CREDITCARDAUTORISATIEFORMULIER: hoe u er een krijgt en alles wat u moet weten

Creditcard autorisatieformulier
Afbeeldingsbron: LawDistrict

U hebt deelgenomen aan het kaartautorisatieproces als u ooit een creditcard of betaalpas hebt gebruikt om een ​​aankoop te doen. Hetzelfde geldt als u een onderneming runt die klantenbetalingen via creditcard of bankpas ontvangt. Elk van de meer dan een miljard creditcardtransacties die dagelijks over de hele wereld worden afgehandeld, moet eerst worden geautoriseerd. De meeste mensen weten echter niet al te veel over de kaartautorisatieprocedure, ondanks het feit dat het een integraal onderdeel is van zakendoen en een normaal onderdeel is van het dagelijks leven van de meeste mensen. Het autoriseren van een creditcard is een veel complexer en belangrijker proces dan alleen controleren of de kaarthouder voldoende saldo heeft. Hier zullen we het hebben over het autorisatieformulier voor creditcards en hoe Hyatt, Hilton en andere hotelketens het in verschillende staten hebben aangepakt.

Voordat we de details van het formulier zelf bespreken, laten we eens kijken naar wat Creditcardautorisatie is en wat het inhoudt.

Wat is creditcardautorisatie?

Autorisatie van een creditcard is de verificatie van de bevoegdheid van een kaarthouder om zijn creditcard te gebruiken voor een specifieke aankoop. Wanneer u uw creditcard gebruikt om een ​​transactie uit te voeren, of elke keer dat een creditcard wordt gebruikt, worden de gegevens op de kaart door een machine gelezen en naar de creditcardmaatschappij gestuurd. De uitgever van de creditcard controleert vervolgens of de gegevens correct zijn en of de rekening een goede reputatie heeft. Als alles klopt, wordt de verkoop goedgekeurd en kun je verder met de aankoop.

Vanuit het oogpunt van de klant duurt de goedkeuring van de creditcard slechts enkele seconden.

Toen creditcards voor het eerst werden geïntroduceerd in de jaren vijftig, ontstond bovendien het concept van het autoriseren van aankopen met die kaarten. Klanten moesten een fysiek creditcardautorisatieformulier invullen, dat vervolgens ter beoordeling naar de creditcardmaatschappij werd gestuurd. Recente technologische ontwikkelingen hebben de procedure veel efficiënter en sneller gemaakt. Dit kan op twee verschillende manieren, namelijk door de kaart door een kaartlezer te halen of door het kaartnummer in een terminal in te voeren.

Autorisatie voor betaalpassen volgt dezelfde stappen en het geld gaat direct van de rekening van de klant naar de rekening van de handelaar.

Hoe werkt de autorisatie van een creditcard?

Laten we eerst kort de vele deelnemers aan de kaartautorisatieprocedure voorstellen. Om een ​​kaart te autoriseren, moeten vier personen deelnemen:

  • De klant, in deze setting ook wel de kaarthouder genoemd
  • Deze firma
  • Bank die de zekerheid "afgeeft".
  • De koper wordt vaak de overnemende bank genoemd

In de meeste gevallen zal een betalingsverwerker de kaartautorisatie afhandelen als onderdeel van de diensten die zij aan verkopers aanbieden. Naast hun primaire functie treden veel betalingsverwerkers ook op als verwerver voor de bedrijven die ze bedienen. Stripe biedt zijn zakelijke klanten bijvoorbeeld naast de betalingsverwerking ook de functies van een verkopersaccount en acquirer. In de context van het verbinden met de banken van kaarthouders (uitgevers of uitgevende banken genoemd) om transacties goed te keuren, is een verwerver (ook wel een wervende bank genoemd) een bank of financiële instelling die namens bedrijven betalingen met creditcards of betaalpassen afhandelt .

