Goed gestructureerde ideeën voor archiveringssystemen kunnen een bedrijf helpen zijn zaken op orde te houden. Zo hoef je niet alles op zijn kop te zetten op zoek naar vitale informatie. In dit artikel vindt u tips voor het correct archiveren van uw documenten, evenals leuke ideeën voor het opzetten van elektronische archiveringssystemen voor uw kleine onderneming.
Archiefsystemen voor bedrijven
Archiefsystemen hebben zich door de tijd heen ontwikkeld, van het archiveren van papierwerk in dozen tot geavanceerde softwareprogramma's die informatie elektronisch uit het zicht opslaan. Hoewel er tegenwoordig veel opties beschikbaar zijn, hebben alle bestandssystemen één gemeenschappelijk doel: effectief recordbeheer. Omdat er talloze bestandssystemen beschikbaar zijn, is het van cruciaal belang om de kwaliteiten van elk te analyseren voordat u de beste kiest. De meest voorkomende archiefsystemen zijn eenvoudig in te stellen en bieden een efficiënte methode voor bestandsbeheer.
De 3 soorten archiefsystemen
#1. Alfabetisch archiveren
Voor minder dan 5,000 documenten is alfabetische archivering het meest populaire bestandssysteem. Archiveren op alfabetische volgorde is een methode om bestanden te ordenen op basis van de namen van personen, bedrijven, instellingen, agentschappen, onderwerpen, onderwerpen of geografische locaties in woordenboekvolgorde. Deze aanpak werkt goed voor klant- of klantnaambestanden. Gebruik een relatieve index bij het archiveren van onderwerpen. De index is een lijst met onderwerpnamen die bedoeld zijn om elk onderwerp in alfabetische volgorde weer te geven. Raadpleeg de relatieve index om te bepalen onder welke onderwerpnaam het item moet worden opgeslagen.
#2. Numerieke archivering
Rangschik bestanden in opeenvolgende volgorde met behulp van nummers rechtstreeks uit het record of een opgegeven nummer bij het maken van een numeriek archiefsysteem. Om bestanden op te halen, gebruiken de meeste systemen een index. Een numeriek archiveringssysteem verhoogt de productiviteit door de snelheid te verhogen waarmee bestanden worden gearchiveerd en gelokaliseerd. Het maakt ook een nauwkeurigere identificatie en meer vertrouwelijkheid mogelijk. In tegenstelling tot alfabetische archiveringssystemen, maakt het onbeperkte uitbreidingen mogelijk en kan het meer dan 5,000 records verwerken.
#3. Alfanumeriek archiveren
Alfanumeriek archiveren omvat het gebruik van zowel namen als nummers. Dit type bestandssysteem wordt meestal gebruikt met onderwerpnamen en nummers. Rangschik bestanden alfabetisch of op onderwerptitel en vervolgens op numerieke categorie. Voor alfanumerieke bestanden is een relatieve index vereist. De cijfercodes die aan elke alfabetische divisie worden gegeven, worden in de index weergegeven.
Elektronische archiveringssystemen instellen voor uw kleine bedrijf
Hier zijn enkele ideeën voor het opzetten van elektronische archiveringssystemen voor uw kleine bedrijf:
#1. Maak een plan voor het bewaren van documenten.
De eerste stap is slechts een extra voorbereiding. U moet richtlijnen en doelen opstellen voordat u elektronische archiveringssystemen voor uw kleine bedrijf gaat gebruiken. U moet op een aantal gebieden een algemene strategie ontwikkelen:
- Document creatie
- Delen van documenten
#2. Selecteer het beste bestandsbeheerprogramma.
Als je eenmaal een strategie hebt gekozen om je digitale transitie te stroomlijnen, kun je kijken naar de aanschaf van software. Als u uw budgetbereik, geschatte opslagvereisten en het aantal gebruikers kent, kunt u opties vergelijken. Je moet er ook voor zorgen dat je programma enkele cruciale functies bevat:
- Eenvoud van gebruik
- Synchroniseren
- Eenvoudige integratie
#3. Maak een plan voor de uitvoering.
Het is nu tijd om uw plan en software in actie te brengen. Al je voorbereiding zou vruchten moeten afwerpen zodra je dit punt hebt bereikt.
- Communiceer
- Stel machtigingsniveaus in.
- Maak regels
- Complementeer uw systemen
#4. Maak opslagafspraken.
Het is nu tijd om uw opslagplannen in actie te brengen. Houd een paar dingen in gedachten bij het uploaden, opslaan en distribueren van uw bestanden.
- Onderhoud uw organisatie.
- Submappen maken
- Naamgevingsconventies
#5. Plan voor doorlopend onderhoud.
