geval van een factureringsprobleem.
#1. Voorwaarden
Betalingsvoorwaarden zijn opgenomen in een factuur, evenals informatie over eventuele kortingen, details over vroegtijdige betaling of financiële kosten voor te late betalingen. Het toont ook de eenheidskosten van het artikel, het totale aantal gekochte eenheden, vracht-, handling-, verzendings- en toepasselijke belastingkosten, evenals het totale verschuldigde bedrag.
#2. Timing en afdrukken
Bedrijven kunnen maandelijks een maandeindeafrekening meesturen als factuur voor alle openstaande transacties. In dit geval moet op de verklaring vermeld staan dat er geen aanvullende facturen worden verzonden. Historisch gezien werden facturen op papier gedocumenteerd, waarbij veel kopieën werden gemaakt om ervoor te zorgen dat zowel de koper als de verkoper een overzicht van de transactie hadden.
Door de computer gegenereerde rekeningen zijn nu heel gebruikelijk. Ze kunnen op aanvraag worden geproduceerd of via e-mail naar elke partij worden verspreid. Elektronische documenten maken het ook eenvoudig om transacties te vinden en te sorteren op basis van nummer, datum, artikel of klant.
#3. Pro forma
Een pro-formafactuur is een conceptverkoopfactuur die aan kopers wordt gegeven voordat goederen worden verzonden of afgeleverd. In de meeste gevallen zal de factuur de gekochte artikelen beschrijven, evenals andere belangrijke details, zoals het verzendgewicht en de transportkosten. Bij buitenlandse transacties worden pro-formafacturen veel gebruikt, met name voor douanedoeleinden bij import.
#4. Datum van facturering
De factuurdatum is de datum waarop de artikelen zijn gefactureerd en de transactie juridisch is gedocumenteerd. Omdat de factuurdatum de kredietduur en vervaldatum van de factuur definieert, levert deze dus essentiële betalingsinformatie op. Dit is vooral van cruciaal belang voor bedrijven die krediet aanbieden, zoals Net 30, wat betekent dat de betaling binnen 30 dagen moet plaatsvinden.
Op dezelfde manier hebben bedrijven die klanten toestaan artikelen te retourneren doorgaans een deadline die is gebaseerd op een bepaald aantal dagen vanaf de aankoopdatum, die op de factuur wordt vermeld.
#5. Elektronische facturatie
Sinds het begin van het computertijdperk hebben mensen en bedrijven het gemakkelijker gevonden om te vertrouwen op elektronische facturering als alternatief voor papier. Elektronische facturering, ook wel e-facturering genoemd, is een soort elektronische facturering die transactiedocumenten tussen partijen genereert, bewaart en volgt. Hierdoor wordt voldaan aan de verplichtingen uit hun overeenkomsten.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van de factuur- en factureringsapp
Het kan de operationele efficiëntie, de nauwkeurigheid van de gegevens en de zichtbaarheid van financiële informatie van een bedrijf dramatisch vergroten. Boekhoudsoftware wordt vaak gebruikt om de dagelijkse boekhoudprocedures te automatiseren en te vereenvoudigen.
Ondertussen bieden andere producten extra voordelen voor ontwikkelende bedrijven, zoals mondiaal belastingbeheer en naleving van mondiale standaarden voor jaarrekeningen. Naast de hierboven beschreven voordelen zijn er enkele belangrijke voordelen van goede financiële rapportagesoftware:
#1. Verhoogde nauwkeurigheid
Door de gegevensinvoer en andere boekhoudkundige handelingen te automatiseren, minimaliseert boekhoudsoftware de kans op menselijke fouten dramatisch. Door alle financiële gegevens in één systeem op te slaan, verkleint u de kans op fouten bij het kopiëren en plakken van gegevens tussen programma's.
