Wanneer een bedrijf producten en diensten op krediet koopt van een leverancier of crediteur die snel moeten worden terugbetaald, staat de boekhoudpost bekend als Accounts Payable (AP). Op een balans wordt het vermeld als kortlopende schulden. Een AP-afdeling van een bedrijf is verantwoordelijk voor het verrichten van betalingen die het bedrijf verschuldigd is aan leveranciers en andere crediteuren. In dit artikel leert u alles over crediteuren, inclusief hun voorbeelden, hun proces, wat ze op een balans staan en een goede vergelijking van AP en debiteuren. Laten we beginnen.
Wat zijn crediteuren (AP)?
Crediteuren (AP) is een kortlopende schuld en een balansverplichting waarbij een bedrijf geld verschuldigd is aan zijn verkopers/leveranciers die het bedrijf goederen of diensten op krediet hebben gegeven. AP staat ook bekend als de afdeling die verantwoordelijk is voor het afhandelen van leveranciersfacturen of rekeningen en het opnemen van kortlopende schulden in het grootboek (GL). Alvorens hun leveranciers te betalen, verifieerde de AP-afdeling facturen tegen (koop)orders en zorgde ervoor dat de producten of diensten werden ontvangen.
Wat doet Accounts Payable?
De rol van de AP-afdeling is om een organisatie financiële, administratieve en administratieve ondersteuning te bieden: dit team is verantwoordelijk voor het toezicht op het volledige crediteurenproces. Dit is een essentiële functie op de boekhoudafdeling van het bedrijf en omvat het coderen, goedkeuren, betalen en afstemmen van leveranciersfacturen.
De verantwoordelijkheid van elk lid van het crediteurenteam draagt bij aan de verbetering van het betalingsproces en zorgt ervoor dat betalingen alleen worden gedaan op legitieme en nauwkeurige rekeningen en facturen. Een bekwame en goed beheerde crediteurenadministratie kan uw bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld besparen in het AP-proces.
Met automatiseringsmogelijkheden kunnen AP-teams snel selecteren wanneer facturen moeten worden betaald (om te late vergoedingen te voorkomen of te profiteren van vroegtijdige betalingsbesparingen) en hoe ze moeten worden betaald (via papieren cheque, ACH of via virtuele kaarten waarmee u cashback-kortingen verdient) . Als gevolg hiervan krijgen organisaties meer controle over hun uitgaande geld en kunnen AP zelfs veranderen van een kostenplaats naar een winstplaats.
Wat is het crediteurenproces?
Voordat een leveranciersbetaling wordt gedaan, voltooit de AP-afdeling een aantal procedures. Vanwege de omvang en het volume van transacties op een bepaald moment, moeten er richtlijnen worden opgesteld.
De procedure omvat de volgende stappen:
#1. De rekening ontvangen
Als er producten zijn gekocht, helpt de rekening bij het bepalen van de ontvangen hoeveelheid. Gedurende deze tijd kan ook de echtheid van het biljet worden vastgesteld.
#2. Factuurgegevens bekijken
Controleer of de factuur de naam, machtiging, datum en specificaties van de leverancier bevat die zijn gecontroleerd en overeenkomen met de inkooporder.
#3. Records bijwerken zodra de rekening is ontvangen
Rekeningen in het grootboek moeten worden bijgewerkt, afhankelijk van ontvangen rekeningen, en een onkosteninvoer is vaak vereist. Aangezien de goedkeuringshiërarchie is gekoppeld aan de factuurwaarde, kan bij deze stap goedkeuring van het management vereist zijn.
#4. Tijdig betalen
Alle betalingen op rekeningen moeten worden uitgevoerd vóór of op de vervaldatum die is overeengekomen tussen een verkoper en een kopend bedrijf. Het nodige papierwerk moet worden voorbereid en gecontroleerd. De informatie op de cheque, de bankrekeninggegevens van de verkoper, betalingsbonnen, de originele rekening en de inkooporder moeten allemaal worden gecontroleerd. Een bestuurlijke goedkeuring kan op dit moment ook nodig zijn.
