Hoe kun je iedereen in je team overtuigen om iets op dezelfde manier waar te nemen als ze zoveel verschillende persoonlijkheden en standpunten hebben? En hoe zorg je ervoor dat al je medewerkers een taak of een proces consequent op dezelfde manier uitvoeren? Bedrijfsproceskaarten zijn een raamwerk dat is ontworpen om precies dat te bereiken: een proces grafisch weergeven zodat iedereen het kan begrijpen en op dezelfde manier kan volgen. In deze zelfstudie behandelen we zowel basis- als geavanceerde problemen met het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, inclusief software, geschiedenis, certificering, methodologie, voorbeelden en voordelen.
Wat is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
Een visuele weergave van werkprocessen wordt business process mapping genoemd. Proceskaarten, die kunnen worden weergegeven als stroomdiagrammen of door Business Process Modeling and Notation (BPMN)-symbolen, illustreren de relaties tussen de fasen die nodig zijn om een product of dienst te voltooien.
Bedrijfsproceskaarten houden zich bezig met bedrijfsactiviteiten, doel, normen voor succes, rollen en plichten, en wanneer en waar verschillende processen zullen plaatsvinden. Ze zijn een onderdeel van Business Process Management (BPM). Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen bevordert transparantie voor alle belanghebbenden, met name degenen die geïnteresseerd zijn in naleving, evenals voor degenen die binnen de organisatie werken.
Modellering van bedrijfsprocessen en het in kaart brengen van bedrijfsprocessen worden vaak door elkaar gehaald. Wanneer experts bedrijfsprocessen modelleren, zijn ze meer bezig met hoe de procedures worden uitgevoerd en wie (of welke afdeling) ze uitvoert.
Geschiedenis van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
De American Society of Mechanical Engineers (ASME) was een pionier in het in kaart brengen van bedrijfsprocessen in 1921. De bedrijfsproceskaarten werden vervolgens overgenomen door ingenieurs en productiefaciliteiten en ze ontwikkelden zich tot de softwareprogramma's die we tegenwoordig gebruiken.
Eerste stappen bij het vinden van de beste manier om werk te doen', introduceerden Frank en Lillian Gilbreth het stroomschema in een presentatie met de titel 'Processchema's in 1921. Purdue University heeft een archief van deze materialen als u meer wilt weten. Om consistentie in dit soort grafieken te garanderen, creëerde de ASME in 1947 een symboolsysteem.
Waarom heeft u het in kaart brengen van bedrijfsprocessen nodig?
Een cruciaal onderdeel van het managen van een succesvol bedrijf is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Werknemers worden overgelaten om te speculeren en fouten te maken met betrekking tot de best practices in uw organisatie zonder een visuele weergave van hoe voorspelbare processen daar werken. Elke afdeling en persoon wordt overgelaten aan het ontwikkelen van zijn of haar eigen volgorde en opdracht als een bedrijfsproces niet grondig wordt gedefinieerd door middel van mapping. Wanneer de taakeigenaren niet worden gespecificeerd, veroorzaakt dit verwarring, onrust en schuldgevoelens.
Software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Weet je, zoals de dingen zijn veranderd, is ook de behoefte om proceskaarten te maken. Er bestaan applicaties en software die het proces aanzienlijk vereenvoudigen. We zullen kijken naar de tools en software die er zijn in de volgende paar regels.
Een cloudgebaseerde of online toepassing, business process mapping-software genaamd, stelt gebruikers in staat om de stappen die nodig zijn om een bepaald bedrijfsproces uit te voeren grafisch weer te geven door middel van grafieken en diagrammen. Een stroomschema van standaardwerkwijzen, taakomschrijvingen en alle procesgerelateerde activiteiten, zoals input/output, worden op de kaart weergegeven.
Waarom is software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen zo belangrijk?
Het belangrijkste doel van elke software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is om individuen, organisaties of bedrijven effectiever te maken in de manier waarop ze hun dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. Deze buitengewone technologieën stellen het management in staat om workflows effectief te monitoren om zo een grondig inzicht te krijgen in de gehele organisatie en haar verschillende operaties.