Procedures voor creditcardautorisatie

De procedure waarmee verschillende entiteiten tot een consensus komen over het al dan niet goedkeuren van een transactie is als volgt:

  1. Bij het afrekenen betaalt de klant met een creditcard. Zowel persoonlijke als online aankopen moeten hun creditcardgegevens hebben geautoriseerd.
  2. Wanneer een klant een aankoop doet, stelt het verkooppuntsysteem (POS) van de winkel onmiddellijk de betalingsverwerker of verwerver van het bedrijf op de hoogte en vraagt ​​om autorisatie voor de verkoop.
  3. De verwerver zal vervolgens het verzoek indienen bij de uitgever voor autorisatie via het kaartnetwerk.
  4. De uitgevende bank kijkt om twee belangrijke redenen naar de rekening van de kaarthouder:
  • De geldigheid van de kaart controleren
  • Het controleren van de beschikbaarheid van financiën of krediet om er zeker van te zijn dat er genoeg is om aan de aankoopprijs te voldoen.
  1. De overnemende bank ontvangt een van de volgende twee uitkomsten van de uitgevende bank:
  • Geverifieerd door een goedkeuringscode: Als de uitgever verifieert dat de kaart legitiem is en voldoende saldo heeft, zal de uitgever reageren op het verzoek van de acquirer door de transactie door te laten gaan. Bij deze toestemming wordt een autorisatiecode verstrekt.
  • Geweigerd met een foutcode: De emittent zal de acquirer via een foutcode op de hoogte stellen als hij van mening is dat het autoriseren van de transactie onmogelijk is om een ​​van de redenen die we binnenkort zullen bespreken.

In de meeste gevallen duurt de autorisatie van de kaart niet meer dan een paar seconden. Alle bovenstaande acties vinden plaats in een fractie van een seconde tussen het in de lezer steken van uw kaart en het horen van het "goedgekeurde" bericht van de lezer.

Hoe kunnen kaartautorisaties mislukken?

Het is mogelijk dat kaartautorisaties om economische of technologische redenen mislukken. De meeste online verwerkers stellen kopers echter onmiddellijk op de hoogte als een transactie mislukt. Een autorisatiefoutcode specificeert de reden voor de fout. Acquirer-specifieke foutcodes worden gebruikt. Een autorisatiefout is de meest kritieke factor om te voorkomen dat een verkoop doorgaat. Het autorisatienummer is vereist voordat de verkoper de koopwaar verzendt of de transactie voltooit.

Bovendien, als het foutnummer wijst op een technisch probleem, is het meestal de verantwoordelijkheid van de leverancier om het op te lossen. De verkoper kan vertraging oplopen als de overnemende partij technische problemen ondervindt en tijd nodig heeft om deze op te lossen. Meestal is de oorzaak een probleem met de gegevens die in de computer worden ingevoerd. Een foutief ingevoerde of ontbrekende waarde in de instellingen of de online indiening kan hiervan de oorzaak zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de verkoper om het probleem onverwijld aan te pakken. Als een koper een financiële foutcode ontvangt, duidt dit meestal op een probleem met zijn account.

Creditcard autorisatieformulier

Het is normaal dat een bedrijf creditcards accepteert, maar is een creditcardautorisatieformulier nodig? Hoewel de overgrote meerderheid van de Amerikanen nu ten minste één creditcard bij zich heeft, is het accepteren van plastic slechts een van de vele opties die bedrijfseigenaren hebben. U moet bepaalde keuzes maken, zoals welke betaalterminals u wilt gebruiken, of u het winkelwagentje van een online winkel al dan niet wilt integreren en welke terugboekingssoftware u wilt implementeren. 

Het al dan niet gebruiken van een machtigingsformulier voor een creditcard is een andere keuze die u moet maken. Voordat u beslist of creditcardautorisatie de juiste keuze is voor uw bedrijf, moet u meer te weten komen over wat het formulier inhoudt.

Wat is een creditcardautorisatieformulier?

Een creditcardautorisatieformulier is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om aankopen te verwerken wanneer een kaarthouder zijn fysieke creditcard niet bij zich heeft. Dit is handig voor mensen die mogelijk hun creditcard niet bij zich hebben als ze een transactie doen. Dit autorisatieformulier fungeert in wezen als vervanging voor een creditcard, waardoor de transactie kan doorgaan.

