Een urenstaat of urenstaat is een echt of virtueel instrument waarmee u de tijd die u aan het werk bent kunt registreren en volgen. Als werkgever weet u precies hoeveel uur iemand heeft gewerkt. Wilt u weten wat urenregistratie voor uw bedrijf kan betekenen? Deze gids vertelt je alles wat je moet weten over een urenstaat of urenstaat inclusief gratis template en hoe een medewerker de calculator kan gebruiken. Laten we beginnen!
Wat is een urenstaat?
Een urenstaat of urenstaat houdt bij hoeveel tijd een medewerker aan taken besteedt. Urenstaten zijn een loonlijst techniek die wordt gebruikt door management, personeelszaken en boekhouding om tijd te registreren en werknemers te betalen op basis van bewijs van het totale aantal gewerkte uren. Prikkaarten of prikklokken zijn de meest voorkomende associaties.
Urenstaten zijn ook van onschatbare waarde gebleken in projectmanagement voor bedrijven om hun tijd te bewaken en projecten op schema te houden. Ze kunnen ook worden gebruikt als beheertool voor het bijhouden van uitgaven, capaciteitsplanning en het inschatten van de beschikbaarheid van teams.
Hoe ziet een urenregistratie eruit?
Een standaard urenstaat of urenstaat, zowel op papier als in software, maakt gebruik van een raster om de tijd weer te geven die per dag aan specifieke taken en/of projecten wordt besteed.
Urenstaten bevatten meestal de volgende informatie:
- Werknemers naam
- Betaal periode
- Datum werkte
- Uren per dag gewerkt
- Totaal gewerkte uren per week
U kunt werknemers echter verplichten aanvullende informatie in te voeren, zoals hun ID-nummer (indien van toepassing), uurtarief, overuren, lunchpauzes, kilometerstand, vrije tijd, enzovoort. Ook kan het nuttig zijn om werknemers, met name consultants en aannemers, hun werkweek te laten indelen op taak en project.
Waarom zou ik mijn werknemers urenstaten laten gebruiken?
Een Urenstaat of urenstaat heeft de volgende voordelen:
#1. De salarisverwerking is vereenvoudigd
Als u een groot aantal werknemers heeft, kan het moeilijk zijn om te onthouden hoeveel uren elk per week heeft gewerkt. Bovendien, als u een werknemer minder tijd betaalt dan dat hij heeft gewerkt, lijkt het erop dat u inkomsten steelt. Omdat urenstaten het volledige aantal door werknemers gewerkte uren direct beschikbaar maken, verminderen ze tal van problemen met de salarisverwerking.
#2. Transparante interne praktijken
Door van alle werknemers te eisen dat ze een urenstaat of urenstaat gebruiken, kunt u een veelgehoorde klacht van werknemers wegnemen dat sommige teamleden minder werken en meer betaald krijgen. Uw team weet dat iedereen dezelfde richtlijnen volgt en dat hun uren worden bijgehouden als u tijdregistratiesoftware gebruikt.
#3. Transparante klantfacturering
Als u uw klanten per uur factureert, bestaat altijd de mogelijkheid dat een van hen het totale bedrag dat u in rekening heeft gebracht, betwist. U kunt uw urenstaat gebruiken om aan te tonen dat u de hoeveelheid tijd hebt gewerkt waarvoor u de klant betaalt. De betaling zou dan (hopelijk) net om de hoek moeten zijn.
#4. Verbeterd projectmanagement
Urenstaten helpen bij het volgen en beheren van projecten op twee belangrijke gebieden. Ten eerste laten urenstaten zien hoeveel tijd verschillende banen in beslag nemen, die u vervolgens kunt opnemen in toekomstige initiatieven. Ten tweede laat een urenstaat zien welke werknemer de minste tijd nodig heeft om kwalitatief hoogstaand werk te leveren. Zo weet u welk personeel u moet toewijzen aan uw belangrijkste taken.
#5. Efficiëntie op de werkplek
U kunt de snelheid en efficiëntie van uw activiteiten verhogen door uw meest productieve medewerkers te identificeren. U kunt ook geld besparen omdat snellere werknemers meer banen kunnen aannemen.
Toepassingen van urenstaten
Een urenstaat kan in verschillende situaties nuttig zijn, waaronder:
#1. Salarisverwerking
Werkgevers gebruiken urenstaten om werkuren, verlof, overlopende posten en wijzigingen voor de loonverwerking bij te houden. Werkgevers kunnen ook tijdregistratiesoftware gebruiken om een traceerbare workflow te creëren voor goedkeuring van de salarisadministratie. De meest voorkomende oorzaak van salarisproblemen is onjuiste invoer van gegevens. Softwaresystemen voor urenregistratie verminderen het aantal fouten bij het invoeren van gegevens, waardoor uw salarisadministratie soepel verloopt.
