Kasboekhouding en boekhouding op transactiebasis hebben voor- en nadelen, maar als u eenmaal een boekhoudmethode hebt gekozen, is het van cruciaal belang om deze consistent te gebruiken. Dus, hoe bepaal je welke boekhoudmethode het beste is voor jouw bedrijf? Als u gebonden bent aan de boekhoudmethode die u kiest, moet u de best mogelijke beslissing nemen. Deze gids geeft een overzicht van elke boekhoudmethode op kasbasis, de verschillen tussen boekhouding op kasbasis versus boekhouding op transactiebasis en een voorbeeld van boekhouding op kasbasis.
Wat is Cash Accounting (CA)?
Kasboekhouding is een boekhoudmethode waarbij betalingsbewijzen worden geregistreerd in de periode waarin ze worden ontvangen en uitgaven worden geregistreerd in de periode waarin ze worden betaald. Met andere woorden, wanneer contant geld wordt ontvangen of betaald, worden inkomsten en uitgaven geregistreerd.
Kasboekhouding, ook bekend als kasbasisboekhouding, verschilt van boekhouding op transactiebasis doordat het inkomsten opneemt wanneer inkomsten worden verdiend en uitgaven registreert wanneer verplichtingen worden aangegaan, ongeacht wanneer contanten worden ontvangen of betaald.
Wie gebruikt Cash Basis Accounting?
Kasbasisboekhouding wordt gebruikt door veel zelfstandige professionals en eigenaren van kleine bedrijven. Wat is de reden? Het is de meest elementaire boekhoudmethode. Kasbasisboekhouding biedt ook een snelle momentopname van hoeveel geld het bedrijf bij de hand heeft. Dat is een cruciale maatstaf voor elk bedrijf.
Hoewel kasboekhouding geschikt is voor veel kleinere, jongere bedrijven, is het niet voor iedereen geschikt. De meeste kleinere bedrijven die voorraad hebben, moeten boekhouding op transactiebasis gebruiken om voorraadwijzigingen bij te houden. De meeste bedrijven die krediet verstrekken, moeten ook boekhouding op transactiebasis gebruiken.
Voorbeeld van contante boekhouding
Stel dat bedrijf A $ 10,000 ontvangt van de verkoop van tien computers aan bedrijf B op 2 november en registreert dat de verkoop op 2 november heeft plaatsgevonden. geleverd op 5 nov.
Daarentegen zou bedrijf A volgens transactieboekhouding de verkoop van $ 10,000 op 5 oktober hebben geregistreerd, ook al was er geen contant geld van eigenaar veranderd.
Evenzo worden bij kasboekhouding uitgaven geregistreerd wanneer ze worden betaald in plaats van wanneer ze worden gemaakt. Onder CA, als bedrijf C bedrijf D inhuurt voor ongediertebestrijding op 15 januari, maar de factuur voor de voltooide service pas op 15 februari betaalt, wordt de uitgave pas op 15 februari opgenomen. de boeken op 15 januari, de datum waarop het is gemaakt.
Voordelen en nadelen van contante boekhouding
Verschillende boekhoudmethoden spreken verschillende bedrijven om verschillende redenen aan. Dus, hier zijn de voor- en nadelen van de boekhoudmethode:
voordelen
Op contanten gebaseerde boekhouding heeft tal van voordelen voor kleine bedrijven.
#1. De eenvoud van gebruik:
CA staat bekend om zijn gebruiksgemak, waardoor het ideaal is voor kleine bedrijven en eenmanszaken die hun boekhouding kunnen doen met slechts een pen en een notitieboekje.
#2. Verbeterde kasstroomprognoses:
Doordat het gehele boekhoud- en financiële rapportagesysteem is gebaseerd op cashflow, kan CA een nauwkeuriger beeld geven. Complexe systemen op transactiebasis verliezen vaak die duidelijkheid.
#3. Belastingvoordelen:
U kunt profiteren van aanzienlijke belastingvoordelen door uw transacties te timen als u alleen bedrijfsinkomsten en -uitgaven registreert wanneer contant geld van eigenaar verandert. Versnel uitgaven of vertraag inkomsten om uw belastingverplichtingen tijdelijk te verlagen.
Nadelen
CA heeft enkele voor de hand liggende nadelen die het ongeschikt maken voor bepaalde bedrijven.
#1. Onnauwkeurige en misleidende berichtgeving:
Een ondernemer kan winst maken door een tijdje geen rekeningen te betalen, ook al zijn die kosten gemaakt. Dit maakt het systeem kwetsbaar voor misbruik en geeft de voorkeur aan persoonlijke tracking boven een beoordeling door een belegger of bank.
