Zoals het gezegde luidt: “Een brief schrijven is één ding; professioneel schrijven is iets heel anders.” En daar komt een professionele brief om de hoek kijken. Een professionele brief is een formele brief waarmee u informatie kunt vragen of verstrekken. Als het gaat om het schrijven van een professionele brief, is het belangrijk om te weten hoe u een professionele brief schrijft om effectief te communiceren met bedrijven en andere organisaties, ongeacht het doel, ontslag, referentie, aanbeveling of klacht.
Als u echter op zoek bent naar tips voor het schrijven van een professionele brief, bent u bij ons aan het juiste adres. In dit artikel leggen we uit hoe je een professionele brief schrijft en andere tips waarmee je brieven opvallen.
Wat is een professionele brief?
Een professionele brief is een zakelijke brief die doorgaans wordt gebruikt om met andere bedrijven of personen te communiceren om informatie te vragen of te verstrekken. Het is meestal in een formele, professionele toon en stijl. Dit kan een brief zijn die u schrijft aan uw potentiële werkgever, klant, collega of zakenrelatie.
Professionele brieven hebben meestal een specifiek doel of intentie, inclusief een aanhef, alinea's in het hoofdgedeelte en een afsluiting. De brief moet goed geschreven zijn en vrij van grammatica- of spelfouten. Ze moeten ook duidelijk en beknopt zijn en meteen ter zake komen. Dus als u een professionele brief wilt schrijven, houd dan rekening met de ontvanger en pas de brief daarop aan.
Soorten professionele brieven
Er zijn veel soorten professionele brieven en elk heeft zijn doel, maar enkele van de meest voorkomende zijn:
#1. Sollicitatiebrieven:
Sollicitatiebrieven worden gebruikt bij het solliciteren naar een baan of het indienen van een voorstel of sollicitatie bij een potentiële klant. Om een professionele sollicitatiebrief te schrijven, moet u zich concentreren op de functie en uw woorden het bedrijf of de werkgever laten overtuigen dat u de juiste kandidaat bent.
#2. Aanbevelingsbrief:
Een aanbevelingsbrief is een professionele brief die is geschreven om een positieve beoordeling te geven van iemands vaardigheden of karakter. Het is een brief waarin iemand die jou goed kent schrijft over jouw positieve eigenschappen. De brief wordt vaak gebruikt in het wervingsproces, omdat deze waardevolle informatie kan geven over de kwalificaties van een kandidaat.
Een aanbevelingsbrief bevat positieve opmerkingen en kan helpen bij het verkrijgen van beurzen, banen of stages. Bovendien kan een professionele aanbevelingsbrief een waardevol bezit zijn bij het aanvragen van beurzen, banen of stages. Als je bijvoorbeeld een baan of een beurs wilt krijgen, heb je iemand nodig die een professionele aanbevelingsbrief schrijft. Het enige dat u hoeft te doen, is de persoon die de brief schrijft alle nodige informatie te geven en waardering te tonen voor zijn of haar tijd.
#3. Referentie brief:
Een referentiebrief is een brief die iemand die een sollicitant kent, schrijft en getuigt van zijn/haar kwalificaties. Het kan afkomstig zijn van een vorige werkgever, een collega, een professor of een professionele organisatie. Uw potentiële werkgever kan deze brief opvragen als onderdeel van het wervingsproces.
Met andere woorden, de brief moet positief zijn en specifieke voorbeelden geven van de kwalificaties van de kandidaat. Als u bijvoorbeeld een professionele referentiebrief wilt schrijven, adresseer deze dan aan de persoon, de baan waarop hij/zij solliciteert, en onderteken de brief.
#4. Klachtenbrief:
Een klachtenbrief is een formele brief die wordt gebruikt om te klagen over een product, dienst of situatie. De brief moet worden gericht aan het bedrijf, de organisatie of de verantwoordelijke persoon.
