Wist u dat contracten ongeveer 60 – 80% van de zakelijke transacties regelen? Hetzelfde rapport suggereert ook dat grote bedrijven ongeveer $ 215,000 verliezen per dag dat een contractproces voortduurt. Bovendien wordt gesuggereerd dat bedrijven door het elimineren van contractonnauwkeurigheid en niet-naleving, 33-41% van de kosten verminderen, wat overeenkomt met 2% van de totale jaarlijkse kosten.
Dat is waar de contractlevenscyclusbeheersysteem komt in beeld. Het is een proces van het beheren, analyseren en uitvoeren van contractcreatie. Bedrijven begonnen rond 2018 met het toepassen van contractlevenscyclusbeheer, maar de trend won aan kracht in de post-pandemische wereld. Dat komt omdat contracten tegenwoordig meestal digitaal zijn.
CLM helpt bedrijven contractrisico's te minimaliseren en zorgt ervoor dat ze voldoen aan regelgeving, auditcontracten en georganiseerd blijven van begin tot eind. Volgens Goldman Sachs profiteert het bedrijf met een gevestigd CLM-proces van 80% minder betalingsfouten, waardoor onderhandelingscycli met 50% worden versneld, en meer.
Afgezien van deze tastbare voordelen, kan contractlevenscyclusbeheer een bedrijf op veel manieren helpen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van contractlevenscyclusbeheer voor bedrijven.
CLM stroomlijnt het hele proces
Vraag het een willekeurige zakenman of advocaat en ze zullen het eens zijn over het belang van voorbereiding. Hetzelfde geldt voor contracten. Daar komt de CLM goed van pas. Het contractlevenscyclusbeheersysteem kan uw eerdere contracten doorzoeken om standaardtaal te vinden die opnieuw kan worden gebruikt.
If documentautomatiseringssoftware wordt gebruikt, kunnen bedrijven in slechts enkele minuten contracten opstellen. Deze CLM-systemen kunnen de belangrijkste teamleden identificeren die in het contract moeten worden opgenomen en eventuele problemen schetsen die zich in het verleden hebben voorgedaan.
Het volgen en bewaken van contracten wordt vereenvoudigd
Een van de meest cruciale aspecten van contractbeheer is het volgen van nakoming, mijlpalen, tijdlijnen en andere parameters. Een gevestigd contractbeheersysteem kan contracten volgen voor potentiële risico's en problemen. Zodra het een risico of probleem herkent, stelt het het betrokken team op de hoogte om actie te ondernemen.
CLM-software biedt gedetailleerde gegevensdashboards die waardevolle inzichten en zichtbaarheid bieden in de werklast en distributie. Het systeem kan ook gebieden lokaliseren waar vertragingen in de contractlevenscyclus optreden. Datagestuurde oplossingen zoals deze maken automatisering mogelijk die verder reikt dan de juridische afdeling door het contractproces te integreren in verschillende facetten van het bedrijf.
Elimineert menselijke knelpunten
Het is bekend dat het handmatig beheren en tekenen van contracten ingewikkelde processen zijn. Het kost veel tijd en moeite van de verschillende teams. Er zijn ook kansen op fouten veroorzaakt door menselijk handelen en ingrijpen. Volgens experts zijn deze menselijke fouten een van de grootste obstakels als het gaat om contractbeheer. Door gebruik te maken van een geautomatiseerd contract lifecycle management systeem kunnen merken dergelijke menselijke knelpunten eenvoudig wegwerken.
De datagedreven contractering voorkomt ook dat het juridische team van de organisatie wordt bedolven onder de zee van documenten. Het gebruikt de gemakkelijk doorzoekbare contractuele informatie om strategische kansen te identificeren die anders onopgemerkt zouden zijn gebleven.
Zorgt voor naleving
Zoals u wellicht al weet, is naleving het belangrijkste aspect van elk contract. Als er enige afwijking is van contractuele verplichtingen of naleving, kunnen bedrijven financiële en juridische verliezen lijden. Om rechtszaken te voorkomen, is het daarom van cruciaal belang om de naleving te handhaven. Daarvoor is een gedegen contract lifecycle management systeem nodig.
Een CLM-systeem slaat alle kritische zakelijke documenten in een recordbeheersysteem met back-ups en handhavingsbeleid voor bewaarbeleid. Het zorgt voor nalevingshandhaving, aangezien uw kritieke records veilig zijn.
Maakt samenwerkingen gemakkelijk
Zoals hierboven vermeld, biedt CLM een gecentraliseerde repository voor de opslag en afhandeling van alle contracten. CLM-systemen slaan alle contracten en kritieke bedrijfsdocumenten op in beveiligde clouds om de privacy en veiligheid van die documenten te waarborgen. Teams die aan deze contracten werken, hebben gemakkelijk toegang en werken er veilig en gezamenlijk aan.
Vraag het aan iedereen die met contracten te maken heeft gehad, en zij zullen u vertellen dat zelfs de meest eenvoudige contracten meerdere medewerkers en meerdere aftekenlagen kunnen omvatten. CLM elimineert de noodzaak voor meerdere versies en vormt zo een uniforme werkruimte waar alle bewerkingen, goedkeuringen, markeringen en uitvoering plaatsvinden op één enkel platform.
Helpt bij het besparen van tijd en kosten
Zoals eerder vermeld, onthulde PriceWaterhouseCoopers dat de fouten/onjuistheden in de drukke en verkoopkant van een contract resulteerden in 2% van de jaarlijkse kosten. Met een geautomatiseerd CLM-systeem kunnen bedrijven een hoop geld besparen door nalevingsboetes, gemiste kansen door menselijke fouten en betalingsfouten te elimineren. CLM bespaart ook tijd door het aanbieden van een gemakkelijk doorzoekbare contractdatabase, gestroomlijnde functie en het elimineren van herwerk om vertragingen te voorkomen.
Nu de wereld digitalisering snel toepast, is het beheer van de levenscyclus van contracten van cruciaal belang voor elk bedrijf. Een effectieve CLM helpt bedrijven geloofwaardigheid te winnen, het bestuur te verbeteren, boetes te voorkomen en tijd en moeite te besparen.
