De meeste kleine en middelgrote bedrijven gebruiken QuickBook-boekhoudsoftware om hun financiële administratie te vereenvoudigen. QuickBook, de branchestandaard boekhoudsoftware, helpt accountants en bedrijven bij het bijhouden van debiteuren en -schulden, het evalueren van de winstgevendheid en het plannen van het belastingseizoen. Ook helpt de boekhoudsoftware van QuickBook u bij het organiseren van uw uitgaven voor werkdagen en het bijhouden van facturen terwijl u onderweg bent.
Om het onderwerp verder te ondersteunen, zal dit bericht een overzicht geven van QuickBook-software die accountants zal helpen facturen te genereren en rekeningen in evenwicht te brengen. Ook over het gebruik van de QuickBook-boekhoudsoftware
QuickBook-accountants
QuickBook is volgens beoordelingen de beste allround boekhoudsoftware voor kleine bedrijven en accountants. De software is cloudgebaseerd en is toegankelijk via een webbrowser of mobiele app.
Niet alleen gebruikt de overgrote meerderheid van accountants QuickBook Online, maar er is ook een overvloed aan online trainingsmateriaal en forums waar u hulp kunt krijgen wanneer u die nodig heeft.
Bovendien zijn alle boekhoudelementen gemakkelijk toegankelijk vanuit één enkele primaire interface, waardoor de boekhouding vloeiender en efficiënter wordt. Als gevolg hiervan biedt het lokale boekhoudsoftware die uw zakelijke rekeningen afhandelt en een cloudversie die betalingen accepteert en de salarisadministratie beheert.
Enkele bestaande QuickBook Online-pakketten die het beste bij u passen
QuickBooks Online is beschikbaar in vier verschillende pakketten, elk met een andere set functionaliteiten op basis van de behoeften van uw bedrijf. Welk pakket uw bedrijf nodig heeft, wordt bepaald door het aantal benodigde gebruikers, het aantal facturen en betalingen dat maandelijks wordt verwerkt en het soort rapportages dat nodig is.
Niettemin volgen alle pakketten inkomsten en uitgaven, verzamelen en organiseren ze bonnen, maximaliseren ze belastingaftrek, factureren en accepteren ze betalingen.
Lees ook: De beste 15 gratis boekhoudsoftware voor bedrijfseigenaren
#1. Eenvoudig starten
QuickBooks Online Simple Start, zoals de naam al aangeeft, is ideaal voor kleine bedrijven die net beginnen. Simple Start is het meest eenvoudige online pakket van QuickBooks dat toegankelijk is, met uitzondering van de ZZP-editie (voor freelancers). De software zal in staat zijn om de elementaire boekhoudfuncties aan te kunnen die gebruikers van het merk gewend zijn.
#2. Benodigdheden
Met QuickBooks Online Essentials kunt u de factuurstatus volgen, betalingen vastleggen en reguliere betalingen rechtstreeks vanuit de app instellen. U kunt ook meerdere leveranciers en facturen tegelijk betalen, en overal cheques maken en deze afdrukken wanneer u klaar bent.
Essentials Package, met zijn geautomatiseerde factureringsfuncties, helpt bij het beheer van een zich ontwikkelend klein bedrijf. Het heeft alle mogelijkheden van Simple Start, plus de mogelijkheid om rekeningen te organiseren en te betalen, de tijd bij te houden en toegang te verlenen aan maximaal drie personen.
#3. Plus
QuickBooks Online Plus bevat alle mogelijkheden die beschikbaar zijn in Essentials, evenals de mogelijkheid om inventaris te beheren en de winstgevendheid van projecten bij te houden. Het pakket is dan ook ideaal voor projectmatige organisaties zoals aannemers, maar ook voor bedrijven die worstelen met voorraadbeheer. QuickBooks Online Plus ondersteunt maximaal 5 gebruikers.
