Als u geen solide voorraadbeheersysteem hebt, kan het zijn dat u te veel voorraad hebt of meer verkoopt dan u daadwerkelijk hebt. Deze problemen kunnen ervoor zorgen dat de cashflow krapper wordt, de winstmarges krimpen en de klanttevredenheid keldert.
Deze gids vereenvoudigt voorraadbeheer en toont handige systemen en technieken om de efficiëntie van uw voorraadworkflows te verbeteren.
Sleutelpunten
- Inventaris omvat alle materialen, goederen en producten die een bedrijf beheert, van grondstoffen tot eindproducten.
- Voorraadbeheer zorgt ervoor dat een bedrijf de juiste hoeveelheid voorraad aanhoudt om aan de vraag te voldoen, zonder dat er te veel of te weinig voorraad ontstaat.
- Effectief voorraadbeheer verbetert de cashflow, verlaagt de opslagkosten en voorkomt verspilling door de voorraadomloopsnelheid te optimaliseren.
- Technieken zoals Just-in-Time (JIT), FIFO en voorraadoptimalisatie kunnen de bedrijfsvoering stroomlijnen en de klanttevredenheid vergroten.
Wat is inventaris?
Om grip te krijgen op voorraadbeheer, moet u eerst uitzoeken wat voorraad eigenlijk is. Mensen zien voorraad meestal als alleen de afgewerkte producten. Voor een bedrijf is voorraad gewoon alles wat moet worden aangevuld. Als een bedrijf soep maakt, kan de voorraad alles omvatten, van tomaten tot blikverpakkingen tot de brandstof voor de bezorgwagens die de soep naar de supermarkt vervoeren.
Wat is voorraadbeheer?
Met voorraadbeheer kunnen bedrijven bepalen welke voorraad ze moeten bestellen, hoeveel ze moeten krijgen en wanneer ze dat moeten doen. Het houdt de voorraad in de gaten vanaf het moment dat u het koopt tot het moment dat u het verkoopt. De praktijk signaleert trends en reageert hierop, zodat er altijd voldoende voorraad is om aan de bestellingen van klanten te voldoen en een waarschuwing wordt gegeven wanneer de voorraad bijna op is.
Als u het verkoopt, verandert die voorraad in contanten in uw zak! Voordat het wordt verkocht, blokkeert voorraad (ook al staat het als een activa op de balans) contanten. Dus te veel voorraad kan uw portemonnee leegtrekken en uw cashflow onder druk zetten.
Een belangrijk teken van effectief voorraadbeheer is hoe snel de voorraad omloopt. Voorraadomloopsnelheid is een boekhoudkundige maatstaf die laat zien hoe vaak voorraad binnen een bepaald tijdsbestek wordt verkocht. Een bedrijf wil niet meer voorraad hebben dan het verkoopt. Langzame voorraadomloopsnelheid kan leiden tot deadstock, wat gewoon onverkochte artikelen zijn die rondhangen.
Om uw voorraadbeheerproces te vereenvoudigen, downloadt u dit Basisinventaris checklist en begin vandaag nog met het efficiënt bijhouden van uw voorraad!
Basisinventaris checklist. PDF
Waarom is voorraadbeheer belangrijk?
In principe draait voorraadbeheer om het vinden van de juiste balans tussen wat een bedrijf op voorraad heeft en wat klanten daadwerkelijk willen kopen. Voorraad kan de stralende ster van een bedrijf zijn, maar het kan ook een lastige last worden. Voorraad kost geld en als het niet goed wordt beheerd, kan het uit balans raken - ofwel door geld vast te zetten in te veel voorraad of door omzetverlies als items opraken.
Met slim voorraadbeheer houdt u de vervelende kosten en risico's van overtollige voorraad onder controle, zoals:
- Opslag
- Bederf of diefstal
- Afval- en duurzaamheidsvraagstukken
- Dalende vraag/waarde
- Belastinggevolgen
Slim voorraadbeheer voorkomt dat bedrijven te maken krijgen met de valkuilen van een te lage voorraad:
- Stilstaande productielijnen
- Gemiste productie- en leveringstermijnen
- Verlies van klantenloyaliteit, reputatie en marktaandeel
- Lagere winsten
Uitzoeken wat je moet bestellen en wanneer is geen eitje, hoe groot of klein het bedrijf ook is. Voorraadbeheer is een lastige zaak: het draait allemaal om het jongleren met financiën, operaties, budgettering, planning, supply chain en logistiek.
