De boekhoudcyclus is een procedure voor het nauwkeurig documenteren en rapporteren van geldtransacties. Het gaat door vanaf het moment dat een transactie is gedaan totdat deze in de boeken is opgenomen. Aan het einde van de ene boekhoudcyclus worden stappen gezet om het begin van de volgende aan te geven. Het begin van de volgende fiscale periode wordt gekenmerkt door dit belang en voorbeeld van signalen in de boekhoudcyclus. Bovendien biedt het werken op de boekhoudafdeling van een organisatie u ervaring uit de eerste hand met de boekhoudcyclus. Het eindresultaat zijn financiële overzichten die gemakkelijk te begrijpen zijn en nuttige informatie bieden die ondernemers kunnen helpen betere beslissingen te nemen. Dit bericht vertelt je duidelijk alles wat je moet weten over de boekhoudcyclus.
Overzicht
Door gebruik te maken van de boekhoudcyclus en het belang ervan in het achterhoofd te houden, kan een bedrijf transacties beter monitoren en eventuele discrepanties identificeren. Het is handig voor het meten en contrasteren van financieel succes van het einde van het ene fiscale jaar tot het volgende. Dit komt omdat, in tegenstelling tot boekhouding op transactiebasis, inkomsten- en kostenrekeningen aan het einde van een fiscale periode worden afgesloten (en geannuleerd) in plaats van geaccumuleerd in de volgende. Het vermogen van een bedrijf om te voldoen aan boekhoudnormen, belastingwetten en andere overheidsmandaten is afhankelijk van het vermogen om de boekhoudcyclus effectief te implementeren.
Om de financiële activiteiten van een bedrijf binnen een bepaalde boekhoudperiode samen te stellen en te analyseren, moeten accountants zich bovendien houden aan een specifieke reeks procedures.
Wat is de boekhoudcyclus?
De boekhoudcyclus is een typische reeks stappen en procedures die alle financiële activiteiten en transacties binnen een bedrijf monitort, documenteert en evalueert. Het proces begint met het plaatsvinden van een transactie en eindigt met de publicatie van een financieel overzicht aan het einde van de periode.
Bovendien kunt u dit doen door u te houden aan een georganiseerd proces van 8 stappen dat begint met een transactie en eindigt met financiële overzichten die een stevig plan zijn voor het plannen van uitgaven, het verkrijgen van leningen of zelfs het verkopen van het bedrijf.
Ten eerste is elke stap in de boekhoudcyclus afhankelijk van de laatste. In feite moet u elke stap voltooien voordat u doorgaat met de volgende. Door er een weg te laten, kan de organisatie tijdens het hele financiële rapportageproces met foutieve gegevens en fouten komen, wat kan leiden tot slechte beslissingen.
Hoe werkt de boekhoudcyclus?
Om scheiding van taken te bereiken, is een lid van het debiteuren- of crediteurenteam, een full-cycle boekhouder of een accountant verantwoordelijk voor het vastleggen van financiële transacties, het afsluiten van de boeken voor de boekhoudperiode en het opstellen van financiële overzichten. Dit gebeurt met inachtneming van de regels van interne beheersing en rollen.
Stappen in de boekhoudcyclus
Deze acht vormen echter een goede basis voor de meeste bedrijven om als uitgangspunt te gebruiken. Het aantal stappen in een boekhoudcyclus is afhankelijk van het bedrijf en zijn eisen. Dit zijn de 8 stappen in de boekhoudcyclus:
- Identificeren en bijhouden van financiële transacties
- Het proces van het maken van journaalposten
- Voer de geldtransacties in het grootboek in
- Maak een proefbalans zonder aanpassingen
- Werkbladen voorbereiden om fouten te identificeren
- Voorbereiden om boekingen aan te passen
- Financiële rapportages maken en verspreiden.
- Sluit de boeken voor de boekhoudperiode.
We kijken nader naar de stappen van de boekhoudcyclus.
