Bedrijven houden hun voorraden bij, zodat ze over voldoende artikelen kunnen beschikken om aan de eisen van hun klanten te voldoen. Ze kunnen deze grondstoffen in de gaten houden en ervoor zorgen dat ze voldoende voorraad hebben voor een effectieve productie en verkoop door gebruik te maken van voorraadboekhouding. Als u begrijpt hoe u deze activa in een boekhoudsysteem kunt registreren en ervoor kunt zorgen dat ze aansluiten bij de behoeften van consumenten, kan dit een organisatie helpen georganiseerd en productief te zijn.
Wat is inventaris?
De term inventaris verwijst naar zowel de grondstoffen die bij de productie worden gebruikt als de eindproducten die klaar zijn voor verkoop. Voorraden zijn een van de meest waardevolle bezittingen van een bedrijf, omdat de omzet van de voorraden een van de belangrijkste bronnen is voor de productie van inkomsten en de daaruit voortvloeiende inkomsten voor de aandeelhouders van het bedrijf. Grondstoffen, onderhanden werk en eindproducten zijn de drie vormen van inventaris. Op de balans van een bedrijf wordt het geclassificeerd als een vlottend actief.
Soorten inventaris
Voorraad wordt vaak onderverdeeld in drie categorieën: grondstoffen, onderhanden werk en eindproducten. De IRS definieert artikelen en benodigdheden als extra voorraadcategorieën.
Grondstoffen zijn onbewerkte materialen die worden gebruikt om een product te maken. Grondstoffen zijn bijvoorbeeld:
- Aluminium en staal voor de vervaardiging van auto's
- Meel voor bakkerijen die brood produceren
- Ruwe olie in handen van raffinaderijen
Onderhanden werk inventaris heeft betrekking op gedeeltelijk voltooide goederen die wachten op voltooiing en wederverkoop. OHW-inventaris wordt vaak productievloerinventaris genoemd. Een gedeeltelijk gebouwd vliegtuig of een gedeeltelijk voltooide boot wordt vaak beschouwd als een onderhanden werkinventaris.
Eindproducten zijn dingen die het productieproces hebben voltooid en klaar zijn voor verkoop. Detailhandelaren noemen deze inventaris soms koopwaar. Veelvoorkomende voorbeelden van goederen die winkels bezitten zijn kleding, elektronica en auto's.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer helpt bedrijven bij het bepalen welke en hoeveel goederen ze op welk tijdstip moeten bestellen. Het houdt de goederen bij van aankoop tot verkoop. De techniek identificeert en reageert op trends om te garanderen dat er altijd voldoende voorraad is om klantorders uit te voeren en dat een tekort op de juiste manier wordt aangekondigd.
Voorraad wordt omzet als deze wordt verkocht. Voorraden (ook al weergegeven als een actief op de balans) houden contant geld vast voordat het wordt verkocht. Als gevolg hiervan kost het hebben van te veel aandelen geld en verlaagt het de cashflow.
Voorraadomzet is een indicator van goed voorraadbeheer. Voorraadomzet is een boekhoudkundige maatstaf die aangeeft hoe vaak voorraad op een bepaald moment wordt verkocht. Een bedrijf wil niet meer voorraad dan omzet. Een ontoereikende voorraadomzet kan resulteren in dode voorraden of onverkochte voorraden.
Waarom is voorraadbeheer belangrijk?
Voorraadbeheer is van cruciaal belang voor de gezondheid van een bedrijf, omdat het ervoor zorgt dat er zelden te veel of te weinig goederen voorhanden zijn, waardoor het gevaar van voorraadtekorten en onjuiste administratie wordt verminderd.
Overheidsbedrijven vereisen het bijhouden van voorraden om te voldoen aan de vereisten van de Securities and Exchange Commission (SEC) en de Sarbanes-Oxley (SOX) Act. Bedrijven moeten hun managementpraktijken documenteren om naleving aan te tonen.
