Elke branche in de zakelijke omgeving heeft regels en voorschriften die door lokale en federale instanties worden geleid. Er is geen excuus om je niet aan deze regels te houden. Bovendien zijn de gevolgen van niet-naleving meestal niet gunstig. Daarom integreren bedrijven een compliance managementsysteem in hun administratie om de naleving van nationale en zelfopgelegde regelgeving te bewaken. Werknemers kunnen afwijken van nationale regels, waardoor de bedrijven de schuld krijgen. Om ook dit te voorkomen, kwamen sommige bedrijven op het idee om software te gebruiken in hun compliance managementsysteem. Op die manier wordt alles, van beleidsvorming tot naleving, monitoring, auditing en rapportage, perfect onder controle gehouden.
Wat is een Compliance Management Systeem?
Het compliancemanagementsysteem omvat alle structuren, processen en maatregelen die door een bedrijf of organisatie zijn ingevoerd om te zorgen voor naleving van de wet- en regelgeving die op het bestaan ervan van toepassing is. Het zijn de gevestigde bedrijfsbrede richtlijnen van een bedrijf voor gedrag dat aan de regels voldoet. CMS is verweven in elke organisatierol en afdeling. Een van de belangrijkste doelstellingen is niet alleen het voldoen aan wisselende eisen en voorschriften, maar ook het proactief elimineren van potentiële risico's die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf.
Think Compli, is een nalevingsbeheersysteem een geïntegreerd systeem dat bestaat uit schriftelijke documenten, functies, processen, controles en hulpmiddelen die een organisatie helpen bij het voldoen aan wettelijke vereisten en het minimaliseren van schade voor consumenten als gevolg van wettelijke overtredingen. Een goed nalevingsbeheersysteem moet een methode bevatten voor het ontwikkelen, wijzigen, verspreiden en controleren van nalevingsbeleid.
Waarom is het compliancebeheersysteem belangrijk?
Het primaire belang van een compliancemanagementsysteem is dat het risico's beheert die kunnen leiden tot rechtszaken, geldelijk verlies en mogelijk rechtszaken die een negatieve invloed kunnen hebben op uw bedrijf. In feite integreren bedrijven nalevingssystemen om zichzelf te beschermen.
Op de lange termijn kan het van pas komen en een bedrijf helpen om te gaan met alle activiteiten die van invloed kunnen zijn op de werking van hun bedrijf. Dit kan variëren van fraude, misbruik, discriminatie en andere praktijken.
Volgens de Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) is het grote belang van CMS dat het mogelijke risico's beheert die kunnen leiden tot rechtszaken, geldboetes en andere vormen van formele straffen
Wat zijn de 7 elementen van compliance?
- Beleid, procedures en gedragsnormen implementeren
- Aanwijzen van een Compliance Officer en Compliance Committee
- Effectieve training en opleiding geven
- Een functionele communicatielijn hebben
- Interne monitoring en auditing.
- Handhaaf normen door middel van goed gepubliceerde disciplinaire richtlijnen.
- Overtredingen detecteren en corrigerende maatregelen
#1. Beleid, procedures en gedragsnormen implementeren
Zorg niet alleen voor een beleid, zorg ervoor dat het is geschreven. U moet er ook voor zorgen dat de schriftelijke procedures en gedragsnormen gemakkelijk te begrijpen zijn om naleving te garanderen tijdens het uitvoeren van functies.
#2. Aanwijzen van een Compliance Officer en Compliance Committee
Het hebben van een compliance adviescommissie zorgt er doorgaans voor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn die de structuur van de organisaties ondersteunen. Ze zorgen ook voor nalevingsprogramma's, bevorderen gedragsnormen en zorgen voor een duidelijk communicatiemiddel voor het melden van niet-naleving. Eenvoudiger gezegd: ze detecteren niet-naleving en behandelen deze voordat het een probleem wordt.
#3. Effectieve training en opleiding geven
De opleiding en training van een organisatie mag niet elke dag of week plaatsvinden, maar moet minstens één keer per jaar plaatsvinden. Wanneer werknemers worden herinnerd en bijgewerkt tot op heden in het geval er een wijziging in de regelgeving is, passen ze zich eenvoudig aan de regelgeving aan. Dit betekent simpelweg dat uw nalevingscommissie op de hoogte moet zijn van recente gebeurtenissen in uw branche. Ze kunnen dit doen door te netwerken met professionals in hun relevante branche, artikelen te lezen, conferenties bij te wonen of deel uit te maken van een groep.
#4. Een functionele communicatielijn hebben
Bedrijven kunnen een anonieme hotline, e-mailadres of enquête integreren die ze kunnen gebruiken om feedback te maximaliseren.