Houd de stroom van het proces in stand nadat uw digitale archiveringssysteem operationeel is. Als het alleen en onbeheerd wordt gelaten, kan een elektronische omgeving snel overbelast raken, net als een fysieke.
- Geplande onderhoudscontroles
- Document archiveren
Waar u rekening mee moet houden bij het opzetten van elektronische archiveringssystemen voor uw kleine bedrijf
#1. Uw financiële situatie
Zorg er bij het selecteren van software voor documentbeheer voor dat deze binnen uw budget valt. Gelukkig zijn er verschillende goedkope e-filing-opties beschikbaar.
#2. De curve van leren
Afgezien van de systeemkosten, is het van cruciaal belang om rekening te houden met uw capaciteiten en met de technische kennis van de rest van uw kantoor om uzelf (en uw team) op de juiste manier te plannen.
#3. Totaal aantal gebruikers
Sommige systemen brengen kosten in rekening op basis van het aantal gebruikers, terwijl andere minimale (of maximale) gebruikersvereisten opleggen. Voordat u software aanschaft, moet u ervoor zorgen dat u weet hoeveel mensen het gaan gebruiken (of een goede schatting).
Hoe u uw documenten op de juiste manier kunt archiveren
Heb je ooit iemand laten wachten terwijl je door je bureau rommelde op zoek naar een belangrijk document? Of heb je ooit gevochten om een deadline te halen omdat je een kritiek computerbestand kwijt was? U moet leren hoe u uw documenten correct kunt archiveren om deze gênante situaties te vermijden
Of u nu werkt met papieren documenten, elektronische bestanden of een combinatie van beide, het is van cruciaal belang om ze georganiseerd en toegankelijk te houden. U bespaart tijd bij het zoeken naar items en heeft de juiste informatie binnen handbereik wanneer u deze nodig heeft. Hier zijn enkele tips voor het correct archiveren van uw documenten:
#1. Bewaar geen overbodige papieren.
Om uw documenten correct te archiveren, vermijd de gewoonte om alles op te slaan wat op uw pad komt. Neem even de tijd om de informatie te scannen en bewaar alleen een bestand als het belangrijk is voor uw professionele activiteiten of vereist is door uw bedrijf. Te veel onnodige documenten dragen bij aan rommel en maken het moeilijker om dingen in de toekomst te vinden.
#2. Gebruik een uniforme naamgevingsconventie voor uw bestanden en mappen.
Verdeel een primaire map bijvoorbeeld in submappen voor klanten, leveranciers en collega's. Gebruik kortere namen om te identificeren waar of over wie de mappen gaan. U kunt zelfs kleurcodering gebruiken om u te helpen verschillende mapgroepen te herkennen.
#3. Bewaar relevante documenten, ongeacht de soort, bij elkaar.
In plaats van bijvoorbeeld één map voor presentaties voor alle projecten, een andere map voor spreadsheets voor alle projecten, enzovoort, kunt u rapporten, brieven, presentatienotities, spreadsheets en afbeeldingen met betrekking tot een specifiek project in één map bewaren. Op deze manier kunt u veel sneller papieren vinden voor een specifiek project.
#4. Maak onderscheid tussen lopende en voltooide werkzaamheden.
Sommige mensen geven er de voorkeur aan om lopend of aanwezig werk op hun bureau of computerdesktop te bewaren totdat het werk is voltooid. Ze verplaatsen het vervolgens naar de juiste map, waar bestanden van dezelfde categorie worden opgeslagen, zodra ze zijn voltooid. Verplaats bestanden waar u niet meer aan werkt regelmatig naar de mappen waar uw voltooide werk wordt opgeslagen (bijvoorbeeld wekelijks of elke twee weken).
#5. Overvul mappen niet.
Als u veel bestanden in één map hebt, of veel submappen in één map, verdeel ze dan in kleinere groepen (submappen of sub-submappen). U kunt bijvoorbeeld een map met de naam 'Bedrijfsplan' scheiden in submappen met het label 'BP2021', 'BP2022' en 'BP2023'. Op dezelfde manier kunt u een map met de titel Delta Traders voor een klant onderverdelen in submappen met de naam "Delta Traders-verkooppresentaties" en "Delta Traders-contracten". In plaats van een lange lijst met bestanden te hebben, is het de bedoeling ze te ordenen in logische mappen of submappen.
#6. Orden documenten chronologisch.
Om uw documenten correct te archiveren, moet u ervoor zorgen dat de datum van een document opvalt door het te markeren, het toe te voegen aan een papieren document of het in te voegen in de titel van een elektronisch document. Hierdoor kunt u uw papieren chronologisch ordenen zonder dat u ze allemaal afzonderlijk hoeft te openen. U zult ze in de toekomst gemakkelijker kunnen vinden.