Bovendien beheert Plus arbeidskosten, uitgaven via job costing, zodat u de winstgevendheid van projecten kunt beoordelen via duidelijke dashboards en rapporten. Zelfs met voorraadmogelijkheden kunt u productniveaus en artikelkosten volgen en waarschuwingen ontvangen wanneer de voorraad bijna op is, zodat u meer kunt bestellen.
#4. Geavanceerd
Advanced is het meest capabele van de QuickBook Online-pakketten, met de meeste aanpassingen en mogelijkheden van elk toegankelijk abonnement. Met boekhoudsoftware kunt u facturen blijven beheren, projecttijd en -kosten bijhouden, klanten factureren, contracten beheren en werknemers betalen. Desalniettemin is het een grotere en betere QuickBooks voor groeiende bedrijven, met meer functies, gebruikers en ondersteuning dan lagere edities van QuickBook-software.
Deze robuuste versie van QuickBooks Online is ontworpen om te concurreren met QuickBooks Enterprise, de meest geavanceerde lokale versie die QuickBooks biedt. Dit is zo vanwege de enige mogelijkheid om toegang te krijgen tot maximaal 25 gebruikers met gebruikersautorisatie-instellingen.
Hoe QuickBook Online-software werkt
Na de gratis proefperiode van 30 dagen zijn de lidmaatschapsplannen als volgt: Simple Start voor $ 25 per maand, Essentials voor $ 40 per maand, plus $ 70 per maand en Advanced voor $ 150 per maand. Meestal wordt de eerste paar maanden een aanzienlijke korting verleend en sommige accountants kunnen zelfs groothandelsprijzen aanbieden aan kleine ondernemingen.
Het maandelijkse lidmaatschap van deze software kan worden bijgewerkt naarmate uw bedrijf groeit. Er zijn ook tal van aanpassingskeuzes met de mobiele app, die kan dienen voor betalingen, cheques rapporteren, een afbeelding van een ontvangstbewijs opnemen en zakelijke mijlen bijhouden. QuickBook Payroll sluit volledig aan op QuickBook Online voor bedrijven die op zoek zijn naar een salarisoplossing.
Elk plan bevat complexere mogelijkheden zoals voorraadbeheer, tijdregistratie, meer gebruikers en budgettering. Simple Start zal bijvoorbeeld voldoen aan de eisen van de meeste op service gebaseerde kleine ondernemingen. Essentials of Plus biedt extra inventaris- en aanpassingsmogelijkheden voor kleine ondernemingen die producten verkopen. Een Advanced-abonnement is een nieuwe optie die uitgebreide financiële rapportage biedt van Fathom. Fathom is een hoogwaardige online tool voor het analyseren van financiële rapporten die door veel belangrijke bedrijven over de hele wereld wordt gebruikt.
Alle opties ondersteunen interactie met apps van derden, zoals Stripe en PayPal. QuickBooks app store categoriseert al zijn apps op functie en biedt handige voorbeelden van de voordelen van elk product.
QuickBook Boekhoudkundige voordelen
Deze QuickBook-boekhoudsoftware is meestal favoriet bij kleine en middelgrote bedrijven, omdat deze de meeste functies bevat die kleine en middelgrote bedrijven nodig hebben.
#1. Dashboard
A rudimentair dashboard geeft een momentopname van de financiële situatie van uw bedrijf. Bijvoorbeeld grafieken voor facturen, onkosten, bankrekeningen, winst en verlies en verkopen. Aan de linkerkant is een menu waarmee u de meest gebruikte functies kunt doorlopen. Rechtsboven in het scherm bevindt zich ook een plusknop en de versnellingsknop waarmee u toegang krijgt tot snelkoppelingen en meer complexe mogelijkheden.
Verder zijn er zoektransacties en een help-knop, evenals een AI-chatknop die het toelaat in de instellingen. Ten slotte brengt de optie om "alle activiteiten te bekijken" onderaan het dashboard u naar een volledige auditrecord en geschiedenis van recente activiteit.