Voordelen van voorraadbeheer
Voorraadbeheer heeft twee belangrijke voordelen: het zorgt ervoor dat u inkomende of openstaande bestellingen kunt uitvoeren en het verhoogt de inkomsten. Voorraadbeheer omvat ook:
#1. Bespaard geld
Om voorraadtrends te begrijpen, moet u weten hoeveel en waar u iets op voorraad heeft, zodat u beter gebruik kunt maken van wat u heeft. Hierdoor kunt u op elke locatie (winkel, magazijn) ook minder voorraad aanhouden, omdat u overal vandaan kunt komen om aan verzoeken te voldoen; dit alles vermindert de voorraadkosten en de hoeveelheid producten die onverkocht blijft voordat deze verouderd raken.
#2. Verhoogt de cashflow
U geeft geld uit aan koopwaar die wordt verkocht als u goed voorraadbeheer gebruikt, zodat er altijd contant geld door het bedrijf stroomt.
#3. Klanttevredenheid
Eén aspect van het cultiveren van loyale klanten is ervoor zorgen dat ze de dingen krijgen die ze wensen, zonder te hoeven wachten.
Nadelen van voorraadbeheer
De belangrijkste problemen met voorraadbeheer zijn dat je te veel voorraad hebt en deze niet kunt verkopen, dat je niet genoeg voorraad hebt om aan verzoeken te voldoen en dat je niet weet welke spullen je op voorraad hebt en waar je ze kunt vinden. Andere uitdagingen zijn onder meer:
#1. Het verkrijgen van correcte voorraadinformatie
Er is geen manier om te bepalen wanneer de voorraad moet worden bijgevuld of welke aandelen goed worden verhandeld, tenzij u over de juiste voorraadgegevens beschikt.
#2. Procesfouten
Verouderde of handmatige processen kunnen leiden tot fouten en vertraagde handelingen.
#3. Variatie in de vraag van de klant
De voorkeuren en behoeften van klanten veranderen voortdurend. Hoe weet u wanneer en waarom hun voorkeuren veranderen als uw systeem geen trends kan volgen?
#4. Goed gebruik maken van magazijnruimte
Als vergelijkbare producten moeilijk te vinden zijn, verliezen medewerkers tijd. Door het voorraadbeheer onder de knie te krijgen, kunt u deze moeilijkheid overwinnen.
Wat is een voorraadbeheersysteem?
Een voorraadbeheersysteem (ook wel voorraadsysteem genoemd) is het proces waarbij uw goederen in de hele toeleveringsketen worden gevolgd, van inkoop tot productie tot uiteindelijke verkoop. Het regelt hoe uw bedrijf voorraadbeheer aanpakt.
Waarom heeft u een voorraadbeheersysteem nodig?
Elk bedrijf dat met voorraad omgaat, heeft een systeem nodig om deze nauwkeurig bij te houden en te controleren. Zonder één werk je puur ad hoc en kom je al snel in situaties terecht waarin je bedrijf over- of ondervoorraad heeft.
Voorraadsystemen informeren u hoeveel componenten of materialen u nodig heeft om uw eindproduct te maken of te assembleren. Als u niet over deze informatie beschikt, kunt u te maken krijgen met een overschot aan voorraad, wat uw bedrijfsresultaten negatief beïnvloedt, of met een ontoereikende voorraad om aan de vraag van de klant te voldoen.
Hoewel u een voorraadbeheersysteem nodig heeft, bepaalt u zelf welk systeem u kiest. Er zijn talloze methoden om uit te kiezen, variërend van eenvoudige benaderingen tot volledige oplossingen.
Periodieke versus eeuwigdurende voorraadbeheersystemen
Er zijn twee soorten voorraadbeheersystemen: periodieke systemen en eeuwigdurende systemen. Laten we het onderscheid tussen de twee onderzoeken.
Wat is periodieke inventarisatie?