Met behulp van het creditcardautorisatieformulier kan de verkoper snel de benodigde gegevens van de kaarthouder verkrijgen. Als de koper zijn creditcardgegevens verstrekt, heeft de winkelier toestemming om die kaart te gebruiken voor toekomstige aankopen.

Bovendien dient een creditcardautorisatieformulier als bewijs dat de kaarthouder voldoende contant geld op zijn rekening heeft staan ​​om de aankoop te dekken. Om deze reden heeft de kaarthouder de informatie verstrekt die nodig is om de transactie te bevestigen. Met deze stap begint het goedkeuringsproces voor de aankopen.

Een consument doet een aankoop bij een detailhandelaar en veegt of doopt zijn creditcard in een machine. Wanneer de kaart wordt gedipt of geschoven, worden de transactie en de bijbehorende gegevens snel gecommuniceerd. De informatie die op het autorisatieformulier voor de creditcard wordt ingevoerd, wordt doorgestuurd naar de financiële instelling die de transacties afhandelt.

De volgende gegevens zijn vereist voor een machtigingsformulier voor een creditcard:

  • Volledige naam van de kaarthouder
  • Locatie voor facturering
  • Contactgegevens (inclusief e-mail)
  • Nummer creditcard
  • Datum waarop uw creditcard verloopt
  • Code verificatiewaarde (CVV)
  • Identificatie van een bankrekening, indien van toepassing
  • De kosten die worden gemaakt
  • Signatuur

Wanneer gebruik je een creditcardautorisatieformulier?

Een vooraf geautoriseerde creditcardbetalingsovereenkomst zou ter goedkeuring zijn getoond voordat u uw definitieve autorisatie gaf tijdens het instellen van betalingen. Vanwege de lengte van deze formulieren zullen veel klanten ze alleen scannen of op "akkoord" klikken zonder ze grondig te lezen.

Een populaire use case voor een vooraf geautoriseerde betalingsovereenkomst is voor terugkerende maandelijkse uitgaven zoals een telefoonabonnement, een streamingdienst of een abonnement op digitaal nieuws.

Bovendien is pre-autorisatie van een hotelkamertoeslag (ook wel een reservering genoemd) standaardpraktijk bij het inchecken. Het hotel wil nog steeds een creditcard in het bestand voor eventuele incidentele kosten, zoals extra schoonmaak of schade, zelfs als u uw verblijf al volledig heeft betaald voordat u aankomt. In sommige gevallen kunnen bewaarplichten actief blijven, zelfs nadat u bent uitgecheckt.

Ook wordt door sommige overheidsinstanties een machtigingsformulier voor creditcards gebruikt. Stel dat u ervoor heeft gekozen uw paspoort per post te verlengen. Het gedeelte dat aan geldtransacties is gewijd, zou ook dienst doen als formulier voor het autoriseren van financiële transacties. Bovendien worden creditcards door de overheid belast nadat ze paspoortaanvragen hebben ontvangen. Lees ook Wat is CREDITCARD SALDO/OVERDRACHT: hoe het werkt, positief en negatief saldo.

Alternatieven voor creditcardautorisatieformulier

Creditcardbetalingen hebben een aantal voordelen.

Afhankelijk van de serviceprovider kunt u betalingen voor zaken als internet en nutsvoorzieningen mogelijk persoonlijk doen in een winkel of bank, of via postwissels of overboekingen. Het kan mogelijk zijn om een ​​negatief saldo op uw factureringsaccount te creëren door een vooruitbetaling te doen. U zou hier geen financiële verplichtingen hebben totdat uw rekeningsaldo weer positief wordt.

U kunt ook vooraf geautoriseerde betalingen rechtstreeks vanaf uw bankrekening instellen om uw creditcardschuld op andere manieren te vereffenen, zoals automatische creditcardbetalingen. Huur kan via een aantal diensten met een creditcard worden betaald.

Bovendien wordt over het algemeen gekozen voor een machtigingsformulier voor een creditcard, omdat dit zowel u als de handelaar tijd bespaart en deze andere methoden overbodig maakt.

