Als het gaat om loonlijst, heb je veel dingen om van je takenlijst af te strepen. Er kunnen veel stappen komen kijken bij het betalen van uw werknemers, van het verzamelen van urenstaten tot het uitdelen van loonstrookjes. Als u uw medewerkers eenmaal heeft betaald, is uw payroll checklist echter nog niet compleet. U moet ook loonrapporten indienen, of dit nu gecertificeerde, kwartaal- of jaarrapporten zijn. Lees verder om te weten wat een loonaangifte is en welke formulieren u moet indienen.
Wat is een salarisrapportage?
De IRS en de meeste staten eisen dat bedrijven driemaandelijkse en jaarlijkse salarisrapporten indienen die uitsluitend voor belastingdoeleinden zijn bedoeld. Wanneer u een zakelijke lening aanvraagt, zal de kredietverstrekker vrijwel zeker om een salarisrapport vragen waarin de werknemerscompensatie wordt vermeld. Medewerkers, evenals de Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA), verwachten dat u bij elk salaris individuele salarisrapporten verstrekt, ook wel loonstrookjes genoemd.
Salarisrapporten zijn documenten die een samenvatting van loongegevens bevatten, loonlijstrapporten van verschillende typen helpen bedrijfseigenaren, kredietverstrekkers en overheden bij het analyseren van loonkosten.
Payroll-softwareoplossingen bieden een verscheidenheid aan salarisrapporten, waaronder het jaarverslag dat on-the-fly kan worden gegenereerd. Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende salarisrapporten die u als eigenaar van een klein bedrijf tegenkomt. Salarisrapportage kan wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks worden gedaan. De keuze hangt uitsluitend af van de grootte van uw bedrijf.
Soorten salarisrapporten
Hoeveel verschillende soorten salarisrapportages zijn er? Om het personage van Lindsay Lohan in Mean Girls te parafraseren: "de grens bestaat niet."
Het volgende is een basisclassificatie van de meest voorkomende soorten salarisrapporten.
#1. Salarisrapporten voor het hele bedrijf
Een loonregister geeft een overzicht van de loonkosten van een werkgever. Het deconstrueert compensatie, inhoudingen en belastingen in hun meest elementaire componenten. Het is het rapport dat u moet raadplegen als u wilt weten hoeveel uur al uw werknemers hebben gewerkt in de laatste loonperiode of hoeveel uw bedrijf in het voorgaande kwartaal heeft betaald aan belastingen van de Federal Insurance Contributions Act (VAIS).
Omdat loonregisters zoveel informatie bevatten, is het twijfelachtig of u dit allemaal wilt delen met een derde partij, zoals een geldschieter. Voordat u persoonlijke informatie over uw werknemers buiten uw vier muren verspreidt, moet u deze redigeren.
Niet in alle payroll-oplossingen wordt op dezelfde manier naar bedrijfsbrede salarisrapportages verwezen. Salarisjournaal is een informele term voor loonregister.
#2. Rapporten op maat van individuele medewerkers
Loonstrookjes, ook wel bekend als inkomstenrecords voor werknemers, bevatten de salarissen, belastingen en inhoudingen van individuele werknemers. Loonstrookjes, in tegenstelling tot een loonlijst, onthullen het loon van elke werknemer één voor één, waardoor u een gedetailleerder beeld krijgt van de loonlijstactiviteiten van uw bedrijf.
Werknemers moeten toegang hebben tot hun loonstrookjes op grond van de FLSA. Ze helpen werknemers te begrijpen hoe hun salaris wordt berekend, en ze worden vaak gebruikt om inkomsten aan te tonen bij het aanvragen van leases en leningen.
#3. Urenstaten voor medewerkers
Tijdrapporten voor werknemers worden gebruikt door eigenaren van kleine bedrijven om te bepalen hoeveel uren hun personeel in een bepaalde periode heeft gewerkt. Afhankelijk van het rapport dat u maakt, kan het informatie bevatten over wat de persoon op de klok heeft gedaan.