Periodiek inventariseren is een wijze van voorraadbeheer die volledig gebaseerd is op inventarisatie. Bedrijven die een periodieke aanpak gebruiken, tellen hun voorraad regelmatig (bijvoorbeeld elke drie tot zes maanden) om de nauwkeurigheid van de voorraad te garanderen en om te zien of de voorraadniveaus overeenkomen met de verkoopgegevens.
Wat is eeuwigdurende voorraad?
Perpetual inventory is een systeem dat de voorraadniveaus bijhoudt terwijl artikelen worden ontvangen, geproduceerd, verkocht of geretourneerd aan het bedrijf. Continue voorraadsystemen bieden doorgaans de meest actuele voorraadcijfers, waarbij de nauwkeurigheid minder afhankelijk is van voorraadopnames.
Soorten permanente voorraadbeheersystemen
Spreadsheet Voorraadbeheer
Veel bedrijven volgen het voorbeeld van Carlos en gaan Excel gebruiken; het kan een geweldig hulpmiddel zijn om voorraden op kleine schaal te beheren. Hier zitten echter een paar nadelen aan. Bij het gebruik van spreadsheets kunnen menselijke fouten bijvoorbeeld snel tot kostbare problemen leiden. Bovendien zijn flexibiliteit en nauwkeurigheid vaak moeilijk te verkrijgen.
Spreadsheets zijn goedkoop, eenvoudig in te stellen en geschikt voor kleine bedrijven. Als de spreadsheet echter faalt, faalt uw voorraadbeheersysteem ook. En als uw bedrijf groeit in complexiteit, wordt het snel onhandelbaar.
Basissoftware voor voorraadbeheer
Veel cloudgebaseerde programma's beschikken over basisfuncties voor voorraadbeheer. Hoewel het niet zo grondig is als speciale inventarissoftware, is het voor velen een natuurlijke ontwikkeling ten opzichte van spreadsheets. Het kan echter zijn dat u nog steeds spreadsheets nodig heeft om aan uw specifieke behoeften te voldoen.
Speciale software voor voorraadbeheer
Voorraadbeheersoftware is in de eerste plaats ontworpen om u te helpen bij het volgen en controleren van de voorraad. Als het programma cloudgebaseerd is, kun je het combineren met andere cloudapplicaties (Unleashed integreert bijvoorbeeld met Xero, QuickBooks, Amazon, Shopify, Vend en honderden andere apps) en heb je overal toegang tot je gegevens , te allen tijde.
Systemen voor ondernemingsresourceplanning
In plaats van verschillende cloudcomponenten aan te schaffen die met elkaar communiceren, kunt u met Enterprise Resource Planning (ERP) één systeem aanschaffen dat alle aspecten van de bedrijfsplanning omvat. Meestal gaat het daarbij om het selecteren en installeren van de modules die u nodig heeft, zoals voorraadbeheer.
Wat is voorraadboekhouding?
Voorraadboekhouding is de waardering van geïnventariseerde producten die nog niet door een bedrijf aan klanten zijn verkocht. De inventaris van een bedrijf kan artikelen, grondstoffen en andere zaken bevatten die het koopt, produceert en opslaat om aan zijn consumenten te verkopen. De goederen in de inventaris maken deel uit van de activa van de organisatie. In een balansrapport nemen bedrijven hun voorraden op als vlottende activa tegen de prijs waartegen ze zijn gekocht. Bedrijven kunnen de kosteninvoer van de voorraad uit de voorraadrekening verwijderen en boekingen invoeren in de rekeningen voor de kosten van verkochte goederen en productopbrengsten zodra deze zijn verkocht. Het vermogen van een bedrijf om geld te verdienen hangt meestal samen met zijn voorraad. Daarom moet het worden bewaakt en in evenwicht worden gehouden.
Wat is het belang van voorraadboekhouding?