5 voordelen van voorraadbeheer
Door uw voorraadbeheerprocessen te optimaliseren en het juiste voorraadsysteem te gebruiken, kunt u profiteren van een schat aan voordelen voor voorraadbeheer.
Hier zijn de vijf belangrijkste voordelen in een notendop:
#1. Verbetert hoe soepel dingen verlopen
-4.png?width=736&name=Untitled%20design%20(13)-4.png)
Het grootste voordeel van voorraadbeheer? Het maakt het bijhouden van de voorraad soepel en efficiënt!
Wanneer u voorraadniveaus, opslaglocaties en voorraadbeheerprocessen optimaliseert, krijgt uw operationele efficiëntie een boost, wat leidt tot lagere kosten en snellere orderverwerking.
#2. Verhoogt de zichtbaarheid van de voorraad
Dankzij realtime voorraadbeheer ziet u precies waar uw artikelen zich bevinden en hoeveel u er op voorraad hebt.
Deze informatie is om twee redenen belangrijk: klanten op de hoogte houden en weloverwogen aankoopbeslissingen nemen.
Met een solide voorraadsysteem kunt u klanten op de hoogte houden van wat er beschikbaar is en wanneer ze nieuwe producten kunnen verwachten. U weet precies wanneer u uw voorraad moet aanvullen, zodat u niet zonder voorraad komt te zitten.
#3. Verhoogt de winstmarges
Voorraadbeheer voorkomt verspilling die leidt tot voorraadverlies, overmatige voorraad en voorraadtekorten. Hierdoor worden de transportkosten verlaagd en de winstmarges vergroot.
Voorraadbeheer werkt samen met inkoop en supply chain management om de kosten en moeite te verminderen die nodig zijn om goederen gereed te maken voor verkoop. Het vermindert de tijd en moeite die normaal gesproken wordt besteed aan voorraadbeheer.
#4. Verhoogt de klanttevredenheid
Uw dagelijkse voorraadbeheer kan uw klanttevredenheidsniveaus verhogen of verlagen. Een late levering kan echt roet in het eten gooien voor een consument.
Niemand vindt het leuk om de verkeerde bestellingen te krijgen of eindeloos te moeten wachten op leveringen. Als uw klanten zien dat u betrouwbaar bestellingen op tijd levert en hen op de hoogte houdt van wat er beschikbaar is, zijn ze veel eerder geneigd om terug te komen voor meer!
#5. Stimuleert milieuvriendelijke bedrijfsuitbreiding
Naarmate bedrijven groeien, wordt het beheer van hun voorraad ook complexer.
Met nieuwe productlijnen, een groeiend team, nieuwe productiefaciliteiten en een hoop nieuwe klanten is het beheren van de voorraad een stuk lastiger geworden! Het is cruciaal om vanaf het begin een solide voorraadsysteem op te zetten en te laten werken.
Stel het uit en zie hoe de kosten oplopen, terwijl de tijd krimpt!
Technieken voor voorraadbeheer
Ongeacht de grootte van uw bedrijf: met behulp van deze populaire voorraadbeheertechnieken krijgt u grip op uw voorraad.
Bekijk deze essentiële voorraadbeheertechnieken om in gedachten te houden:
#1. Just-in-time-inventaris
Just-in-time (JIT)-inventaris betekent dat de voorraadniveaus superlaag blijven, wat helpt de kosten en risico's te ontwijken die gepaard gaan met het hebben van een grote voorraad producten die rondslingert. Het idee is simpel: u bestelt en gebruikt goederen en materialen alleen wanneer u ze daadwerkelijk nodig hebt.
#2. Voorraadbeheer voor het geval dat
Just-in-case (JIC) voorraadbeheer is een slimme voorraadbeheerstrategie die wordt gebruikt om onverwachte vraagpieken en haperingen in de toeleveringsketen te voorkomen. Het helpt bedrijven voorraadtekorten en de verkopen die ze mislopen te ontwijken, plus het laat ze onderhandelen over betere prijzen met leveranciers.
#3. ABC-voorraadbeheer
ABC-inventarisanalyse helpt u te ontdekken welke items uw winsten verhogen door ze in verschillende niveaus te sorteren. Het is een beetje zoals het Pareto-principe: u weet wel, het idee dat de meeste winsten voortkomen uit slechts een paar inspanningen.
