De ruggengraat van uw bedrijf is inventaris. U moet voldoende voorraad bij de hand houden om aan de vraag van de klant te voldoen, maar niet zozeer dat uw opslagkosten uit de hand lopen. In deze situatie kan een inventarisatiesysteem worden gebruikt. Een periodiek voorraadsysteem of een eeuwigdurend voorraadsysteem kan worden gebruikt door bedrijven die goederen verkopen. In deze gids leggen we uit wat een permanent voorraadsysteem is, geven we een voorbeeld, bespreken we de voordelen ervan en onderzoeken we de journaalboeking voor periodieke en permanente voorraadsystemen om te bepalen of dit de beste voorraadbeheermethode is voor de boekhouding van uw kleine onderneming.
Wat is permanente voorraad?
Permanente inventarisatie is een doorlopende boekhoudpraktijk die voorraadwijzigingen in realtime registreert, waardoor fysieke inventarisatie niet meer nodig is en ervoor wordt gezorgd dat de boekinventaris de werkelijke voorraad nauwkeurig weergeeft. Invoerapparaten zoals POS-systemen (point of sale) en scanners worden door magazijnen gebruikt om een doorlopende voorraad vast te leggen.
Permanente voorraadmethoden worden steeds populairder in magazijnen en de detailhandel. Overwaarderingen, ook wel fantoominventarisatie genoemd, en ontbrekende onderschattingen van de inventaris kunnen tot een minimum worden beperkt met een doorlopende inventarisatie. Bedrijven die een MRP-systeem (Material Requirements Planning) gebruiken voor de productie, zijn ook verplicht om een permanente voorraad aan te houden.
Wat is een eeuwigdurend voorraadsysteem?
Een eeuwigdurend inventarisatiesysteem is gebaseerd op een boekhoudmethode die bekend staat als eeuwigdurende inventarisatie, die voorraadwijzigingen continu in realtime registreert met geautomatiseerde verkooppuntsystemen, waardoor fysieke voorraadcontroles niet meer nodig zijn.
Binnen dit systeem doet een bedrijf geen moeite om gedetailleerde inventarisgegevens bij te houden van producten die voorhanden zijn; in plaats daarvan worden aankopen van goederen geregistreerd als een debitering van de inventarisdatabase. Een eeuwigdurend inventarisatiesysteem verschilt van een periodiek inventarisatiesysteem, waarin een bedrijf inventarisgegevens bijhoudt door middel van regelmatige fysieke tellingen.
Wat is het periodieke inventarisatiesysteem?
Een methode die door bedrijven wordt gebruikt om hun producten te verantwoorden, is het periodieke inventarisatiesysteem, ook wel het niet-continue systeem genoemd. Een periodieke inventaris houdt geen continu overzicht bij van goederen, aankopen, verkopen en de daaraan verbonden kosten op basis van een bepaalde boekhoudperiode.
Alle aankopen worden door de bedrijfsboekhouder op een inkooprekening geboekt, zo werkt dit systeem. Het bedrijf telt de fysieke inventaris en de accountant boekt het resterende saldo van de aankopen over naar de voorraadrekening. De accountant maakt vervolgens de nodige aanpassingen aan de voorraadrekening om de kosten van de definitieve inventaris weer te geven.
Ook is de fysieke telling van goederen een bepalend kenmerk van een periodiek systeem. Dit aantal is van cruciaal belang omdat het bedrijf geen unieke transacties bijhoudt. Deze inventarisatie start het afstemmingsproces van records, of dit nu wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks wordt gedaan.
Inzicht in eeuwigdurende voorraadsystemen
Omdat ze het mogelijk maken om de verkoop van afzonderlijke artikelen en voorraadniveaus onmiddellijk bij te houden, kunnen systemen voor permanente inventaris de voorkeur hebben boven oudere periodieke inventarissystemen. Behalve in gevallen waarin deze afwijkt van de fysieke voorraadtelling als gevolg van verlies, breuk of diefstal, hoeft een doorlopende inventaris niet handmatig te worden aangepast door de accountants van het bedrijf.
Door het gebruik van streepjescodescanners of andere geautomatiseerde gegevens over de aankoop, verkoop en retourzendingen van het product wanneer deze zich voordoen, werkt de systeemsoftware de voorraad in realtime bij. Een eeuwigdurende database die voortdurend wordt bijgewerkt, ontvangt deze informatie.
Het systeem maakt integratie met andere afdelingen mogelijk, zoals financiën en boekhouding. Dit draagt bij aan de naleving van belasting- en andere regelgeving. Medewerkers kunnen een nauwkeurigere klantenservice bieden met betrekking tot de beschikbaarheid van producten, vervangende onderdelen en andere fysieke componenten door gebruik te maken van permanente voorraadgegevens.
