Payroll-software voor kleine bedrijven: 5 beste gratis payroll-software

Salarissoftware is een systeem dat wordt gebruikt door human resources (HR) of payrollprofessionals om de hele levenscyclus van payrollactiviteiten van begin tot eind te beheren. Hier zijn enkele van de belangrijkste functies, voordelen en factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van de beste salarissoftware voor uw kleine bedrijf. Daarnaast hebben we een review van 5 gratis salarissoftware voor kleine bedrijven.

Definitie van salarissoftware

Elke HR- of payroll-expert zal u vertellen dat payrollverwerking meer inhoudt dan alleen het berekenen van salaris. Maandelijks wordt er een opeenvolging van repetitieve taken uitgevoerd, gaande van het inschrijven van werknemers op de loonlijst van het bedrijf tot het garanderen van een vlekkeloze naleving en het onderhouden van loonadministratie tot uitgang. Met Payroll-software kunnen professionals al deze taken eenvoudig vanaf één locatie bijhouden.

Het belang van salarissoftware voor uw kleine onderneming

Salarisverwerking en -beheer omvatten een breed scala aan acties om het meest waardevolle bezit van een bedrijf te beschermen: zijn mensen. Het wordt complex, tijdrovend en soms onjuist wanneer het handmatig wordt gedaan, met behulp van een verouderd systeem of via een spreadsheet. Toegewijde salarissoftware helpt salarisspecialisten bij het stroomlijnen van andere salaristaken, waardoor HR's en eigenaren van kleine bedrijven tijd kunnen vrijmaken voor kritieke zakelijke projecten.

#1. Salarisautomatisering

Wanneer u de salarisadministratie handmatig uitvoert, laat u de deur open voor onbedoelde fouten die zeer kostbaar kunnen zijn. Salarissoftware kan zowel complexe als eenvoudige activiteiten automatiseren, waardoor u de salarisadministratie in uw bedrijf beter kunt beheren. Goede salarissoftware houdt het proces overzichtelijk, eenvoudig en efficiënt, van het voorbereiden van de salarisadministratie tot het afsluiten van de betalingsperiode in uw bedrijf.

#2. Loonkosten bijhouden

Payroll is een terugkerende uitgave voor elk bedrijf. Naarmate uw bedrijf groeit, stijgen uw loonkosten en heeft u maand na maand totaal inzicht nodig in een van de belangrijkste bijdragen aan uw winst- en verliesrekening. Payroll-software kan al deze rapporten leveren, van salarisregisters van werknemers tot statuten tot bonusuitbetalingen, zodat u uitgaven tot de laatste roepie kunt volgen.

#3. Belastingen minder belastend maken

We hebben gevallen gezien waarin bedrijven werden beboet voor het niet afdragen van belastingen. Payroll-software helpt u bij het aanpassen aan nieuwe belastingwetten, het selecteren van statuten die van toepassing zijn op uw organisatie, het controleren van PF-bijdragen en meer. Het kan soms vervelend zijn om loonbelasting te differentiëren van inkomstenbelasting naar via deze blogpost kom je er meer over te weten. Zo weet uw bedrijf zeker dat het altijd de juiste belastingaftrek verricht.

#4. Integratie met relevante bedrijfsapplicaties

Maandelijks werken payrollmedewerkers met meerdere teams om input te krijgen voor de salarisverwerking. De procedure is complex en tijdrovend, en met een groeiend bedrijf zal het alleen maar moeilijker worden. Veilige integraties stellen u in staat om op één locatie toegang te krijgen tot gegevens van veel teams. Met salarissoftware die nauw verbonden is met HR- en boekhoudplatforms, kunt u drie verschillende maar cruciale afdelingen onder één dak consolideren.

