Bedrijven kunnen indirecte kosten op verschillende manieren toewijzen. Hoewel ze niet altijd geschikt zijn om een specifiek doel te bereiken, kunnen ze niettemin een impact hebben op toekomstige zakelijke beslissingen en op wie het bedrijf als klant verwacht. Hoewel indirecte kosten per bedrijfstak verschillen, is het van cruciaal belang om de prijs van deze kosten vast te stellen om operaties efficiënt te beheren en om eventuele toekomstige indirecte kosten te plannen. In dit bericht beschrijven we indirecte kosten en het bijbehorende tarief, en geven we een voorbeeld van een kostenpost die u mogelijk moet betalen, en maken we ook onderscheid tussen directe versus indirecte kosten en subsidies.
Wat zijn indirecte kosten?
Indirecte kosten worden gedefinieerd als bedrijfskosten die niet direct kunnen worden gekoppeld aan subsidies, contracten, projectfuncties of activiteiten, maar die nodig zijn voor de algehele werking van de organisatie en de prestaties van haar activiteiten. In theorie, als kleine meters op een transversale manier minuten zouden kunnen registreren, zouden kosten zoals verwarming, licht, boekhouding en mensen onmiddellijk kunnen worden gefactureerd. Een dergelijke methode is onpraktisch vanwege praktische beperkingen. Kostentoewijzingsplannen of indirecte kostentarieven worden daarom gebruikt om die kosten uit te betalen aan inkomstenbronnen die ervan profiteren.
Met andere woorden, indirecte kosten zijn kosten die niet als directe kosten worden beschouwd. Directe kosten kunnen verband houden met specifieke kostendoelstellingen, zoals een subsidie, contract, project, functie of activiteit. Directe kosten omvatten vaak:
- Lonen zijn salarissen (inclusief vakanties, feestdagen, ziekteverlof en andere verontschuldigde afwezigheden van werknemers die specifiek werken aan de doelstellingen van een subsidie of contract – dwz directe arbeidskosten).
- Verdere secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers zijn beschikbaar voor directe arbeidskrachten.
- Consultantdiensten gecontracteerd om gespecificeerde subsidie-/contractdoelstellingen te bereiken.
- Werknemer (directe arbeid) reizen.
- Rechtstreeks aangekochte materialen, benodigdheden en apparatuur voor gebruik op een specifieke beurs of contract.
- Communicatiekosten zoals interlokale telefoongesprekken of telegrammen in verband met een bepaalde onderscheiding of activiteit.
Voorbeeld van indirecte kosten
Een voorbeeld van indirecte kosten omvat leveringen, nutsvoorzieningen, verhuur van kantoorapparatuur, desktopcomputers en mobiele telefoons. Indirecte kosten kunnen, net als directe kosten, constant of variabel zijn. Vaste indirecte kosten omvatten uitgaven zoals huur, terwijl variabele indirecte kosten veranderlijke kosten zoals elektriciteit en gas omvatten.
Over het algemeen beschouwen bedrijven met winstoogmerk 'extralegale voordelen', zoals betaald verlof en het gebruik van een bedrijfsauto, als indirecte kosten.
Indirecte kostentarief
Een indirect kostenpercentage is in wezen een techniek om vast te stellen welk deel van de afdelings-/organisatorische administratiekosten elk programma eerlijk en gemakkelijk moet dragen, binnen de grenzen van aanvaardbare administratieve principes. Na het verwijderen of herclassificeren van niet-toegestane kosten en ongebruikelijke of verstorende uitgaven, is een indirecte-kostenpercentage de verhouding tussen de totale indirecte kosten en de gunstige directe kosten (dwz kapitaaluitgaven, grote contracten en subsidies).
De indirecte kosten in de teller van de vergelijking moeten op een verstandige manier worden gerelateerd aan de directe kosten in de noemer. Hierdoor kan elk programma of elke activiteit die in de directe kostenbasis wordt vertegenwoordigd, zijn billijk aandeel in de indirecte kosten dragen wanneer het tarief wordt toegepast.