#2. Facturering
QuickBook bevat zes factuurontwerpen en tal van factureringsautomatisering (u kunt ook een bestaande factuursjabloon importeren via Microsoft Word). Met deze functie kunt u het logo, het lettertype, het kleurenschema, de koptekst, de voettekst, het aantal kolommen en andere elementen wijzigen. U kunt ook QuickBook-factuurherinneringen naar klanten sturen en terugkerende facturen instellen als u een Essentials-, Plus- of Advanced-abonnement hebt.
De QuickBook-factuurfunctie zorgt ervoor dat uw bedrijf er goed uitziet door professionele verkoopbonnen en schattingen te maken dat uw bedrijf als merk verbetert en het bedrijf in de merkcategorie weerspiegelt.
Als gevolg hiervan levert QuickBook een online factuur voor betalingen met één klik, zodat consumenten gemakkelijk kunnen betalen met een bankpas, creditcard of bankoverschrijving. Als recente toevoeging kunt u met meertalige facturering facturen in zes verschillende talen verzenden: Engels, Spaans, Portugees, Italiaans, Chinees en Frans.
#3. Contactbeheer
QuickBook Online-accounts bevatten een uitgebreid contactbeheersysteem. U kunt een heleboel informatie over uw klanten opslaan, bijvoorbeeld hun betalingsmethode, beginsaldo en standaard belastingcodes.
Bovendien kan elke contactpersoon belangrijke bestanden hebben, zoals contracten die eraan zijn gekoppeld, waardoor u bulk-e-mails kunt verzenden. Sterker nog, u kunt de naam van uw klanten als recente ontwikkeling aanpassen. Ter illustratie: cliënten, klanten, donateurs, gasten, leden, patiënten of huurders.
#4. Onkosten bijhouden
Met het bijhouden van onkosten kunt u afzonderlijke uitgaven invoeren, handmatig bankafschriften importeren of live bankfeeds activeren. U kunt ook uw uitgaven classificeren, specifieke bankregels instellen en kwitanties eraan koppelen. QuickBooks matcht transacties automatisch (maar u moet de overeenkomsten nog steeds handmatig goedkeuren)
QuickBook Online gebruikt, in tegenstelling tot de meeste boekhoudsystemen, Yodlee niet voor live bankfeeds. Het ontvangt bonuspunten voor het gebruik van zijn bankconnector, waarvan bekend is dat Yodlee de voorwaarden van sommige banken schendt.
#5. Importeren en exporteren
In vergelijking met de meeste andere apps is de importfunctie van QuickBooks verfrissend en eenvoudig te gebruiken. Klanten, leveranciers, rekeningschema's, producten en diensten kunnen allemaal worden geïmporteerd, maar exporteren is beperkter. Rapporten kunnen ook naar Excel worden geëxporteerd, terwijl alle andere gegevens moeten worden geëxporteerd met Internet Explorer.
#6. Werkstromen
De functie Routines Beta in QuickBooks Online is omgedoopt tot Workflows. Met workflows kunt u processen automatiseren, zoals het sturen van herinneringen naar uw team of het uitgeven van geautomatiseerde facturering. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor klanten met het Advanced-abonnement.
#7. Budgettering
In tegenstelling tot de desktopversie die slechts één jaar budgettering toelaat, biedt QuickBook Online-boekhouding talrijke budgetten. Dat wil zeggen dat budgetten maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks kunnen worden gemaakt. U kunt ook een budget maken met gegevens van een vorig boekjaar en verschillende budgetteringsrapporten uitvoeren. Deze functie is echter alleen toegankelijk op de Plus- en Advanced-abonnementen.
#8. Rekeningschema
Boekhouding QuickBook wordt geleverd met een standaard rekeningschema dat u kunt wijzigen om aan uw behoeften te voldoen. In plaats van een ingebouwd afschrijvingsschema voor activa te hebben, kunt u ze handmatig volgen met behulp van de rekeningschemafunctie.