#5. Uw loongegevens veilig houden

Het salarissysteem bevat gevoelige informatie over uw werknemers, zoals salarissen, belastingen, bankrekeningen, enzovoort. Salarissoftware met fijnmazige toegangscontrole kan de integriteit van uw salarisgegevens verbeteren. Je kunt onderscheid maken tussen de vele verantwoordelijkheden die elke afdeling speelt en ongewenste toegang voorkomen. Werk veilig samen met personeel, toon dezelfde interface, maar beperk de salarisadministratie tot alleen wat ze moeten zien op basis van hun baan.

Functies van de loonadministratiesoftware voor kleine bedrijven

#1. Vereenvoudigde onboarding van medewerkers

Elke dag word je als human resources professional overspoeld met papierwerk. Uw loonadministratiesoftware voor bedrijven moet u in staat stellen snel mensen op de loonlijst in te schrijven, zodat u op één plek volledige informatie over het werknemersprofiel krijgt. Dit kan algemene informatie, salarisgegevens, belasting- en betalingsinformatie, enzovoort zijn.

#2. De salarissen van medewerkers kunnen worden aangepast.

De hiërarchie van uw organisatie kan variëren van topmanagers tot stagiaires. Payroll-software die up-to-date is, stelt u in staat om verdiensten, toeslagen, inhoudingen, vergoedingen en flexibel aan te passen voordeelplannen aan het beleid van uw bedrijf.

#3. Payroll loopt met een enkele klik

Wanneer u klaar bent om uw salaris uit te voeren, moet de software met een enkele klik een hele reeks salarisgerelateerde taken uitvoeren. Dit betekent dat de loonberekening geautomatiseerd moet worden, belastingen moeten worden berekend volgens de meest recente belastingwetgeving. Ook loonstroken, salarissen en salarisadministratieboekingen moeten automatisch worden verwerkt.

#4. Salarisbetalingen online gedaan

Het op tijd betalen van salarissen is van cruciaal belang voor elk bedrijf. Salarissoftware die actieve koppelingen heeft met gerenommeerde banken kan u helpen bij onzekere en tijdige salarisoverdrachten voor al uw werknemers. Met sommige software kunt u naast uw gebruikelijke looncycli zelfs vooraf salarissen naar gekozen werknemers sturen, zodat u kunt inspelen op veranderende werknemerssituaties.

#5. Zelfbediening voor medewerkers

Dit is nu een noodzaak voor salarissoftware omdat deze portals inherent digitaal zijn, waardoor u een aanzienlijke hoeveelheid tijd kunt besparen. Werknemers kunnen selfserviceportalen gebruiken om hun loonstroken en fiscale werkbladen op te halen, investeringsaangiften en bewijzen in te dienen, terugbetalingen te claimen en in realtime herinneringen te ontvangen voor deadlines.

#6. Beheer van verlof en aanwezigheid

Uw salarissoftware moet u in staat stellen om de verlof- en aanwezigheidsgegevens van uw werknemers gemakkelijk te beheren in uw bedrijfsorganisatie. Dit kan via verbindingen met HRMS of via de mogelijkheid om spreadsheet-invoer over verlof- en aanwezigheidsgegevens te accepteren. Uw payrollmedewerkers kunnen hun taak sneller afronden door automatisch verlofgegevens op te halen uit een HRMS-systeem.

#7. Vooraf opgemaakte belastingaangiften

Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf een zuiver fiscaal dossier heeft, moet uw salarissoftware automatisch rapporten leveren over alle essentiële statuten (PF, ESI, LWF, PT). Deze vooraf opgemaakte belastingrapporten kunnen u helpen bij het invullen van de: procedure voor belastingaangifte snel, waardoor u veel tijd bespaart bij het ordenen van de documenten. Veel beter is het als u de rapportages kunt delen met uw accountants.

Factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van Payroll-software voor uw bedrijven.

Het kiezen van het beste salarissysteem is een cruciale investering voor elk bedrijf, hoe groot of klein ook. Een ingewikkeld en inefficiënt systeem verspilt zowel tijd als geld. Hier zijn enkele van de belangrijkste variabelen waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van salarissoftware.