#2. Verbeterde operationele efficiëntie
Boekhoudsoftware verbetert de operationele efficiëntie door dagelijkse financiële taken zoals transactie-invoer, factuurproductie en factuurbetaling te automatiseren. Automatisering verhoogt de ROI van boekhoudsoftware aanzienlijk, omdat het personeel de ruimte geeft om zich te concentreren op het oplossen van problemen en analyses, terwijl ook de papierwerkverwerking wordt versneld.
Het helpt bij de koppeling met ERP-systemen, waardoor bedrijven hun hele organisatie kunnen beheren met één enkele set apps, waardoor repetitieve gegevensinvoer wordt geminimaliseerd, workflows worden versneld en de afdelingscommunicatie wordt verbeterd.
#3. Realtime zichtbaarheid en samenwerking binnen de hele organisatie
Managers en teamleden krijgen direct toegang tot financiële gegevens, zoals betalingen, rekeningsaldi en verkopen, waardoor een uitgebreid beeld ontstaat van de activiteiten van het bedrijf.
Ze kunnen snel de sterke punten van een bedrijf evalueren en eventuele problemen ontdekken die moeten worden opgelost met aanpasbare rapporten, dashboards en andere analysetools. Managers kunnen belangrijke inzichten verwerven uit bedrijfsgegevens, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over het implementeren van nieuwe strategieën en het aanpassen aan marktontwikkelingen.
Boekhoudsoftware biedt de organisatie tegenwoordig directe toegang tot nauwkeurige en uitgebreide informatie van alle afdelingen.
#4. schaalbaarheid
Boekhoudsoftware die geschikt is voor uw organisatie kan u helpen groeien doordat u effectief kunt opschalen. Cloudgebaseerde boekhoudsoftware vereenvoudigt de bedrijfsgroei door de noodzaak van dure hardware of software-installatie ter plaatse te elimineren, waardoor efficiënte functies en gebruikerstoevoeging mogelijk zijn.
Boekhoudsoftware is bedoeld om te voldoen aan de ingewikkelde behoeften van groeiende bedrijven, zoals buitenlandse activiteiten, talrijke valuta's en dochterondernemingen.
#5. Financiële processen die versneld worden
Boekhoudsystemen stroomlijnen financiële processen die anders tijdrovend zouden zijn. Ze helpen bedrijven informatie te consolideren en op elkaar af te stemmen om financiële afsluitingsprocedures te versnellen en de inspanningen aan het einde van elke periode te verminderen.
Bedrijven kunnen financiële overzichten efficiënter voorbereiden en rapportagedeadlines halen dankzij de ingebouwde financiële rapportage.
#6. Verbeterde budgettering en prognoses
Door historische en actuele bedrijfsgegevens te analyseren, maken toonaangevende boekhoudsystemen gebruik van budgettering en prognoses om effectief te anticiperen op de toekomstige inkomsten, uitgaven en winstgevendheid van een bedrijf.
#7. Naleving van de belasting- en boekhoudregels
Boekhoudsoftware is een essentieel hulpmiddel dat organisaties kunnen gebruiken om te voldoen aan de boekhoudregels in elk land waarin zij actief zijn.
Sommige software kan bijvoorbeeld de naleving van US GAAP en internationale IFRS automatiseren, waardoor bedrijven hun boekhoudkundige activiteiten kunnen verminderen.
#8. Verbeterde veiligheid en consistentie
Boekhoudsoftware maakt gebruik van beveiligingsfuncties zoals encryptie en aangepaste toegangsbeperkingen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot kritieke gegevens. Boekhoudsystemen slaan financiële gegevens vaak op in de cloud, waardoor continue toegang mogelijk is, zelfs tijdens stroomstoringen of natuurrampen.
Het kiezen van de juiste boekhoudsoftware vereist een grondige studie van de functies om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de eisen van uw bedrijf en om mogelijke fouten in het selectieproces te voorkomen.