#7. Converteer papieren documenten naar digitaal formaat.
Dit is handig als u niet veel ruimte heeft voor papieren documenten, deze wilt bewaren zonder ze volledig te vernietigen, papieren elektronisch wilt verspreiden of uw informatieopslag veiliger wilt maken. (Dit is echter niet geschikt voor veel soorten documenten, zoals juridische contracten of documenten met originele handtekeningen, dus gebruik hier uw gezond verstand.)
Ideeën voor archiefsystemen voor op kantoor
Het idee van het maken, organiseren of opschonen van een archiefsysteem op kantoor kan ervoor zorgen dat zelfs de meest moedige onder ons zich verschuilen achter een lijst met andere, meer dringende 'taken'. Je hoeft je niet meer te verstoppen! Deze beproefde ideeën kunnen u helpen om uw kantoorarchiefsysteem in topvorm te krijgen en te houden.
#1. Kleur codering
Mensen coderen al sinds kantoorpapier en kantoorbestandssystemen decennia geleden gemeengoed waren. Ideeën voor kleurcodering falen nooit, en het is relatief snel en gemakkelijk te implementeren, zelfs als je een bijzonder complex archiveringssysteem hebt. Kleurcodering zal u motiveren om uw documenten correct te archiveren, bestanden snel te vinden en het archiveringsproces aangenamer te maken.
Deze organisatiestrategie is ideaal om stapels papier om te vormen tot nette, zo voorspelbaar mogelijke pakjes.
#2. Digitaliseren
Door bestanden te digitaliseren, bouwt u in wezen een papierloos archiveringssysteem. Na het omzetten van alle papieren bestanden naar digitaal formaat, vinden veel mensen het veel gemakkelijker om een digitaal archiefsysteem te organiseren dan een papieren archiefsysteem. Als u uw bestanden liever digitaliseert, moet u eerst uw oude bestanden scannen en converteren, wat een tijdrovende en arbeidsintensieve procedure kan zijn.
#3. Bepaal een houdbaarheidsdatum.
Dit lijkt misschien vals, maar het verminderen van het aantal te sorteren bestanden is een van de beste manieren om een kantoorarchiveringssysteem te beheren. Bestanden verwijderen op inhoud kan moeilijk zijn omdat het moeilijk is om vast te stellen welke bestanden moeten worden bewaard en welke kunnen worden weggegooid, maar het verwijderen van bestanden op leeftijd biedt een veilige, gereguleerde techniek om te selecteren wat u kunt weggooien.
#4. Afscheid en overwin
Als de bestanden die u moet ordenen alleen relevant zijn voor bepaalde afdelingen, wijs dan iemand uit elk van deze groepen aan om hun bestanden te ordenen terwijl u een algemeen kader voor bestandsbeheer opstelt.
Bestanden moeten op de muren worden georganiseerd.
In plaats van een archiefkast of plank te gebruiken, hang je dossierhouders aan je muren.
#5. Sorteren op belangrijkheid
Iedereen die ooit tijd heeft besteed aan het doorzoeken van bestanden, kent de wens om precies te vinden wat je nodig hebt in plaats van 100 dingen die je niet nodig hebt. Om het ophalen van documenten bijvoorbeeld voor iedereen leuker te maken, kunt u proberen uw kantoorbestanden in volgorde van prioriteit te structureren.
#6. Maak er een gewoonte van om regelmatig te regelen.
Zelfs het beste Office-bestandssysteem houdt u niet op zichzelf georganiseerd. Het is raadzaam om hier rekening mee te houden en van plan te zijn om wekelijks wat werk te verzetten om het systeem overzichtelijk te houden. Regelmatig een kleine hoeveelheid inspanning leveren zal veel minder belastend zijn dan proberen om in één keer een jaar lang aan verkeerd behandelde bestanden op te ruimen.
#7. Maak onderscheid tussen lopend en voltooid werk
Dit briljante idee vereenvoudigt de hele indieningsmethode. Bestanden voor voltooide projecten kunnen nog steeds worden georganiseerd, maar door ze te scheiden van bestanden voor doorgaand werk, wordt het ontdekken van bestanden een stuk sneller en efficiënter.
Wat zijn 5 basisarchiveringssystemen?
5 elementaire archiveringssystemen omvatten:
- Onderwerp indienen
- Alfabetisch archiveren
- Numerieke archivering
- geografische archivering
- chronologische archivering
Hoe bouw je een goed archiefsysteem?
- Creëer uniforme categorieën die gemakkelijk documenten kunnen accepteren die zijn geschreven en opgeslagen in verschillende papieren en elektronische formaten.
- Een archiefinventarisatie uitvoeren
- Creëer een gecentraliseerd archiefsysteem.