Hoe wordt het indirecte kostentarief bepaald?
Op basis van een ingediend voorstel voor indirecte kosten is het bewuste federale agentschap verantwoordelijk voor het autoriseren van indirecte kostentarieven voor ontvangers. Het voorstel voor indirecte kosten of de strategie voor kostentoewijzing moet het volgende omvatten:
- Maak een lijst van alle activiteiten van de afdeling of eenheid en de bijbehorende uitgaven. Ongeacht de financieringsbron die wordt gebruikt om ervoor te betalen, moeten alle activiteiten worden opgenomen.
- Geef een tarief op voor de kosten die zijn toegewezen aan afdelingen of eenheden via het centrale servicekostentoewijzingsplan.
- Bepaal of de acties en hun kosten direct of indirect zijn.
- Kapitaaluitgaven en uitgaven die door OMB Circulaire of programmawetgeving als niet-toegestaan zijn aangemerkt, uit de indirecte kosten halen.
- Bepaal het tarief door de totale resterende indirecte kosten te delen door de gekozen directe kostenbasis voor indirecte kostenverdeling. Modified Total Direct Costs (MTDC) is de meest gebruikte basis. Het bepalende criterium is of de kosten in kwestie overhead genereren of profiteren van indirecte kosten, in welk geval ze naar de basis moeten worden heringedeeld en een redelijk deel van de indirecte kosten moeten worden toegekend. Hoe u een goedgekeurd indirect kostentarief kunt verkrijgen, wordt hieronder in meer detail behandeld.
- Voor non-profitorganisaties: ga naar de website van het Amerikaanse ministerie van arbeid en klik op de pagina Richtlijnen voor voorstellen voor indirecte kosten.
- Veelgestelde vragen over het ontwikkelen van uw voorstel voor indirecte kosten voor degenen die vallen onder OMB-circulaire A-87 voor nationale en lokale overheden. (Uittreksel uit "1998 US DEPARTMENT OF EDUCATION Indirect Cost Determination Guidelines for State and Local Government Agencies" (Blue Book)).
Voor vragen over indirecte kosten kunt u contact opnemen met de afdeling Indirecte Kosten, tel [e-mail beveiligd].
Federaal of door de staat goedgekeurd tarief voor indirecte kosten
De HHS Indirect Cost Rate Group zal de federale of door de staat goedgekeurde tarieven honoreren. Om het gegeven indirecte kostenpercentage te ondersteunen, kan aanvullende documentatie vereist zijn.
Entiteiten moeten de HHS Indirect Cost Rate Group een kopie van de huidige geautoriseerde onderhandelde indirecte kostentariefovereenkomst voorleggen. De overeenkomst moet binnen 30 dagen worden geleverd, anders wordt het verzoek geannuleerd en kunnen indirecte kosten worden verboden.
Wanneer het federaal goedgekeurde indirecte kostentarief wordt geaccepteerd door de HHS Indirect Cost Rate Group, wordt een bevestigingsbrief aan de onderontvanger verstrekt om de acceptatie en het gebruik van dit tarief te bevestigen.
Nadat een tarief is geaccepteerd, blijft het van kracht totdat de entiteit een nieuw tarief zoekt of HHS op de hoogte stelt van wijzigingen in het bestaande tarief. Wanneer uw federale of een andere door een overheidsinstantie goedgekeurde tarief(en) veranderen, moet u de HHS binnen 30 dagen na de wijziging op de hoogte stellen via de bestemmingspagina van het Federal Funds Office voor subontvangers.
Als uw federale of staatsinstantie uw tarief niet heeft goedgekeurd voordat het afloopt, moeten organisaties een verzoek om technische hulp indienen via de landingspagina van het Federal Funds Office voor subontvangers.
Indirecte kostentariefonderhandeling
Onderhandelen over een tarief vereist het indienen van een voorstel voor een indirect kostentarief en ondersteunende documenten bij de HHS Group. Bij het aanvragen van een onderhandeld tarief moeten entiteiten de HHS-sjablonen invullen.