Beste gratis factuur- en factureringsapps
#1. Xero: Uitstekend voor startups
Organisaties van elke omvang en in verschillende sectoren gebruiken Xero als een populair boekhoudhulpmiddel. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing voor financiële rapportage die alle mogelijkheden omvat die kleine ondernemingen en startups nodig hebben.
De software omvat geautomatiseerde afstemmingen, schattingen van het banksaldo, AI-aangedreven cashflowvoorspellingen en eenvoudig op maat gemaakte financiële rapporten. Xero biedt een flexibel platform met talloze valuta's, onbeperkte klanten- en gebruikersaccounts, evenals volledige ondersteuning en online cursussen.
Er zijn meer dan 1,000 apps geïntegreerd in het platform, waaronder onder meer Shopify, HubSpot, MailChimp, Float en Accelo.
Xero is ongelooflijk zuinig en biedt verschillende voordelen, zoals een onbeperkt aantal gebruikers, factureringsmogelijkheden en het automatisch vastleggen van bonnen. De nadelen zijn de beperkte functies van het instapplan en de exclusieve beschikbaarheid van verschillende valuta's bij het topplan.
#3. Tipalti
Tipalti is marktleidende financiële automatiseringssoftware met uitgebreide financiële rapportagemogelijkheden. Financiële rapportage, automatisering, interne controles over financiële rapportage (ICFR), inkoop en internationale crediteurentechnologieën zijn allemaal beschikbaar via het systeem.
Het platform biedt mogelijkheden voor automatische leveranciersvalidatie vóór goedkeuring, interne controle en risicobeoordeling. Het zoekt leveranciers efficiënt naar dubieuze begunstigden op anti-narcotica-, anti-terrorisme- en OFAC-lijsten, waardoor onmiddellijke afstemmingen en de detectie van frauduleuze betalingen mogelijk zijn.
#4. Salie intact
Sage Intacct is een cloudgebaseerde softwareoplossing voor financiële rapportage voor groeiende bedrijven met interne accountants of boekhoudteams. Vanwege de op maat gemaakte workflows, automatische financiële rapportagefuncties en uitgebreide audittrails is het een sterk aanbevolen oplossing voor ontwikkelende ondernemingen.
De “Intelligent GL” (General Ledger) tool maakt een snelle beoordeling van duizenden transacties mogelijk om afwijkingen en fouten op te sporen, waardoor consolidaties worden versneld.
Sage Intacct is een uitstekende keuze voor bedrijven met meerdere divisies of dochterondernemingen die hun financiële consolidatie- en rapportageprocedures willen verbeteren. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex en Workiva behoren tot de platforms die zijn geïntegreerd.
Sage Intacct biedt verschillende voordelen, waaronder een gebruiksvriendelijke interface voor workflowautomatisering en branchespecifieke oplossingen. De nadelen van het systeem zijn onder meer ondoorzichtige prijzen en het onvermogen om handmatige betalingen aan te passen.
#5. Oracle NetSuite: het beste voor wereldwijde bedrijven:
NetSuite is een complete oplossing voor financiële rapportage die financiële gegevens, voorraadbeheer, enterprise resource planning (ERP), handel en supply chain management omvat.
De software is uiterst aanpasbaar, met geavanceerde mogelijkheden zoals ingebouwde analyses, gebruiksvriendelijke interfaces en de mogelijkheid om specifieke gegevens voor elke periode op te halen.
Oracle-dashboards zijn zeer rolspecifiek en aanpasbaar, waardoor gebruikers hun ervaring kunnen afstemmen op hun individuele vereisten. Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive en Oracle Analytics Cloud behoren tot de integraties.
De voordelen van deze software zijn onder meer de aanzienlijke aanpasbaarheid, vooraf gebouwde dashboards en analyses, en ERP-functies. Het heeft aanzienlijke beperkingen, zoals dure opstartkosten en een steile leercurve.
