Als u van plan bent om zakelijk te reizen, is het handig om te weten wat uw werkgever in 2023 verwacht en nodig heeft op het gebied van kilometervergoeding. Werknemers die hun voertuigen (zoals auto's of vrachtwagens) gebruiken om zakelijke boodschappen te doen, kunnen hun kilometers vergoed krijgen. Voor autorijden voor werk, liefdadigheid, medische of verhuisgerelateerde doeleinden in 2023 is een nieuw standaard kilometervergoedingstarief vastgesteld door de Internal Revenue Service (IRS). Een formulier voor kilometervergoeding vraagt informatie over de reis die werknemers ook krijgen om in te vullen elke keer dat ze boodschappen doen voor het bedrijf.
In dit artikel gaan we in op cruciale punten met betrekking tot kilometervergoeding, hoe u kunt bepalen of u in aanmerking komt en advies om uw reiskosten nauwkeurig te documenteren.
Kilometervergoeding
Wanneer een werknemer zijn voertuig gebruikt voor werkgerelateerde doeleinden, vergoedt de werkgever hem de gereden kilometers. De meeste bedrijven gebruiken een cent-per-mijl-formule. De werkgever en zijn overeenkomst met de werknemer bepalen echter de vergoedingspercentages, gedekte kosten en het betalingsschema.
De vergoeding die u krijgt voor het gebruik van een eigen auto voor werk, heet kilometervergoeding. Alle kosten die verband houden met het bezit en het gebruik van uw auto tijdens de vereiste kilometers vallen onder de vergoeding. In de meeste gevallen wordt het berekend per kilometer en worden alle kosten betaald die verband houden met het bezit en gebruik van een voertuig voor zakelijke doeleinden.
Onderdelen van kilometervergoeding
Verschillende factoren, zoals de volgende, kunnen van invloed zijn op de kilometervergoeding:
#1. Geschiktheid
Hoewel niet alle werknemers in aanmerking komen, kunnen werkgevers werknemers vergoeden voor kilometers wanneer ze hun voertuigen gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden. De specifieke kenmerken van uw dienstverband bepalen of u in aanmerking komt. Een typische kilometervergoedingspolis dekt doorgaans de volgende reizen:
- Bezoeken met klanten
- Het verzorgen van vervoersmiddelen voor klanten
- Maak een uitstapje naar een tijdelijke werklocatie
- De reis naar een conferentie of professionele conventie
Houd er rekening mee dat de terugbetaling door het bedrijf fiscale gevolgen kan hebben. Het is raadzaam om met een doorgewinterde belastingadviseur te praten om erachter te komen hoe uw inkomen kan worden beïnvloed.
#2. Standaard Tarieven
De Internal Revenue Service (IRS) heeft een standaard kilometertarief vastgesteld, maar het staat een bedrijf vrij om ook zijn tarieven vast te stellen. De IRS staat belastingaangiften toe om tot dit bedrag af te trekken voor kilometers. Hoewel veel bedrijven hun tarieven baseren op het IRS-tarief, is dit niet wettelijk verplicht. Uw werkgever kan een vergoeding geven die lager of hoger is dan het wettelijk minimum.
#3. Vereisten van de werkgever
Werkgevers zijn niet verplicht kilometervergoedingen te betalen, tenzij dit ertoe zou leiden dat het loon van de werknemer onder de minimumloondrempel van de staat zou vallen.
Hoe kilometervergoeding te volgen
Sommige werkgevers eisen dat werknemers hun benzine- en autoreparatiebonnen indienen om te worden vergoed. Het omslachtige proces van het verzamelen van bonnetjes wordt verwijderd bij gebruik van het standaard aftrektarief. Het gebruik van een onkostenregistratieprogramma maakt het bijhouden van uw kilometers eenvoudig. Met deze programma's kunt u uw kilometergegevens invoeren en op basis daarvan uw vergoeding berekenen. Via onderstaande stappen kunt u uw kilometervergoeding monitoren:
- Houd de datum van de reis bij.
- Houd de reistijd bij.
- Noteer zodra de reis begint de kilometerstand.
- Vermeld uw vertrekpunt en eindbestemming.
- Voeg een samenvatting toe van de doelstellingen van de reis.
- Als u terug bent van uw reis, noteert u de kilometerstand.
Uw werkgever kan u een vaste maandelijkse kilometervergoeding, een FAVR (vast en variabel tarief) of het IRS-vereiste standaard kilometervergoedingstarief verstrekken.