Creditcard Autorisatie Formulier Hotel

Al tientallen jaren is hotel overal wettelijk verplicht om een ​​creditcardautorisatieformulier van gasten te innen. Toch zijn traditionele machtigingsformulieren niet meer zo effectief als vroeger. Een autorisatieformulier voor creditcards op papier of in pdf-formaat is niet langer PCI-compatibel, waardoor een hotel kwetsbaar is voor terugboekingen en mogelijk hoge boetes. Hoe enorm is het? De boetes voor niet-naleving van de PCI kunnen een bedrijf alles kosten van $ 5,000 per maand tot $ 100,000 per maand totdat ze aan de eisen voldoen. Er zijn echter opties beschikbaar en hotels doen er verstandig aan hiervan op de hoogte te zijn.

Wat is een machtigingsformulier voor een hotelcreditcard?

Een autorisatieformulier voor een hotelcreditcard is een stuk papier waarmee een gast op een plaats kan blijven wanneer iemand anders of een groep ervoor betaalt. Ze worden meestal gebruikt om een ​​kamer, feestzaal, vergaderzaal, enz. te betalen wanneer de gast de kaart niet bij zich heeft maar deze mag gebruiken door de kaarthouder. 

Bovendien wordt een creditcardautorisatieformulier vaak gebruikt om te betalen voor diensten en ruimte in een hotel door zakelijke klanten, ouders die voor hun kinderen betalen, evenementenplanners en andere mensen.

In het verleden eisten hotels dat kaarthouders en personeel herhaaldelijk papieren of pdf-formulieren heen en weer e-mailden en/of faxten. Hoewel veel hotels nog steeds PDF- en papieren formulieren gebruiken, zijn er nu veilige online alternatieven die kunnen worden gebruikt om creditcardgegevens door te geven. Met de Digital Authorizations-oplossing van Canary Technologies kunnen hotels bijvoorbeeld eenvoudig versleutelde machtigingsformulieren maken waartoe bezoekers toegang hebben via speciale URL's.

Welke informatie staat er op een autorisatieformulier voor een hotelcreditcard?

Een autorisatieformulier voor een hotelcreditcard moet een aantal cruciale gegevens bevatten. Hoewel er enkele verschillen kunnen zijn van hotel tot hotel, hebben de meeste vormen een vergelijkbare structuur. 

Laten we nu elk onderdeel bekijken van hoe dat eruit ziet. 

#1. Basis gastinformatie

De naam van de kaarthouder, het kaartnummer, het factuuradres, de postcode voor facturering, de landcode van de postcode voor facturering, het netnummer van de postcode voor facturering, het netnummer van de postcode voor facturering, het netnummer van de postcode voor facturering, de postcode voor facturering het netnummer van de facturering, het netnummer van de factureringspostcode en eventuele speciale instructies voor het verblijf moeten allemaal op het toestemmingsformulier worden vermeld.

#2. Gegevens met betrekking tot uw verblijf 

U hebt niet alleen de naam, het adres en het telefoonnummer van een gast nodig; je hebt ook informatie nodig die relevant is voor hun verblijf. Een standaardkenmerk van het autorisatieformulier van het hotel is ruimte voor de kaarthouder om beperkingen op te geven voor de soorten afschrijvingen die met de creditcard kunnen worden gedaan. De accommodatie- en drankkosten van een gast worden alleen van zijn creditcard afgeschreven als hij het hotel hier specifiek toestemming voor geeft. 

Naast het bevestigingsnummer en het autorisatietype kan in deze rubriek nog andere informatie worden gegeven. 

#3. Gegevens betalingsmethode

Het creditcardnummer en de vervaldatum zijn de volgende gegevens die worden gevraagd op een machtigingsformulier voor een creditcard. Nummer, vervaldatum en beveiligingscode (CVV) op een creditcard. De geaccepteerde creditcardmerken (Visa, MasterCard, enz.) worden hier weergegeven en er kan een selectievakje zijn dat de klant kan selecteren. 

#4. Factuurgegevens van de kaarthouder

De factuurgegevens en het adres van de kaarthouder staan ​​vaak in het gedeelte dat volgt op de creditcardgegevens. In de meeste gevallen moet u uw volledige naam, bedrijfsnaam en postadres vermelden. 