#1. Identificeren en bijhouden van financiële transacties
De boekhouding begint met het detecteren en vastleggen van transacties in subgrootboeken (journalen). Transacties worden gedocumenteerd in de boeken en opgenomen in de financiële overzichten wanneer er een monetaire activiteit of zakelijke gebeurtenis is. Maandelijkse en jaarlijkse perioden zijn twee voorbeelden van tijdschema's voor de boekhouding.
Bovendien volgen facturen die per boekhouding naar klanten worden verzonden, omwille van de verantwoording altijd een bepaalde nummerreeks. Een bedrijf dat nog steeds papieren cheques gebruikt, noteert de nummers op elke cheque in een bepaalde volgorde. Als een cheque wordt gedaan met een onjuist bedrag, wordt de cheque ongeldig verklaard en wordt het originele chequenummer gebruikt om de volgende cheque in de reeks te bepalen.
#2. Het proces van het maken van journaalposten
De volgende stap is het vastleggen van uw financiële transacties als journaalposten in uw boekhoudsoftware of grootboek. Sommige organisaties gebruiken point-of-sale-technologie die is gekoppeld aan hun boeken, waarbij stap één en twee worden gecombineerd. Het is echter nog steeds cruciaal voor bedrijven om hun uitgaven te controleren.
Uw type boekhouding en aanpak bepalen wanneer u uitgaven en inkomsten identificeert. Als u boekhouding op transactiebasis gebruikt, houdt u de geldtransacties bij wanneer ze plaatsvinden. Daarentegen houdt contante boekhouding in dat alle monetaire uitwisselingen worden geregistreerd.
Double-entry accounting houdt in dat elke transactie als een credit of debet in verschillende tijdschriften wordt gedocumenteerd om een juiste balans, kasstroomoverzicht en resultatenrekening op te stellen. Aan de andere kant lijkt single-entry accounting meer op het hanteren van een chequeboek. U kunt een saldorapport krijgen zonder herhaalde boekingen.
#3. Voer de monetaire transacties in het grootboek in
Alle grootboekboekingen beginnen met een journaalboeking. Een essentieel onderdeel van de boekhouding, het grootboek houdt alle monetaire transacties bij.
Als u echter wilt bijhouden hoeveel geld er naar elk van de vele rekeningen van uw bedrijf gaat, moet u het grootboek raadplegen. Omdat het op elk moment de liquide middelen van een bedrijf vertegenwoordigt, is de geldrekening het belangrijkste onderdeel van het grootboek.
#4. Maak een proefbalans zonder aanpassingen
Door een ongecorrigeerd proefbalansrapport uit de boekhouding te genereren, kunt u controleren of alle transacties correct zijn vastgelegd in het grootboek en eventuele afwijkingen opsporen. De saldibalans geeft de totalen en saldi van alle grootboekrekeningen weer zonder enige uitwerking. Als u een boekhoudsysteem met dubbele invoer gebruikt, moeten uw afschrijvingen bovendien aan het einde van elke boekhoudperiode in evenwicht zijn met uw tegoeden.
Als u boekhoudsoftware gebruikt, genereert deze een rapport met de naam 'niet-aangepaste proefbalans'. Controleer de totale debet- en creditbedragen van het rapport en gebruik de resultaten van uw analyse om eventuele noodzakelijke corrigerende boekingen op te geven.
#5. Werkbladen voorbereiden om fouten te identificeren
In deze stap van de boekhoudcyclus onderzoekt u uw spreadsheets om onjuiste invoer te vinden. Aangezien elke aankoop een tegoed of een debet is, houdt deze stap in dat wordt gecontroleerd of het gecombineerde bedrag van die twee rekeningen exact identiek is.
Bovendien doet dit proces meer dan alleen fouten vinden; het helpt ook om inkomsten en uitgaven met elkaar te verzoenen in een boekhoudsysteem op transactiebasis. In de volgende stap worden eventuele verschillen verholpen door de onderliggende oorzaken op te lossen.
