Een proefbalans is een methode die accountants gebruiken om ervoor te zorgen dat het grootboek correct is en om fouten in de financiële rapportage van een bedrijf te verminderen. Deze interne financiële rapporten kunnen helpen bij het verifiëren van de juistheid van een dubbelboekhoudsysteem en het identificeren van problemen voordat er cruciale externe financiële overzichten worden geproduceerd.
Hoewel een proefbalans niet kan garanderen dat er nergens fouten voorkomen in het boekhoudsysteem van een bedrijf, kan het wijzen op onnauwkeurigheden en helpen bij het identificeren en corrigeren van problemen in grootboekrekeningen.
Wat is een proefsaldo?
Een proefbalans is een boekhoudwerkblad waarin de saldi van alle grootboeken worden gecombineerd tot gelijke debet- en creditrekeningkolomtotalen. Er wordt regelmatig een proefbalans opgesteld, doorgaans aan het einde van elke rapportageperiode. Het algemene doel van het creëren van een proefbalans is om te controleren of de boekingen in het boekhoudsysteem van een bedrijf wiskundig correct zijn.
Een proefbalans wordt zo genoemd omdat deze een belangrijk onderdeel van een reeks boeken test, maar geen uitgebreide audit ervan is. Een proefbalans is vaak de eerste stap in een auditmethode, omdat het auditors helpt ervoor te zorgen dat er geen wiskundige problemen in het boekhoudsysteem voorkomen voordat ze overgaan tot ingewikkelder en uitgebreider onderzoek.
Hoe een proefbalans werkt
Het opstellen van een proefbalans voor een bedrijf helpt bij het opsporen van eventuele wiskundige fouten die zijn opgetreden in het dubbelboekhoudsysteem. Als de totale afschrijvingen gelijk zijn aan de totale crediteringen, wordt de proefbalans in evenwicht verklaard en mogen er geen wiskundige fouten in de grootboeken voorkomen. Dit betekent echter niet dat er geen fouten zijn in het boekhoudsysteem van een bedrijf. Transacties die onjuist zijn gecategoriseerd of eenvoudigweg niet in het systeem aanwezig zijn, kunnen bijvoorbeeld niettemin grote boekhoudkundige fouten zijn die de proefbalanstechniek niet zou detecteren.
Wat houdt een proefbalans in?
Een proefbalansdocument vermeldt alle rekeningen uit het grootboek in twee kolommen: debet- en creditbedragen. Een proefbalans bevat normaal gesproken vijf componenten:
- Bijschrijvingen en afschrijvingen op elke rekening uit transacties gedurende de boekhoudperiode
- De gekoppelde accountnamen
- Rekeningnummers
- Data van de boekhoudperiode
- Het totaal van alle debet- en creditsaldi
Vereisten voor proefbalans
Bedrijven registreren hun commerciële transacties in eerste instantie op boekhoudkundige rekeningen binnen het grootboek. Rekeningen in de grootboeken kunnen tijdens een specifieke boekhoudperiode zijn gedebiteerd of gecrediteerd voordat ze in een proefbalanswerkblad zijn opgenomen, afhankelijk van de soorten zakelijke transacties die hebben plaatsgevonden. Bovendien kunnen sommige rekeningen zijn gebruikt om verschillende bedrijfstransacties vast te leggen. Als gevolg hiervan is het eindsaldo van elke grootboekrekening, zoals weergegeven in het werkblad van de proefbalans, het totaal van alle debet- en crediteringen die op die rekening zijn ingediend op basis van alle verbonden bedrijfsactiviteiten.
De transacties van een bedrijf worden vastgelegd in een grootboek en uiteindelijk opgeteld om een proefbalans te vormen.
Aan het einde van een boekhoudperiode moeten de rekeningen van activa, uitgaven of verliezen een debetsaldo hebben, terwijl de rekeningen van passiva, eigen vermogen, inkomsten of winsten een creditsaldo moeten hebben. Het is echter mogelijk dat bepaalde rekeningen van het eerstgenoemde type zijn gecrediteerd en bepaalde rekeningen van het laatstgenoemde type zijn mogelijk gedebiteerd tijdens de boekhoudperiode, toen de daarmee verband houdende zakelijke transacties het debet- en creditsaldo van hun respectieve rekeningen verminderden, wat het tegenovergestelde effect had op de beëindiging van die rekeningen. debet- of creditsaldi. Op een proefbalanswerkblad staan alle debetsaldi in de linkerkolom en alle creditsaldi in de rechterkolom, met de rekeningtitels uiterst links van de twee kolommen.
Soorten proefbalans
Er zijn drie soorten proefbalansen:
- Het niet-aangepaste proefsaldo
- Het aangepaste proefsaldo
- Het proefsaldo na afsluiting
Alle drie deze categorieën hebben hetzelfde formaat, maar enigszins verschillend gebruik. Voordat de correctie van journaalboekingen is voltooid, wordt het niet-gecorrigeerde proefsaldo direct opgemaakt. Het is een overzicht van dagelijkse transacties dat kan worden gebruikt om een grootboek in evenwicht te brengen door boekingen te wijzigen.