# 2. Beheerboekhouding
Urenstaten zijn een uiterst nuttig hulpmiddel in management accounting. Ze helpen managers bij het vastleggen van de begin- en eindtijden van taken. Dit is handig wanneer managers moeten weten welke taken de meeste tijd in beslag nemen en gebieden moeten identificeren die ervoor zorgen dat het werk vertraging oploopt.
Op diensten gebaseerde industrieën:
#1. Urenregistratie advocatenkantoor
Het is van cruciaal belang voor advocatenkantoren om een nauwkeurige administratie bij te houden van de uren van cliënten en de diensten die zij aan hun klanten verlenen. Advocatenkantoren kunnen urenstaten gebruiken om rekeningen bij te houden op basis van klantenservice-uren.
#2. Urenregistratie voor freelancers
Voor onafhankelijke contractanten is tijd geld. Omdat veel freelancers klanten per uur in rekening brengen, is het van cruciaal belang om de tijd goed te meten. Weten hoeveel tijd aan projecten wordt besteed, wordt moeilijk voor mensen die in een ander gebied dan hun klanten werken. Een freelancer kan de bestede tijd nauwkeurig bijhouden en de records delen met klanten door een tijdregistratiesysteem te gebruiken. Hierdoor kunnen klanten begrijpen waar hun geld naartoe gaat en krijgen freelancers nauwkeurige gegevens.
#3. Urenregistratie voor accountants
De winst van accountantskantoren wordt bepaald door hoe efficiënt hun werknemers hun tijd met klanten besteden. Hoge bezettingsgraad en facturabiliteit vertalen zich in grote inkomsten. Accountantskantoren kunnen urenstaten en tijdregistratiesoftware gebruiken om zowel hun facturen als hun tijd bij te houden. Het kiezen van de juiste software is dus van vitaal belang voor accountantskantoren.
Tijdschema sjabloon
Bij het opstellen van een urenstaat of urenstaat in uw bedrijf, zal het starten met een sjabloon hoogstwaarschijnlijk de beste resultaten opleveren. Hieronder vindt u twee Microsoft Time Sheet-sjablonen:
De eerste tijdregistratiesjabloon is een eenvoudige urenstaat die de begin-, eind- en lunchpauzetijden van de werknemer laat zien voor elke gewerkte datum. U krijgt ook een uitsplitsing van het totale aantal gewerkte uren in normale uren en overuren, evenals een herinnering aan het aantal uren van de werkweek van uw bedrijf. Bovenaan staan de naam van jou en die van de medewerker.
De tweede tijdregistratiesjabloon is bedoeld voor ondernemers die hun klanten per uur factureren. Deze wekelijkse urenstaat bevat naast de naam, het adres en de handtekening van uw bedrijf een klantcode, een projectcode en declarabele gewerkte uren. Als uw medewerkers elke dag aan veel factureerbare taken werken, kunnen ze extra rijen toevoegen. Met veel softwareoplossingen voor tijdregistratie kunt u gepersonaliseerde urenstaten maken.
Gratis tijdregistratiecalculator
Een gratis urencalculator kan u vertellen hoeveel uur uw personeel heeft gewerkt. Is het echt zo simpel? U moet een werknemer betalen voor de gewerkte tijd, waarvoor u een gratis rekenmachine nodig heeft om hun uren op een urenstaat te berekenen. Dit helpt u bij het budgetteren en betalen van uw personeel.
Lees ook: TIJDSCHEMA: hoe het werkt, sjabloon en verschil
Een gratis urenverantwoordingscalculator kan uw organisatie helpen door ervoor te zorgen dat werknemers worden gecompenseerd voor de uren die ze werken. Een gratis tijdregistratiecalculator helpt ook bij het verminderen van fouten over wanneer een werknemer zijn werk begon en eindigde. Handmatige berekeningen van urenstaten kunnen voor veel organisaties negatieve gevolgen hebben.
Werknemers kunnen fouten maken, zelfs als ze de beste bedoelingen hebben om hun urenstaten in te vullen. Zo gemakkelijk kan een bedrijf geld verliezen door een enkel stuk papier of een eenvoudige spreadsheet. De werktijden van het personeel zullen onjuist zijn zonder een nauwkeurige registratie, en u betaalt de prijs.
Moet ik een specifieke tijdwaarnemingsmethode gebruiken?