Er moet een onderhandeld tarief worden verkregen als het bedrijf van plan is niet-gerecupereerde indirecte kosten te gebruiken als match of voor kostendeling. Het indirecte kostenbedrag wordt gebruikt om vast te stellen hoeveel van de indirecte kosten de organisatie kan gebruiken voor kostendeling of als match. HHS-goedkeuring is vooraf vereist.
Het voorstel voor indirecte kostentarieven moet bij HHS worden ingediend via de bestemmingspagina van het Federal Funds Office Subrecipient Landing Page.
Nadat het indirectekostentarief is goedgekeurd, wordt een indirectekostentariefovereenkomst afgegeven. De tariefovereenkomst voor indirecte kosten specificeert de vervaldatum voor het volgende voorstel van de entiteit.
Soorten Tarieven
Om te helpen bij het terugverdienen van indirecte kosten, biedt HHS verschillende tariefcategorieën aan. Deze keuzes zijn toegankelijk voor entiteiten die een onderhandeld tarief aanvragen. In de kennisgeving van financieringsmogelijkheden voor elke staats- of federale subsidie, kunnen eventuele beperkingen op indirecte kosten worden ontdekt.
#1. Voorlopige tarieven:
Het primaire tarieftype dat door de HHS wordt geproduceerd, zijn voorlopige tarieven. Voorlopige tarieven zijn kortetermijnbenaderingen van het indirecte kostentarief. Jaarlijks moeten voorlopige tarieven worden vastgesteld om de definitieve reële bedragen te bepalen. Een definitief tarief wordt vastgesteld zodra een voorlopig tarief is aangepast.
#2. Definitief tarief:
Zodra de werkelijke kosten voor het fiscale jaar zijn bepaald, wordt een definitief tarief berekend. Nadat het opwaarderingsproces is voltooid na de voorlopige tariefperiode, worden de definitieve tarieven uitgegeven. Een definitief tarief kan niet worden gewijzigd.
Definitieve tarieven worden gebruikt om vermeende indirecte kosten te wijzigen en kunnen een terugbetaling of terugbetaling omvatten als het definitieve tarief lager of hoger is dan het voorlopige tarief.
#3. Vaste overdracht:
Een vast verrekenbaar tarief is een indirect kostentarief met dezelfde kenmerken als een vooraf vastgesteld tarief, behalve dat het verschil tussen de geschatte kosten en de werkelijke, toelaatbare kosten van de door het tarief gedekte periode wordt overgedragen als een aanpassing van het tarief berekening van de volgende periode. Als de werkelijke kosten voor deze tijd bekend zijn, zal voor een toekomstig jaar of toekomstige jaren een aanpassing van het tarief plaatsvinden ter compensatie van het verschil tussen de kosten voor het vaststellen van het vaste tarief en de werkelijke kosten.
#4. Vooraf bepaald tarief:
Een vooraf bepaald tarief is gebaseerd op verwachte kosten voor een huidige of toekomstige periode. Op basis van de werkelijke indirecte kosten van de entiteit wordt een vooraf bepaald tarief toegepast. Een vooraf vastgesteld tarief kan alleen worden verstrekt als er een hoge mate van zekerheid is dat dit niet zal worden overschreden.
Tenzij in uitzonderlijke situaties kan het vaste tarief niet worden gewijzigd. Stijgen of dalen de totale uitgaven van de entiteit met meer dan 25% binnen 90 dagen na het vooraf vastgestelde tarief, dan dient de entiteit een tariefvoorstel in. Het voorgestelde tarief is gebaseerd op de nieuwe bestedingsgegevens die voortvloeien uit de verhoging of verlaging.
Directe versus indirecte kosten
Er is een eenvoudige manier om betalingen te categoriseren als directe of indirecte kosten: directe kosten zijn de kosten voor het genereren, ontwikkelen en leveren van een product of dienst, terwijl indirecte kosten kosten omvatten die geen verband houden met een specifiek product.