Tools voor het in kaart brengen van processen helpen ook bij het ontleden van de complexiteit of complicatie van bedrijfsprocessen en verbeteren het begrip van processtromen. Hierdoor kunnen gebruikers de stappen voor procesverbetering specificeren.
Omdat u processen moet begrijpen voordat u actie kunt ondernemen om ze te verbeteren, kan software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen daarom een zeer nuttig hulpmiddel zijn voor uw bedrijf. Deze tools voor het in kaart brengen van processen zijn gemaakt om u te helpen de essentie van elk proces te begrijpen, en dat is ook waarvoor ze bedoeld zijn.
Hier is een lijst met enkele van de beste software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, gekozen vanwege hun enorme hoeveelheid lovende recensies en hoge klanttevredenheid.
Top softwareprogramma's voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen:
#1. Promapp
Promapp is een gebruiksvriendelijke applicatie voor het in kaart brengen van processen die procesverbetering bevordert door het proces voor het in kaart brengen van processen aanzienlijk te vereenvoudigen. Dit fantastische online platform maakt het voor gebruikers eenvoudig om HR-processen te ontwikkelen, aan te passen en te delen. Het maakt risicobeheer, kwaliteitscontrole en bedrijfscontinuïteit mogelijk.
#2. Teken.io
Processtroomschema's en andere soorten diagrammen kunnen worden gemaakt met behulp van de eenvoudige procesmapping-applicatie Draw.io. Het kan ook uitgebreide visualisaties produceren, zoals het SIPOC-diagram.
#3. SmartDraw
Gebruikers van SmartDraw kunnen eenvoudig diagrammen en grafieken maken met een professionele uitstraling. Door het ongelooflijk intuïtieve ontwerp is het gebruiksvriendelijk en biedt het een breed scala aan functies en functionaliteiten.
#4. Microsoft Excel
Microsoft Excel is voor bijna iedereen een bekende naam. Het is ongetwijfeld een van de meest gebruikte en populaire spreadsheets die tegenwoordig in gebruik zijn. Niet veel mensen weten echter dat Excel, het programma dat wordt meegeleverd met de Microsoft Office-suite, een aantal functies bevat die u kunt gebruiken om proceskaarten te maken.
#5. CWA-proces en QM-suite
Deze software voor het in kaart brengen van processen kan worden gebruikt voor workflowbeheer, kwaliteitsbeheer en bedrijfsprocesbeheer. Deze baanbrekende technologie kan worden gebruikt voor eenvoudige modellering, optimalisatie en verspreiding van documenten en processen.
#6. Heldere grafiek
Deze tool is speciaal ontwikkeld om te helpen bij het genereren van bedrijfsproceskaarten. Hierdoor heeft het een heleboel tools en functionaliteiten die het in kaart brengen van processen eenvoudig maken. Ter illustratie bevat LucidChart een heleboel sjablonen die iedereen kan gebruiken om elk type proceskaart te maken, inclusief SIPOC, BPMN2, waardestroom en andere.
#7. Microsoft Visio
Microsoft heeft een specifiek programma genaamd Visio dat wordt gebruikt om bedrijfsproceskaarten te maken. Gebruikers zullen echter ook genieten van de vele extra functies en functionaliteiten die bij deze handige applicatie horen. De beste software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen die vandaag beschikbaar is, Microsoft Visio, is ook een van de duurste tools op deze lijst.
Voorbeelden van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Het belangrijkste doel van Process Maps is om uit te leggen hoe een proces werkt. U kunt het begrip van uw medewerkers van bepaalde bedrijfsfuncties verbeteren door de juiste proceskaart te selecteren en te implementeren. Laten we eens kijken naar enkele populaire symbolen die worden gebruikt bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen voordat we ingaan op onze voorbeelden.
#1. Activiteit/Proces:
Een stap of een actie binnen een proces wordt weergegeven door een activiteit of proces. Het wordt vaak weergegeven door een rechthoek.
#2. Stromen
Gewoonlijk is de stroomvorm een lijn met aan één uiteinde een pijl. Een stroom toont de toeschouwer de volgorde waarin de stappen van een proces worden uitgevoerd.