#6. Kubus: Uitstekend geschikt voor ontwikkeling
The Cube is een webgebaseerd hulpmiddel voor financiële planning en analyse waarmee bedrijven strategische plannen kunnen opstellen, gevoeligheidsstudies kunnen uitvoeren en gegevens op verschillende platforms kunnen synchroniseren.
Cube werd gekozen vanwege de connectiviteit met Excel en Google Spreadsheets, waardoor teams hun budgettering, prognoses en financiële gegevensrapportage eenvoudiger kunnen beheren via configureerbare workflows.
Voor financiële consolidaties en grootboekrekeningtoewijzingen bevat de software mogelijkheden zoals geautomatiseerde audittrails, aangepaste dashboards en opgeslagen gegevensregels. Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Spreadsheets en HubSpot worden ook ondersteund.
Het programma heeft verschillende voordelen, waaronder de mogelijkheid om verbinding te maken met meerdere gegevensbronnen, een gebruiksvriendelijke interface en snelle klantenondersteuning. De belangrijkste nadelen van dit product zijn de exorbitante prijs en het gebrek aan suppress-zero-mogelijkheden.
#7. Freshbooks: Uitstekend voor mensen met een krap budget
Freshbooks is goedkope, gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware, ideaal voor kleine ondernemingen, freelancers en solo-ondernemers.
De oplossing beschikt over uitstekende functies, zoals jaarlijkse en tussentijdse financiële overzichten, synchronisatie van bankrekeningen en uitgebreide belastingrapportage. Freshbooks biedt, naast de basisrapportagemogelijkheden, een aantal financiële rapportageopties, zoals facturering, klantbeheer, betalingen en uitgavenbeheer.
Hubspot, QuickBooks, Google Spreadsheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square en Shopify behoren tot de connectoren. Bovendien is de software eenvoudig te gebruiken; het communiceert met uw bank voor eenvoudige afstemming en biedt configureerbare facturen en e-maillay-outs.
#8. Budgyt: Uitstekend geschikt voor kleine projecten
Deze cloudgebaseerde software biedt geavanceerde financiële planning- en rapportagetools.
De software voor budgetbeheer is eenvoudig te gebruiken en bevat functies zoals samenwerking tussen meerdere afdelingen, gegevensanalyse op transactieniveau, flexibele prognoses, audittrails en op gebruikers gebaseerde toegangscontroles.
Bovendien biedt Budgyt een schat aan instructiebronnen en begeleiding, zoals webinars, video's, persoonlijke training en documentatie, waar gebruikers goed gebruik van kunnen maken.
Budgyt ondersteunt Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft en Lawson-integraties.
De voordelen van deze oplossing zijn onder meer mogelijkheden voor budgettering en prognoses, goede klantenondersteuning, brede productondersteuning en uitgebreide trainingshandleidingen. Het heeft beperkte integraties en is enigszins prijzig voor kleine organisaties.
#9. Insight Software: Uitstekend geschikt voor rapporten op maat
Gegevensexport vanuit ERP- of EPM-systemen naar Excel wordt eenvoudiger gemaakt met behulp van Insight-software, waardoor de constructie van gepersonaliseerde dashboards mogelijk wordt. Vanwege de op maat gemaakte Excel-rapportages, koppeling met afdelingsplanning en effectief workflowmanagement heb ik inzichtsoftware aan mijn lijstje toegevoegd.
Account Payable (A/P) en Account Revisable (A/R)-veroudering, vooraf geconfigureerde query's, audittrails en een eenvoudig formulier-, rapport- en dashboardontwerp, evenals automatische voorbereiding en opmaakmogelijkheden, zijn allemaal inbegrepen in de software.
De rapportgenerator maakt het eenvoudiger om op maat gemaakte financiële rapporten voor teamleden te maken. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite en SAP behoren tot de integraties.