#6. Invoer aanpassen voorbereiden
Bij het afstemmen van balansrekeningen moet u mogelijk journaalboekingen aanpassen om eventuele discrepanties of fouten weer te geven die zijn ontdekt. Om ervoor te zorgen dat het journaal soepel blijft lopen, moet elke boeking worden gecontroleerd en geautoriseerd.
Debetsaldo's moeten echter altijd in evenwicht zijn met credits nadat corrigerende boekingen zijn ingevoerd en geboekt in het grootboek. Om dit te controleren, genereert en analyseert u gewoon een gewijzigde proefbalans.
#7. Financiële rapporten maken en verspreiden
Nadat het bedrijf alle aanpassingsboekingen heeft gemaakt, stelt het financiële overzichten op. Financiële overzichten, inclusief de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht, worden doorgaans opgesteld door bedrijven. De activiteiten van de laatste boekhoudcyclus worden weergegeven op de balans en de resultatenrekening. Hoewel een kasstroomoverzicht niet wettelijk verplicht is, wordt het veel gebruikt in het bedrijfsleven vanwege zijn waarde bij het voorspellen en bewaken van kasstromen.
Deze financiële overzichten zijn essentieel voor elke partij die geïnteresseerd is in het evalueren van uw bedrijf in relatie tot zijn concurrenten en vertegenwoordigen de belangrijkste output van de boekhoudcyclus. Ze zijn ook zeer nuttig voor ondernemers. Door financiële overzichten te interpreteren, kunt u uw financiën onder controle houden en een groeistrategie ontwerpen.
#8. Sluit de boeken voor de boekhoudperiode.
Stap 8 wordt alleen gedaan aan het einde van het jaar, niet aan het einde van elke maand. Breng eventuele openstaande tijdelijke resultatenrekeningen over naar een permanent grootboek. De inkomsten- en uitgavenrekeningen zijn voorbeelden van tijdelijke rekeningen. De nettowinst of het nettoverlies wordt aan het einde van elk jaar overgeboekt naar de rekening ingehouden winsten. Bovendien genereert het systeem een afsluitingsboeking om alle openstaande grootboekrekeningen van inkomsten en uitgaven op nul te zetten.
Maak een proefbalansrapport aan het einde van het jaar. Nogmaals, debet- en creditsaldo's. Als u de jaarafsluiting heeft afgerond, moeten de tijdelijke grootboekrekeningen op nul worden gezet. Controleer het beginsaldo van de ingehouden winsten die in het volgende boekjaar moeten worden gebruikt. De eindejaarsboekhouding is voltooid wanneer de proefbalans na afsluiting goed is.
Zelfs als de boekhouding aan het einde van het jaar volledig is, moet u mogelijk nog correctieboekingen indienen van de financiële audit van het CPA-bedrijf. Start de boekhoudcycli van de volgende maand en het volgende jaar door een nieuwe boekhoudperiode te openen. Door deze stappen in de boekhoudcyclus te gebruiken, bent u verzekerd van een succesvol resultaat.
Wat is de 6-boekhoudcyclus?
Bedrijven volgen een reeks procedures die bekend staat als de boekhoudcyclus om transacties bij te houden en financiële gegevens samen te voegen gedurende een bepaalde boekhoudperiode (maand, kwartaal of jaar). Nauwkeurige financiële rekeningen voor die periode en gereedheid voor het voorbeeld en het belang ervan voor de boekhoudperiode zijn de resultaten van de boekhoudcyclus. Dit zijn de zes boekhoudcycli.