#5. Handtekening & Erkenning

Een autorisatieformulier voor een hotelcreditcard biedt, net als de meeste andere juridische documenten, een plek voor de handtekening van de kaarthouder aan het einde. Ze kunnen ook worden gevraagd om te bevestigen dat de kaartgegevens die ze hebben verstrekt correct zijn en dat ze ermee instemmen de kaart te gebruiken om hun verblijf te betalen. 

Hilton-autorisatieformulier voor creditcards

Als u een creditcard wilt gebruiken bij een Hilton-accommodatie, maar online geen algemeen machtigingsformulier kunt vinden, kunt u de accommodatie waar u wilt verblijven bellen en hen vragen u er een te e-mailen. Met dit formulier kunt u het Hilton hotel toestemming geven om uw kamerprijs in rekening te brengen op de creditcard van een andere gast of betaling voor de kamerprijs van een andere gast accepteren met uw eigen creditcard. Om in te checken bij het Hilton, moeten gasten de creditcardautorisatiepapieren overleggen die Hilton hen heeft gestuurd. Het hotel weet dan dat de creditcard die voor de reservering is gebruikt legitiem is en niet gestolen.

Of u nu de vergaderruimte van een werknemer wilt betalen met een bedrijfscreditcard of iemand een vakantie cadeau wilt doen, een creditcardautorisatieformulier van Hilton kan helpen. Ook het reserveringsbevestigingsnummer, het creditcardnummer en de namen en contactgegevens van gasten en kaarthouders staan ​​allemaal op het document. De autorisatie van de kaarthouder vermeldt ook de soorten afschrijvingen die ze op hun kaart hebben gedaan; u kunt bijvoorbeeld toestaan ​​dat er kamerkosten op de kaart worden in rekening gebracht, maar dat de gast incidentele kosten betaalt. Daarnaast moet het papierwerk ook worden ondertekend door de kaarthouder.

Hoe vult u het Hilton-creditcardautorisatieformulier in?

Hier zijn eenvoudige stappen om het Hilton-autorisatieformulier voor creditcards in te vullen.

  1. Gebruik de knop Online invullen en ondertekenen of het selectievakje naast de voorbeeldpagina voor handtekeningen om aan de slag te gaan.
  2. Met behulp van de complexe mogelijkheden van de editor kunt u het meegeleverde PDF-voorbeeldbestand eenvoudig wijzigen.
  3. Geef uw volledige naam en officiële identificatie op.
  4. Gebruik een vinkje om het juiste antwoord aan te geven.
  5. Controleer de juistheid van alle bewerkbare velden door ze twee keer in te vullen.
  6. Het machtigingsformulier voor de creditcard van de Hampton Inn kan digitaal worden ondertekend met de Sign Tool.
  7. Nadat u het document hebt voltooid, selecteert u Gereed om uw wijzigingen op te slaan.
  8. Het is nu mogelijk om het bestand af te drukken, op te slaan of te verspreiden.
  9. Als u vragen heeft, raadpleeg dan de Support-pagina of neem contact op met ons Support-team.

Hyatt-autorisatieformulier voor creditcards 

Gasten die willen reserveren en met creditcards willen betalen, kunnen dit doen door het Hyatt-creditcardautorisatieformulier in te vullen. Bel naar het hotel of andere accommodatie van uw keuze om een ​​reservering voor uw gast te maken. Zorg ervoor dat u een reserverings-/bevestigingsnummer, de benodigde documentatie en het faxnummer voor het verzenden van betalingsgegevens bij de hand heeft voordat u ophangt.

Hoe u een Hotel Hyatt-creditcardautorisatieformulier invult

#1. Stap 1

Selecteer "PDF", "ODT" of "Word" rechts van het "Hyatt Credit Card Authorization Form" om een ​​invulbare PDF, Open Document Format (.odt") of Microsoft Word (.doc) versie van de formulier. U kunt hetzelfde formulier voor uw eigen gemak in verschillende formaten downloaden. De keuze welke versie u wilt downloaden, is geheel aan u.