Als u daarom een professionele klachtenbrief wilt schrijven, vermeld dan alle relevante informatie, zoals de datum, tijd en plaats van het incident, evenals een gedetailleerde beschrijving van het probleem, beleefd en professioneel.
#5. Ontslagbrief:
Een ontslagbrief is een formeel document van een werknemer aan zijn werkgever om zijn voornemen om zijn functie te verlaten aan te kondigen. Om een professionele ontslagbrief te schrijven, moet u de naam van uw werknemer, functie, bedrijfsnaam en de datum van uw laatste werkdag vermelden.
In de brief moet de werknemer ook zijn redenen voor ontslag vermelden en zijn werkgever bedanken voor de mogelijkheid om voor hem te werken.
#6. Bedankbrieven:
Bedankbrieven worden na een interview of vergadering verzonden om waardering voor de kans te tonen. Ze zijn ook voor algemene waardering voor collega's, werkgevers, klanten, zakelijke partners, enz.
Hoe schrijf je een professionele brief
Hier is een algemene gids voor het schrijven van een professionele brief, ongeacht ontslag, referentie, aanbeveling of klachtenbrief.
#1. Gebruik een letterlettertype en marges:
Als je een professionele indruk wilt maken in je schriftelijke correspondentie, begin dan bij de basis: een goed lettertype en marges. Dit geeft je brief een gepolijste en formele uitstraling. Om een lettertype te kiezen, zoekt u naar iets dat gemakkelijk leesbaar is en een professionele uitstraling heeft. Times New Roman is bijvoorbeeld een goede keuze. Stel vervolgens de marges aan alle kanten in op XNUMX cm om uw brief een strak en gestroomlijnd uiterlijk te geven.
#2. Creëer uw kop:
De kop van een professionele brief moet de naam en het adres van de afzender, de datum en de naam en het adres van de ontvanger bevatten. Om een professionele briefhoofding te schrijven:
- Eerst moet u uw naam, adres en datum in de rechterbovenhoek van de pagina schrijven. U kunt ook uw telefoonnummer en e-mailadres toevoegen.
- Voeg daarna de adresgegevens van de ontvanger onder die van u toe en lijn ze links uit. Zo weet u zeker dat uw brief aan de juiste persoon of afdeling wordt gericht.
#3. Schrijf uw aanhef:
De aanhef is de formele begroeting aan het begin van uw brief. Voeg dus onder de kop een aanhef of begroeting toe en voeg een komma toe. Als u de voor- en achternaam van de ontvanger weet, kunt u 'Beste John Smith' schrijven. En als u de naam van de ontvanger niet weet, gebruik dan een algemene aanhef zoals 'Geachte heer of mevrouw', 'Aan wie het aangaat' of 'Geachte personeelsmanager'.
#4. De lichaamsparagrafen:
Een professionele brief bevat doorgaans drie alinea's in de hoofdtekst. U kunt op deze manieren een professionele brief schrijven: De eerste alinea introduceert het doel van de brief. De tweede alinea geeft meer informatie over het doel en de derde alinea vraagt de lezer om actie te ondernemen. Zorg er daarom voor dat deze hoofdparagrafen duidelijk en beknopt zijn.
#5. Voeg een alinea en handtekening toe aan het slotgedeelte:
De meeste brieven eindigen met een korte paragraaf waarin de ontvanger wordt bedankt voor de tijd en waarin wordt aangegeven dat er contact met u zal worden opgenomen. Dit is een goede gelegenheid om af te sluiten met een positieve uitspraak of zin. Bijvoorbeeld: "Ik kijk er naar uit om binnenkort van je te horen." of "Bedankt voor uw aandacht." Als u bijlagen bij uw brief heeft gevoegd, vermeld deze dan hier ook. Bijvoorbeeld: “Gelieve ingesloten een kopie van mijn cv te vinden.”