Met deze voorraadbeheermethode kunt u slimme keuzes maken over budgettering, marketing en inkoop voor elk product.
Met deze voorraadbeheermethode kunt u slimme keuzes maken over budgettering, marketing en inkoop voor elk product.
#4. Eerst erin, eerst eruit (FIFO)
Eerst binnen, eerst uit (FIFO) is een methode om te bepalen hoeveel uw inventaris waard is door de volgorde te gebruiken waarin items zijn toegevoegd. In FIFO zijn de eerste items die worden gekocht of gemaakt in een productlijn de eerste die aan klanten worden verkocht.
Met deze methode wordt voorraadbeheer een fluitje van een cent en weet u zeker dat u de juiste prijs aan uw verkoopprijs (COGS) hangt.
#5. Laatste erin, eerste eruit (LIFO)
Last in, First out is een voorraadwaarderingsmethode die het FIFO-principe omdraait door de nieuwste artikelen als eerste te verkopen en de oudere voorraad vast te houden totdat de nieuwe artikelen op zijn.
Deze techniek heeft enkele nadelen: het schetst een misleidend beeld van de inventariswaarde van een bedrijf en voldoet niet aan de normen van International Financial Reporting of de belastingwetgeving in veel landen.
#6. Gewogen gemiddelde kosten
Gewogen gemiddelde kosten is een methode om voorraad te waarderen. Het neemt de totale waarde van goederen die klaar zijn om te verkopen en deelt deze door het aantal beschikbare eenheden, wat u een gewogen gemiddelde kostprijs per eenheid voor uw voorraad geeft. Het helpt de prijs te bepalen voor wat er nog in de voorraad zit en wat er is verkocht.
#7. Economische bestelhoeveelheid (EOQ)
De economische orderhoeveelheid is de beste hoeveelheid om op elk moment te bestellen. De beste EOQ houdt uw totale holding- en orderkosten zo laag mogelijk.
EOQ is een slimme voorraadbeheertruc die een formule gebruikt om de perfecte bestelhoeveelheden voor elke SKU te bepalen. Door dit te doen, blijft uw aanvullingsproces soepel verlopen.
#8. Leveranciersbeheerde inventaris
Leveranciersbeheerde voorraad, ook wel consignatievoorraadbeheer genoemd, stelt een groothandel in staat om zijn goederen aan een detailhandelaar over te dragen zonder dat de detailhandelaar er meteen voor hoeft te betalen.
#9. Cross-docken
Crossdocking is een slimme truc voor voorraadbeheer waarmee u vrijwel geen voorraad meer hoeft op te slaan.
Producten komen aan in een magazijn, waar ze direct worden gesorteerd en klaargemaakt voor verzending. Ze worden meestal opnieuw geladen in verschillende vrachtwagens in hetzelfde magazijn en direct verzonden voor levering.
#10. Cyclus tellen
De voorraadcyclustellingsmethode draait om het tellen van een beetje voorraad op een gekozen dag, waardoor het hele gedoe van de voorraadopname wordt overgeslagen. Deze methode houdt uw bedrijf op koers door regelmatig te controleren of uw voorraadniveaus kloppen in uw voorraadbeheersoftware.
#11. Dropshipping
Bij dropshipping zorgt uw leverancier voor het opslaan en beheren van producten totdat ze een nieuw thuis vinden bij een koper. Wanneer een klant iets bestelt, stuurt u die bestelling naar uw leverancier en zij verzenden de goederen rechtstreeks naar uw klant.
Hoe kiest u een voorraadbeheersysteem?
Voorraadbeheersystemen zijn niet one-size-fits-all en bedrijven hebben te maken met verschillende voorraadproblemen. Daarom moeten bedrijven hun belangrijkste voorraadproblemen vaststellen voordat ze op zoek gaan naar een oplossing.
Bekijk deze vragen die bedrijven aan leveranciers moeten stellen wanneer ze op zoek zijn naar kandidaten voor hun voorraadbeheersysteem:
- Integratie: Kan deze oplossing soepel worden aangesloten op uw huidige opstelling, zoals POS-systemen, e-commerceplatforms, ERP-software en andere belangrijke apps? Hebben we echt dure aangepaste interfaces nodig?
