Een schoonmaakbedrijf is erg klantgericht. Maar dit betekent niet dat je je zo concentreert op het geluk van de klanten dat je je achterwerk (bij wijze van spreken) onbedekt laat!
Aangezien u goed zorgt voor de behoeften van uw residentiële en commerciële klanten, moet u ook voor uw behoeften zorgen.
De enige manier om dit te doen, is ervoor te zorgen dat het schoonmaakcontract dat u met de klant tekent, zoveel mogelijk dekt. Of u nu gaat voor een eenmalige of regelmatig geplande schoonmaakklus, begin niet zonder een juridisch afdwingbare overeenkomst.
Hier bespreken we de 8 dingen die in een schoonmaakcontract moeten staan. Zij zijn:
1. De diensten die uw schoonmaakbedrijf zal uitvoeren
In de schoonmaakovereenkomst moet duidelijk staan welke taken u dient te verrichten. Als een schoonmaak bedrijf, moet u natuurlijk de reikwijdte van het werk schetsen, afhankelijk van de behoeften van uw klant.
Vermeld alle diensten die u aanbiedt met naam en in een duidelijke taal. De klant kan in de toekomst geen dienst meer eisen die niet in de overeenkomst staat.
Enkele van de meest voorkomende werken die een conciërgedienst aanbiedt, zijn:
- De vloer dweilen
- Stofzuigen
- Meubels afstoffen
- Prullenbakken legen en opnieuw vullen
- Linnengoed wassen/wassen
- Schoonmaken van de toiletten
- Ramen wassen
Vermeld in de lijst wanneer en hoe vaak een bepaalde taak moet worden uitgevoerd. Geef alles duidelijk weer, zodat er geen ruimte is voor verkeerde interpretaties. Zo kan bijvoorbeeld maandelijks de ramen worden gepoetst; het dweilen van de lobby kan wekelijks zijn, terwijl het verwijderen van de afvalbakken dagelijks kan zijn.
2. Datum en tijd van elke dienst
De eerste datum die in de overeenkomst wordt vermeld, is de datum van ondertekening. De tweede zou de eerste dag moeten zijn waarop u uw schoonmaakdiensten aanbiedt.
De klant moet duidelijke tijdlijnen geven waarin u uw taken kunt uitvoeren. Tijdlijnen zijn belangrijk, zodat uw schoonmakers en de medewerkers van de klant elkaar niet voortdurend in de weg zitten.
Geef voor de glazenwasserij aan tussen welke tijden je deze gaat uitvoeren. Geef aan hoe laat u de lobby gaat dweilen.
Vergeet niet de duur van uw diensten op te nemen. Als dit een jaarcontract is, vermeld dit dan en laat ruimte voor heronderhandeling en verlenging.
Sommige klanten geven er de voorkeur aan om een contract openen, maar met een clausule over het beëindigen van de relatie. De duur van de opzegging die ze moeten geven.
Als het een eenmalige schoonmaakklus is, vermeld dan de datum, het tijdstip (bijvoorbeeld tussen 9.00 uur en XNUMX uur) en als de eigenaar van het huis of bedrijf de schoonmaakproducten levert, vermeld dat dan ook.
Als er iets met betrekking tot de timing verandert, kunt u het contract eenvoudig bijwerken. De meeste residentiële klanten hebben hun voorkeursschoonmaaktijden, die u in het contract moet noteren.
Commerciële klanten zijn flexibeler wat betreft timing, maar het is ook het beste om al deze details in het contract op te nemen.
3. Schoonmaaklocaties
Maak een lijst van alle locaties, in alle gebouwen en het soort schoonmaakdienst dat je daar gaat uitvoeren.
Commerciële klanten met vestigingen over het hele land of over meerdere staten geven er soms de voorkeur aan om hun schoonmaakoplossingen te centraliseren.
Ze geven misschien de voorkeur aan één schoonmaakdienstverlener voor al hun schoonmaakbehoeften in plaats van een andere voor elk van hun filialen. Als dit de deal is, noteer dan de details van elke locatie.
Vermeld, indien van toepassing, alle details van de gebieden waarvan de klant niet wil dat uw schoonmaakteam er toegang toe heeft.
Het is belangrijk om de taken duidelijk op te splitsen, zodat u uw schoonmaker kunt informeren over de bijzonderheden van elke locatie.
De meeste residentiële klanten hebben kamers waarvan ze niet willen dat schoonmakers er toegang toe hebben. Zorg ervoor dat u die informatie in het contract opneemt, zodat u uw schoonmaker kunt informeren.
4. Reinigingsapparatuur en materialen
In de overeenkomst moet staan van wie u de schoonmaakmiddelen en materialen/producten gaat gebruiken.