#5. Interne controle en auditing
Stel een jaarlijks werkplan op voor interne monitoring en auditing, identificeer eventuele risicogebieden en controleer en evalueer het nalevingsprogramma proactief. Op deze manier zijn er op geen enkel punt mazen in de wet.
#6. Handhaving van normen door middel van goed gepubliceerde disciplinaire richtlijnen
Het is nooit genoeg om regels vast te stellen, ook disciplinaire maatregelen moeten worden gedefinieerd. Dit zorgt ervoor dat iedereen, ongeacht rang of functie, zich aan de regels houdt.
#7. Overtredingen detecteren en corrigerende maatregelen
Naast het audit- en monitoringteam moet er een systeem zijn dat niet-naleving detecteert. Er moet ook een manier zijn om de aangebrachte correcties bij te houden om ervoor te zorgen dat er geen afwijkingen worden geregistreerd. Als er geen corrigerende maatregelen zijn, heeft naleving geen zin.
Hoe implementeer je een Compliance Management Systeem?
De volgende stappen helpen u bij het implementeren van uw CMS
- Doe een risicobeoordeling.
- Training van medewerkers
- Creëert beleid en procedures
- Zet een goed communicatiekanaal op
- Feedbacksysteem voor het melden van niet-naleving
#1. Voer een zelfrisicobeoordeling uit voor uw bedrijf
De eerste stap naar het implementeren van een compliancesysteem is het uitvoeren van een risicobeoordeling van het bedrijf in kwestie. Bedrijven passen compliancemanagementsystemen toe om zichzelf tegen risico's te beschermen. Aangezien verschillende industrieën met verschillende risico's worden geconfronteerd, is het nodig om te definiëren wat risico's voor uw bedrijf vormen. De perfecte manier om dit te doen, is door een risicobeoordelingstest uit te voeren die is afgestemd op uw zakelijke vereisten. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, kun je COSO bekijken. Ze zullen altijd blij zijn om te helpen. Dit zal u helpen om alle geïdentificeerde risico's aan te pakken en strategisch oplossingen te bieden voor deze mogelijke risico's. Maar dan moet je ook bereid zijn om dingen aan te passen zodra dat nodig is.
#2. Beleid en procedures maken
Als het gaat om het implementeren van compliance binnen een bedrijf, is er behoefte aan beleid. Een beleidsverklaring is de opstelling van alle regels en voorschriften die de bedrijfsvoering sturen. Het bedrijfsbeleid verschilt zelfs voor vergelijkbare industrieën. Het is gewoon een gedragscode.
#3. Werknemerstraining
Het opleiden en opleiden van medewerkers is een van de onderdelen van het compliance managementsysteem. Elk bedrijf moet een educatief model integreren dat zijn werknemers opleidt in het nalevingssysteem van het bedrijf. Wanneer medewerkers goed geïnformeerd zijn, kunnen zij aangesproken worden op hun handelen en zo het compliance programma naleven.
#4. Goed communicatiekanaal instellen
Communicatie is zo goed als het opzetten van het beleid dat richting geeft aan de operatie. Het is ook noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de training van uw informatiemedewerkers impact heeft.
#5. Feedbacksysteem voor het melden van niet-naleving
Dit is ook een van de onderdelen van het compliancesysteem. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat er een hotline of een anonieme manier is om niet-naleving te melden. Ten tweede moet er een geschikt middel zijn om het rapport te beleggen. Vervolgens helpen passende corrigerende maatregelen bedrijven ook bij het waarborgen van de naleving.
Wie is verantwoordelijk voor compliancemanagement?
De directie of een door de directie aangestelde compliance officer is verantwoordelijk voor het compliancemanagement binnen een organisatie. Ze hebben echter meestal andere verantwoordelijkheden en het ontwerpen van een compliance managementsysteem is een manier waarop ze hiervoor zorgen. Naast het ontwerpen van een compliance managementsysteem, wijzen bestuurders ook een compliance officer aan om namens hen toezicht te houden.
Wat zijn compliance-activiteiten?
Nalevingsactiviteiten omvatten elke actie die is gericht op naleving van het nalevingsbeheersysteem van een organisatie. Deze omvatten beleidsvorming, rapportage, training van medewerkers, tracking, audit, corrigerende maatregelen, enzovoort.
Wat zijn compliance-tools?
Nalevingstools zijn over het algemeen software die het beheersysteem automatiseert of vereenvoudigt dat elk bedrijf moet implementeren om te voldoen aan zijn branche-, wettelijke, beveiligings- en regelgevende vereisten. Ze worden ook wel software genoemd.