Voorraadboekhouding is van cruciaal belang voor bedrijven, omdat het hen helpt bij het bepalen van hun financiële status. Nauwkeurige voorraadboekhouding kan ook helpen bij het verbeteren van hun productieproces, het faciliteren van productverkoop en de planning van productverzendingen naar klanten. Veel bedrijven maken gebruik van voorraadboekhoudsoftware en geautomatiseerde volgsystemen, waardoor het gemakkelijker wordt om gelijke tred te houden met de voortdurende veranderingen die optreden bij voorraden wanneer bedrijven nieuwe producten toevoegen, bestaande artikelen verkopen en verouderde artikelen verwijderen.
Overbevoorrading kan een negatief effect hebben op de cashflow van een bedrijf. Opslagkosten en opslagverzekering kunnen de kosten van het bedrijf verder verhogen. Als de inventaris niet op het terrein van het bedrijf wordt bewaard, kunnen er transportkosten in rekening worden gebracht. Als het bedrijf echter te weinig voorraad heeft, beschikt het mogelijk niet over voldoende goederen om aan de vraag van de klant te voldoen, waardoor omzet en klanten verloren kunnen gaan. Dit impliceert dat een efficiënte en gemakkelijke benadering van voorraadwaardering vereist is om een bedrijf te helpen bij het verbeteren van het voorraadbeheer.
Wat zijn voorraadboekhoudmethoden?
De meeste organisaties gebruiken een van de vier strategieën om hun inventaris te evalueren:
Specifieke identificatie: dit systeem volgt elk afzonderlijk voorraaditem op basis van zijn RFID-tag, serienummer of gestempelde ontvangstdatum vanaf het moment dat het aan de inventaris van een bedrijf wordt toegevoegd totdat het wordt verkocht. Bedrijven gebruiken deze waarderingsmethode doorgaans voor hoogwaardige, grote en voor de hand liggende objecten.
First-in, first-out (FIFO): Bij deze waarderingsmethode wordt ervan uitgegaan dat het eerste dat in de bedrijfsinventaris wordt ontvangen, het eerste verkochte artikel is. Bedrijven gebruiken het voornamelijk om voedsel, medicijnen en andere bederfelijke benodigdheden bij te houden.
Last-in, first-out (LIFO): Deze waarderingsmethode voorspelt dat een bedrijf eerst de meest recente dingen in zijn inventaris zal verkopen, gevolgd door oudere producten. Bedrijven hebben een hekel aan de LIFO-aanpak, omdat oudere dingen in voorraad een kleinere kans hebben om kopers te vinden, en ze deze mogelijk alleen gebruiken als de prijzen van artikelen naar verwachting zullen stijgen.
Gewogen gemiddelde kosten: deze strategie wordt door bedrijven gebruikt om vergelijkbare eenheden te waarderen die op individuele basis moeilijk te onderscheiden en kostentechnisch te volgen zijn. De gewogen gemiddelde kosten van elke eenheid worden berekend door de totale kosten van producten in voorraad te delen door het totale aantal eenheden.
Wat moet voorraadboekhouding omvatten?
Dit is wat de meeste bedrijven opnemen in hun voorraadboekhouding:
#1. Grondstoffen
Grondstoffen zijn de componenten die het bedrijf nodig heeft om zijn producten te maken. Een chocoladebedrijf kan bijvoorbeeld een inventaris bijhouden van de grondstoffen die het als ingrediënten gebruikt, zoals suiker, cacao en boter. Als alternatief kan een oliebedrijf de ruwe olie vermelden die het bij zijn bronnen koopt.
#2. Onderhanden werk goederen
Een bedrijf gebruikt zijn componenten en grondstoffen om goederen in uitvoering te maken. Een modebedrijf kan bijvoorbeeld gedeeltelijk afgewerkte jurken, schoenen en andere accessoires in zijn onderhanden werkvoorraad bewaren. Hierdoor kunnen bedrijven bijhouden hoe hun materialen worden gebruikt en welke taken professionals nog niet hebben voltooid.