Bij het beoordelen van de loonlijst van werknemersproductiviteit analytics, moeten eigenaren van productiebedrijven de tijdrapporten van hun werknemers raadplegen. Wanneer u de werkuren van uw werknemers vergelijkt met het aantal afgewerkte goederen dat in dezelfde periode is geproduceerd, kunt u zien hoe productief ze waren.
#4. Rapporten over contante behoeften
Een rapport over contante vereisten informeert bedrijfseigenaren over de hoeveelheid contant geld die nodig is om de loonlijst te voltooien. Het schetst hoe de fondsen worden toegewezen tussen directe storting, belastingen en andere inhoudingen. Het controleren van dit rapport moet deel uitmaken van uw praktijken voor salarisbeheer.
#5. Aangifte loonbelasting
Loonbelastingrapporten zijn jaarlijkse en driemaandelijkse loonlijstrapporten die bedrijfseigenaren indienen bij federale, staats- en lokale overheden om loonverplichtingen en werknemersbeloningen over te brengen.
De volgende zijn de meest voorkomende federale loonbelastingrapporten:
- Formulier 940: een jaarlijks loonrapport voor de federale werkloosheidsbelastingwet (FUTA).
- Formulier 941 is een driemaandelijks loonlijstrapport voor VAIS en federale bronbelasting.
- Het formulier W-2: een jaarlijks salarisrapport voor loon- en belastinginhouding van werknemers.
Er is vrijwel zeker een staat die gelijkwaardig is aan elk federaal loonbelastingrapport. Neem contact op met uw staatsbelastingkantoor om er zeker van te zijn dat u geen driemaandelijks salarisrapport van de staat hebt gemist.
#6. Salarisrapporten over het Paycheck Protection Program (PPP)
Om in aanmerking te komen voor kwijtgescholden pps-leningen, moeten kleine ondernemingen aan bepaalde criteria voldoen. Payroll-softwaresystemen kunnen PPS-rapporten leveren met alle informatie die nodig is om de PPS-lening en kwijtschelding aan te vragen.
PPP-rapporten helpen bedrijfseigenaren bij het berekenen van geleende bedragen door salarisgegevens van 2019 of 2020 te analyseren. Wanneer het tijd is om schuldkwijtschelding aan te vragen, genereert payroll-software een ander rapport met details over hoeveel u aan de salarisadministratie hebt uitgegeven gedurende de gedekte looptijd van de lening van 8 of 24 weken .
#7. Gecertificeerde salarisrapporten
Aannemers en onderaannemers die werken aan bouwprojecten van de overheid zijn verplicht om wekelijks gecertificeerde loonrapporten te produceren. De meeste regeringen hebben blanco formulieren ontwikkeld die u kunt invullen en ondertekenen. WH-347 is het federaal gecertificeerde formulier voor salarisrapporten.
Volg bij het invullen van federaal gecertificeerde loonlijstrapporten zorgvuldig de vereisten van het ministerie van Arbeid. Omdat naleving van de salarisrapportage hier van cruciaal belang is, moet u de hulp inroepen van een accountant wanneer u voor het eerst wordt gevraagd om een gecertificeerd salarisrapport op te stellen.
Wat op te nemen in een salarisrapport?
Met deze drie gegevens kunt u uw salarisrapportages verbeteren.
#1. Gegevensvergelijkingen
Wanneer er iets is om gegevens mee te vergelijken, wordt het zinvoller. Overweeg om uw gegevens te vergelijken met gegevens uit dezelfde tijd vorig jaar of de voorgaande periode.
Als u ooit de gecontroleerde financiële rekeningen van een beursgenoteerd bedrijf hebt bekeken, ziet u gegevens van ten minste twee jaar op elkaar gestapeld. De vergelijking helpt potentiële investeerders om te bepalen of de financiële positie van het bedrijf verbetert, verslechtert of stabiel blijft.