#9. Bankreconciliatie:
Met deze QuickBook-boekhoudingsfunctie kunt u eenvoudig bankrekeningen afstemmen en een afstemmingsrapport genereren.
#10. Geldbeheer
QuickBook heeft specifieke functies om accountants te helpen bij het beheren van de financiën van een bedrijf. Ze kunnen de vervaldatums en betalingsgegevens voor alle terugkerende facturen in één sectie van het programma invoeren. Accountants kunnen ook direct vanuit QuickBook facturen genereren of cheques afdrukken wanneer rekeningen moeten worden betaald.
Bovendien wordt elke transactie gedocumenteerd voor gemakkelijke toegang tijdens toekomstige audits.
Gebruikers van QuickBook kunnen ook hun bankrekeningen aan het programma koppelen. Deze QuickBook-functie biedt accountants niet alleen het gemak om alle financiële gegevens op één scherm te bekijken, maar maakt ook de noodzaak voor afgedrukte bankafschriften overbodig.
#11. Tijdregistratie van werknemers
Met de functie Employee Time Tracking by Customer van QuickBooks Online kunt u tijdregistratietoegang verlenen aan een oneindig aantal werknemers, zodat ze hun tijd onafhankelijk in het systeem kunnen registreren. Bovendien kunt u hiermee snel de tijd bijhouden, zodat u uw personeel op de juiste manier kunt factureren en betalen.
Uw werknemers of contractanten vullen hun urenstaten eenvoudig in op elke pc met een internetverbinding. Bovendien kunt u elke tijdactiviteit toewijzen aan een project of klant en kiezen of u uw klanten al dan niet factureert voor die tijd.
# 12. Rapporteren
Accountants kunnen QuickBook-software gebruiken om facturen en een reeks andere financiële rapporten te genereren. Deze omvatten inkomens- en uitgavenvergelijkingen van jaar tot jaar, evenals trends en prognosegegevens. Bovendien kan elk rapport worden geëxporteerd naar Microsoft Excel-spreadsheetformaat en per e-mail worden verzonden.
Hoe QuickBook-software te gebruiken
Nadat u zich heeft aangemeld voor QuickBooks Online, kunt u inloggen en toegang krijgen tot de primaire dashboardpagina. Als u overstapt van een ander boekhoudprogramma naar QuickBook, kunt u uw vorige bestanden importeren in uw nieuwe accounts. Het primaire dashboard geeft een overzicht van uw QuickBook-accounts, inclusief cashflow, facturen, kosten, verkopen en andere informatie.
Bovendien kunt u uw creditcardrekeningen koppelen via het tabblad Bankieren aan de linkerkant van het dashboard, zodat QuickBooks automatisch transacties voor u categoriseert. Vervolgens kunt u bij het afstemmen van uw boeken deze transacties bekijken in het menu Bankieren
Daarna kunt u facturen personaliseren, geautomatiseerde btw-controle inschakelen (indien nodig) en leren hoe u mobiele bonnen en facturen invoert. Met het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek kunt u alle accountinstellingen van uw bedrijf bijwerken. Ten slotte kunt u uw accountants uitnodigen voor uw QuickBooks Online-accounts via de optie Mijn experts; u kunt ook een accountant zoeken als u die momenteel niet heeft.
Is QuickBooks moeilijk te leren?
Voor iemand die bekend is met boekhoudprincipes en hoe de boekhoudsoftware werkt, is het leren gebruiken van QuickBooks eenvoudig. Voor iemand die geen computerkennis of boekhoudervaring heeft, kan het echter een uitdaging zijn. Het is afhankelijk van de eindgebruiker, ook al stelt Intuit, het bedrijf dat QuickBooks heeft gemaakt, het voor als klaar voor gebruik.
Is QuickBooks beter dan Excel?
