Payroll-software is een systeem dat de salarisadministratie beheert diensten zoals loonheffingen, salaris, eindejaarspremies, loonstrookjes, betaald verlof, beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en organisatie van personeelsdossiers. Verschillende bedrijven besteden hun salarissoftware uit, maar u kunt besluiten dat intern doen ideaal is voor uw bedrijf. Er zijn echter veel softwareoplossingen voor salarisadministratie beschikbaar om u te helpen bij het proces.
Het kan echter moeilijk zijn om te beslissen welke oplossing het beste voor u is. We hebben deze gids opgesteld om u te helpen de leveranciersomgeving te begrijpen, en u kunt ook kiezen uit de 10 beste salarissoftware.
Payroll Software Functionaliteit
Dit type oplossing houdt een reeks informatie bij die is gekoppeld aan het salaris van de werknemer en omvat vaak ook functies voor het beheer van voordelen. Dit omvat alles wat met verdiensten te maken heeft (type en frequentie van het loon, bonussen, inhoudingen, garnituren, enz.): betaalde vakantie- en vrijetijdsuitkeringen, evenals eenmalige of terugkerende voordelen zoals ziektekostenverzekering, educatieve hulp, verhuiskosten, en pensioenregelingen.
Bij het voorbereiden van een run berekent het systeem looninhoudingen zoals federale belastingen, gemeentelijke belastingen en staatsbelastingen (inclusief sociale zekerheid, Medicare, werkloosheid en ook arbeidsongeschiktheidsverzekeringen). Vervolgens drukken ze loonstrookjes af of doen ze directe stortingen, en exporteren ze gegevens rechtstreeks naar boekhoudsoftware of in een formaat dat compatibel is met import in een boekhoudsysteem. Het moet ook vergoedingen voor kilometers, verplaatsing van nieuwe werknemers en andere reiskosten dekken, evenals eventuele extra kosten die door werknemers worden gedragen.
Ten slotte moet de software genereren belastingformulieren en rapporten voor de werkgever, werknemers en aannemers, zoals de 940, 941, 944, 1099, W2, W3 en 1099-MISC.
Voordelen van Payroll Software
Als uw bedrijf de personeelsgegevens handmatig bijhoudt en maakt: betalings, salarisoplossingen kunnen u tijd, geld en ook veel gedoe besparen door nalevingsproblemen te verminderen.
#1. Tijd besparen.
Het meest voor de hand liggende voordeel van een payroll beheersysteem is dat het tijd bespaart, wat geld bespaart. Deze systemen zijn bedoeld om gebruiksvriendelijk te zijn, dus de leercurve om de salarisadministratie op te zetten en te beginnen is relatief kort. Deze tijdwinst loopt op.
#2. Verminder het risico door de nauwkeurigheid te vergroten.
Een softwaresysteem voor salarisadministratie kan bedrijfseigenaren ook helpen om ervoor te zorgen dat ze het juiste bedrag aan loongerelateerde belastingen afdragen en de nodige rapporten op tijd indienen. Bij het handmatig uitvoeren van de salarisadministratie kan zelfs een kleine misrekening, zoals een vermenigvuldigings- of afrondingsfout, ernstige gevolgen hebben. Deze oplossingen behandelen belastingdossiers en -rapporten voor u en herinneren u eraan wanneer ze verschuldigd zijn.
Het eenvoudig bijhouden van wijzigingen in de belastingcode is een tijdrovende inspanning. Payroll software houdt deze wijzigingen voor u bij, zodat u dat zelf niet hoeft te doen.
#3. Rapporten maken.
Ten slotte kunt u met salarissystemen de salarisgegevens in de loop van de tijd volgen. Het levert snel waardevolle rapporten op voor interne besluitvormers, accountants en auditors. Dus, een salaris rapport kan details bevatten over driemaandelijkse kosten, jaarlijkse belastingafdrachten en historische deelname aan personeelsbeloningen.
Wat voor soort koper ben jij?
Payroll is vaak slechts een onderdeel van de softwarevereisten van een bedrijf, hoewel dit niet altijd het geval is. Er zijn verschillende soorten kopers en de volgende categorieën helpen u bij het bepalen van de software die het beste aan uw behoeften voldoet:
#1. Kleine bedrijven:
Een eigenaar van een klein bedrijf die zijn salarisadministratie probeert te stroomlijnen, wil salarissoftware met een lage basisprijs. Bovendien doet u op dit moment waarschijnlijk uw eigen salarisadministratie, dus u zult de beste salarissoftware voor uw kleine bedrijf moeten vinden.