#1. Gratis proefperiode

U zou in staat moeten zijn om het water te testen met een volledig uitgeruste gratis proefversie van de salarisadministratiesoftware die u voor uw bedrijf kiest. Voordat u een beslissing neemt, moet u onmiddellijk een paar werknemers toevoegen, een aantal salarisstructuren opzetten, een loonschema opstellen en een testloonrun uitvoeren.

#2. Eenvoudig in gebruik

Omdat HR-professionals al tijd onder druk staan, moet de leercurve voor salarissoftware zo laag mogelijk zijn. Een overzichtelijke gebruikersinterface, contextuele functie-indicaties en een gemakkelijke gebruikerservaring zorgen ervoor dat u snel door de salarissoftware in uw bedrijf kunt navigeren.

#3. schaalbaar

Houd bij het overwegen van salarisadministratiesoftware voor uw bedrijf rekening met de lange termijn. U kunt niet elke maand of elk jaar van de ene naar de andere leverancier overstappen. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens is de migratie-inspanning steil en tijdrovend. De salarissoftware die u gebruikt, moet in lijn zijn met uw groeidoel en moet met u mee kunnen schalen.

#4. Toegankelijk

Kies cloudgebaseerde salarissoftware voor uw bedrijf waarmee u thuis of onderweg toegang hebt tot informatie met alleen een internetverbinding, een webbrowser en een geschikt apparaat zoals een mobiele telefoon of tablet. Hierdoor heeft u altijd en overal toegang tot uw gegevens. Werknemers kunnen uw aankondigingen volgen en toegang krijgen tot hun loonstroken op mobiele versies van cloudgebaseerde tools ook als ze niet op kantoor zijn.

#5. Zeker

Payroll omvat het bijhouden van enkele van de meest gevoelige informatie van uw werknemers, zoals persoonlijke informatie, bankgegevens, loongegevens en persoonlijke rekeningnummers (PAN's). Kies een bekende leverancier die beveiliging serieus neemt om de gegevens van uw werknemers te beschermen. De leverancier moet voldoen aan internationale beveiligingsnormen, waaronder een ISO/IEC 27001-beveiligingscertificaat, zodat u erop kunt vertrouwen dat hij zich houdt aan de hoogste processen.

#6. Steun

Dit is een goed idee. je hebt te maken met loonstrookjes elke maand, en het ondersteuningsteam zou je moeten kunnen helpen wanneer je het nodig hebt. Benader de verkoper en kijk of ze een goed ondersteuningssysteem hebben. Onderzoek hoe eenvoudig het is om contact met hen op te nemen, via e-mail, chat of telefoontjes, en selecteer aanbieders die erom bekend staan ​​uitstekende hulp te bieden.

5 Beste gratis salarissoftware voor kleine bedrijven

#1. BamboeHR

In plaats van elke maand uren te besteden aan het handmatig overzetten van gegevens en je zorgen te maken over de nauwkeurigheid, maakt BambooHR de salarisadministratie eenvoudig, snel en stressvrij. BambooHR-gegevensupdates stromen onmiddellijk door naar de salarisadministratie, waardoor gegevensduplicatie praktisch wordt geëlimineerd. Bovendien bespaart u met volledige salarisrapportage, uitzonderlijke klantenservice en volledige belastingaangifte tijd en moeite bij het instellen van de salarisadministratie, zodat u zich kunt concentreren op andere essentiële taken.

#2. Paychex Flex

Paychex Flex is alles-in-één software voor salarisadministratie en personeelszaken die u kunt uitbreiden of aanpassen naarmate uw bedrijf groeit. Gebruik het om de salarisadministratie uit te voeren en integreer uw HR-administratie, pensioen- en verzekeringsbeheer met service op maat van uw behoeften en onze deskundige kennis van de regels die van invloed kunnen zijn op uw organisatie. Ontvang gedurende een beperkte tijd drie maanden gratis verwerking van salarissoftware.