#2. Voorraadbeheer:
Voorraad wordt behandeld als een uitgave in CA. Het wordt niet als een actief beschouwd totdat het voor contanten wordt verkocht. Dit kan uw cijfers scheeftrekken, met name voor bedrijven met kapitaal dat is geïnvesteerd in voorraad of bedrijven die voorraad voor langere perioden aanhouden. Op bepaalde uitzonderingen na verbiedt de IRS bedrijven die voorraden bijhouden om de contante boekhoudmethode te gebruiken.
Kasboekhouding versus transactieboekhouding
Het belangrijkste onderscheid tussen boekhouding op transactiebasis en boekhouding op kasbasis is de timing van de erkenning van opbrengsten en kosten. Bij de cashmethode worden opbrengsten en kosten onmiddellijk erkend, terwijl de opbouwmethode zich richt op verwachte inkomsten en uitgaven.
Boekhouding op transactiebasis
Opbrengsten worden verantwoord wanneer ze volgens deze methode worden verdiend. In tegenstelling tot de kasboekhoudingsmethode registreert de transactiemethode inkomsten wanneer een product of dienst aan een klant wordt geleverd met de verwachting van toekomstige betaling. Met andere woorden, geld wordt verantwoord voordat het wordt ontvangen. Evenzo worden kosten voor goederen en diensten geregistreerd voordat er contant wordt betaald.
Kasbasis boekhouding
Opbrengsten worden alleen in de winst-en-verliesrekening gerapporteerd wanneer contanten volgens deze methode worden ontvangen. Uitgaven worden pas geboekt als er contant geld wordt uitbetaald. Kleine bedrijven of particulieren gebruiken doorgaans contant geld als betaalmiddel.
Belangrijk onderscheid:
Het onderscheid tussen boekhouding op kasbasis en boekhouding op transactiebasis ligt in de basis waarop verkopen en aankopen in uw boekhouding worden geregistreerd. CA registreert alleen inkomsten en uitgaven wanneer geld wordt uitgewisseld, terwijl boekhouding op transactiebasis inkomsten registreert wanneer deze zijn verdiend en uitgaven wanneer ze worden gefactureerd (maar niet betaald).
We zullen beide methoden grondig bekijken en zien hoe ze van invloed zijn op uw bedrijf.
#1. Opbouwmethode
De accrual-methode registreert debiteuren en -schulden en kan daardoor een nauwkeuriger beeld geven van de winstgevendheid van een bedrijf, met name in de loop van de tijd.
De verkopen van een bedrijf in het huidige kwartaal worden bijvoorbeeld mogelijk niet geregistreerd met behulp van de contante methode. De omzet wordt in het volgende kwartaal verwacht. Een belegger kan denken dat het bedrijf onrendabel is, terwijl het in feite winstgevend is.
De accrual-methode houdt geen rekening met de cashflow. Een bedrijf kan op lange termijn winstgevend lijken, maar kan op korte termijn een aanzienlijk geldtekort hebben.
Een ander nadeel van de toerekeningsmethode is dat het uitdagender kan zijn om te gebruiken, omdat het boekhouding vereist van posten zoals onverdiende inkomsten en vooruitbetaalde uitgaven. Het kan ook nodig zijn om extra personeel aan te nemen.
De toerekeningsmethode is doorgaans vereist voor bedrijven die gecontroleerde financiële overzichten indienen en wordt geaccepteerd volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) (FASB) van de Financial Accounting Standards Board.
#2. Kasbasismethode
Het belangrijkste voordeel van de contante methode is de eenvoud: er wordt alleen rekening gehouden met contant geld dat is betaald of ontvangen. Het is ook eenvoudiger om de cashflow van een bedrijf te volgen. Het is voordelig voor eenmanszaken en kleine bedrijven omdat het onwaarschijnlijk is dat er extra personeel nodig is (en dus extra kosten met zich meebrengt).
De kasbasismethode kan echter de gezondheid van een bedrijf met veel contant geld overschatten. Dit komt omdat het geen crediteuren registreert die de beschikbare contanten en de huidige inkomstenstroom van het bedrijf kunnen overschrijden.
Hierdoor kan een belegger concluderen dat het bedrijf winstgevend is, terwijl het bedrijf in feite in financiële moeilijkheden verkeert. GAAP staat de kasbasismethode niet toe.
Voorbeeld van boekhouding op transactiebasis versus boekhouding op kasbasis
Stel dat u eigenaar bent van een bedrijf dat machines verkoopt. Bij de contante methode, als u $ 5,000 aan machines verkoopt, wordt het bedrag niet in de boeken geregistreerd totdat de klant u het geld overhandigt of u de cheque ontvangt.