#3. Evenement
Een proces begint, wijzigt of eindigt als gevolg van een gebeurtenis. Fouten, berichten, annuleringen en links zijn enkele voorbeelden van gebeurtenissen die u zichtbaar wilt maken. Afhankelijk van het type evenement worden evenementen gesymboliseerd door een cirkel met extra symbolen.
#4. Beslissing
De ruitvormige beslissingsvorm geeft aan dat er een beslissing nodig is om het proces te laten doorgaan. Het kan een eenvoudige ja-of-nee-keuze zijn, of het kan een meer gecompliceerde beslissing zijn met een reeks opties, zoals een casusverklaring in een computerprogramma.
Voorbeelden van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen bevatten vaak de bovenstaande vormen.
Proces Mapping Voorbeelden
#1. Service balie
Om de kosten te verlagen en effectieve service te leveren, hebben verschillende bedrijven een deel van hun servicedeskprocedures geautomatiseerd. Verzoeken moeten volgens workflows worden geprioriteerd en naar de juiste mensen worden geleid.
#2. Rekruteren
Van oudsher is rekrutering een tijdrovende en arbeidsintensieve HR-inspanning. Recruiters maken steeds vaker gebruik van Robotic Process Automation (RPA) en andere automatiseringstools om sollicitaties van sollicitanten te doorlopen en ze te categoriseren op basis van hun inloggegevens.
#3. Inkoop
Workflows voor inkoopprocessen kunnen ingewikkeld zijn. Handmatige aanvragen en goedkeuringen kunnen leiden tot langdurige vertragingen en een gebrek aan transparantie. Een verzoek dat naar de inkoopafdeling wordt verzonden, start een inkoopworkflow. Het inkooppersoneel zal vervolgens potentiële leveranciers onderzoeken, offertes opvragen en er een kiezen.
#4. Onboarding van klanten
Een positieve onboarding-ervaring is essentieel om klanten te behouden. Door een toename van klantcontactpunten zijn onboarding-processen ingewikkelder geworden. Dit geldt met name in sectoren zoals het bankwezen die sterk gereguleerd zijn.
Certificering voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Het leren van nieuwe vaardigheden kan worden vergemakkelijkt door een certificering voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen te behalen. Deze vaardigheden kunnen u helpen uw cv te versterken en een baan op een hoger niveau veilig te stellen. Projectmanagers kunnen hun expertise en productiviteit uitbreiden terwijl ze leren over manieren om zakelijke praktijken te verbeteren.
Hier is een lijst met verschillende certificeringen die beschikbaar zijn als u geïnteresseerd bent in het in kaart brengen van bedrijfsprocessen:
#1. ITIL-certificering
Er zijn geen vereisten voor de Information Library Foundations Certification (ITIL), alleen een voldoende examenscore. Het bevat ook oefenexamens en heeft geen vervaldatum. Bovendien biedt het voorbeelden uit praktijksituaties om u te helpen begrijpen hoe de vaardigheden die door deze certificering worden geleerd, op de werkplek kunnen worden gebruikt.
#2. CMA
De Certified Management Accountant Certification wordt verstrekt door de Vereniging van Accountants en Financiële Professionals in Business. Na de middelbare school vereist het meer dan twee jaar studie of opleiding, meer dan twee jaar werkervaring en het behalen van een mondeling of schriftelijk examen. Na een jaar vervalt deze certificering.
#3. Management van organisatieveranderingen: APMG CM Practitioner-certificering
Beheer van organisatieveranderingen: APMG CM Practitioner-certificering is beschikbaar via Learning Tree. Alleen het behalen van het mondelinge of schriftelijke examen is nodig om deze certificering te behalen, die levenslang geldig is. In de cursus doe je bruikbare kennis op die je kunt inzetten bij het inrichten van de bedrijfsvoering door verandermanagement te implementeren.
#4. Global Business Services-certificaat (CertGBS)
Het Certificate in Global Business Services is een certificering die wordt aangeboden door de ACCA. Deze certificering heeft u alleen nodig om de cursussen af te ronden. Bovendien is deze certificering eeuwigdurend.