- Ruim bestanden elk jaar op
Hoe organiseer ik mijn bestandssystemen voor kleine bedrijven?
- Houd een brainstormsessie
- Doorzoek al uw huidige documenten
- Verzamel teaminput.
- Kies een eenvoudig bestelsysteem
- Alles consequent labelen
- Overweeg kleurcodering
- Selecteer een kast waar u in kunt groeien.
Welk archiveringssysteem wordt het meest gebruikt in grote organisaties?
Het verticale archiveringssysteem wordt vooral gebruikt in grote organisaties.
Wat is het meest geschikte systeem voor archivering naar alle kantoren?
Het horizontale archiveringssysteem is het meest geschikte archiveringssysteem.
Wat is het meest gebruikte archiveringssysteem?
De meest natuurlijke en populaire manier om bestanden te ordenen, is alfabetisch. Zelfs voor het meest elementaire alfanumerieke systeem moeten archiveringsnormen worden vastgesteld, waaronder onder andere schriftelijke archiveringsprocedures, kruisverwijzingstechnieken en procedures voor het indienen van dubbele naamswijzigingen.
Wat is de eenvoudigste methode voor bestandsorganisatie?
De eenvoudigste vorm van bestandsorganisatie in DBMS is sequentiële bestandsstructuur. Deze strategie is effectief in termen van snelheid bij het omgaan met grote hoeveelheden gegevens, omdat toegang tot de gegevens op deze manier vrij snel wordt bereikt.
Wat zijn de 2 meest gebruikte archiveringstechnieken?
De Loose Leaf-benadering en de Collective-methode zijn de twee belangrijkste archiveringstechnieken. In individueel gearchiveerde documenten worden gaten geperforeerd voordat ze in een standaardmap worden geplaatst. Het is vrij eenvoudig om documenten op te slaan en te verwijderen uit een dossier.
Waarvoor moet een klein bedrijf een dossier indienen?
Salarisadministratie, zakelijke kosten, creditcardafschriften, bankafschriften, jaarlijkse belastingaangifte, kwartaalaangifte, inventaris, tapes uit de kassa, reisverslagen en omzet- en inkomensverklaringen moeten allemaal in deze bestanden worden opgenomen.
Welke archiveringsmethode wordt als de meest efficiënte beschouwd?
Veel mensen geloven dat het terminal-digit archiveringssysteem het meest effectief is. In navolging van de middelste eenheid en de laatste cijfereenheid in dit systeem, dient het laatste cijfer of de laatste groep cijfers (eindcijfers) als de hoofdeenheid die wordt gebruikt voor archivering.
Ten slotte,
Terwijl u zich voorbereidt op het implementeren van een goed gestructureerd archiveringssysteem, wordt uw kantoorleven minder rommelig. Er zal een leercurve zijn voor het online migreren van bestanden, maar het zal in de loop van de tijd gemakkelijker te hanteren en te onderhouden worden. De ideeën voor archiveringssystemen in deze gids geven u inzicht in het opzetten van elektronische archiveringssystemen, zelfs voor uw kleine bedrijf.
Veelgestelde vragen over archiveringssystemen voor bedrijven
Wat is een goed archiveringssysteem?
Een goed archiveringssysteem moet eenvoudig en niet al te ingewikkeld zijn. Tegelijkertijd kan het gebruik van het bestandssysteem omwille van de eenvoud niet worden opgegeven.
Wat zijn de moderne manieren van archiveren?
De moderne archiveringsmethoden zijn onderverdeeld in verticaal en horizontaal archiveren.
Welke app is het beste voor het bewaren van documenten?
De beste apps voor het bewaren van documenten zijn:
- Google Docs
- Documents to Go
- Snelle Office Pro
- DropBox
- Kingston kantoor
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is een goed archiefsysteem?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Een goed archiveringssysteem moet eenvoudig en niet al te ingewikkeld zijn. Tegelijkertijd kan het gebruik van het bestandssysteem omwille van de eenvoud niet worden opgegeven.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat zijn de moderne archiveringsmethoden? “,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
De moderne archiveringsmethoden zijn onderverdeeld in verticaal en horizontaal archiveren.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Welke app is het beste voor het bewaren van documenten?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
De beste apps voor het bewaren van documenten zijn:
- Google Docs
- Documents to Go
- Snelle Office Pro
- DropBox
- Kingston kantoor
"
}
}
] }
Gerelateerde artikelen
- 2 Snelle manieren om uw oude PDF-bestanden bij te werken
- INKOMSTENBELASTING: Overzicht, e Filing en Calculator
- VERKOOP VAN ONROEREND GOED: Stapsgewijze handleiding voor het verkoopproces
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
- DUURZAAM: definitie, huuropzegging, facturen (+ gratis tips)
Referenties