#3. enthousiasme

Gusto is geavanceerde online software voor personeelsbeheer die kleine bedrijven helpt bij het beheren van hun personeel. Onze tools en services helpen u bij het onboarden, betalen, verzekeren en betrekken van uw personeel op één geïntegreerd, gebruiksvriendelijk platform dat door meer dan 100,000 moderne bedrijven wordt gebruikt. Gusto maakt het zorgen voor uw personeel een plezierige ervaring, terwijl het u ook helpt bij het beheren van uw bedrijfsresultaten en het compliant blijven. Hoe ingewikkeld het scenario ook is, u zult zich een professional voelen. Werk samen met Gusto om een ​​werkplek te bouwen waar iedereen gedijt.

#4. Zeker Payroll

SurePayroll's Small Business Payroll is een toonaangevende online salarissoftware voor kleine bedrijven in het hele land. Een bekroond klantenserviceteam in de Verenigde Staten biedt persoonlijke ondersteuning via telefoon, e-mail en chat. Small Business Payroll stroomlijnt en verzekert het proces, waardoor de salarisadministratie overal en altijd snel en moeiteloos kan worden ingediend. Ontvang een gratis proefperiode van 2 maanden.

#5. Patriot Payroll-software

Patriot Software biedt online salarisadministratiediensten om u te helpen tijd en geld te besparen in uw bedrijf. Gemaakt voor eigenaren van kleine bedrijven in de Verenigde Staten met 1 tot 100 werknemers. Kies de payroll-optie die het beste bij u past: Basic Payroll: een maandelijkse vergoeding van $ 10 plus $ 4 voor elke extra werknemer. Full-service payroll: maandelijkse vergoeding van $ 30 plus $ 4 per werknemer. Salarischeques kunnen direct op uw bankrekening worden gestort of worden afgedrukt.

Zijn er beperkingen aan het gebruik van salarissoftware voor kleine bedrijven?

Er kan een limiet zijn op het aantal werknemers dat kan worden verwerkt door salarisadministratiesoftware die is ontworpen voor kleine bedrijven, weinig mogelijkheden voor maatwerk en een gebrek aan robuuste rapportage-opties.

Wat is het proces voor de overgang van handmatige salarisadministratie naar het gebruik van salarisadministratiesoftware?

Wanneer u overstapt van het handmatig verwerken van de salarisadministratie naar het gebruik van salarissoftware, is het belangrijk om alle stappen te overwegen die nodig zijn om de wijziging door te voeren, zoals het vergelijken van de verschillende opties, het aanmaken van een account, het invoeren van werknemersgegevens, het testen van de software en ten slotte het verwerken van de salarisadministratie. .

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een salarissoftwareoplossing?

Denk na over zaken als hoeveel werknemers u heeft, wat voor soort salarisverwerking u nodig heeft, of de software al dan niet compatibel is met uw boekhoudsoftware, hoeveel het gaat kosten en hoe goed ze u na de verkoop ondersteunen bij het selecteren van een salarisoplossing .

Hoe begin ik met het gebruik van salarissoftware voor mijn kleine onderneming?

Onderzoek beschikbare opties, vergelijk functies en prijzen, meld u aan voor een account en stel werknemersinformatie en voorkeuren voor salarisverwerking in om aan de slag te gaan met salarisadministratiesoftware voor uw kleine onderneming.

Wat zijn de compatibiliteitsvereisten voor het gebruik van salarissoftware?

De salarissoftware die u gebruikt, bepaalt de systeemvereisten voor het uitvoeren ervan. Internettoegang, een geschikt besturingssysteem en een geschikte webbrowser zijn allemaal voorbeelden van typische vereisten.

Payroll-software voor kleine bedrijven Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

1. Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
2. Hoe u een kascheque kunt verzilveren: alles wat u moet weten
3. Wat is tweewekelijkse betaling? Vergelijkingen, berekeningen, voor- en nadelen
4. WAVEAPPS: Gedetailleerde Accounting Review (+ Handleiding voor gebruik)
5. Verkoopprognosesoftware: 15+ beste 2023-opties (+ gratis tips)