Laat na de afsluitende tekst twee tot drie regels tussen de afsluitende regel en voeg een afsluitende handtekening toe. Voorbeelden van letterhandtekeningen zijn "Met vriendelijke groet", "Met waardering", "Dank u", "Groeten", "Hoogachtend", enz. Selecteer dus uw afsluitende handtekening en voer uw eerste, middelste initiaal in (als u die heeft), en achternaam. Merk op dat de afsluitende handtekening en uw naam linksonder moeten staan.
#6. Proeflees en verstuur uw brief
Nadat je je brief hebt geschreven, neem je de tijd om hem te proeflezen. Controleren op grammatica- en spelfouten is een must, maar neem ook de tijd om uw brief te lezen om er zeker van te zijn dat deze duidelijk en beknopt is. Daarna kunt u het naar de ontvanger sturen.
Wat staat er in een professionele brief?
Een professionele brief bevat meestal een kop met de naam en het adres van de afzender, evenals de datum en de naam en het adres van de ontvanger. In de hoofdtekst van de brief zal de afzender het doel van de brief communiceren. Het moet duidelijk en beknopt zijn en altijd afsluiten met een professionele ondertekening, zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Met vriendelijke groet'.
Hoe begin je een formele brief?
De traditionele manier om een formele brief te beginnen is met de aanhef “Geachte heer/mevrouw/mevrouw. Achternaam." Als u echter de achternaam van de persoon niet weet, kunt u een algemene aanhef gebruiken, zoals 'Geachte heer of mevrouw'. En als je de persoon kent, mag je zijn voornaam gebruiken.
Hoe begin je een professionele brief zonder lieve?
U kunt op veel manieren een professionele brief beginnen zonder 'schat' te gebruiken. Enkele alternatieven zijn 'aan wie het aangaat', 'hallo' of gewoon de naam van de ontvanger gebruiken. Kies echter een begroeting die past bij de relatie die je hebt met de ontvanger.
'Aan wie het aangaat' is bijvoorbeeld geschikt voor een brief waarvan u de ontvanger niet goed kent, terwijl 'hallo' of de naam van de ontvanger geschikter is voor een brief aan iemand die u kent. Zie hieronder een voorbeeld.
Voor wie het aangaat
Onderwerp: Verzoek om bijstand
Beste [naam]
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om uw hulp te vragen bij een zaak die naar mijn mening van groot belang voor mij is.
Ik schrijf u om u te verzoeken het bijgevoegde document te bekijken en uw feedback te geven. Ik stel uw inbreng zeer op prijs, aangezien ik er zeker van ben dat uw expertise van onschatbare waarde zal zijn bij het oplossen van dit probleem.
Dank u voor uw tijd en aandacht.
Hoogachtend,
[Jouw Naam]Hoe start u een voorbeeld van een professionele begroetingsbrief?
U kunt op deze manier een professionele begroetingsbrief beginnen:
Geachte heer / mevrouw,
Bedankt voor je email. Het spijt me te horen dat u problemen ondervindt met uw huidige baan. Ik spreek u graag verder over uw situatie. Laat het me weten als er een tijd is dat het u uitkomt.
Hoogachtend,
Uw naam
Hoe moet een professionele brief worden opgemaakt?
Een professionele brief moet worden opgemaakt met een briefhoofd bovenaan de pagina, gevolgd door de datum, de naam en het adres van de ontvanger en een aanhef. Vervolgens moet de hoofdtekst van de brief een enkele regelafstand hebben, met een spatie tussen elke alinea. De brief moet ook onderaan worden ondertekend, gevolgd door de naam van de afzender en contactgegevens.
Conclusie
Een professionele brief communiceert met verschillende doelgroepen voor verschillende doeleinden. Hoewel het formaat varieert afhankelijk van het publiek en het doel, kunnen de bovenstaande algemene tips en richtlijnen u helpen een professionele brief te schrijven die een positieve indruk zal maken en de gewenste resultaten zal bereiken. Onthoud bovendien dat de brief duidelijk, beknopt en foutloos moet zijn.
Gerelateerde artikelen
Referenties
