Pro forma-documenten dienen om potentiële klanten een geschatte prijs te geven van de producten en diensten die ze van een bedrijf willen kopen. Het systeem genereert en verzendt een voorlopige verkoopfactuur naar de klant nadat deze zich ertoe heeft verbonden goederen of diensten te kopen. Het document legt de transactie voorlopig vast, ook al moeten we de laatste details van de verkoop nog verifiëren. Lees verder voor meer informatie over pro-formafactuur, de jaarrekening, het budget en de verkoop.
Wat is pro-forma?
De term 'pro forma' is afgeleid van de Latijnse taal en betekent 'als een kwestie van' of 'ter wille van de vorm'. Mensen gebruiken de term vaak om te beschrijven hoe ze officieel informatie verspreiden door aannames of voorspellingen te doen over gegevens die mogelijk niet direct beschikbaar zijn. Doorgaans stellen mensen deze financiële overzichten op zonder zich te houden aan algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes. Het bedrijf ontwerpt ze om eenmalige kosten uit te sluiten die geen deel uitmaken van de dagelijkse activiteiten, zoals herstructureringskosten die kunnen ontstaan na een fusie.
In wezen heeft een pro forma financiële verklaring de mogelijkheid om alle elementen weg te laten die een bedrijf beschouwt als een belemmering voor de nauwkeurigheid van zijn financiële projecties. Deze verklaring kan dienen als een waardevol hulpmiddel bij het evalueren van het toekomstige potentieel van een bedrijf.
Pro-forma factuur
Een pro-formafactuur is een document dat dient als een formele offerte die wordt gepresenteerd in een factuurformaat. Kopers vragen om een pro-formafactuur voor het verkrijgen van een invoervergunning, beoordeling vóór verzending, kredietbrief of het wisselen van harde valuta. Bovendien bevat een pro-formafactuur doorgaans vergelijkbare details als een officiële offerte en is deze vaak onderling uitwisselbaar. Het verstrekken van uitgebreide details over de bestelling is cruciaal om naadloze en effectieve regelingen voor de consument te garanderen.
Velden in een pro forma factuur
In tegenstelling tot een factuur, die doorgaans aan een vaste set velden voldoet, is een proformafactuur flexibeler qua inhoud. Het kan alle relevante informatie bevatten die nodig werd geacht op het moment van creatie. Wat het visuele aspect betreft, is het enige verschil tussen een proformafactuur en een verkoopfactuur dat de laatste een factuurnummer vereist, terwijl de eerste over het algemeen afziet van het opnemen van een factuurnummer. Inmiddels hebben we de verschillende velden op een pro forma factuur op een rij gezet.
- Bedrijfsnaam, factuuradres en verzendadres van de koper.
- Informatie over de verkoper, inclusief naam en adres.
- Betalingsvoorwaarden.
- Datum van factuurgeneratie.
- Datum laatste factuurbetaling.
- Product-/dienstbeschrijving.
- Product- en serviceprijzen.
- Producten en diensten aangeboden in kwantiteit.
Wanneer moet een proforma-factuur worden verzonden?
Zodra u uw proformafactuur heeft ontvangen, is het van cruciaal belang om op de hoogte te zijn van het juiste moment om deze te verzenden. Het is absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de klant de definitieve proformafactuur ontvangt voordat de goederen worden geleverd of het werk wordt voltooid. Het is raadzaam om de definitieve proformafactuur pas te verzenden als de onderhandelingen zijn afgerond.
Hier ligt het onderscheid tussen een pro forma factuur en een standaard offerte of schatting. Het opnemen van offertes in uw zakelijke transacties kan een effectief middel zijn om uw klanten een eerste schatting van de kosten te geven. Dit kan ook helpen om transparantie en duidelijkheid in uw transacties tot stand te brengen. In het geval van aanvullende onderhandelingen, kunt u indien nodig aanpassingen maken.
Bovendien is het raadzaam om een pro-formafactuur te sturen als een standaard zakelijke praktijk zodra beide partijen het eens zijn over de deal. Bovendien zorgt het bevestigen van het werk of de producten voordat een bestelling wordt uitgevoerd ervoor dat zowel u als uw klant op één lijn zitten. Deze stap helpt misverstanden te voorkomen en garandeert dat het resultaat voldoet aan de verwachtingen van de klant.
Pro-forma financiële overzichten
Pro forma jaarrekeningen bevatten speculatieve cijfers of benaderingen. In de gegevens zijn statistieken opgenomen die een beeld geven van de inkomsten van een bedrijf, afhankelijk van de uitsluiting van specifieke eenmalige elementen. Bedrijven ontwerpen deze financiële overzichten vaak om te dienen als voorlopige of verklarende documenten die afwijken van conventionele boekhoudprotocollen. Ondernemingen oefenen hun oordeel uit bij het berekenen van proforma-inkomsten, waarbij ze elementen omvatten of uitsluiten die afhankelijk zijn van wat zij zien als indicatief voor de authentieke of toekomstige prestaties van de onderneming. Gezien de hypothetische aard van pro forma prognoses, is het niet ongebruikelijk dat deze significante afwijkingen vertonen van de werkelijke resultaten.