#2. Middelgrote bedrijven:
Personeelsspecialisten bij middelgrote organisaties of groter (50+ werknemers) zullen profiteren van meer dan alleen basisprocedures voor salarisadministratie. In dit stadium worden onboarding, directe betaling, belastingaangifte en andere functies zoals aanwezigheidsregistratie en tijdregistratie waardevoller. De koper zal dus een uitgebreider personeelsbeheersysteem wensen.
#3. Grote bedrijven:
Deze inkopers willen verder gaan dan de afdeling personeelszaken en ook naar een enterprise resource planning (ERP)-pakket. Dit omvat full-service salarisverwerking, talentbeheer en mogelijk het human capital managementsysteem. Dit maakt een nauwe integratie mogelijk tussen de salarisadministratie en andere HR-processen, evenals de boekhouding en andere afdelingsspecifieke systemen.
Een andere factor om te overwegen is het soort besturingssysteem (OS) waarop de software zal worden uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld een Mac gebruikt, wilt u wellicht goederen inchecken die exclusief voor de Mac-interface zijn ontworpen. Als alternatief is een toenemend aantal goederen OS-onafhankelijk, wat betekent dat ze zijn geoptimaliseerd om in een webbrowser te functioneren. Ze zijn dus niet afhankelijk van een specifiek besturingssysteem.
Bij het selecteren van online salarissoftware kan ook de beschikbaarheid van een mobiele app een overweging zijn. U kunt geen loonadministratie of belastingaangifte doen, maar werknemers kunnen wel verlof aanvragen, persoonlijke informatie zoals telefoonnummers bijwerken en andere salarisopties aanpassen.
Professionele werkgeversorganisaties (PEO) en administratieve dienstverlenende organisaties die de salarisadministratie voor hun werknemers willen volgen, kunnen PEO-software overwegen.
Markttrends begrijpen
Er is nu meer salarissoftware beschikbaar op internet. Software-as-a-Service (SaaS), een implementatieparadigma waarin de leverancier de software op zijn eigen servers host en klanten toegang krijgen tot de oplossing via een webbrowser, wordt steeds gebruikelijker voor loonadministratietoepassingen. Omdat belastingregels regelmatig veranderen, moet alle online salarissoftware die u aanschaft minimaal één keer per jaar worden bijgewerkt. Online payroll-oplossingen zijn een fantastische oplossing voor deze zorg, omdat leveranciers de software automatisch updaten met wettelijke wijzigingen, waardoor belastingnaleving voor u eenvoudig wordt.
Medewerkersportalen komen steeds vaker voor. Over de hele linie wordt HR-software steeds meer op de werknemer gericht. Medewerkersportalen worden steeds breder beschikbaar, zowel als SaaS- als on-premise-systemen. Zoek naar aanvullende op werknemers gerichte mogelijkheden, zoals self-service belastingaangifte door werknemers, toegang tot persoonlijke loongegevens, persoonlijke voordelen, bankgegevens voor directe storting, loonstrookjes, urenregistratiegegevens en afwezigheidscontrole en -rapportage.
Functies van salarissoftware
- Berekening van het loon van werknemers
- Inhoudingen automatisch berekenen
- Chequeverwerking via automatische incasso
- Voor medewerkers die niet zijn ingeschreven voor automatische incasso worden cheques gedrukt.
- Belastingdocumenten maken
- Integratie met externe payroll-providers
- Het sporadisch uitgeven van cheques of on-demand betalingen
- Het bijhouden van de salarisgeschiedenis van elke werknemer
- Zorgdragen voor uitkeringsregelingen
- Zorgdragen voor pensioenplanning
- Salariscontrole en tracking
- Salarisaanpassingen en herzieningen voor medewerkers
- Saldo- en berekeningsgegevens worden regelmatig bijgewerkt.
- Selfservice voor medewerkers
10 Beste gratis beoordeling van salarissoftware
#1. BamboeHR
In plaats van elke maand uren bezig te zijn met het handmatig overzetten van gegevens en je zorgen te maken over de nauwkeurigheid, maakt BambooHR de salarisadministratie eenvoudig, snel en stressvrij. BambooHR-gegevensupdates vloeien onmiddellijk naar de salarisadministratie, waardoor het invoeren van dubbele gegevens praktisch wordt geëlimineerd. Bovendien bespaart u met volledige salarisrapportage, betere klantenservice en volledige belastingaangifte tijd en zorgen bij het instellen van de salarisadministratie, zodat u zich kunt concentreren op andere essentiële doelstellingen.