Interne controles moeten worden opgenomen in het crediteurenproces om de veiligheid van de contanten en activa van een bedrijf te waarborgen.
- Voorkom het betalen van een frauduleuze factuur
- Voorkom het betalen van een foutieve factuur
- Voorkom dat u een leveranciersfactuur dubbel betaalt
- Zorg ervoor dat alle leveranciersfacturen worden verantwoord
Voorbeelden van debiteurenadministratie
AP omvat business-to-business facturering. Uw bedrijf moet een ander bedrijf betalen voor de artikelen of diensten die het aanbiedt. Dit zijn enkele voorbeelden van crediteuren, waaronder:
#1. Schoonmaakdiensten
Schoonmaakdiensten zijn een van de voorbeelden van crediteuren. AP kan worden gezien wanneer bedrijf A bedrijf B in dienst neemt om aan zijn schoonmaakbehoeften te voldoen. In dit geval moet bedrijf A bedrijf B regelmatig betalen in ruil voor tijdige en betrouwbare schoonmaakdiensten.
#2. Uniformen van het personeel
Dit is een van de voorbeelden van crediteuren wanneer een bedrijf een ander bedrijf contracteert om de uniformen van zijn werknemers te maken. Dit is een voorbeeld van terugkerende of lopende bedrijfskosten. Verdere bestellingen zijn vereist vanwege personeelsverloop en verloren of beschadigde uniformen. Wanneer bedrijf B een nieuwe bestelling ontvangt, factureert het bedrijf A en handelt de debiteurenafdeling van bedrijf A de betaling af.
#3. Kantoor artikelen
Om te garanderen dat ze nooit zonder cruciale voorraden komen te zitten, kopen veel bedrijven groot in en stellen ze terugkerende aankopen in op basis van gebruiksfrequentie. Om effectieve productiviteit te garanderen, hebben deze ondernemers vaak openstaande betalingen aan hun leveranciers van kantoorbenodigdheden.
#4. Sanitaire voorzieningen
Veel bedrijven huren andere bedrijven in om hun afval en recyclebare materialen weg te brengen. Deze diensten worden meestal wekelijks geleverd. Dit is ook een van de goede voorbeelden van crediteuren.
Wat zijn crediteuren en debiteuren?
Debiteuren (AR) en crediteuren (AP) staan fundamenteel lijnrecht tegenover elkaar. Crediteuren zijn de gelden die verschuldigd zijn aan verkopers, terwijl debiteuren gelden zijn die verschuldigd zijn aan het bedrijf, meestal door consumenten. Wanneer het ene bedrijf een krediettransactie uitvoert met een ander, zal het ene bedrijf een boeking naar AP in hun boeken boeken, terwijl het andere een boeking naar debiteuren zal boeken.
Debiteuren versus crediteuren: wat is het verschil?
- Classificatie
- Compensatie toeslagen
- Audits
De boekhoudmethoden voor debiteuren en crediteuren lijken sterk op elkaar. Het essentiële contrast is dat debiteuren verwijzen naar geld dat naar verwachting de organisatie binnenkomt, terwijl crediteuren verwijzen naar geld dat binnenkort het bedrijf zal verlaten. Bijkomende verschillen tussen debiteuren en crediteuren zijn als volgt:
#1. Classificatie
AP is een rekening-courantrekening die geld meldt dat naar verwachting binnenkort de organisatie binnenkomt. Debiteuren zijn een soort lopende aansprakelijkheidsrekening die geld beschrijft dat op het punt staat het bedrijf te verlaten.
#2. Compensatie toeslagen
Debiteuren, maar niet AP, kunnen een lopend bedrag hebben dat bekend staat als een compensatievergoeding. Compensatievergoedingen zijn ontworpen om rekening te houden met de mogelijkheid dat sommige debiteurenbedragen nooit zullen worden betaald. Accountants noemen dit 'twijfelachtige rekeningen'. Een compensatievergoeding is het geldbedrag dat het bedrijf dreigt te verliezen als dubieuze rekeningen hun facturen niet betalen. Het bedrijf zal verlies lijden, wat een impact zal hebben op het totale bedrijfsresultaat.