U kunt elke gewenste tijdregistratiemethode gebruiken, zolang deze de door het ministerie van Arbeid vereiste informatie nauwkeurig vastlegt.
Werkgevers gebruiken doorgaans een van de volgende twee benaderingen om tijd bij te houden:
#1. Rooster
Een urenbriefje registreert het aantal gewerkte uren van een werknemer per dag en week. Ze zijn vaak flexibeler dan tijdklokken, waardoor ze gemakkelijker kunnen worden gewijzigd als een werknemer een fout maakt. Ze zijn echter minder nauwkeurig dan prikklokken omdat de werknemer elke urenstaat handmatig moet invullen.
#2. Tijd klokken
Prikklokken registreren de precieze tijd waarop werknemers in- en uitklokken (dwz begonnen en gestopt met werken). Als een werknemer uitklokt, berekenen de meeste prikklokken automatisch het aantal gewerkte uren. Als u wilt bijhouden wanneer werknemers werken en pauzes nemen, kan dit een uitstekende oplossing zijn. Het kan lastiger zijn om problemen op te lossen als een medewerker bijvoorbeeld vergeet in- en uit te klokken.
Tips voor het gebruik van urenstaten
Urenstaten kunnen een uitstekend hulpmiddel zijn om de uren van werknemers bij te houden en te voldoen aan de FLSA-voorschriften. Als u nog nooit urenstaten in uw bedrijf heeft gebruikt, volgen hier enkele tips om u op weg te helpen:
- Onderzoek elke urenstaat voordat u deze goedkeurt. Als een urenstaat niet klopt, geef deze dan terug aan de werknemer zodat de nodige wijzigingen kunnen worden aangebracht.
- Elke betalingscyclus vereist dat werknemers urenstaten dezelfde dag indienen. Hoewel u geen loon kunt inhouden als een werknemer geen urenstaat indient, kan het instellen van deze regel helpen om de gewoonte aan te leren en ervoor te zorgen dat u een solide administratie bijhoudt.
- Eis van werknemers dat ze alle gewerkte tijd registreren, inclusief training, reizen voor werk en tijd die niet op kantoor is. Als een persoon bijvoorbeeld zijn zakelijke e-mail controleert buiten zijn normale werkdag, moet hij de tijd bijhouden.
- Houd verslagen bij. Gebruik hetzelfde type urenstaat voor elk type werknemer om uw administratie consistent en georganiseerd te houden.
- Gebruik indien mogelijk software. Digitale urenstaten kunnen u helpen tijd te besparen op administratieve verantwoordelijkheden, elke urenstaat uniform te houden en het gemakkelijker te maken om informatie te vinden. Bovendien hoeven werknemers geen fysiek stuk papier bij te houden of hun arbeid te verifiëren.
Wat is urenregistratiesoftware?
Urenregistratiesoftware wordt gebruikt om de werkuren van teams bij te houden en het salarisverwerkingsproces te vereenvoudigen. Moderne software is ook geëvolueerd met mogelijkheden die de tijd bijhouden die nodig is om elke taak uit te voeren en managers te helpen het project op schema te houden.
In werkelijkheid kan urenregistratiesoftware praktisch elk facet van tijdbeheer in een project bewaken en volgen. Naast het eenvoudig registreren van de hoeveelheid tijd die een team aan een taak besteedt, kan de software ook planning, middelen en andere variabelen met betrekking tot taakuitvoering volgen.
Traditionele urenstaten versus online urenregistratiesoftware
Urenstaten zijn nodig om de teamuren bij te houden, maar is het de moeite waard om te investeren in online urenregistratiesoftware, of kan een traditionele urenregistratie-spreadsheet volstaan? Overweeg de volgende verschillen:
#1. Aanpasbaar
Een voordeel van het gebruik van een online urenstaat ten opzichte van traditionele methoden zoals tijdlogboeken en tijdkaarten, is dat u ze kunt aanpassen aan de structuur van uw bedrijf. Niet alle bedrijven zijn hetzelfde; ze zijn actief in verschillende industrieën en hebben unieke vereisten voor de verwerking van loonlijsten.
# 2. Rapporteren
Het probleem met een sjabloon voor een papieren urenstaat, evenals elektronische urenstaten die zijn gemaakt in Excel of Google Spreadsheets, is dat het gegevenseilanden zijn. Ze zijn functioneel, maar gaan niet verder dan de minimale vereisten van een urenstaat. Integendeel, een online urenstaat biedt een centrale opslagplaats die toegankelijk is om rapporten te genereren die managers inzicht geven in hoe hun teams werken, evenals informatie om de projecttijd bij te houden.