Periodiek en eeuwigdurend voorraadsysteem
Een eeuwigdurend en periodiek systeem vereist verschillende hulpmiddelen en procedures voor de manier waarop werknemers inventaris documenteren, hoewel deze complementair kunnen zijn. Medewerkers monitoren continu de producten in een eeuwigdurend systeem. Medewerkers leggen producten alleen met vooraf bepaalde intervallen vast in een periodiek systeem.
Omdat er meer administratie is voor de software en medewerkers om bij te houden, is een eeuwigdurend systeem complexer dan een periodiek systeem. Muller zegt: “De basisprincipes zijn hetzelfde, ongeacht je aanpak, als je nadenkt over het systeem dat je wilt gebruiken. Als er een verbroken verbinding is binnen het basissysteem, zelfs met de meest geavanceerde software, versnelt u gewoon uw fouten.
U zou systeembeslissingen nemen op basis van de aard van uw producten, hun bederfelijkheid en hun fysieke behandeling, inclusief of ze groot of klein waren en hoeveel ruimte ze in beslag namen. De aard van het product wordt ook bepaald door hoe uw bedrijf het ontvangt en opslaat. "Sommige goederen zijn geunitiseerd: ze hebben kleine onderdelen en zijn verdeeld in individuele bakken."
De eeuwigdurende en periodieke systemen verschillen ook op de volgende manieren:
#1. Uw rekeningen bijwerken:
In een eeuwigdurend systeem worden bij elke transactie updates van het voorraadboek en het grootboek gemaakt. Updates van het grootboek in een periodiek systeem vinden alleen plaats als er sprake is van een fysieke telling, niet op basis van transacties.
#2. Kosten van verkochte goederen berekenen (COGS):
Onder een eeuwigdurend systeem houdt het softwaresysteem een doorlopend overzicht van transacties bij, zodat het altijd in staat is COGS te verstrekken. In een periodiek inventarisatiesysteem wordt COGS berekend als een forfaitair bedrag aan het einde van een boekhoudperiode na het uitvoeren van een fysieke inventarisatie. Voor het einde van de boekhoudperiode kunnen de precieze COGS niet worden berekend.
#3. Transacties registreren:
Een eeuwigdurend inventarisatiesysteem vereist software omdat er mogelijk duizenden transacties moeten worden gevolgd. Software is echter niet nodig voor een periodiek systeem. U kunt uw inventaris handmatig bijhouden in een periodiek inventarisatiesysteem.
#4. Fietsen tellen:
Cyclustelling is het proces waarbij bedrijven delen van hun inventaris tellen om een volledige inventaris over een tijdcyclus te voltooien. Ze tellen niet al hun inventaris in één keer, maar maken kleine aanpassingen op basis van wat ze tellen. Bedrijven gebruiken cyclustelling alleen in een eeuwigdurend systeem, ook wel steekproeven genoemd. Vanwege hun onvermogen om een basislijn vast te stellen, gebruiken ze geen cyclustelling in een periodiek inventarisatiesysteem.
#5. Aankopen bijhouden:
Aankopen worden geregistreerd op de voorraadrekening voor grondstoffen of op de goederenrekening in een eeuwigdurend systeem. Aankopen worden in een periodiek systeem op de activarekening voor aankopen ingelogd zonder dat er informatie over het aantal eenheden wordt toegevoegd.
#6. Uitvoeren van onderzoeken:
Transacties zijn op zeer gedetailleerd niveau beschikbaar in een eeuwigdurend systeem. Hierdoor kunt u eenvoudig onderzoek doen naar voorraadgerelateerde fouten. Omdat een periodiek systeem gegevens op een hoog niveau aggregeert, zijn deze onderzoeken ingewikkelder. Het is moeilijk om deze gegevens te gebruiken om procesfouten op te sporen.
Hoewel volgens de GAAP-normen eeuwigdurende of periodieke systemen geschikt zijn voor elk bedrijf, is elk systeem beter geschikt voor een organisatie van verschillende grootte. Omdat eeuwigdurende systemen meer tijdgevoelig zijn, zijn ze over het algemeen beter geschikt voor bedrijven met hoge verkoopvolumes of meerdere winkellocaties. Periodieke systemen kunnen besluitvorming in deze organisaties belemmeren. Periodieke systemen zijn beter geschikt voor bedrijven die geen trage voorraadupdates ervaren.
Voorbeeld van een eeuwigdurend voorraadsysteem
Het gebruik van draadloze barcodescanners in een supermarkt is het meest voorkomende voorbeeld van een eeuwigdurend inventarisatiesysteem. Zodra een transactie op het systeem wordt gescand, wordt deze direct geregistreerd. Bedrijven kunnen op deze manier eenvoudig de huidige en benodigde voorraad berekenen.