Soorten pro-forma financiële overzichten
De verschillende soorten pro forma financiële overzichten omvatten het volgende:
#1. Pro-forma balans
Dit is in de meeste opzichten vergelijkbaar met een werkelijke balans, met als belangrijkste verschil dat een deel of het geheel van de financiële rapportage is geprojecteerd in het licht van verwachte gebeurtenissen. Daarom gebruiken sommige personen daarom de uitdrukkingen "pro forma balans" en "balansprognose" door elkaar. De verwachte activa-, passiva- en eigenvermogensposities van een entiteit of bedrijf die op elk moment in beeld zijn, zijn te zien in deze balans.
#2. Pro forma projectie voor het hele jaar
Alle transacties van uw fiscale jaar tot nu toe worden meegerekend in deze pro forma voorspelling, en toekomstige projecties worden daar bovenop toegevoegd. Op die manier kunt u aan potentiële investeerders of zakenpartners laten zien hoe de financiën van uw bedrijf er aan het einde van het jaar uit kunnen zien.
#3. Pro-forma resultatenrekening
Fiscale planning en beheer zijn sterk afhankelijk van nauwkeurige inkomsten-, uitgaven- en winstprognoses. Deze resultatenrekeningen zijn in deze situatie nuttig. Deze resultatenrekeningen tonen de voorspelde brutomarge, omzet, vaste en variabele bedrijfskosten, winst en restanten.
#4. Pro forma prognose van financiering of investering
Misschien pitcht u het idee van kapitaalinvestering of aanvullende financiering aan potentiële investeerders of overtuigt u zakenpartners van de voordelen van die investering of financiering. Dus als dat het geval is, kan een pro forma financiële voorspelling u helpen uw argument te maken. Het voorspelt hoe de cashflow van uw bedrijf zou kunnen veranderen als reactie op het ontvangen van een investering van een externe partij, inclusief eventuele rentebetalingen die zouden moeten worden gedaan.
#5. Risico analyse
Bij risicobeoordeling kan gebruik worden gemaakt van pro forma jaarrekeningen. Deze verklaringen analyseren de financiën van het bedrijf onder zowel optimistische als pessimistische veronderstellingen, waardoor de financiële managers van het bedrijf een duidelijker beeld krijgen van de mogelijke resultaten van hun beslissingen.
Pro-forma begroting
Een pro forma budget is een cruciaal hulpmiddel voor financiële planning dat door organisaties wordt gebruikt om inkomsten en kosten voor een bepaald project toe te wijzen. Het biedt ook een uitgebreid overzicht van de inkomstengenererende activiteiten van een bedrijf, met een bijzondere nadruk op de winst en uitgaven die verband houden met een specifiek project of initiatief. Met behulp van de verzamelde gegevens en informatie kan het bedrijf zijn hoofdbudget effectief bepalen. Een pro forma budget kan worden gebruikt voor een breed scala aan initiatieven binnen een organisatie, waaronder de volgende categorieën projecten:
- Acquisities
- Hypotheken
- Faillissementen
- Nieuwe verplichtingen
- Aandelenbijdragen
De volgende dingen zijn geschikt voor opname in een pro forma exploitatiebegroting:
- Cash invoer en uitvoer
- Bruto-inkomsten
- inkomstenbelastingen
Over het algemeen zijn de winst- en verliesrekening en de schattingen aan het einde van de periode op de balans de belangrijkste hulpmiddelen om deze factoren te bepalen. Afhankelijk van de volgende voorwaarden kan een pro-formabegroting zowel zeer lange als zeer korte documenten zijn.
Pro-forma verkoop
Beleggers letten goed op wanneer een bedrijf inkomsten aankondigt vanwege het pro forma verkoopcijfer dat volgt.
Hoe maak je een pro forma verkoop aan
Het proces van het schatten en berekenen van deze verkoopoverzichten kan worden vereenvoudigd door het op te splitsen in verschillende stappen. Ze bevatten dus het volgende:
- De eerste stap is het schatten of berekenen van de inkomsten van de bedrijven. We moeten alleen voorzichtig zijn met onze inschatting.
- Verschillende methoden voor het berekenen van verplichtingen, uitgaven en andere kosten.
- Ten derde, gebruik de inkomsten en totale kosten in de vorige twee stappen om het toekomstige netto-inkomen van het bedrijf of de groep te bepalen en om het eerste deel van de omzet op te bouwen
- Het netto-effect van het doorvoeren van de voorgestelde wijziging op de kasstroom moet worden geschat, en dit kan worden gedaan door de kasstroom te schatten. Vanwege de aard van de boekhoudmethode op transactiebasis worden inkomsten en cashflow verschillend behandeld.