Vergelijkbare gegevens zijn ook nuttig voor het onderzoeken van loonkosten. Wanneer er bijvoorbeeld een baseline is om te vergelijken met de nieuwe informatie, is de kans groter dat u salarisproblemen opmerkt.
#2. Gegevens voor het hele jaar
Prijsbewuste bedrijfseigenaren - en dat zouden alle bedrijfseigenaren moeten zijn - moeten jaarlijkse statistieken en rapporten opnemen in hun salarisformulieren.
Veel bedrijven genereren bijvoorbeeld driemaandelijkse bedrijfsbrede loonlijstrapporten om de loonkosten bij te houden. Ik moet weten hoeveel ik sinds januari aan de loonlijst heb uitgegeven als ik een loonrapport voor het derde kwartaal aan het voorbereiden ben. Op die manier kan ik zien of ik december haal zonder mijn zakelijke budget te overschrijden.
#3. Overdekte loonperiodes
Maak aan het begin van elk loonstrookje expliciet welke betaaltermijnen je rapporteert. In plaats van 'Kwartaalsalarisrapport', hernoemt u uw salarisregisterrapport 'Q1 2021 Salarisrapport'.
Een salarisrapport maken
Salarisrapportages zijn er in talloze soorten en maten. Hier leest u hoe u uw salarisrapport kunt structureren, hoe het ook mag lijken.
#1. Bepaal de informatie die nodig is.
Begin met het identificeren van de gegevens die met een derde partij moeten worden gedeeld of intern moeten worden geanalyseerd. Wanneer u rapporteert aan derden, wilt u niet altijd meer informatie opnemen dan waar ze om hebben gevraagd.
Stel dat u op zoek bent naar een zakelijke lening en een salarisrapport moet overleggen waarin uw loonkosten voor de afgelopen vier kwartalen worden vermeld. U zou geen volledig loonlijstregister willen indienen, omdat het de namen van werknemers, bijdragen aan pensioenregelingen en een hele reeks andere externe informatie zou bevatten. U zou beter af zijn met een kort rapport met details over de inkomsten van werknemers, werkgeversbelastingen en door de werkgever verstrekte secundaire arbeidsvoorwaarden.
#2. Selecteer een tijdsbestek
Tenzij u IRS-formulieren gebruikt om een loonbelastingrapport te maken, bepaalt u de rapportageperiode.
Het kan bijvoorbeeld de voorkeur hebben om 12 maandelijkse salarisrapporten voor uw geldschieter te genereren in plaats van vier kwartaalrapporten. Het biedt u een meer leidende manier om schommelingen in loonkosten te verklaren.
#3. Vul salarisgegevens in
Nu het tijd is om het salarisrapport te maken, wil ik u voorstellen aan Microsoft Excel, de beste vriend van elke accountant. Onderzoek de Excel-sjablonen die op internet beschikbaar zijn voor iets dat vaag lijkt op wat u probeert te maken, en pas het vervolgens aan uw behoeften aan.
Nadat u uw sjabloon heeft gemaakt, voert u de gegevens uit uw salarissysteem in. Als u handmatig gegevens invoert, pas dan op dat u geen omzettingsfout maakt.
#4. Onderzoek de uitkomsten
Als u klaar bent met het schrijven van het rapport, neemt u het nog een keer door op fouten en om te zien welke inzichten u kunt ontlenen. Waren uw loonkosten hoger of lager dan verwacht? Waarom?
Als u een rapport schrijft voor een derde partij, overweeg dan welk verhaal het rapport presenteert. Als een geldschieter of investeerder u een indringende vraag stelt over de financiële administratie van uw bedrijf, wilt u een expert zijn.
Hoe dien ik mijn loonaangifte in bij de overheid?