Nadat een boek in evenwicht is gebracht, kan een aangepaste proefbalans worden opgemaakt. Deze proefbalans bevat de eindsaldi van alle rekeningen en wordt gebruikt voor het samenstellen van de jaarrekening. De proefbalans na afsluiting geeft de saldi weer nadat de afsluitingsboekingen zijn voltooid. Dit is uw startproefsaldo voor het komende jaar.
Wanneer moet een bedrijf een proefbalans gebruiken?
Moderne boekhoudsoftware vergelijkt automatisch credit- en debetsaldi, waardoor proefsaldi overbodig worden. Sommige organisaties genereren echter proefbalansen als interne beoordeling voordat ze formele financiële overzichten opstellen. Proefbalansen kunnen een boekhoudteam helpen bij het genereren van een balans. Zo garanderen ze de juistheid van hun dubbele boekhoudmethoden en identificeren ze eventuele problemen in hun boekhouding, zoals transacties die op de verkeerde rekening worden geplaatst.
Bedrijfseigenaren kunnen er ook voor kiezen om midden in een typische rapportageperiode een proefbalans op te stellen om hun financiële status te onderzoeken en ervoor te zorgen dat de boekhoudprocessen op schema liggen.
Hoe maak je een proefbalans aan?
Voor het maken van een proefbalans heeft u de eindsaldi van de grootboekrekeningen nodig. De proefbalans ontstaat nadat alle financiële transacties in de dagboeken zijn vastgelegd en samengevat op de grootboekafschriften. Het proefsaldo wordt gebruikt om te bevestigen dat de afschrijvingen in het rekeningschema gelijk zijn aan de tegoeden.
Voordat u met de proefbalans begint, moet u ervoor zorgen dat alle grootboekrekeningen in evenwicht zijn. Het verschil tussen het totaal van alle debetboekingen en het totaal van alle creditboekingen bepaalt het saldo.
Maak een werkblad met acht kolommen. De kolomkoppen moeten het rekeningnummer, de rekeningnaam en de juiste kolommen voor debet- en creditsaldi bevatten.
Breng het rekeningnummer, de rekeningnaam en het rekeningsaldo over naar het proefbalanswerkblad voor elke grootboekrekening in de bijbehorende debet- of creditkolom.
Voeg de bedragen toe in de debet- en creditkolommen. Een foutloos proefsaldo moet dezelfde totalen hebben. Wanneer de totalen gelijk zijn, kunt u de proefbalans sluiten.
Als er sprake is van een discrepantie, moeten accountants de onjuistheden identificeren en corrigeren.
Hier zijn enkele voorbeelden van fouten in de proefbalans:
- Er zijn twee keer aanmeldingen gedaan
- Weglaten van vermeldingen
- Er zijn boekingen op het verkeerde account gedaan
- Omzettingsfout
- Er is een fout gemaakt bij het overbrengen van de saldi naar de proefbalans
- Fout bij het balanceren van een rekening
- Er is een verkeerd bedrag in het grootboek geboekt
- Voerde de invoer in de verkeerde kolom in, debet in plaats van credit of andersom
Wat zijn de methoden voor het voorbereiden van de proefbalans?
De proefbalans kan op twee manieren worden opgemaakt:
Totale methode
De debet- en creditzijde van grootboekrekeningen worden bij elkaar opgeteld. Het totaal van de debetzijde wordt in de debetkolom van het proefsaldo ingevoerd, terwijl het totaal van de creditzijde in de creditkolom wordt geplaatst. De totalen in de debet- en creditkolommen moeten hetzelfde zijn.
Balansmethode
In de proefbalans worden alleen de saldi van alle grootboekrekeningen weergegeven volgens de saldimethode.
Wat zijn aangepaste proefbalansen?
Aangepaste proefbalansen zijn een soort proefbalansen die worden uitgegeven nadat de initiële proefbalans is aangemaakt. De gewijzigde proefbalans houdt rekening met informatie die ontbreekt of verkeerd wordt weergegeven in het grootboek en kan problemen verhelpen die in het eerste rapport zijn ontdekt.
Stel dat u met een persoonlijke creditcard € 600,- aan kantoorbenodigdheden hebt gekocht, wat resulteert in een kredietoverschot van € 600,- op uw niet-aangepaste proefsaldo. Het gecorrigeerde proefsaldo zou de fout verhelpen door $ 600 van de uitgaven af te trekken.
Aangepaste proefsaldi kunnen ook vooruitbetalingen of verplichtingen uitsluiten die niet tijdens de boekhoudperiode zijn aangegaan, maar wel in financiële rapporten moeten worden opgenomen. Deze aanpassingen verhelpen niet noodzakelijkerwijs onnauwkeurigheden in het niet-gecorrigeerde saldo, maar kunnen wel resulteren in een nauwkeurigere rapportage door activa en passiva die niet in het grootboek staan op te nemen en te verantwoorden.