- Identificeren van transacties
- Transacties registreren
- Journaalposten boeken naar het grootboek
- Een ongecorrigeerde proefbalans maken
- Voorbereiden om boekingen aan te passen
- Een aangepaste proefbalans maken
Voorbeeld boekhoudcyclus
Laten we, om te begrijpen hoe de procedure werkt, eens kijken naar het onderstaande voorbeeld van een boekhoudcyclus:
Bedrijf Z ontving op 700 augustus 15 $ 2022 voor zijn softwareproducten en deed mee aan de inschrijving voor die specifieke periode. Het wordt geregistreerd als een tegoed op verkoopopbrengsten en een debet op contant geld. Een contante transactie voor die dag zou een afschrijving van $ 1000 zijn als het bedrijf een contante verkoop van $ 700, een contante verkoop van $ 500 en een contante terugbetaling van $ 200 zou doen.
Naast het kastekort van $ 700, onthulden de transacties en activiteiten van het bedrijf een negatief saldo van $ 1200 in debiteuren en $ 100 in voorraad. De proefbalans laat dus zien dat de $ 1,000 aan credits niet overeenkomt met de $ 1,200 aan afschrijvingen. Daarom is het de verantwoordelijkheid van de boekhouder om de ontbrekende documenten op te sporen om de boeken nauwkeurig in evenwicht te brengen.
Accountants stellen financiële overzichten op en sluiten de boeken voor die boekhoudperiode na de juiste correctie van de boekingen.
Belang van boekhoudcyclus
Bedrijven en andere organisaties vertrouwen op de boekhoudcyclus om hun geld bij te houden en nuttige financiële rapporten te verstrekken. Boekhoudsystemen spelen een cruciale rol in het gestandaardiseerde boekhoudcyclusproces, dat bedrijfseigenaren, kleine bedrijven en grote bedrijven helpt hun boeken aan het einde van de boekhoudperiode te sluiten en financiële informatie te genereren voor gebruik bij het analyseren van financiële overzichten en het runnen van het bedrijf.
De externe belanghebbenden van het bedrijf gebruiken de gegevens echter om de gezondheid van het bedrijf te evalueren en beslissingen te nemen over het al dan niet investeren in of samenwerken aan toekomstige inspanningen met het bedrijf. Hier zijn de 3 belangrijkste redenen waarom de boekhoudcyclus tegenwoordig zo belangrijk is in de branche.
#1. Voor interne analyse
Om belangrijke financiële beslissingen te kunnen nemen, hebben organisaties de informatie uit de boekhoudcyclus nodig. Om trends te evalueren en passende doelstellingen te creëren, organiseert het proces alle aspecten van de financiële activiteiten van een bedrijf. Er is geen manier voor het bedrijf om uit te breiden zonder eerst zijn activa, passiva en cashflow te beoordelen.
#2. rendement
Wanneer accountants het als checklist gebruiken, is de boekhoudcyclus best handig. Er zullen minder fouten worden gemaakt, u kunt erop vertrouwen dat elke stap wordt uitgevoerd en uw werk efficiënter wordt georganiseerd. Men hoeft niet te speculeren over wat er daarna zal gebeuren. Het is ook een zichzelf versterkende lus. De definitieve procedures stellen de boekhoudgroep in om dezelfde taken in de volgende boekhoudperiode te herhalen.
#3. Naleving
Een boekhoudcyclus houdt organisaties in overeenstemming met boekhoudregels en belastingwetten, waardoor nauwkeurigheid en regelmatigheid worden gegarandeerd. Als een bedrijf investeerders of mogelijke kopers zou zoeken, zou het volgen van het boekhoudproces de markt eerlijk houden voor concurrenten en tegelijkertijd nauwkeurige informatie direct beschikbaar maken.
Wat is de samenvatting van de boekhoudcyclus?
Het voorbeeld van de boekhoudcyclus en het belang ervan is een beknopte beschrijving van hoe een bedrijf zijn geld bijhoudt. Als onderdeel van dit proces moet u deze transacties onderzoeken, samenvatten en bekendmaken aan de juiste belastingautoriteiten, waakhondorganisaties en regelgevende instanties.
Wat is het verschil tussen de boekhoudcyclus en de budgetcyclus?