Als je je schoonmaakspullen en -producten gaat gebruiken, specificeer dat dan en geef aan dat je geen materiaal van de klant zult gebruiken.
Als de klant wil dat bepaalde schoonmaakproducten op zijn eigendommen worden gebruikt, specificeer dat dan in het contract. Geef aan of de klant het materiaal zal leveren en hoe hij het zal verspreiden.
Als er gebieden zijn die moeten worden schoongemaakt met gespecialiseerde apparatuur, moet in het contract duidelijk worden vermeld wie dat doet.
5. Betalingsgegevens
Betalingsgegevens moeten duidelijk worden opgemaakt en er mogen geen grijze gebieden zijn. Dit zijn de meest essentiële details:
Totale kosten in rekening gebracht – Geef aan hoeveel geld u rekent voor uw diensten. Als u per uur, week, maand of een vast tarief in rekening brengt op een bepaald moment, bijvoorbeeld twee keer per maand, geeft u dit dan duidelijk aan in het contract.
Aanbetalingen/aanbetalingen – Als u borg vraagt, vermeld dan het bedrag of percentage en vermeld dat u pas kunt gaan werken nadat de borg is betaald.
Betalingsmiddel – Het contract moet ook de betalingswijze en de regelmaat van betaling bevatten. Dit kan zoiets zijn als elke maandag een bankoverschrijving, elke week PayPal-betaling enzovoort.
Sommige klanten geven er de voorkeur aan om via bankoverschrijving te betalen en sommigen willen u misschien zelfs ter plaatse contant betalen. Als dat voor u werkt, kunt u het opnemen. Anders zou het contract de betalingsmethode van uw voorkeur moeten hebben.
6. Datum en voorwaarden van beëindiging
In de overeenkomst wordt vermeld wanneer deze aanvangt en wanneer deze eindigt. Het zal ook aangeven hoeveel opzegtermijn een van beide partijen moet geven als zij het contract willen beëindigen.
Ook wordt vermeld of het contract kan worden verlengd. Als de noodzaak om de overeenkomst te beëindigen vóór het verstrijken van de looptijd zich voordoet, specificeer dan de methode om hetzelfde te communiceren - brief, e-mail, telefoontje enzovoort.
7. Met wie u zo nodig contact kunt opnemen
In dit deel van de overeenkomst staan de contactgegevens van de persoon met wie de opdrachtgever contact kan opnemen in geval van een geschil.
Zij kunnen contact opnemen met deze persoon als zij de overeenkomst moeten beëindigen of verlengen. Soms, als de klant de schoonmaakmaterialen heeft verstrekt en deze regeling moet wijzigen, kan hij contact opnemen met de aangewezen persoon.
Zorg ervoor dat de contactpersoon die u opgeeft in de overeenkomst alles weet over het schoonmaakbedrijf en het lopende contract. Als je een landelijk schoonmaakbedrijf, moet u een medewerker van de klantenondersteuning hebben.
8. Eventuele vrijstellingen en handtekeningen
Afhankelijk van de klant die u bedient, kunnen er enkele uitzonderingen zijn. Als uw klant een medische instelling is, beschikt u mogelijk niet over de juiste apparatuur voor het verwerken van medisch afval. U zou deze vrijstellen van de overeenkomst.
Om de overeenkomst te bezegelen, moeten jullie allebei je handtekeningen aan de overeenkomst toevoegen. Je kunt dan kort daarna, op de afgesproken datum, beginnen met werken.
De overeenkomst is bindend en niemand mag deze schenden zonder de daarvoor bestemde wegen te doorlopen.
Conclusie
Het tekenen van een overeenkomst is de eerste stap naar een (hopelijk) langdurige werkrelatie met uw klant. Het is ook een belangrijke stap als je dat bent het starten van uw schoonmaakbedrijf.
Dit contract hoeft niet noodzakelijk op papier te staan. Het kan elektronisch zijn, als uw staatswetten dit erkennen.
Elektronische overeenkomsten zijn eenvoudig op verschillende locaties op te slaan en gemakkelijk te bewerken. Nadat u wijzigingen heeft aangebracht, kunt u het document naar uw klant sturen. Ze lezen, ondertekenen het elektronisch en sturen het terug.
Als je niet weet hoe je een schoonmaakovereenkomst moet schrijven, dan kan dat sjablonen online downloaden. U kunt het aanpassen om precies aan uw behoeften te voldoen door meer details toe te voegen en enkele te verwijderen die niet van toepassing zijn op uw bedrijf.
Ten slotte moet u een advocaat raadplegen om het contract door te nemen. U wilt er zeker van zijn dat het wettelijk bindend en afdwingbaar is.
Gerelateerde artikelen