Deze applicatie heeft voordelen zoals een gebruiksvriendelijke spreadsheetinterface, snelle gegevensimport en aangepaste rapportagemogelijkheden. Er zijn beperkingen aan inzichtsoftware, zoals beperkte analytische hulpmiddelen, en het kan onbetaalbaar zijn voor kleine teams.
#10. Spreadsheet Server: de meest effectieve op Excel gebaseerde oplossing
De Spreadsheet Server van Insights-software is een gebruiksvriendelijke add-in voor Microsoft Excel die analyse en live rapportage van gegevens uit uw ERP-oplossing biedt.
Spreadsheet Server is een zeer aanpasbare toepassing voor financiële rapportage waarmee gebruikers gegevens uit grote ERP's in Excel kunnen importeren en een verscheidenheid aan rapporten en dashboards kunnen maken.
Rapportsjablonen, aangepaste dashboards, op rollen gebaseerde gebruikersrechten, variantieanalyse en ad-hocrapportagetools behoren tot de mogelijkheden van de software. Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage en BannerFlow behoren tot de integraties.
De voordelen van deze tool zijn onder meer het hoge aanpassingsniveau, vooraf geconfigureerde gegevenszoekopdrachten en een soepele verbinding met Excel. Een nadeel van de software is dat deze slechts acht talen ondersteunt, en er kan een leercurve zijn voor personen die nieuw zijn met op Excel gebaseerde oplossingen.
Is er een manier om gratis facturen te maken?
Met de gratis factuurbouwer van Canva kunt u snel professioneel ogende facturen voor uw klanten maken. Behoud merkconsistentie door snel uw eigen logo, merkkleuren en lettertypen toe te voegen aan honderden aanpasbare factuursjablonen.
Hoe verstuur ik kosteloos een factuur?
Omdat er geen verborgen kosten zijn, is Zoho Invoice een van de beste gratis factureringssoftwareoplossingen. Wanneer klanten een factuur betalen, moet u eventuele transactiekosten betalen. Authorize.net, Stripe, Braintree en ACH Payments zijn slechts enkele van de betalingsgateways die worden ondersteund door Zoho Invoice.
Zijn Google-facturen gratis?
Met Google Documenten kunt u gratis cloudgebaseerde, op maat gemaakte facturen maken, door een volledig configureerbare professionele sjabloon te downloaden of door de factuur vanaf het begin te ontwerpen.
Heeft Google een factuursysteem?
Google Workspace Marketplace – Gefactureerd. Overzicht Invoiced is een facturatiesysteem dat het voor bedrijven van elke omvang eenvoudig maakt om online te factureren en betaald te krijgen (elektronische presentatie en betaling van facturen). We stellen bedrijven in staat om binnen enkele seconden online betalingen te accepteren, waaronder creditcards, ACH, bitcoin en PayPal...
Conclusie
Naleving van boekhoudkundige regels en voorschriften wordt moeilijk zonder financiële rapportagesoftware. Software voor financiële rapportage vermindert ook fouten in financiële overzichten en inconsistenties die worden veroorzaakt door handmatige handelingen.
Voordat u een oplossing implementeert, moet u echter zorgvuldig de voor- en nadelen van elke financiële rapportagesoftware afwegen en uw teams betrekken bij een overleg om de beste oplossing voor uw bedrijf te bepalen. Om een naadloos en succesvol financieel rapporteringsproces te garanderen, moet u ten slotte de tijd nemen om grondig naar de informatie te luisteren en erover na te denken.
- BOEKHOUDFACTUUR: definitie, hoe deze op te nemen en gratis software
- WAT BETEKENT FACTUUR: definitie, typen, elementen en waarom het belangrijk is
- Beste gratis boekhoudsoftware voor kleine bedrijven uit 2023 (bijgewerkt)
- NET 30 BETALINGSVOORWAARDEN: Betekenis, voorbeelden en redenen waarom u ze wel of niet zou moeten gebruiken
- BETALINGSVOORWAARDEN: hoe u de beste betalingsvoorwaarden gebruikt
Referenties