#5. CITP
Een informatietechnologieprofessional kan een certificering behalen van het American Institute of CPAs (AIPA). Na de middelbare school vereist het meer dan twee jaar studie of opleiding, meer dan twee jaar werkervaring en het behalen van een mondeling of schriftelijk examen. De certificeringsperiode van drie jaar is verstreken.
Methodologie voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
De methode voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is er in verschillende vormen. Een lange lijst zou kunnen omvatten, elk met hun eigen speciale kracht: Gantt-diagrammen, UML-diagrammen, notatie van bedrijfsprocesmodellering, stroomdiagrammen, gegevensstroomdiagrammen, rolactiviteitdiagrammen, geïntegreerde definitie voor functiemodellering, Petri-netten, objectgeoriënteerde methoden, werkstroomtechniek en simulatiemodellen.
De methodologie voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen omvat het volgende:
#1. Workflow-methoden
Workflows zijn verzamelingen taken die worden uitgevoerd door individuen binnen een organisatie of door softwareprogramma's. Die procedures gaan verder dan eenvoudig modelleren. Ook ondersteunen ze procesanalyse en -verbetering. Informatieverzameling, modellering van bedrijfsprocessen, werkstroommodellering, implementatie, verificatie en uitvoering zijn enkele van de stadia in een werkstroom.
#2. Modellering van bedrijfsprocessen (BPMN)
De methode waar procesprofessionals de voorkeur aan geven is BPMN. Het is een gestandaardiseerde taal die uitstekend geschikt is voor omstandigheden waarin u diep in processen moet duiken om fouten en uitzonderingen aan te pakken. Hoewel het vrij gebruikelijk is, kan het averechts werken als u deze strategie gebruikt als u geen bedrijfsanalist bent.
#3. Gegevensstroomdiagrammen
Dataflowdiagrammen, ook wel de aanpak van Yourdon genoemd, laten zien hoe informatie van de ene locatie naar de andere gaat. Ze laten zien hoe het proces samenwerkt met de buitenwereld en verbindingen met verschillende gegevensopslag.
#4. Unified Model Language (UML)-diagrammen
UML-diagrammen zijn ideaal om softwareontwikkeling in kaart te brengen. De UML verdeelt diagrammen in twee categorieën: gedragsdiagrammen en structurele diagrammen. UML is niet geschikt voor het ontwerpen van procesworkflows, omdat het wordt beschouwd als een specialistische tool voor het in kaart brengen van bepaalde industrieën.
#5. SIPOC-diagrammen
Proceskaarten op hoog niveau zijn nog een andere naam voor SIPOC-diagrammen. Ze brengen een proces visueel over zonder veel de diepte in te gaan. Het proces is verdeeld in de volgende divisies op een SIPOC-diagram: leveranciers, input, proces, output en klanten.
Stappen in het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Om te beginnen met het in kaart brengen van uw bedrijfsproces, moet u beslissen welk proces in kaart moet worden gebracht. Pas het proces zo nodig aan door gegevens over de huidige procedure te verzamelen en te analyseren. Houd manieren in de gaten om het proces te verbeteren.
Uitvoeren van de Business Process Mapping
De processen die u besluit in kaart te brengen bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, zullen van invloed zijn op hoe nuttig uw kaarten zijn. Door rekening te houden met hoe ze uw klanten en uw gehele bedrijfsstrategie zullen beïnvloeden, kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijfsproceskaarten de meeste potentiële impact hebben.
Hieronder hebben we drie technieken gegeven voor het kiezen van de beste processen om in kaart te brengen:
#1. Organiseer uw activiteiten op basis van hoe ze uw klanten beïnvloeden:
Dit zijn fundamentele, behulpzame en sturende processen. Uw klanten worden rechtstreeks beïnvloed door kernprocedures, die het doel van het bedrijf weerspiegelen. Processen die worden gebruikt in bedrijfsbeheer worden activeringsprocessen genoemd. Processen die worden gebruikt bij het plannen en besturen van het bedrijf worden leidende processen genoemd.