U kunt geavanceerde berekeningen maken met Excel, omdat de formules veel robuuster zijn dan die in QuickBooks. QuickBooks mist de capaciteit om complexe activiteiten zoals statistische analyse en draaitabellen uit te voeren, waardoor het moeilijk of onmogelijk wordt.
Kun je QuickBooks gratis krijgen?
Via ons Intuit Education Program hebben docenten en studenten gratis toegang tot QuickBooks Online (IEP). Bezoek onze website of stuur een e-mail naar [e-mail beveiligd] om een aanvraag in te dienen en een account aan te maken. Na registratie ontvangt u een gratis licentie voor QuickBooks Online Account.
Kan ik mezelf QuickBooks aanleren?
Daarnaast kunt u een spoedcursus salarisadministratie of boekhouding volgen. De online videotraining in eigen tempo is een optie als je schema hectisch is. Je kunt de video's bekijken wanneer je maar wilt nadat je ze hebt ontvangen, zodat je op je eigen tempo kunt leren.
Kan ik QuickBooks in één dag leren?
U leert vaardigheden waarmee u sneller en efficiënter kunt werken, ongeacht uw vaardigheidsniveau of kennis met QuickBooks. Onze eendaagse overzichtscursus leert studenten werken met lijsten, rekeningschema's en bankrekeningen, terwijl ze ook kennismaken met de omgeving en de grondbeginselen van het opzetten van een bedrijf.
Waarom gebruikt iedereen QuickBooks?
Vanwege de uitgebreide capaciteit voor het beheren van inkomsten en uitgaven, facturering en betalingen, belastingaftrek en meer voor bedrijven van elke omvang, inclusief zelfstandigen, is QuickBooks een van de meest bekende en meest gebruikte boekhoudsoftwaresystemen op de markt .
Gerelateerde artikelen
- GENERAL LEDGER: eenvoudige sjablonen, voorbeelden en alles wat je nodig hebt (+ gratis pdf's)
- Grootboekboekhouding: alles wat u moet weten (+Quick Tools)
- Hoe u een teruggestuurde cheque invoert in QuickBooks - Gids voor experts
- QuickBooks Accountant: basisgids voor optimale resultaten (+ Quick Tools)
- Boekhouding en boekhouding: beste praktijken en verschillen voor 2023
Veelgestelde vragen over QuickBooks
Is QuickBook moeilijk te leren?
QuickBooks kan een beetje een leercurve zijn voor degenen die nieuw zijn in de software en de boekhoudsector. Voor degenen die bekend zijn met boekhoudconcepten en vergelijkbare software, is QuickBooks echter vrij eenvoudig te leren.
Is de boekhouding van QuickBooks gratis?
De missie van QuickBooks is altijd geweest om kleine bedrijven en boekhoudprofessionals over de hele wereld te ondersteunen. Daarom kunt u gratis met uw klanten werken. Dus de totale kosten worden geminimaliseerd en wanneer u nieuwe QuickBooks Online-clients aanneemt, nemen ze nieuwe klanten aan
Kan ik zelf QuickBooks leren?
Zodra je de video's hebt ontvangen, blijven ze voor altijd van jou, zodat je in je eigen tempo kunt leren. Als je de voorkeur geeft aan een klassikale leerervaring, kun je ook kiezen voor live lessen op een locatie bij jou in de buurt. Kijk op de Intuit-site voor trainingskosten.
Hoe lang duurt het om QuickBooks-gecertificeerd te worden?
U hoeft geen boekhouder of accountant te zijn of specifieke diploma's of diploma's te hebben. Door echter slechts één of twee uur per dag te investeren, kunt u in slechts twee weken een gecertificeerde QuickBooks ProAdvisor worden
Hoe word ik boekhouder in QuickBooks?
Om gecertificeerd boekhouder te worden, moet je minimaal twee jaar boekhoudervaring hebben en ook een examen afleggen. Desalniettemin moet u om de drie jaar aan de opleidingsvereisten blijven voldoen om de certificering te behouden