# 3. Veiligheid
Door online urenregistratiesoftware te bezitten, kan deze elektronisch worden vergrendeld, waardoor niemand de informatie erin kan wijzigen. Zodra het management een urenstaat van een werknemer heeft goedgekeurd, kunnen ze deze beschermen om ervoor te zorgen dat wat op de loonlijst wordt ontvangen, overeenkomt met wat ze hebben waargenomen. Niemand kan binnenkomen en de cijfers vervalsen.
#4. Eenvoudige toegang
Gedrukte urenstaten moeten fysiek worden uitgegeven en digitale kopieën moeten elektronisch worden verzonden. Een online urenregistratie software daarentegen is altijd en overal beschikbaar. Als u teams beheert die op verschillende locaties en in verschillende tijdzones werken, kunnen ze inloggen op hun urenstaat om deze bij te werken zonder te hoeven wachten tot u deze aan hen geeft.
Hoe kan ik mijn eigen urenstaat maken?
U heeft de volgende informatie nodig om uw urenstaat aan te maken:
- De datum
- De baan of dienst
- De tijden waarop ze klokken (voor en na de lunch)
- De tijden waarop ze uitklokken (voor en na de lunch)
- Hun totaal aantal uren
- Ze tellen het aantal overuren op
- Hun totaal aantal zieke uren
Wat zijn 3 soorten urenstaten?
Er zijn drie soorten urenstaten:
- Dagelijkse urenstaten.
- Wekelijkse urenstaten.
- Tweewekelijkse urenstaten.
Wat is een urenstaat voor werkuren?
Een urenstaat is een manier om bij te houden hoeveel tijd mensen aan het werk zijn – deze aanpak omvat het invullen van de begin- en eindtijden voor werknemers, evenals de projecten en activiteiten waaraan ze hebben gewerkt, meestal op papier.
Zijn urenstaten nodig?
Urenstaten zijn een essentieel onderdeel van salarisadministratie, klantfacturering en salarisadministratie voor personeel op afstand. Urenstaten dienen als een wettelijke basis om ervoor te zorgen dat werknemers een passend loon, secundaire arbeidsvoorwaarden en vrije tijd ontvangen.
Kan ik Excel gebruiken voor urenregistratie?
Dat kan je zeker. Met deze Excel-tijdregistratiesjabloon kunt u uw uren voor elke dag van de week registreren, inclusief overwerk, ziekte, vakantie en vakantietijd. De sjabloon bevat algoritmen voor het berekenen van het aantal gewerkte uren en het te betalen bedrag, afhankelijk van uw uurtarief.
Hoe maak je een urenstaat in Word?
Door gebruik te maken van Microsoft. Start gewoon de software en volg aandachtig de stappen totdat u uw doelen bereikt.
Wie is verantwoordelijk voor de urenregistratie?
De ondernemers. De werkgever is volgens de Fair Labor Standards Act (FLSA) verplicht om de gewerkte uren van werknemers bij te houden, en hoewel veel bedrijven afhankelijk zijn van de hulp van werknemers via een urenstaat of tijdklok, is de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk.
Hoe houd je een urenregistratie bij?
U kunt uw urenstaat beheren door de waarde van tijdregistratie over te brengen aan uw teamleden, personeel aan te moedigen dagelijks urenstaten in te vullen, automatisering te gebruiken en taakschattingen te maken.
Wat is een andere naam voor urenregistratie?
Urenstaten zijn ook bekend als tabel, lijst, rooster, tijdschema, telling en appendix.
Conclusie
Als u bang bent om urenstaten in uw organisatie te implementeren, houd er dan rekening mee dat ze niet moeilijk hoeven te zijn. De meeste urenregistratiesoftware bevat instructie-instructies of video's om u te helpen tijdsinvoer toe te voegen en alles te beheren wat u nodig heeft. In deze tijd van telewerken is het van cruciaal belang om over te stappen van papieren urenstaten naar digitale.
Gerelateerde artikelen
- Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
- Bouwprojectbeheer: beginnershandleiding voor efficiënt beheer
- DE BESTE AANWEZIGHEIDSMANAGEMENTSYSTEMEN VOOR UW WERKPLEK
- Boekhoudkundige balans uitgelegd: voorbeelden, sjablonen, voorbeelden en definitie
- SALONSYSTEEM: Definitie, Software & Gids
- Balans versus resultatenrekening: voorbeelden, verschillen en relatie
- FINANCIEEL STAAT: Wat is het, voorbeelden, typen en analyse
- WAT ZIJN ACCOUNTS PAYABLE: Betekenis, voorbeelden en proces
Referenties