Methoden voor het indienen van salarisgegevens bij de overheid verschillen per rechtsgebied en rapporttype. Het is mogelijk dat u papierwerk moet invullen met betrekking tot federale en staatsbelastingen, evenals werkloosheid en werknemerscomp. Deze formulieren kunnen online worden ingediend, rechtstreeks bij de overheid of via een belastingaangiftedienst. Als u uw loonaangifte op tijd en correct wilt indienen, kunt u het beste praten met een accountant of salarisspecialist.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn salarisrapport correct is?
Om ervoor te zorgen dat uw salarisrapport nauwkeurig is, is het belangrijk om de gewerkte uren, overuren, ziekteverlof en andere soorten verlof nauwkeurig bij te houden. U moet ook regelmatig uw salarisrapporten bekijken en deze vergelijken met uw salarisadministratie om eventuele verschillen op te sporen. Daarnaast kunt u overwegen om salarissoftware te gebruiken om uw salarisproces te automatiseren en de kans op fouten te verminderen.
Wat is een salarisoverzicht?
Het doel van een loonoverzichtsrapportage is om een overzicht te geven van de totale loonkosten voor een bepaalde periode. U kunt details verwachten zoals het totale aantal personeelsleden, het totale bedrag aan loonheffingen, het totale bedrag aan betaalde uitkeringen en het totale bedrag aan betaalde lonen en salarissen. Het is gebruikelijk dat bedrijven het loonlijstoverzicht gebruiken om de loonkosten in de gaten te houden, indien nodig aanpassingen te doen en financiële overzichten samen te stellen.
Wat is het verschil tussen een salarisrapport en een W-2-formulier?
Lonen, salarissen, uitkeringen en belastingen zijn slechts enkele van de componenten die deel uitmaken van wat gezamenlijk bekend staat als loonkosten, en ze zijn allemaal te vinden in een rapport dat loonstrookje wordt genoemd. Aan het einde van het jaar ontvangen werknemers echter een W-2-formulier van hun werkgever. Het W-2-formulier van een werknemer geeft niet alleen het bedrag aan ingehouden federale, staats- en lokale belastingen weer, maar ook het bedrag aan sociale zekerheid en Medicare-betalingen.
Wat is een payroll reconciliatierapport?
De salarisrekening in het grootboek van het bedrijf kan worden afgestemd met de salarisadministratie via een afstemmingsrapport voor de salarisadministratie. Als er verschillen zijn tussen de salarisadministratie en het grootboek, kan dit rapport worden gebruikt om deze op te sporen en te verhelpen. Als u ervoor wilt zorgen dat uw loonadministratie en financiële overzichten correct zijn, moet u het rapport Salarisafstemming gebruiken.
Samengevat
Salarisrapporten helpen bedrijfseigenaren om een beter inzicht te krijgen in de loonkosten van hun bedrijf. Er valt veel te leren van het op verschillende manieren opsplitsen van loonkosten, dus verwaarloos het analytische proces niet bij het opstellen van loonrapporten.
Veelgestelde vragen over salarisrapporten
Wat moet er in een loonstrookje staan?
Een goede loonlijst is een document dat werkgevers gebruiken om hun belastingverplichtingen te verifiëren of financiële gegevens te controleren. Het kan dergelijke omvatten: informatie zoals loontarieven, gewerkte uren, opgebouwde overuren, ingehouden belastingen op lonen, werkgeversbelastingbijdragen, vakantietegoeden en meer.
Hoe maak ik een loonaangifte?
creëren een overzicht van de loonlijst
- Ga naar het menu Rapporten.
- Zoek het gedeelte Salaris en vervolgens Salarisoverzicht.
- Stel een datumbereik in in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer een enkele medewerker of een groep medewerkers.
- Selecteer ten slotte Rapport uitvoeren.
Welke loonaangiften zijn jaarlijks verschuldigd?
Jaarlijkse salarisrapportages. Belastingformulieren die worden gebruikt om werkloosheidsbelastingen, W-2-inkomsten en betalingen aan onafhankelijke contractanten te melden worden jaarlijks ingediend. Deze zijn verschuldigd in het eerste kwartaal van het volgende jaar