Journaalboeking voor eeuwigdurend inventarissysteem
U zult waarschijnlijk merken dat u transacties journaliseert wanneer u zich bezighoudt met voorraadboekhouding. Om voorraadadministratie te voeren, hebt u de meest voorkomende journaalposten nodig die hieronder worden vermeld.
- Aankoop van goederen tegen kostprijs: Voorraad wordt gedebiteerd en crediteuren worden gecrediteerd om de aankoop van goederen tegen kostprijs weer te geven.
- Betaling van AP: De journaalboeking die wordt gebruikt om een factuurbetaling uit te voeren.
- Kredietvoorwaarden: Fabrikanten en groothandelaren verkopen goederen doorgaans op krediet. De rekening of factuur van de verkoper bevat deze kredietvoorwaarden.
- Verkoop van goederen: wanneer een bedrijf goederen verkoopt, moeten er twee journaalboekingen worden gemaakt: een om de verkoop te erkennen en een andere om de kosten van verkochte goederen vast te leggen.
- Incasso van debiteuren: De incasso van debiteuren wordt geregistreerd.
De voor- en nadelen van permanente inventarisatie
In vergelijking met andere methoden zorgt eeuwigdurende inventarisatie voor meer realtime voorraadregistratie. Het systeem vereist echter consistente registratie en monitoring en is duurder om te implementeren dan alternatieve methoden.
Hier volgen enkele manieren waarop doorlopende inventarisatie u kan helpen geld te besparen:
- Het is niet nodig om faciliteiten regelmatig te sluiten om fysieke inventarisaties uit te voeren.
- Gegevens van gescande streepjescodes helpen bij voorraadprognoses.
- U kunt alle transacties verantwoorden, waardoor uw producten volledige verantwoording afleggen.
Ondanks dat het superieur is, is eeuwigdurende inventaris niet zonder gebreken. Er zijn nog steeds manieren om positieve voorraadcontrole te verliezen, ook al is er een constant, automatisch productvolgsysteem.
De nadelen van het gebruik van doorlopende voorraad zijn onder andere:
- Om uw gegevens synchroon te houden, moet u nog steeds een jaarlijkse inventarisatie uitvoeren.
- Elke transactie moet worden ingevoerd, wat een meer consistente registratie en monitoring vereist.
- Omdat ze software en training vereisen, zijn systemen voor permanente inventarisatie duurder om op te zetten dan andere methoden.
Wanneer gebruik je een eeuwigdurend voorraadsysteem?
Wanneer een bedrijf te allen tijde precies moet weten hoeveel eenheden er op voorraad zijn, moet een permanent voorraadsysteem worden gebruikt. Ook wanneer er tal van productsoorten op voorraad zijn en aanzienlijke voorraadinvesteringen, is dit vooral belangrijk. Een bedrijf zou zijn klanten niet nauwkeurig kunnen vertellen wanneer het hun bestellingen zou kunnen uitvoeren zonder een eeuwigdurend systeem.
Het is ook een handig systeem voor bedrijven die snel groeien, aangezien deze organisaties hun werkkapitaalinvesteringen strak onder controle moeten houden. Bovendien vereist elk bedrijf dat zich heeft gecommitteerd aan de snelle uitvoering van klantorders een grondige kennis van zijn voorraadsaldi, die alleen een eeuwigdurend systeem kan bieden.
Wie gebruikt een permanent voorraadsysteem?
Systemen voor permanente inventarisatie hebben de voorkeur van grote bedrijven met enorme voorraden. Voor opkomende en kleine tot middelgrote bedrijven die op zoek zijn naar schaalbaarheid, kunnen permanente voorraadsystemen ideaal zijn.
De cyclustellingen die nodig zijn voor een periodiek systeem zijn voor grote bedrijven moeilijk uit te voeren.
Bovendien kan een bedrijf met meerdere winkellocaties het gemakkelijker vinden om de voorraad te controleren wanneer een productdatabase regelmatig wordt bijgewerkt. Een gereedschapswinkel kan bijvoorbeeld een klant hebben die op zoek is naar een zeldzaam type sleutel. Het heeft zes locaties in de buurt. Het heeft real-time informatie over welke sites er een op voorraad hebben met behulp van een eeuwigdurend systeem, zodat de klant snel zijn sleutel kan halen in plaats van van winkel naar winkel te hoeven zoeken.
Andere bedrijven die een permanente voorraad nodig hebben, zijn onder meer dropshipping, waarbij fabrikanten rechtstreeks naar klanten verzenden, of handel en distributie.