#2. Paychex Flex
Paychex Flex is een alles-in-één oplossing voor salarisadministratie en personeelszaken die u kunt uitbreiden of aanpassen naarmate uw organisatie groeit. Gebruik het om de salarisadministratie uit te voeren en ook om uw HR-administratie, pensioen- en verzekeringsbeheer te integreren met service op maat van uw behoeften en onze deskundige kennis van de regels die van invloed kunnen zijn op uw organisatie. U kunt dus voor een beperkte tijd drie maanden gratis salarisverwerking krijgen.
#3. enthousiasme
Gusto is een hypermodern online mensenplatform dat kleine bedrijven helpt bij het beheren van hun personeel. De tools en services helpen u bij het onboarden, betalen, verzekeren en betrekken van uw personeel in één geïntegreerd, gebruiksvriendelijk platform dat door meer dan 100,000 moderne bedrijven wordt gebruikt. Gusto maakt het zorgen voor uw personeel tot een plezierige ervaring, terwijl het u ook helpt bij het beheren van uw bedrijfsresultaten en om compliant te blijven. Hoe ingewikkeld het scenario ook is, u zult zich een professional voelen. Werk dus samen met Gusto om een werkplek te bouwen waar iedereen gedijt.
#4. Betaalplaats
De uitgebreide productsuite van Paylocity biedt een uniform platform voor professionals om strategische beslissingen te nemen over voordelen, kern-HR, salarisadministratie, talent en personeelsbeheer, en dit alles terwijl ze een moderne werkplek ontwikkelen en de betrokkenheid van medewerkers vergroten. Het platform is 24 uur per dag, zeven dagen per week toegankelijk vanaf elke locatie door gebruik te maken van de mobiele applicatie.
#5. Paycor
Met Paycor kunt u uw bedrijf helpen de productiviteit te verhogen, zorgen over naleving te verminderen en ook de tijd terug te winnen die u nodig heeft om u op de bedrijfsstrategie te concentreren. De alles-in-één HR- en salarisoplossing van Paycors maakt handmatige arbeid overbodig. De gebruiksvriendelijke interface leidt u door elke stap van het proces. Zo kunt u snel in en uit de loonlijst stappen. Alle personeelsinformatie is op één plek beschikbaar. Importeer werknemersuren rechtstreeks, bekijk de contante vereisten voordat u de loonlijst indient en beheer werknemersgegevens.
#6. kabbelend
Rippling is de best beoordeelde software voor salarisadministratie en personeelszaken. U kunt in 90 seconden nieuwe werknemers in dienst nemen, de salarisadministratie met één klik verwerken en ook werknemers of aannemers betalen vanaf elke locatie. Met Rippling kunt u ook de aanbiedingsbrieven, I-9's, ziektekostenverzekeringen, vrije tijd en meer van uw werknemers volledig online en zonder papier beheren. Alles-in-één, hypermodern platform.
#7. Groentinten
Greenshades is een moderne, cloudgebaseerde uniforme salarisoplossing die is ontworpen voor de middelgrote bedrijven van vandaag. Het Greenshades-platform is geschikt voor langdurige geïntegreerde integratie omdat het is gebouwd om te werken met alle versies van Microsoft Dynamics (en ook andere ERP's). Greenshades maakt salarisadministratie eenvoudiger dan ooit tevoren, met krachtige selfservice voor medewerkers, proactieve naleving en naadloze gegevenssynchronisatie. Technische ondersteuning is bij alle abonnementen zonder extra kosten inbegrepen.
#8. Betaalcom
Paycom biedt gebruiksvriendelijke HR- en salaristechnologie die de volledige levenscyclus van medewerkers verbetert in één enkel programma. Het verbetert procedures, creëert efficiëntie, verhoogt de datakwaliteit en geeft medewerkers ook controle over hun eigen HR-informatie via een selfservice-app, van onboarding en registratie van voordelen tot talentbeheer en meer. U kunt dus altijd en overal genieten van eenvoudige salarisverwerking en zonder opnieuw invoeren van gegevens.
#9. Zeker Payroll
SurePayroll's Small Business Payroll is een toonaangevende online salarisadministratie voor kleine bedrijven in het hele land. Het is een bekroond klantenserviceteam gevestigd in de Verenigde Staten dat persoonlijke ondersteuning biedt via telefoon, e-mail en chat. Small Business Payroll-software stroomlijnt en verzekert het proces. Zo kan de salarisadministratie overal en altijd snel en moeiteloos worden ingediend. Ontvang een gratis proefperiode van 2 maanden.