#2. Stap 2

U of uw gast dient rechtstreeks contact op te nemen met het Hyatt om een ​​reservering te maken. Omwille van een efficiënte communicatie dient dit telefonisch te gebeuren. U heeft het faxnummer en het reserveringsbevestigingsnummer van de accommodatie nodig om dit formulier naar hen te verzenden. Helemaal onderaan de pagina is een lege ruimte waar u het faxnummer kunt typen. 

#3. Stap 3

Als u een reserveringsformulier in een pdf-lezer of een formuliervriendelijke browser invult, kunt u het specifieke Hyatt kiezen uit een vervolgkeuzemenu met de naam 'Hotel'.

#4. Stap 4

Voer de naam in van het individu of de groep die incheckt in het hotel met behulp van dit reserveringsbevestigingsnummer in het tekstvak met het label "Individueel/zakelijk/groeps- of evenementnaam". Als deze reservering wordt gemaakt in combinatie met een groter evenement (zoals een beurs), geef dan de naam van het evenement op, gevolgd door de naam van de persoon, het bedrijf of de groep die de reservering heeft gemaakt.

#5. Stap 5

Het bevestigingsnummer dat u hebt gekregen toen u uw telefonische reservering maakte, moet worden ingevoerd in het veld "Reserveringsbevestigingsnummer".

#6. Stap 6

Om deze reservering te voltooien, voert u de aankomst- of evenementdatum(s) voor de gast(en) in met behulp van dit reserveringsnummer in het daarvoor bestemde tekstvak.

#7. Stap 7

Zoek uw creditcardfactuuradres op uw creditcardafschrift en typ het in het vak met het label 'Creditcardfactuuradres'. Adressen bevatten vaak het gebouwnummer, de straatnaam en het suite- of unitnummer, die hier allemaal thuishoren. Geef de stad, staat, postcode en land van het factuuradres op in de daarvoor bestemde ruimte.

Moet u een creditcardautorisatieformulier invullen?

Zowel de klant als de winkelier hebben baat bij een creditcardautorisatieformulier. Het belangrijkste voordeel is echter een verminderd risico op fraude en terugboekingen voor verkopers. Een terugboeking kan worden gebruikt om frauduleuze of anderszins twijfelachtige afschrijvingen op de rekening van een klant ongedaan te maken.

Conclusie

Creditcardformulieren kunnen nuttig zijn voor een grote verscheidenheid aan ondernemingen. Een creditcardautorisatieformulier wordt echter meestal gebruikt door organisaties waarvan de diensten terugkerende betalingen vereisen, zoals abonnementsdiensten, online winkels en reisbureaus. Of u deze formulieren al dan niet moet gebruiken, hangt af van uw mate van comfort met de gevaren die gepaard gaan met het accepteren van kaart-niet-aanwezige betalingen van klanten. 

De manier waarop mensen aankopen doen evolueert, en als gevolg daarvan anticiperen consumenten nu op flexibelere betalingsmogelijkheden. Denk daarom goed na over een creditcardautorisatieformulier.

Creditcardautorisatieformulier Veelgestelde vragen

Het gebruik van creditcardautorisatieformulieren door winkeliers wordt aanbevolen. Het is niet wettelijk verplicht, maar u moet het toch met uw advocaat bespreken om te zien of het in uw belang is.

Moet u een creditcardautorisatieformulier invullen?

Zowel de klant als de winkelier hebben baat bij een creditcardautorisatieformulier. Het belangrijkste voordeel is dat het terugboekingen en fraude voor bedrijven voorkomt. Een terugboeking kan worden gebruikt om frauduleuze of anderszins twijfelachtige afschrijvingen op de rekening van een klant ongedaan te maken.

Vergelijkbare artikelen

  1. HOTEL KREDIETKAARTEN: Beste 17 kaarten voor 2023.
  2. KORTLOPENDE SCHULDEN: definitie, voorbeelden en schuldfinanciering
  3. WERKVERGUNNING: hoe het werkt en alles wat u moet weten
  4. 21 BESTE KREDIETKAARTEN VOOR REISBELONINGEN 2023
  5. CURSUSSEN WEBONTWERPEN: 2023 Beste cursussen en certificeringen voor webdesign (gratis en betaald)

Referentie

Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

Dit vind je misschien ook leuk