Sjabloon voor nalevingsbeheersysteem
Het maken van een sjabloon is van cruciaal belang voor het succes van elk beheersysteem voor bedrijfsnaleving. Als u problemen ondervindt bij het maken van een algemene sjabloon voor nalevingsbeheer, kunt u deze in stukjes opsplitsen. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken voor risicobeoordeling, training van medewerkers, monitoring en auditing, beleid, corrigeren van niet-naleving, enz.
Wat is CMS en voorbeeld?
Gebruikers kunnen digitale informatie produceren, bewerken, eraan samenwerken, publiceren en opslaan met behulp van een contentmanagementsysteem (CMS), een stuk software. CMS'en worden voornamelijk gebruikt voor web content management en enterprise content management (ECM) (WCM).
Welke 2 soorten naleving zijn er?
Naleving van bedrijfs- en regelgeving zijn de twee belangrijkste categorieën die de bron van het raamwerk aangeven. Een raamwerk van wetten, regels en procedures die moeten worden gevolgd, vormt zowel de zakelijke als de wettelijke naleving.
Wat is de KPI voor compliance?
Hoe werken Compliance KPI's? Gemeten aan de hand van compliance-statistieken en Key Performance Indicators (KPI's), het vermogen van de compliance-afdeling om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan het interne en externe beleid en aan de wettelijke vereisten.
Wat zijn de zes grote nalevingsgebieden?
Alle verhuurders moeten ervoor zorgen dat ze zich houden aan alle wettelijke en regelgevende verplichtingen met betrekking tot naleving. Brandveiligheid, gasveiligheid, elektrische veiligheid, liftveiligheid, asbestbeheer en legionella zijn de zes belangrijkste nalevingsproblemen waarmee verhuurders moeten omgaan.
Wat is een andere naam voor naleving?
Dit artikel somt 71 termen op die synoniemen, antoniemen of gelinkt zijn aan het woord compliance. Deze woorden omvatten conformiteit, toestemming, berusting, ontvankelijkheid, instemming en zelfgenoegzaamheid.
Software voor compliancebeheersysteem
Gezien het enorme werk dat gemoeid is met het integreren van CMS in bedrijven, zal het geweldig zijn om software te hebben die helpt bij het coördineren van de activiteiten zonder veel toezicht. De vraag is dus: is er software of applicaties die een bedrijf helpen met zijn compliancesysteem? Natuurlijk zijn er, maar voordat we de beste CMS-software opsommen, laten we eens kijken wat het is.
Wat is software voor compliancebeheersysteem
Software voor compliancebeheersysteem is een programma dat continu bijhoudt, controleert en controleert of bedrijfsprocessen in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten, het organisatiebeleid en de normen van consumenten en zakenpartners. Met CMS-software kan een bedrijf eenvoudig al zijn compliancekennis centraliseren en deze compliance reguleren.
We kunnen software voor compliancebeheer ook definiëren als een programma dat een bedrijf in zijn systeem integreert om continu de naleving van de zelfopgelegde voorschriften, het organisatiebeleid, de eisen van de industrie en andere overheidsvoorschriften te volgen, bewaken en controleren.
Wat zijn de soorten software voor compliancebeheersystemen?
Er zijn momenteel drie soorten CMS-software beschikbaar. Uw zakelijke behoeften moeten in één passen. Maar dan moet u ervoor zorgen dat u begrijpt dat uw branche de juiste software moet kiezen. Hieronder staan de soorten software voor compliancebeheersystemen;
- Universele platforms voor nalevingsbeheer.
- Branchespecifieke tools voor compliancebeheer
- Governance, risico en compliance (GRC)-software
#1. Platformen voor nalevingsbeheer voor alle doeleinden
Een alles-in-één platform voor nalevingsbeheer, ook wel bekend als een alles-in-één platform voor nalevingsbeheer, heeft de mogelijkheid om naleving in elke sector te beheren.
#2. Branchespecifieke tools voor compliancebeheer
Dit is specifiek voor sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg, de financiële sector, de productiesector, enzovoort.
#3. Governance, Risk en Compliance (GRC)-software
De software voor governance, risico en compliance (GRC) is eigenlijk geavanceerder dan de branchespecifieke tools voor compliancebeheer. Deze systeemsoftware voor compliancebeheer heeft een breder scala aan functies voor risicobeheer en corporate governance dan alleen generiek compliancebeheer. GRC is de enige systeemsoftware voor compliancebeheer die IT-risicobeheer, bedrijfscontinuïteitsplanning en juridisch beheer integreert.
Wat zijn de kenmerken van software voor compliancebeheersysteem?
Hieronder volgen de kenmerken van CMS-software;
- Het geeft geen ruimte voor fouten.
- Het beheert het nalevingsregister en de beleidsregels.
- CMS-software maakt e-learning trainingen mogelijk.
- Het zorgt voor nalevingscontrole.