Proefbalans versus balans
Het belangrijkste onderscheid tussen een proefbalans en een balans is er een van reikwijdte. Een balans documenteert niet alleen de eindsaldi van de rekeningen binnen een bedrijf, maar ook de activa, passiva en eigen vermogen van het bedrijf. Het wordt vaak openbaar gemaakt in plaats van dat het intern wordt gebruikt, en het vereist de handtekening van een auditor om als betrouwbaar te worden beschouwd.
Een proefbalans is een minder formeel document. Er zijn geen unieke regels over hoe proefbalansen moeten worden gegenereerd, en ze kunnen zo vaak worden uitgevoerd als een bedrijf vereist. Een proefbalans wordt vaak gebruikt om de financiën van een bedrijf het hele jaar door bij te houden, terwijl een balans een wettelijke verklaring is van de financiële situatie van een bedrijf aan het einde van een boekjaar.
Waar wordt een proefsaldo voor gebruikt?
Een proefbalans kan worden gebruikt om wiskundige fouten in een dubbelboekhoudsysteem op te sporen. Als de totale afschrijvingen gelijk zijn aan de totale crediteringen, wordt de proefbalans in evenwicht verklaard en mogen er geen wiskundige fouten in de grootboeken voorkomen.
Wat zijn de drie proefbalansen?
Er zijn drie soorten proefbalansen: niet-aangepaste proefbalansen, aangepaste proefbalansen en proefbalansen na afsluiting. Elk ervan wordt op verschillende punten in de boekhoudcyclus gebruikt.
Wat is inbegrepen in een proefbalans?
Het is voorwaardelijk. Bedrijven kunnen proefbalansen gebruiken om hun financiële status bij te houden. Daarom kunnen ze gedurende het boekjaar talloze verschillende soorten proefbalansen produceren. Een proefbalans kan alle belangrijke boekhoudkundige posten bevatten, zoals activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten, uitgaven, winsten en verliezen.
Wat is debet en credit in proefbalans?
De regels voor het opstellen van een proefbalans zijn als volgt:
- Alle activa moeten aan de debetzijde worden geboekt.
- Alle verplichtingen moeten aan de creditzijde worden geregistreerd.
- Alle inkomsten en winsten moeten aan de creditzijde worden gedocumenteerd.
- Alle uitgaven moeten aan de debetzijde worden genoteerd.
Wat is een debetsaldo?
Een debetsaldo is een negatief kassaldo op een betaalrekening bij een bank. Een dergelijke rekening wordt beschouwd als rood staan en kan daarom geen negatief saldo hebben; de bank weigert eenvoudigweg cheques te accepteren die op de rekening zijn ingediend en waardoor er een debetsaldo zou ontstaan.
Wat is een creditsaldo?
Als het totaal van uw tegoeden hoger is dan het bedrag dat u verschuldigd bent, wordt op uw afschrift een tegoed weergegeven. Dit is geld dat u verschuldigd bent aan de kaartmaatschappij. U kunt contact opnemen met uw kaartuitgever en verzoeken dat u per post een cheque voor het saldo ontvangt.
Hoe wordt het debetsaldo ook wel genoemd?
Rekening-courantkrediet wordt ook wel creditsaldo in het kasboek en debetsaldo in het bankboekje genoemd.
Wat is huidig saldo?
Het huidige saldo is al het geld dat momenteel op uw bankrekening staat. Dit bedrag kan openstaande transacties omvatten, zoals een creditcardbetaling of een cheque die nog niet is vereffend. Als er gedurende ten minste een week geen activiteit op uw account heeft plaatsgevonden, kan uw huidige saldo hetzelfde zijn als uw beschikbare saldo.
Wat is het verschil tussen een debet en een credit?
Bij dubbelboekhouden registreren debets het binnenkomen van geld, terwijl de credits het uitgaande geld registreren. Voor elke afschrijving op de ene rekening moet er een gelijke bijschrijving op een andere rekening staan.
Ten slotte,
Een proefbalans is een werkblad met twee kolommen, één voor afschrijvingen en één voor credits, dat bevestigt dat de boekhouding van een bedrijf wiskundig correct is. Debet- en creditbedragen omvatten alle zakelijke transacties voor een bedrijf gedurende een specifieke periode, inclusief de som van dergelijke rekeningen als activa, uitgaven, verplichtingen en inkomsten.
Om te garanderen dat er geen rekenfouten voorkomen, moeten de debet- en creditbedragen van de proefbalans overeenkomen. Er kunnen echter nog steeds fouten of onvolkomenheden in de boekhoudsystemen voorkomen. Een proefbalans kan worden gebruikt om de financiële status van een bedrijf te evalueren tussen volledige jaarlijkse audits in.
- Beste manier om Bitcoin te kopen: 7 beste manieren om BTC aan uw portefeuille toe te voegen
- CRYPTOCURRENCY: ETHEREUM VERSUS. Bitcoin
- SOCIALE MANAGEMENT HULPMIDDELEN: Betekenis, gratis tools en gids
- Hoe u uw financiën digitaal kunt beheren en uw spaargeld kunt vergroten
Referenties