Directe kosten
- productie materialen
- Apparatuur
- grondstoffen
- Arbeidskosten Overige productiekosten
Indirecte kosten
- Nutsbedrijven
- Kantoor Artikelen
- Kantoorartikelen
- Campagnes voor marketing
- Boekhoud- en salarissoftware
- Werknemer
Het belang van het begrijpen van het onderscheid tussen directe en indirecte kosten
Bovendien krijgt u door het volgen van directe en indirecte kosten een beter inzicht in uw boekhouding en bent u beter voorbereid om plannen voor de toekomst te maken.
Terwijl u uw belastingen betaalt, moet u ook het onderscheid tussen directe en indirecte kosten begrijpen. Bepaalde directe en indirecte kosten zijn fiscaal aftrekbaar. Reparaties aan uw bedrijfsapparatuur, zoals uw productielijn, zijn voorbeelden van fiscaal aftrekbare directe kosten. Huur, elektriciteit en sommige verzekeringspremies zijn voorbeelden van fiscaal aftrekbare indirecte kosten. Maar de positie van elk bedrijf is uniek. Neem contact op met uw accountant of boekhouder om te bepalen of kosten subsidiabel zijn.
Welke invloed hebben directe en indirecte kosten op de financiering van kleine bedrijven?
Het identificeren van directe en indirecte kosten is vooral cruciaal in het geval van overheidssubsidies of andere bronnen van externe hulp. Subsidierichtlijnen zijn vaak strikt over wat directe of indirecte kosten zijn en kunnen een bepaald bedrag aan financiering toekennen aan elke classificatie.
Vaak zal de financiering van een bepaald project voornamelijk de directe kosten dekken. Bij bepaalde overheidsorganisaties mag je wel uitleggen waarom indirecte kosten ook ondersteund moeten worden, maar de beslissing om subsidies toe te kennen is geheel aan hen.
Wanneer een onderneming overheidssteun accepteert, kan de financier ook strenge regels opleggen aan het maximale indirecte kostentarief en de posten die als indirecte kosten gelden.
Directe en indirecte kosten classificeren voor een juiste boekhouding
Het kennen van het onderscheid tussen directe en indirecte kosten is een belangrijk onderdeel van een goede boekhouding. Door elk type kosten afzonderlijk te monitoren, kunnen kleine bedrijven hun cashflow begrijpen, hun artikelen effectief prijzen en hun belastingaftrek maximaliseren. Als u hulp nodig heeft, schakel dan een professionele accountant in of gebruik boekhoudsoftware die u kan helpen de uitgaven van uw bedrijf op te splitsen.
Wat zijn indirecte kosten en welke voorbeelden?
Indirecte kosten omvatten overheadkosten (bijvoorbeeld huur en nutsvoorzieningen) en algemene en administratieve kosten (bijvoorbeeld salarissen van officieren, kosten van de boekhoudafdeling en kosten van de personeelsafdeling).
Wat zijn indirecte kosten in het bedrijfsleven?
Indirecte kosten zijn zakelijke uitgaven die niet gemakkelijk in verband worden gebracht met een specifieke subsidie, contract, projectfunctie of activiteit, maar die nodig zijn voor de algehele werking van de organisatie en de uitvoering van haar activiteiten.
Wat zijn de 5 soorten indirecte kosten?
Voorlopig, vooraf bepaald en vast met voorwaartse verrekening zijn de drie soorten indirecte kosten.
Wat zijn de 4 soorten kosten?
Vaste kosten, variabele kosten, directe kosten en indirecte kosten zijn de vier basiscategorieën waarin kosten zijn onderverdeeld.
Gerelateerde artikelen
- VOORLOPIG KREDIET UITGELEGD !!! Beste praktijken voor 2023
- INDIRECTE METHODE KASSTROOM: Formule & Voorbeelden
- Kasstroomoverzicht Indirecte methode: overzicht, voorbeelden, berekeningen
- Directe methode Cashflow: definitie, voorbeelden en voordelen
- WAT IS EEN KANAAL? Soorten distributiekanalen
Referenties