#3. Afgemaakte producten
Eindproducten zijn artikelen die gereed zijn voor verkoop aan klanten. Onderafdelingsinventarissen van voltooide goederen omvatten transportinventaris, bufferinventaris, anticipatie-inventaris, ontkoppelingsinventaris en cyclusinventaris. Deze inventarissen helpen bedrijven bij het bijhouden van nauwkeurige gegevens over artikelen terwijl ze deze van het ene bedrijf naar het andere overbrengen voor verkoop.
#4. MRO-goederen
MRO-goederen zijn benodigdheden voor onderhoud, reparatie en bediening. Dit kan de industriële apparatuur, computers en andere zaken van een bedrijf omvatten die nodig zijn om te kunnen functioneren. Deze grondstoffen maken echter geen deel uit van de eindproducten die ze produceren.
#5. Wederverkoop artikelen
Klanten kunnen om verschillende redenen wederverkoopartikelen retourneren. Deze artikelen zijn in uitstekende staat voor wederverkoop, zodat het bedrijf er nog steeds van kan profiteren. Deze onderscheiden zich van beschadigde artikelen of producten die door klanten zijn geretourneerd en die het bedrijf niet kan doorverkopen.
Voordelen van voorraadboekhouding
- Hiermee kunnen bedrijven weten welke soorten grondstoffen ze op voorraad hebben en hoeveel van elk, en een exacte waarde aan hun voorraad toekennen.
- Hiermee kunnen bedrijven onderzoeken welke producten het vaakst door klanten worden gekocht en welke dingen het meest worden verkocht.
- Kan bedrijven helpen bij het bepalen van de kosten van verkochte producten en de kosten van onverkochte goederen aan het einde van elk boekjaar. Vervolgens kunnen ze de cijfers vergelijken om te zien hoe productief en succesvol hun bedrijf is geweest.
Wat zijn de 4 belangrijkste soorten voorraad?
Grondstoffen, onderhanden werk (WIP), eindproducten en onderhoud, reparatie en revisie (MRO) zijn de vier meest voorkomende voorraadcategorieën. Als u weet wat voor voorraad u heeft, kunt u beter voorraadbeheer en verstandiger voorraadbeheer oefenen.
Wat zijn de functies van inventaris?
Voorraad vervult verschillende belangrijke taken bij het beheer van de toeleveringsketen, waaronder de opslag van initiële aankopen (grondstoffen of producten voor wederverkoop), meestal in magazijnen totdat ze nodig zijn voor productie of wederverkoop aan klanten.
Is voorraad een actief of een verplichting?
Voorraad wordt in de boekhouding geclassificeerd als een actief. Het wordt geclassificeerd als een vlottend actief op de balans, omdat bedrijven het vaak in minder dan een jaar gebruiken, verkopen of aanvullen.
Wat is het verschil tussen voorraad en voorraad?
Samenvattend is voorraad de hoeveelheid eindproducten die beschikbaar zijn voor verkoop, terwijl voorraad zowel eindproducten als componenten omvat die nodig zijn voor het maken van een eindproduct. Met andere woorden: alle voorraad is voorraad, maar niet alle voorraad is voorraad.
Conclusie
Voorraad levert materialen voor bedrijven om hun activiteiten draaiende te houden. Dit omvat alle grondstoffen die worden gebruikt bij de vervaardiging van goederen en diensten, evenals alle eindproducten die door bedrijven op de markt aan consumenten worden verkocht. Voorraadbeheer en het vaststellen van de omloopsnelheid kunnen bedrijven helpen begrijpen hoe succesvol ze zijn en waar ze de achterstand kunnen opvangen als de inkomsten beginnen op te drogen.
- EFFECTIEF VOORRAADBEHEER: Guide To Do It 2023
- BESTE APPS VOOR VOORRAADBEHEER IN 2023
- EENVOUDIG VOORRAADBEHEER: systeem, services, software en meer
- VOORRAADINVENTARISBEHEER: Wat het is, soorten en voordelen
Referenties