#2. Koppel uw proces en taken aan uw algemene strategie:
Het vinden van de strategische doelen van uw organisatie is de eerste stap om dit te doen. Als u klaar bent, kunt u het gebruiken als basis voor het creëren van een procesarchitectuur voor uw huidige processen. Daarbij bepaalt u welke processen het belangrijkst zijn voor het realiseren van de strategie van uw bedrijf, hoe u deze ontwikkelt op een manier die ervoor zorgt dat ze er zo goed mogelijk op aansluiten en hoe u een verbeterschema voor de toekomst opstelt.
#3. Gedwongen verbetering:
Het gaat hier meer om reageren uit noodzaak dan om een strategie met voorbedachten rade. Een poging tot procesverbetering kan bijvoorbeeld worden afgedwongen door een mislukte audit of een managementrichtlijn. De benodigde processen in deze situatie worden geïdentificeerd en in kaart gebracht.
Wat zijn de zes belangrijkste methoden om bedrijfsproceskaarten te maken?
Er zijn zes manieren om proceskaarten te maken:
- Door middel van een-op-een of kleine groep interviews met werknemers.
- Door gebruik te maken van begeleide ontdekkingsworkshops.
- Door de bestaande documentatie te herzien.
- Bedrijfsanalyse en ontwerp.
- Door direct werk te observeren.
- Door reeds bestaande proceskaarten te importeren.
Wat zijn de vijf basisstappen voor het maken van een proceskaart?
Een proceskaart maken:
- Kies een proces of probleem om in kaart te brengen.
- Maak een lijst van de activiteiten die hebben plaatsgevonden.
- De stappen moeten schriftelijk worden vermeld.
- Maak een stroomschema met behulp van symbolen uit procesmapping.
- Maak de proceskaart af en verspreid deze.
- Bekijk de kaart om mogelijke verbeterpunten te identificeren.
Wat is het verschil tussen een workflow en een proceskaart?
Een workflow bestaat uit de terugkerende stappen die nodig zijn om een taak te voltooien. Alle componenten die nodig zijn om een groter organisatiedoel te bereiken, worden een proces genoemd. De algemene opvatting is dat processen verwijzen naar meer uitgebreide resultaten, terwijl workflows verantwoordelijk zijn voor kleine details tot kleinschalige doelen.
Wat zijn de verschillende soorten proceskaarten?
Er zijn zes verschillende soorten proceskaarten:
- Basisstroomschema.
- Waardestroomkaart.
- Waardeketen kaart.
- Cross-functionele kaart.
- Gedetailleerde proceskaart.
- SIPOC.
Wat zijn de drie voordelen van het maken van een proceskaart?
De voordelen van procesmapping:
- Om een proces beter te begrijpen.
- Bedenk hoe een proces beter kan worden gemaakt.
- Laat anderen de stappen in een proces zien.
- Stimuleer de communicatie tussen deelnemers aan hetzelfde proces.
Conclusie
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is meer geworden dan alleen een eenvoudig proces met aantrekkelijke grafische weergaven. Maar als het niet goed of serieus wordt gedaan, kan het leiden tot problemen en problemen die je liever niet hebt.
Het in kaart brengen van processen is belangrijk omdat het u in staat stelt om niet alleen kapotte dingen te identificeren, maar ook te repareren en kritieke hiaten op te vullen. Het gebruik van de juiste apparatuur en software is de beste en eenvoudigste methode om dit te bereiken.
Gerelateerde artikelen
- HULPMIDDELEN VOOR HET MAPPEN VAN BEDRIJFSPROCESSEN: Gebruik, gratis tools en gids
- BEDRIJFSPROCESMODELLERING: definitie, topsoftware, cursus en certificering
- In kaart brengen van belanghebbenden: gids voor de kaarttool voor effectief beheer van belanghebbenden
- CUSTOMER JOURNEY: Betekenis en hoe de kaarten te gebruiken om een unieke klantervaring te creëren
- CUSTOMER JOURNEY MAP: Betekenis, hoe het te maken, trechter en plan
Referenties