- Het zorgt voor controle en rapportage
- Beheert conflicten
- Het heeft een meertalige interface
- Het dient als enquêtetools
- Preventie en bestrijding van fraude.
- Competente afhandeling van transities en kennis van geldende regels
Software voor compliancebeheersysteem kopen
CMS-marketeers proberen overal bedrijven te overtuigen om hun software te kopen. Bedrijven moeten hun behoeften volledig beoordelen voordat ze een aankoop doen of hun compliance-tools upgraden. De volgende stappen helpen je bij het maken van de juiste keuze;
#1. Bepaal de omvang van uw bedrijfsrisico
Hoewel het waar is dat CMS-software bedrijven helpt hun compliancerisico te beheren, heeft niet elk bedrijf software nodig. Definieer dus eerst uw bedrijfsrisico door uw risicobeoordeling uit te voeren.
#2. Definieer Business Line en Behoefte
Bevindt uw bedrijf zich in een sterk gereguleerde sector? Er zijn sectoren met hoge regelgeving, zoals financiële dienstverlening en gezondheidszorg. Ten tweede kunt u andere relevante behoeften consolideren in uw CMS-software, maar u moet eerst definiëren wat uw zakelijke behoeften zijn.
#3. Het heeft nodig
Het is belangrijk om uw IT-behoeften te definiëren voordat u uw CMS integreert. Om kosten te besparen, houdt u softwarepakketten in de gaten die wel bij IT worden geleverd. Zo hoef je er geen extra kosten aan te maken.
Voorbeelden van nalevingsbeheer
Hé, elk bedrijf valt in de ene of de andere branche, dus de meeste compliancebeheersystemen die u online zult zien, zijn waarschijnlijk suggesties. U moet het compliancebeheersysteem van uw bedrijf opstellen met behulp van uw branchevoorschriften en uw risicobeoordelingsreposten, geen online voorbeeld.
#1. Identificeer regelgeving in overeenstemming met uw branche
Zoals eerder gezegd, heeft elke branche een reeks regels of voorschriften waaraan het zich moet houden. Voordat u een CMS-programma of beheersysteem maakt, stelt u een lijst op van de regels die uw bedrijf hanteert.
#2. Plaats wetten in volgorde van belangrijkheid
Dit betekent niet dat er onbelangrijke regels zijn. Het betekent alleen dat sommigen meer aandacht nodig hebben dan anderen, maar in totaal moeten ze allemaal worden gehoorzaamd. Door ze in volgorde van belangrijkheid te plaatsen, kunt u bepalen hoe vaak u die voorschriften wilt herzien. Er zijn er die constant moeten worden beoordeeld, gecontroleerd en gecontroleerd. Er zijn er die niet veel aandacht nodig hebben en een jaarlijkse beoordeling is hier perfect voor.
#3. Kom met Be Review-regels op de proppen
Nadat u een lijst met uw primaire verantwoordelijkheden hebt samengesteld, kunt u proberen deze op te splitsen in maandelijkse "To Do"-lijsten. Wanneer moet het bestuur over deze kwesties horen? Schrijf ze op zodat je ze niet vergeet. Wanneer gaan deze nieuwe regels in? Stuur de meest recente versie en de vervaldatum een maand of zo van tevoren in een e-mail naar de persoon die deze moet beoordelen.
#4. Plan werknemers training
Vergeet het belang van training niet, zowel voor uw personeel als voor uw leiderschap.
#5. Maak een takenlijstkalender op
Met een takenlijst voor de nalevingskalender kunt u dingen op het juiste moment doen.
Conclusie
Risico's beheersen is altijd beter dan het uit de hand laten lopen. Dus als u een bedrijf heeft zonder een nalevingssysteem, integreer er dan een. Het effect van het niet hebben van een was dat het meer kostte dan er een te plaatsen. En als u er een heeft, zorg er dan voor dat u toezicht houdt, controleert en waar nodig wijzigingen aanbrengt om op de hoogte te blijven van uw branchevoorschriften.
Veelgestelde vragen over het compliancebeheersysteem
Wat zijn de vier essentiële onderdelen van een compliance managementsysteem?
- Toezicht op directie en management,
- Nalevingsprogramma
- Reactie op klachten van consumenten
- Nalevingsaudit
Wat zijn de drie fasen van het beheer van compliance?
- SOD-tips
- Identificeer en catalogiseer de bedreigingen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd
- Continue audit en naleving.
Gerelateerde artikelen
- BEDRIJFSRISICO: Risico's in het bedrijfsleven beheren
- GOVERNANCE RISICO EN NALEVING: Wat is GRC?
- Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf HIPAA-compatibel blijft?
- Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen
- Wat is ECM (Enterprise Content Management)?
Referenties