#10. patriot loonlijst
Patriot Software biedt online salarisadministratiediensten waarmee u tijd en geld kunt besparen. Het is gemaakt voor eigenaren van kleine bedrijven in de Verenigde Staten met 1 tot 100 werknemers. Kies ook de beste salarisoplossing voor u: Basic Payroll heeft een maandelijkse vergoeding van $ 10 plus $ 4 per werknemer. Full-service salarisadministratie - Maandelijkse vergoeding van $ 30 plus $ 4 per werknemer. U doet de salarisadministratie, maar wij doen de aangiften loonheffingen. Looncheques kunnen rechtstreeks op uw bankrekening worden gestort of worden afgedrukt.
Hoe kies ik de juiste salarissoftware voor mijn bedrijf?
Het kiezen van de juiste salarisadministratiesoftware is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de omvang van uw bedrijf, budget en de functies die u nodig heeft. Overweeg uw specifieke vereisten en maak een lijst van de functies die u nodig heeft in een salarisadministratiesoftware. Lees productrecensies en vergelijk verschillende opties om de beste salarisadministratiesoftware te vinden die bij uw zakelijke behoeften past.
Wat voor soort training en middelen zijn er beschikbaar voor het gebruik van salarisadministratiesoftware?
De meeste aanbieders van salarissoftware bieden training en hulpmiddelen, zoals zelfstudies, video's en gebruikershandleidingen om gebruikers op weg te helpen. Velen bieden ook toegewijde klantenondersteuning om al uw vragen te beantwoorden. Sommige providers bieden ook persoonlijke trainingen en webinars aan.
Kan ik onkosten bijhouden met salarissoftware?
Het hangt af van de salarissoftware die u kiest. Sommige salarisadministratiesoftware bevat ook functies voor het bijhouden van onkosten waarmee u de personeelskosten en vergoedingen kunt bijhouden.
Hoe gaat salarisadministratiesoftware om met het beheer van verlof en verzuim van werknemers?
Salarissoftware bevat meestal functies die u helpen bij het beheren van verlof en afwezigheid van werknemers. U kunt eenvoudig verlofaanvragen van werknemers volgen en deze goedkeuren of afwijzen op basis van het beleid van uw bedrijf. Sommige salarissoftware bevat ook tools voor het bijhouden van ziekteverlof en betaald verlof.
Kan ik salarisadministratiesoftware integreren met andere bedrijfssystemen?
Ja, veel aanbieders van salarissoftware bieden integraties met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware en HR-beheersoftware. Het integreren van salarisadministratiesoftware met andere systemen helpt uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen en bespaart u tijd en moeite.
Veelgestelde vragen over salarissoftware
Is salarissoftware gratis?
De mobiele PayRoller-app, evenals urenstaten, roosters, verlofbeheer en de medewerkers-app zijn volledig gratis. Er zijn kosten van toepassing om de PayRoller-webapp, Xero-integratie te gebruiken en ook om superbijdragen te doen via ons geïntegreerde superclearinghouse.
Kunt u zelf de salarisadministratie doen?
De de enige gratis oplossing voor salarisverwerking is om de salarisadministratie met de hand te doen. Payrollsoftware, accountants en boekhouders brengen allemaal servicekosten in rekening. U hoeft echter geen extra geld te besteden aan een salarisadministratie, de doe-het-zelf-aanpak kan u wat geld besparen
Hoe stel ik de salarisadministratie in voor één medewerker?
Loonadministratie doen: 8 eenvoudige stappen
- Zoek uw werkgeversidentificatienummer. …
- Verzamel belastinggegevens voor werknemers. …
- Kies een salarisschema. …
- Bereken het brutoloon. …
- Bepaal inhoudingen, toeslagen en andere inhoudingen. …
- Bereken tot slot het nettoloon en beloon uw werknemers.
- Payroll-software voor kleine bedrijven: 5 beste gratis payroll-software
- Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
- Hoe u een kascheque kunt verzilveren: alles wat u moet weten
- ECN: (elektronisch communicatienetwerk) Definitie en alles wat u nodig heeft
- Wat is tweewekelijkse betaling? Vergelijkingen, berekeningen, voor- en nadelen
- PROEFBALANS: Wat is een proefbalans en hoe werkt het?