Accountants en boekhouders mogen geen verrekeningstoeslagen voor AP berekenen. Als het bedrijf een compensatievoorziening creëert voor schulden die het (het bedrijf) verschuldigd is, betekent dit dat het bedrijf niet van plan is zijn rekeningen te betalen. Dit gedrag is in strijd met verschillende algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) die van toepassing zijn op bedrijfsfinanciering.
#3. Audits
Accountants onderzoeken zowel crediteuren als debiteuren om transparantie en eerlijkheid te waarborgen, maar ze zoeken naar verschillende dingen in elk grootboek.
- Terwijl ze debiteuren controleren, zorgen ze ervoor dat elk grootboekitem overeenkomt met facturen uit de echte wereld. Ze zoeken ook naar twijfelachtige rekeningen en rekeningen die waarschijnlijk niet zullen worden betaald. Ze controleren of de boekhouders van een bedrijf de nettowaarde van het bedrijf opdrijven door toekomstige inkomsten te rapporteren die nooit zullen worden gerealiseerd. Als de klanten van een bedrijf niet bereid blijken hun facturen te betalen, moet hun bedrag worden overgeboekt van debiteuren naar lopende kosten. Auditors verklaren ook dat alle AP correct door het bedrijf worden vermeld.
- Accountants zoeken het tegendeel bij het controleren van AP - bedrijven kunnen hun nettowaarde overdrijven door rekeningen van AP te verwijderen. Dit verbergt effectief bekende verplichtingen van de aandeelhouders, schuldeisers en potentiële investeerders van het bedrijf.
Waarom crediteuren automatiseren?
Elk bedrijf ontvangt rekeningen en betaalt leveranciers. Toch kost het handmatig verwerken van deze facturen en het betalen van betalingen veel tijd en geld. De typische kosten voor het handmatig verwerken van een factuur zijn $ 12-15, met een extra $ 5 voor betaling per papieren cheque. Handmatige AP kan ook de zichtbaarheid en operationele middelen belasten, evenals het boekhoudteam onder druk zetten.
Organisaties kunnen hun AP-afdelingen herstructureren met behulp van AP-automatisering om inefficiënties in verband met handmatige procedures te verminderen en de harde en zachte kosten met tot wel 80% te verlagen. AP-automatisering automatiseert uw crediteurenproces, van het innen van facturen tot het uitvoeren van betalingen, en houdt uw gegevens actueel en klaar voor gebruik.
AP-automatisering automatiseert uw crediteurenproces, van het innen van facturen tot het uitvoeren van betalingen, en houdt uw gegevens actueel en klaar voor gebruik. Uw crediteurenproces wordt sneller, eenvoudiger en veiliger met AP-automatiseringsoplossingen zoals MineralTree, waardoor uw bedrijf twee cruciale middelen bespaart: geld en tijd.
De vaardigheid waarop u moet screenen bij het interviewen van AP
Hoewel AP meestal een numerieke taak is, vereist het ook sterke communicatieve vaardigheden. De beste AP-medewerkers zijn bedreven in het omgaan met zowel gegevens als een verscheidenheid aan menselijke interacties, zowel binnen als buiten uw bedrijf. Ze werken niet alleen samen met de belangrijkste goedkeurders van verschillende afdelingen, maar ook met anderen die kritieke informatie aan het proces bijdragen en kritieke leveranciersrelaties beheren.
Het inhuren van de juiste persoon met communicatieve vaardigheden en boekhoudkundige kennis, evenals het trainen van hen om effectief te opereren binnen uw organisatie, kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd kosten van uw toch al overbelaste AP-team.
Crediteuren versus handelsschulden
Hoewel de termen "crediteuren" en "handelsschulden" soms door elkaar worden gebruikt, verwijzen ze naar vergelijkbare maar enigszins verschillende situaties. Handelsschulden zijn de gelden die een bedrijf aan zijn leveranciers verschuldigd is voor voorraadgerelateerde goederen, zoals zakelijke benodigdheden of materialen. AP omvat alle kortlopende verplichtingen van het bedrijf.
