Als je jezelf regelmatig in een positie bevindt waarin je het gevoel hebt dat je tijd tekort komt, ben je niet de enige. De meeste bedrijven geven aan dat ze het gevoel hebben dat hun tijdmanagementsituatie ofwel stressvol en ineffectief is, ofwel voor verbetering vatbaar is. Tijdmanagement is een alomtegenwoordig zakelijk probleem.
En toch, alleen 18% van de werkende professionals gebruik een speciaal tijdmanagementsysteem. Maar het hoeft niet zo te zijn.
Zoals ze zeggen, tijd is geld. Het wordt dus tijd dat we allemaal wat beter leren methodes om er het beste van te maken gedurende de werkdag, vooral als het gaat om financieel beheer.
Bekijk 7 tijdbesparende tips voor het beheren van zakelijke financiën die iedereen kan proberen.
#1. Investeer in innovatieve automatische softwareprogramma's
Een van de meest eenvoudige maar effectieve dingen die u als bedrijf kunt doen om tijd te besparen, is investeren in automatische verwerkingssystemen.
Financieel beheer is een van de vele zakelijke verantwoordelijkheden die kunnen profiteren van dit soort technologie, in termen van tijd, geld en algemene productiviteit. U kunt financiële technologie gebruiken om een groot aantal taken te stroomlijnen en uit te voeren:
- Gegevensbeveiliging en -beheer: Deze systemen zijn versleuteld en veilig, dus u hoeft zich nooit zorgen te maken over gegevenslekken of corruptie.
- Grootboek consolidatie: Als uw bedrijf meerdere filialen of franchises bezit, is het cruciaal om een centraal punt te hebben om alle relevante grootboeken te consolideren. Softwareprogramma's bieden gecentraliseerde beheeropties die dit proces veel eenvoudiger maken.
- Auditing: Elk bedrijf moet een solide controle bijhouden om financiële transacties te controleren. Deze programma's kunnen dit automatisch realiseren.
- Factuurbeheer: Facturen en rekeningen versturen en ontvangen is niet leuk, maar wel een cruciaal onderdeel van financieel beheer. Financiële softwaresystemen zijn uitgerust om namens u nauwkeurige facturen te ontwikkelen, op feiten te controleren en te verzenden.
- Workflow-automatisering: technologie is ontworpen om handmatige invoer te verminderen en productie-output te maximaliseren, en dat is precies wat deze systemen doen.
Er zijn veel professionele autosoftwareprogramma's beschikbaar om deze verantwoordelijkheden aan te pakken, zoals Quick Consoles en FutureAdvisor. Door ze te gebruiken, vermindert u de behoefte aan handmatige arbeid en krijgt u toegang tot een veel grotere verscheidenheid aan tijdbesparende functies.
#2. Besteed financieel beheer uit aan een professional
Tenzij u echte ervaring hebt op het gebied van financieel beheer, zal het een frustrerend en onnodig tijdrovend proces zijn om alles zelf te doen.
Als uw bedrijf heeft het budget daarvoor is het inhuren van een professionele accountant om fulltime te werken in dienst van uw financiële administratie een van de meest bevrijdende en heilzame dingen die u kunt doen.
En ook al betekent het dat u een ander salaris moet betalen, de hoeveelheid tijd, geld en productiviteit die u bespaart, is de investering meer dan waard.
#3. Gebruik een cloudgebaseerd beheersysteem
Van alle productiviteits- en tijdbesparende opties waar u als bedrijf naar op zoek bent, is een cloudgebaseerd financieel beheersysteem mogelijk het belangrijkste. Deze gecentraliseerde digitale systemen zijn cruciaal omdat ze een veilige samenwerking tussen meerdere afdelingen mogelijk maken. Dit maakt het gemakkelijk voor goedgekeurde partijen om toegang te krijgen tot belangrijke financiële documenten of informatie, en om de software te implementeren waar deze nodig is gedurende de werkweek.
Op de cloud gebaseerde systemen voor financieel beheer stellen leden van hetzelfde team in staat om onderweg toegang te krijgen tot gegevens en deze te beheren, wat een grote bijdrage levert aan het verminderen van misverstanden of miscommunicatie die uiteindelijk tijd en geld verspillen.
#4. Stem uw rekeningen elke week af
Het minstens één keer per week afstemmen van rekeningen helpt achterstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte blijft van uw financiën. Door ervoor te zorgen dat grootboekrekeningen worden gesynchroniseerd met externe bronnen, hoeft u zich nooit zorgen te maken over onnauwkeurige of dubbele records.
Het wekelijks afstemmen van uw debiteuren op de cashflow en toepassing is een zeer gezonde financiële gewoonte om te oefenen voor een bedrijf van elke omvang of branche.
#5. Zorg voor een gezonde cashflow
Een slechte cashflow is de ongelukkige achilleshiel van de meeste bedrijven. Maar er zijn manieren om dat te voorkomen - en niet genoeg mensen gebruiken ze. Als u op zoek bent naar manieren om een meer consistente cashflow voor uw bedrijf te genereren, volgen hier enkele ideeën:
- Bied meerdere betalingsportals aan voor klanten: Door uw betalingsportaalopties uit te breiden, maakt u het voor een brede demografie van klanten gemakkelijker om u te betalen.
- Implementeer een beter voorraadbeheersysteem: Slecht voorraadbeheer leidt tot overbevoorrading, onderbevoorrading en tal van andere productiviteitsproblemen; die allemaal een belemmering vormen voor tijd en productiviteit. Laat dat niet gebeuren.
- Ontwikkel een bekwaam factureringssysteem: Hoe efficiënter uw facturatie verwerking is, hoe sneller uw betalingstermijnen zullen zijn. Investeer in krachtige facturatiesoftware.
Het hebben van een consistente cashflow geeft u niet alleen meer financiële stabiliteit, maar voorkomt ook dat u aan schadebeperking moet doen wanneer zich onvermijdelijk hiaten voordoen.
#6. Huur een virtuele assistent in om de gaten op te vullen
Als je merkt dat je gewoon wat extra ondersteuning op kantoor nodig hebt, kan het inhuren van een virtuele assistent een groot verschil maken. Ze kunnen al die ondergeschikte (financiële of andere) taken op zich nemen waar u geen tijd voor heeft, waardoor er meer tijd overblijft om u op andere zaken te concentreren.
#7. Gebruik AI voor voorspellingen van financiële prognoses
En tot slot, een andere zeer effectieve manier om tijd en geld te besparen in de financiële arena van het bedrijfsleven, is door gebruik te maken van de heilige graal van de hedendaagse technologie: Artificial Intelligence (AI).
Op basis van eerdere records en patronen van uw bedrijf kan AI worden gebruikt om financiële prognoses te maken die u laten zien hoe de waarschijnlijke toekomst van de financiën van uw bedrijf eruit ziet. Deze informatie kan worden gebruikt om in de toekomst effectievere beslissingen te nemen.
Samengevat
Vrijwel iedereen kan baat hebben bij het opnieuw bekijken van hun tijdmanagementgewoonten. Met name financiën is een van die zakelijke componenten die het zich gewoon niet kan veroorloven om over het hoofd te worden gezien - en als u eenmaal in een efficiëntere routine komt, begint het onderhoud natuurlijk aan te voelen.
Deze tijdbesparende tips zijn bedoeld om bedrijven uit te rusten met de tools en middelen die ze nodig hebben om werk van hoge kwaliteit te leveren terwijl ze toch het gevoel hebben controle te hebben over hun dagelijkse taken. Probeer ze eens uit en zie hoeveel efficiënter uw financieel beheersysteem wordt.
Gerelateerde artikelen