Gebruik van pro-formele verkoop
Het gebruik van pro formele verkoop omvat het volgende:
#1. Bedrijfsstrategie
Het pro-formadocument is een zeer nuttig hulpmiddel voor bedrijven, omdat het meestal wordt gepresenteerd in een gestandaardiseerd formaat met kolommen, waardoor managers alternatieve bedrijfsplannen effectief kunnen controleren en beheren door middel van een grondige vergelijkende studie. Door dit document te gebruiken, kunnen bedrijven dus een alomvattend inzicht krijgen in de mogelijke resultaten van verschillende bedrijfsstrategieën, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen die uiteindelijk de organisatie als geheel ten goede zullen komen. Met zijn duidelijke en beknopte lay-out is het pro-formadocument ook een essentieel hulpmiddel voor elk bedrijf dat zijn activiteiten wil optimaliseren en succes op de lange termijn wil behalen. Pro forma verklaringen kunnen ongelooflijk handig zijn als het gaat om het managen van een bedrijf. Deze verklaringen zijn ontworpen om te helpen bij het identificeren van de veronderstelde notie van financiële en operationele activiteiten, die waardevolle inzichten kunnen verschaffen in de algehele gezondheid van de organisatie.
#2. Externe rapporten
Het is van het grootste belang om een extern rapport te verstrekken dat de verschillende operaties en activiteiten van een bedrijf effectief communiceert met zijn aandeelhouders, geldschieters en potentiële investeerders. Dit rapport dient als een middel om deze partijen te informeren over de huidige toestand van het bedrijf, de financiële draagkracht en alle andere relevante informatie die van invloed kan zijn op hun investeringsbeslissingen. Zonder een dergelijk rapport kan het voor deze belanghebbenden moeilijk zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over hun betrokkenheid bij het bedrijf. Daarom is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat de externe rapportage alomvattend, nauwkeurig en tijdig is om alle betrokken partijen de nodige transparantie en verantwoordingsplicht te bieden.
#3. Financiële simulatie
Pro forma verkopen bieden voldoende informatie voor het doel van het berekenen van financiële ratio's of andere wiskundige berekeningen. Als het gaat om het bereiken van verschillende bedrijfsdoelen, is het belangrijk om een financieel model te hebben dat gebaseerd is op pro forma verkopen. Dit type model kan ongelooflijk gunstig zijn voor bedrijven, omdat het hen in staat stelt weloverwogen beslissingen te nemen over hun financiën en nauwkeuriger plannen voor de toekomst te maken. Door een pro forma financieel verkoopmodel te gebruiken, kunnen bedrijven dus een beter inzicht krijgen in hun financiële situatie en strategische beslissingen nemen die hen zullen helpen hun doelstellingen te bereiken. Of het nu gaat om het verhogen van de omzet, het verlagen van de kosten of het verbeteren van de winstgevendheid, een goed ontworpen financieel model kan een krachtig hulpmiddel zijn voor elke organisatie die wil slagen in het huidige competitieve zakelijke landschap.
#4. Rekening houden met de effecten van veranderingen
Als een bedrijf substantiële financiële wijzigingen ondergaat of voorziet, wordt het noodzakelijk om pro forma verkopen te creëren. Deze memo is een financieel document dat de verwachte financiële prestaties van een bedrijf schetst op basis van bepaalde aannames en hypothetische scenario's. Het is een cruciaal hulpmiddel waarmee bedrijven hun toekomstige financiële positie kunnen voorspellen en weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hun activiteiten. Door dit soort verkopen voor te bereiden, kunnen bedrijven dus een beter inzicht krijgen in hun financiële positie en dienovereenkomstig plannen maken om hun doelen te bereiken.
Wat betekent pro forma in het bedrijfsleven?
Een pro forma clausule voorspelt toekomstige prestaties met behulp van theoretische feiten of vermoedens. Pro forma financiële overzichten, of geprojecteerde financiële overzichten, komen aan bod in de e-learningcursus Financiële boekhouding.
Wat zijn de nadelen van pro forma?
Deze financiële overzichten kunnen eerdere of huidige prestaties niet correct weergeven vanwege hun veronderstelling. Daarom moeten ze voorzichtig worden gebruikt en niet ter vervanging van traditionele financiële rapportage.
Wat is een voorbeeld van een pro forma?
Pro forma financiële overzichten lijken op conventionele financiële overzichten, zij het gebaseerd op hypothetische scenario's in plaats van op werkelijke financiële resultaten. Stel hypothetisch dat het mijn onderneming was om in het komende jaar een lening van $ 60,000 te verkrijgen. Na het afsluiten van een lening van $ 60,000, zou het overzicht het voorspelde inkomen, rekeningsaldi en inkomsten tonen.
Referenties
- investopedia.com
- corporatefinanceinstitute.com
- zoho. com
- freshbooks.com
Gerelateerde artikelen
- Processtappen voor automatisering van verkooporders (+ gratis sjabloon voor verkooporderformulier)
- GEPROJECTEERDE INKOMSTENOVERZICHT: Sjablonen en hoe u deze kunt voorbereiden
- BOEKHOUDFACTUUR: definitie, hoe deze op te nemen en gratis software
- BETALINGSVOORWAARDEN: hoe u de beste betalingsvoorwaarden gebruikt
- Proforma-factuur: wat is een proforma-factuur en voorbeelden?
- BRIEFSLUITERS: Manieren om een zakelijke brief te beëindigen met voorbeelden