De $ 5,000 wordt als omzet geregistreerd op de dag dat de verkoop is gedaan volgens de methode van toerekening, ook al ontvangt u het geld mogelijk een paar dagen, weken of zelfs maanden later.
Hetzelfde geldt voor de uitgaven. Als het bedrijf volgens de contante methode een elektriciteitsrekening van $ 1,700 ontvangt, wordt het bedrag pas geregistreerd als de rekening is betaald. De $ 1,700 daarentegen wordt geregistreerd als een uitgave op de dag dat het bedrijf de rekening ontvangt volgens de opbouwmethode.
Wie gebruikt kasboekhouding?
De twee methoden van financiële rapportage zijn kas- en transactieboekhouding. CA wordt gebruikt door particulieren, kleine bedrijven en eenmanszaken om inkomsten en uitgaven te registreren wanneer geld wordt uitgewisseld. Boekhouding op transactiebasis houdt in dat bij- en afschrijvingen bestaan, zelfs als er geen geldtransactie plaatsvindt.
Wat zijn voorbeelden van geldrekeningen?
Een bedrijf factureert een klant op 10,000 oktober $ 15 voor verleende diensten en ontvangt de betaling op 15 november. De ontvangstdatum, 15 november, wordt gebruikt om een verkoop vast te leggen. Evenzo ontvangt het bedrijf op 10 juli een factuur van $ 500 van een leverancier en betaalt het de rekening op 10 augustus.
Stel de juiste boekhoudsoftware in voor uw bedrijf.
Hoewel de boekhoudmethode op kasbasis eenvoudiger is, kan deze uw vermogen beperken om meer voorspellende zakelijke beslissingen te nemen. Naarmate uw bedrijf groeit, moet u misschien overwegen om over te stappen van contant naar opbouw. Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de voor- en nadelen van elke methode afwegen met uw specifieke bedrijf in gedachten. Onthoud dat online boekhoudsoftware kan helpen bij het bepalen van uw favoriete boekhoudmethode.
Bepaalde bedrijven kunnen alleen kasboekhouding gebruiken
De boekhoudmethode op transactiebasis is vereist voor beursgenoteerde ondernemingen. De meeste kleine bedrijven kunnen hun boekhouding echter in contanten of op transactiebasis bijhouden. Als een bedrijf een van de volgende bedrijven is, kan de Internal Revenue Service (IRS) het verplichten om de opbouwmethode voor belastingdoeleinden te gebruiken:
Een bedrijf, exclusief S-bedrijven, of een partnerschap met een bedrijf als partner, exclusief S-bedrijven, met gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten van meer dan $ 25,000,000 voor de drie voorgaande belastingjaren na indexering voor inflatie.
Een belastingparadijs
Tenzij vereist om boekhouding op transactiebasis te gebruiken, gebruikt uw bedrijf hoogstwaarschijnlijk kasboekhouding.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Hoe bereken je een kasboekhouding?
Tel al deze bedragen op de laatste dag van een boekhoudperiode bij elkaar om de hoeveelheid contant geld te berekenen die uw bedrijf aan het einde van die periode heeft. Als u vreemde valuta heeft, moeten de bedragen op de datum van uw kasafschrift worden omgerekend naar Amerikaanse dollars.
Waarom is contant geld belangrijk in de boekhouding?
De levensader van een bedrijf is contant geld; het moet voldoende contanten uit zijn activiteiten genereren om zijn uitgaven te dekken, terwijl er ook genoeg overblijft om investeerders terug te betalen en het bedrijf te laten groeien. Hoewel de inkomsten van een bedrijf kunnen worden gemanipuleerd, geeft de cashflow inzicht in de ware gezondheid van het bedrijf.
Is contant geld een actief of een verplichting?
In een notendop, contant geld is een vlottende activa en het eerste item op de balans van een bedrijf. Contant geld is het meest liquide actief en kan gemakkelijk worden gebruikt om andere activa te kopen.
Gerelateerde artikelen
- ACCRUAL ACCOUNTING: EEN VEREENVOUDIGDE GIDS VOOR BEGINNERS (+gedetailleerde voorbeelden)
- Directe methode Cashflow: definitie, voorbeelden en voordelen
- Kasboekhouding: beste kasboekhoudingsmethoden in 2023 (+ gedetailleerde gids)
- Kasstroomoverzicht Directe methode: overzicht, voorbeelden, voor- en nadelen
Referenties