Als een restaurant bijvoorbeeld geld schuldig is aan een voedings- of drankenbedrijf, maken die dingen deel uit van de inventaris en dus van de handelsschulden. AP omvat verplichtingen aan andere bedrijven, zoals het bedrijf dat de personeelsuniformen van het restaurant schoonmaakt. Elk van deze categorieën maakt deel uit van de bredere AP-categorie en veel bedrijven voegen ze samen.
Wat zijn de twee soorten crediteuren?
AP zijn rekeningen die betrekking hebben op schulden die zijn aangegaan maar nog niet zijn betaald. Salarissen en kosten zijn de twee categorieën zakelijke AP. AP is vaak in de vorm van leveranciersfacturen, hoewel ze ook rekeningen, facturen en cheques kunnen bevatten.
Wat zijn de 4 functies van crediteurenadministratie?
- Beheren en prioriteren van te betalen rekeningen.
- Facturen moeten worden gecodeerd.
- Corrigeer eventuele fouten.
- Onderzoek de verklaringen van de verkoper.
Wat is het crediteurenproces in een interview?
Voordat een betaling wordt voltooid, is het noodzakelijk om de factuur te matchen, de inkooporder te vergelijken en een rapport te ontvangen om de transactiedetails te verifiëren.
Hoe bereid ik me voor op een accountantsgesprek?
Hier zijn enkele strategieën om kalm te blijven tijdens uw AP-interview:
- Blijf kalm.
- Vraag opheldering.
- Wees geen slappeling.
- Maak er wat van.
- Neem de tijd.
- Vragen stellen.
Wie beheert debiteurenadministratie?
Op basis van de interne controles van een bedrijf kan een AP-afdeling vooraf goedgekeurde inkooporders afhandelen of kan AP aankopen verifiëren nadat ze zijn gedaan. De AP-afdeling bereidt ook verouderingsanalyserapporten aan het einde van de maand voor, die het management informeren over hoeveel het bedrijf verschuldigd is.
Wat zijn sleutelvaardigheden voor crediteuren?
Enkele van de belangrijke vaardigheden die vereist zijn voor een AP-functie zijn: Goede gegevensinvoer is vereist voor onkostendeclaraties. Microsoft Excel-vaardigheid. Boekhoudprincipes en AP-processen moeten worden begrepen.
Hoe wordt de crediteurenadministratie op een balans geregistreerd?
Crediteuren staan op de balans van een bedrijf en aangezien het een verplichting is, wordt het geld dat verschuldigd is aan crediteuren vermeld onder 'kortlopende verplichtingen'. Kortlopende schulden zijn vaak kortlopende schulden met een looptijd korter dan 90 dagen.
Is debiteurenadministratie een verplichting of een uitgave?
AP zijn verplichtingen omdat ze geld vertegenwoordigen dat verschuldigd is aan een of meer schuldeisers. Crediteuren verschijnen op de balans van een bedrijf, maar uitgaven verschijnen op de resultatenrekening.
Waar vind ik de crediteurenadministratie van een bedrijf?
Crediteuren verschijnen op de balans van een bedrijf en worden geclassificeerd als een kortlopende verplichting omdat ze geld vertegenwoordigen dat aan anderen verschuldigd is.
Conclusie
AP zijn de verplichtingen die een bedrijf is aangegaan tijdens zijn activiteiten en die nog verschuldigd zijn en in de nabije toekomst moeten worden betaald. Als gevolg hiervan wordt de te betalen rekening geclassificeerd als een kortlopende verplichting op de balans. Leveranciersrekeningen, juridische kosten, betalingen van aannemers, enzovoort, zijn voorbeelden van typische crediteurenposten.
Gerelateerde artikelen
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
- ACCOUNTS PAYABLE FUNCTIEOMSCHRIJVING: Wat u moet weten
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
- AANSPRAKELIJKHEDEN: Betekenis en wat u moet weten
- Crediteuren versus debiteuren Gedetailleerde vergelijking
- WAT IS ECONOMIE: soorten, schaal, recessie en gids
Referenties