FAVR (vast en variabel tarief)
FAVR, een populaire vervanging van de traditionele methode, houdt in dat werknemers een combinatie van het geschatte cent-per-mijltarief betalen om variabele kosten te dekken en een vast bedrag om vaste kosten te dekken. Gas, olie, onderhoud en reparaties zijn enkele voorbeelden van variabele kosten. Terwijl de lease-, belasting-, registratie- en licentiekosten, evenals afschrijvingen en verzekeringen, voorbeelden zijn van vaste kosten. Zoals altijd moet u het standaard kilometertarief van de IRS gebruiken en eventuele extra vergoedingen zijn onderworpen aan inkomstenbelasting.
Werkgevers en zzp'ers kunnen zakelijke kilometers aftrekken. Bovendien is het niet belastbaar omdat het voor een werknemer niet als inkomen wordt beschouwd. Maar als een werkgever een werknemer meer betaalt dan de werkelijke kosten van autorijden voor werkgerelateerde doeleinden, kan een deel van de vergoeding worden beschouwd als compensatie en belast.
Wat komt in aanmerking voor kilometervergoeding?
Uw bedrijf mag de kosten aftrekken voor zakenreizen waarbij een werknemer niet regelmatig naar het werk reist. De volgende kosten komen in aanmerking voor kilometervergoeding:
- Zakenreis
- Off-site overleg met huidige en potentiële klanten
- Boodschappen doen om voorraden voor het bedrijf te kopen
- Leveringen voor bedrijven
Kilometervergoedingstarief in 2023
De nieuwe kilometertarieven van de IRS zijn van kracht voor ritten die starten op 1 januari 2023.
- 65.5 cent per kilometer bij het rijden naar het werk
- Voor verhuizing of medische behoeften, 22 cent per mijl
- 14 cent per mijl voor liefdadigheidsdoeleinden
Naarmate brandstofprijzen, brandstofefficiëntie en verzekeringskosten veranderden, veranderden ook de nieuwe kilometertarieven.
Regels kilometervergoeding
U moet voldoen aan de drie vereisten van de IRS voor een verantwoord plan om ervoor te zorgen dat uw vergoeding belastingvrij is:
- Uw contante uitgaven moeten verband houden met uw werk, wat betekent dat u ze hebt gemaakt terwijl u voor uw werkgever werkte.
- U moet uw werkgever tijdig en nauwkeurig een verantwoording van deze kosten verstrekken.
- Een eventuele extra vergoeding of toelage dient tijdig te worden geretourneerd.
Bovendien heeft de IRS geen specifieke richtlijnen met betrekking tot federale kilometervergoeding. Ook als u deze vergoeding niet aanbiedt, moet u zich aan de minimumloonwetten houden. Zorg ervoor dat u werknemers minimaal het minimumloon betaalt, minus eventuele kilometervergoedingen.
Kilometervergoeding berekenen
Laten we zeggen, Joe, een van uw werknemers, doet wat boodschappen voor uw bedrijf. Voor voorraden legt Joe een afstand van 50 kilometer heen en terug af. Vervolgens reist hij 13 kilometer om een klant te ontmoeten voordat hij 20 kilometer terugrijdt naar kantoor. Joe legde 83 mijl af terwijl hij onderweg was naar zijn werk. Aangezien het standaard kilometertarief 65.5 was ($ 0.655 standaard kilometertarief x 36 zakelijke kilometers gereden), moet u hem $ 54.37 terugbetalen.
Formulier kilometervergoeding
Medewerkers kunnen pen en papier gebruiken om hun dagelijkse zakelijke kilometers bij te houden. Veel bedrijven bieden hun medewerkers een kilometervergoedingsformulier aan. Werknemers kunnen dan het kilometervergoedingsformulier invullen telkens wanneer ze een taak uitvoeren die verband houdt met de onderneming.
Een formulier voor kilometervergoeding vraagt om informatie over de rit. Het formulier vraagt meestal om informatie zoals de datum, het zakelijke doel, de herkomst, de bestemming, het aantal afgelegde kilometers en het totale aantal kilometers. Doorgaans vullen werknemers die een vergoeding willen krijgen voor het gebruik van hun voertuig voor werkdoeleinden een kilometervergoedingsformulier in.
Om werknemers in staat te stellen informatie over meerdere reizen in te voeren, bevatten formulieren vaak meerdere regels of spaties. Terwijl sommige bedrijven slechts één keer per jaar om kilometerrapporten vragen, vragen andere bedrijven werknemers om deze maandelijks in te dienen.
De gegevens zouden identiek zijn tussen digitale en papieren formulieren. Bovendien elimineert het gebruik van een digitaal kilometerformulier het risico dat werknemers een papieren formulier kwijtraken of kwijtraken, wat zou kunnen resulteren in het verlies van kilometergegevens.
Wat is het federale kilometervergoedingstarief voor 2023?
Het standaard kilometertarief voor alle zakelijke mijlen is 65.5 cent per mijl, terwijl de tarieven voor verhuis- of medische kosten 22 cent per mijl zijn en voor liefdadigheidsdoeleinden 14 cent per mijl.