In tegenstelling tot de budgetcyclus vindt de boekhoudcyclus twee keer per jaar plaats. De boekhoudcyclus beoordeelt gebeurtenissen uit het verleden om nauwkeurige rapportage van geldtransacties te bevestigen. Aan de andere kant houdt de budgetcyclus zich bezig met het plannen van toekomstige operaties en transacties.
Wat zijn de stappen van de boekhoudcyclus op volgorde?
Identificatie van transacties, journaalboeking, boeking van transacties, voorbereiding van de niet-aangepaste proefbalans, werkbladanalyse, correctie van werkbladinconsistenties, voorbereiding van het financieel overzicht en het sluiten van de boeken zijn de stappen in de boekhoudcyclus.
Wat is het belangrijkste doel van de boekhoudcyclus?
De juistheid en uniformiteit van financiële rekeningen worden in de eerste plaats verzekerd door de boekhoudcyclus. Zelfs als het grootste deel van de boekhouding elektronisch wordt gedaan, is het nog steeds van cruciaal belang om te controleren of alles juist is, omdat fouten zich in de loop van de tijd kunnen ophopen.
Wat is een "zachte sluiting?"
Wanneer bedrijven hun boeken snel maar niet volledig willen sluiten, zoals voor interne managementrapportagebehoeften, implementeren ze een 'soft close'. In tegenstelling tot een 'hard close', waarbij bedrijven een strengere aanpak gebruiken om te garanderen dat de rapportage en de uiteindelijke financiële overzichten nauwkeurig zijn en dat de boeken voor een boekhoudkundige periode kunnen worden afgesloten, wordt algemeen aanvaard dat de resultaten materieel onjuist kunnen zijn.
Wat is het verschil tussen een dagboek en een grootboek?
Een van de eerste stappen in de boekhoudcyclus is het bijhouden van een dagboek, waarin de bijzonderheden van elke financiële transactie worden genoteerd. Het "master" -record dat alle transacties en de financiële draagkracht van het bedrijf verzamelt, wordt een grootboek genoemd.
Conclusie
Een opeenvolging van fasen vormt de boekhoudcyclus, die financiële transacties registreert en financiële overzichten genereert. Sommige gegevensinvoerprocedures kunnen op elk moment tijdens de boekhoudcyclus plaatsvinden, terwijl sommige activiteiten alleen plaatsvinden tijdens het maken van financiële overzichten. Deze procedure bijvoorbeeld, en het belang ervan, herhaalt zich voor elke boekhoudcyclus, of het nu gaat om grote organisaties of kleine.
Veelgestelde vragen over de boekhoudcyclus
Hoe houdt de boekhoudcyclus de continuïteit van de rekeningen in stand?
De saldi in de rekeningen voor activa, passiva en kapitaal worden overgedragen naar het volgende jaar. Op deze manier zorgt de boekhoudcyclus ervoor dat de rekeningen van het ene jaar op het andere nog steeds hetzelfde zijn.
Wat is het einddoel van de boekhoudcyclus?
Het belangrijkste doel van de boekhoudcyclus is ervoor te zorgen dat financiële overzichten correct en consistent zijn.
Hoe lang is de boekhoudcyclus?
Intern is de boekhoudperiode een maand of drie maanden, maar extern is het een jaar.
Gerelateerde artikelen
- Grootboekboekhouding: alles wat u moet weten (+Quick Tools)
- ACCRUAL ACCOUNTING: EEN VEREENVOUDIGDE GIDS VOOR BEGINNERS (+gedetailleerde voorbeelden)
- GENERAL LEDGER: eenvoudige sjablonen, voorbeelden en alles wat je nodig hebt (+ gratis pdf's)
- Small Business Accounting UK: beste praktijken voor 2023 en alles wat u nodig heeft
- 15 BESTE BOEKHOUDSOFTWARE OM IN 2023 TE GEBRUIKEN
- Wat is FINRA … en waarom zou u ervan op de hoogte moeten zijn?
Referentie