Hoe een eeuwigdurend voorraadsysteem te gebruiken
Bedrijven moeten een systeem opzetten waarin elk stuk inventaris wordt ingevoerd en afgetrokken wanneer het wordt verkocht om de voorraad te berekenen. POS-terminals, streepjescodescanners en software voor eeuwigdurende voorraad moeten worden gebruikt om de geschatte voorraad bij elke productaankoop en -verkoop bij te werken.
Een permanent inventarisatiesysteem kan een periodieke fysieke inventarisatie niet vervangen, omdat het een schatting maakt van de beschikbare voorraad. Op een gegeven moment moet er een fysieke inventarisatie worden uitgevoerd. Cyclustelling, of het fysiek tellen van een deel van de voorraad om als basis te gebruiken om de nauwkeurigheid van het eeuwigdurende systeem te controleren, wordt vaak gebruikt door bedrijven die een eeuwigdurend voorraadsysteem gebruiken. Een volledige fysieke inventaris zal in de loop van de tijd worden voltooid.
Statistieken om rekening mee te houden bij het selecteren van een systeem
Zoals je misschien al geraden hebt uit de vorige sectie, zijn er argumenten voor en tegen permanente inventarisatie. De levensvatbaarheid van elk geval hangt af van specifieke aspecten van uw bedrijf:
#1. Voorraad- en transactievolume
Welke van deze twee benaderingen het beste voor u is, wordt voornamelijk bepaald door de hoeveelheid voorraad die u heeft. Voor de meeste organisaties met grote voorraden wegen de voordelen van een permanent voorraadsysteem op tegen de nadelen.
#2. Locatie Diversiteit
Als uw bedrijf vanuit meerdere locaties opereert, wordt voorraadbeheer uiterst moeilijk. Het verandert regelmatig zijn inventaris.
# 3. Begroting
Uw financiële situatie is ongetwijfeld de meest zichtbare factor. Als u het zich kunt veroorloven om te investeren in de initiële installatiekosten van een eeuwigdurend systeem, tenminste.
De infrastructuur die nodig is om deze strategie nauwkeurig uit te voeren, is substantieel. Het heeft een prijs die kleine bedrijven zich misschien niet kunnen veroorloven.
Wat is een eeuwigdurend inventarisatiesysteem met voorbeelden?
Permanente inventarisatie is een doorlopende boekhoudpraktijk die voorraadwijzigingen in realtime registreert, waardoor fysieke inventarisatie niet meer nodig is en ervoor wordt gezorgd dat de boekinventaris nauwkeurig de werkelijke voorraad weergeeft. Invoerapparaten zoals POS-systemen (point of sale) en scanners worden door magazijnen gebruikt om een doorlopende voorraad vast te leggen.
Gebruikt het eeuwigdurende inventarisatiesysteem LIFO of FIFO?
Ja, net als FIFO (first-in, first-out) kan de LIFO-methode (last-in, first-out) worden gebruikt in zowel permanente inventarisatiesystemen als periodieke inventarisatiesystemen.
Wat zijn twee soorten permanente voorraadsystemen?
- FIFO
- LIFO
- Gewogen gemiddelde kosten
Hoe wordt eeuwigdurende inventarisatie ook wel genoemd?
Continu voorraadsysteem
Een voorraadbeheersysteem waarmee bedrijven een realtime voorraadrekening kunnen bijhouden, staat bekend als een eeuwigdurend voorraadsysteem of continu voorraadsysteem.
Wat is het doel van het eeuwigdurende systeem?
Een eeuwigdurend inventarisatiesysteem is een computerprogramma dat continu uw inventaris schat op basis van uw elektronische gegevens in plaats van een fysieke inventaris.
Conclusie
In plaats van het oudere periodieke inventarisatiesysteem met fysieke telling, gebruiken bedrijven steeds vaker een permanent inventarisatiesysteem om de inventaris bij te houden. Permanente systemen zijn duur om te implementeren, maar op de lange termijn minder duur en tijdrovend.
Een groot nadeel van eeuwigdurende systemen is het onvermogen om verloren, beschadigde of gestolen items op te sporen, ondanks de voordelen van een constant bijgewerkte voorraadschatting en de onderlinge verbondenheid van boekhoudsystemen. Veel bedrijven gaan dit tegen door periodieke gedeeltelijke voorraadtellingen uit te voeren, die dienen als basis voor het eeuwigdurende systeem en bedoeld zijn om tegen het einde van de periode een volledige fysieke inventaris op te stellen.
Gerelateerde artikelen
- Aflossingsschema, leningen en berekeningen
- Boekhoudsystemen: definities en gids voor de beste boekhoudsoftware
- BOEKHOUDSOFTWARE VOOR KLEINE BEDRIJVEN: Betekenis, beste software en graad
- INVENTARISTRACKER: Betekenis, gratis software en blad
- INVENTARIS VOLGSYSTEEM: Best Practices
Referenties