Hoe bereken ik de kilometervergoeding?
Door uw zakelijke kilometers te vermenigvuldigen met het huidige kilometertarief van de IRS of uw werkgever, krijgt u het bedrag van uw kilometervergoeding. Stel dat u deze maand 800 mijl hebt gereisd voor werkgerelateerde doeleinden en dat uw werkgever u tegen het standaardtarief heeft terugbetaald. Dan kunt u de onderstaande formule gebruiken om uw kilometervergoeding te bepalen: 800 mijl x 65.5 cent is gelijk aan $ 524 aan kilometervergoeding.
Een ontmoeting met een klant in de volgende stad is noodzakelijk voor Mary, een medewerker van het bedrijf. Ze reist, ontmoet de klant en reist dan snel terug naar zijn kantoor. Mary heeft in totaal 74 mijl gereden. Tijdens het rijden resulteert het vermenigvuldigen van 74 mijl met $ 0.655 in $ 48.47
Hoe werkt kilometervergoeding?
Een werkgever vergoedt werknemers tegen een cent per kilometer voor autokosten die zijn gemaakt als onderdeel van het werk. Volgens de IRS-voorschriften is het standaard kilometertarief voor 2023 65.5 cent.
Dit tarief wordt vermenigvuldigd met de afstand die u binnen een betalingstermijn aflegt om uw kilometervergoeding te bepalen. Stel dat u deze maand 120 mijl hebt gereisd. U ontvangt $ 78.6 kilometervergoeding
Hoe betalen bedrijven voor kilometers?
Een werkgever vergoedt werknemers tegen een cent per kilometer voor autokosten die zijn gemaakt als onderdeel van het werk. Werknemers ontvangen een vergoeding van centen per kilometer van het bedrijf om de kosten van het gebruik van hun voertuigen voor werkgerelateerde doeleinden te dekken.
Welk bewijs heb ik nodig om kilometers te claimen?
U heeft uw kilometerboekje nodig als u kiest voor kilometeraftrek volgens de standaardmethode. U hebt kwitanties nodig die uw uitgaven beschrijven als u daadwerkelijke uitgaven gebruikt. Om te bepalen welke methode zal resulteren in de grotere aftrek, moet u waarschijnlijk uw aantal kilometers bijhouden.
Kan ik Miles claimen als werknemer?
Zolang u geen zzp'er bent, kan een werknemer die zijn voertuig zakelijk gebruikt, in aanmerking komen voor een kilometervergoeding van zijn werkgever. Deze vergoeding is bedoeld ter dekking van de gas- en slijtagekosten tijdens dienstreizen.
Conclusie
Uw werkgever kan een kilometervergoeding verstrekken als u een privéauto voor zakelijke doeleinden gebruikt om uw onkosten te dekken. Ondanks enkele staatswetten is er geen federale wet die vereist dat u uw werknemers betaalt voor het gebruik van hun voertuigen voor zakelijke doeleinden.
Massachusetts, Californië, Illinois en andere staten leggen werkgevers verplichtingen op om te betalen voor reiskosten en andere gerelateerde kosten die werknemers tijdens hun zakenreis maken. Als u niet zeker weet of u kilometervergoeding moet geven, dient u de wetten in uw land te onderzoeken en een advocaat te raadplegen.
Veelgestelde vragen over kilometervergoeding in 2023
Wat is kilometervergoeding?
De vergoeding die u krijgt voor het gebruik van een eigen auto voor werk, heet kilometervergoeding
Welk bewijs heb ik nodig om kilometers te claimen?
U hebt uw kilometerlogboek nodig als u ervoor kiest om de kilometerstand af te trekken volgens de standaardmethode, of u hebt kwitanties nodig die uw uitgaven beschrijven als u daadwerkelijke uitgaven gebruikt.
Wat is het federale kilometervergoedingstarief voor 2023?
Het standaard kilometertarief voor alle zakelijke mijlen is 65.5 cent per mijl, terwijl de tarieven voor verhuis- of medische kosten 22 cent per mijl zijn en voor liefdadigheidsdoeleinden 14 cent per mijl.
Gerelateerde artikelen
- HOE KILOMETERS VOOR BELASTINGEN BEREKENEN: Alles wat u nodig heeft
- BEDRIJFSWAGEN: Gebruik, verzekering, leasing en gids.
- HOE KILOMETERS BEREKENEN: Vergoeding 2023 berekenen
- VERGOEDING VAN ONDERWIJS: Hoe het werkt en voordelen
- BESTE MANIEREN OM EEN AUTO TE KOPEN VOOR ZAKEN: Voordelen en Toptips
Referenties