- Functies en functionaliteit: Biedt de oplossing essentiële functionaliteiten zoals voorraadbeheer, barcodescanning, geautomatiseerde bestelpunten, vraagvoorspelling, partij- en serienummerregistratie en rapportage?
- Schaalbaarheid: Is de oplossing toegerust om de huidige omvang en complexiteit van de inventaris te beheren en tegelijkertijd klaar te zijn voor toekomstige groei?
- Kosten: Zijn er extra kosten bovenop de catalogusprijs, zoals abonnementen of kosten voor implementatie, integratie of maatwerk?
- Recensies en reputatie: Zijn er beoordelingen of getuigenissen van huidige klanten die een geschiedenis van succesvolle implementaties en betrouwbare klantondersteuning laten zien?
- Ondersteuning en training: Wordt de oplossing geleverd met een behulpzaam ondersteuningsteam en duidelijke documentatie om een soepele implementatie en gebruikersacceptatie te garanderen?
Voorraadbeheermethoden en -strategieën
Er zijn talloze slimme manieren om uw producten effectiever op te slaan en te verkopen.
Wanneer u kiest wat u wilt implementeren, denk dan aan uw grote bedrijfsdoelen en de middelen die u tot uw beschikking hebt.
#1. Periodiek voorraadbeheer
Er zijn twee populaire manieren om met inventaris om te gaan: periodiek en doorlopend.
Periodiek voorraadbeheer is een methode om de voorraad en de waarde ervan op specifieke tijdstippen bij te houden.
Bij periodiek voorraadbeheer telt het personeel elk artikel in voorraad aan het einde van een specifiek tijdsbestek, meestal één keer per boekhoudperiode. Dit geeft u een eindvoorraadbalans die u kunt vergelijken met de beginvoorraadbalans om de gemiddelde voorraad te bepalen.
U kunt de gemiddelde voorraad gebruiken in combinatie met voorraadboekhoudkundige statistieken zoals de kostprijs van verkochte goederen (COGS) om zaken als de voorraadomloopsnelheid te bepalen.
#2. Permanent voorraadbeheer
Permanent voorraadbeheer is een methode waarmee u continu inzicht hebt in de voorraad en de waarde ervan.
In perpetual inventory systemen wordt de telling van goederen bijna in real time gemonitord. Voorraadwaarden worden ook in real time bijgewerkt.
COGS wordt doorgaans berekend met behulp van de gemiddelde landed cost-methode. Hierbij worden de verschillende prijzen die voor goederen worden betaald, gemiddeld om de waarde ervan te bepalen.
#3. Vraagplanning
Vraagplanning draait om een bedrijf dat probeert te raden wat klanten in de toekomst willen voor elk product dat ze aanbieden. Deze strategie helpt bedrijven hun geld en middelen verstandiger te besteden en tegelijkertijd grip te krijgen op toekomstige opslagbehoeften.
#4. Voorraadoptimalisatie
Voorraadoptimalisatie betekent dat u uw voorraad slim beheert om de kosten laag te houden en te voorkomen dat u te veel op voorraad hebt, terwijl u er tegelijkertijd voor zorgt dat klanten tevreden zijn en hun bestellingen op tijd ontvangen. Het zorgt er ook voor dat er voldoende kapitaal beschikbaar is voor een bedrijf om sterk en gezond te groeien.
#5. Optimalisatie van het magazijn
Magazijnbeheer is essentieel om de voorraad onder controle te houden en alles soepel te laten verlopen.
Door de indeling van uw magazijn, processen en de training van uw personeel te optimaliseren, kunt u de tijd en kosten die gemoeid zijn met het beheer van uw voorraad aanzienlijk beperken.
Conclusie
Voorraadbeheer is een belangrijke speler in het spel van bedrijfsvoering. Hoe goed u uw voorraad beheert, hangt echt af van uw bedrijfstype en wat u verkoopt. Er is geen one-size-fits-all als het gaat om voorraadbeheer; elk type heeft zijn voor- en nadelen. Het juiste type voorraadbeheer gebruiken kan het succes van een bedrijf echt een boost geven.
Gerelateerde artikelen
- EENVOUDIGE INVENTARISSOFTWARE: beste software voor voorraadbeheer 2023
- INVENTARISBEHEER & SYSTEEM: Best Practices
Referenties
