Salarisverwerking is een complexe en tijdrovende taak voor managers en vertegenwoordigers van personeelszaken. Salarisverwerkingsbedrijven kunnen echter de handmatige verantwoordelijkheid en tijdsbesteding verminderen. Dit artikel bespreekt salarisverwerkingsbedrijven, hun werkprocessen en de voordelen die ze bieden.
Wat zijn salarisverwerkingsbedrijven?
Salarisverwerkingsbedrijven zijn externe bedrijven of instellingen die helpen bij de verwerking van de salarisadministratie. Ze maken verschillende factoren met betrekking tot snelle en nauwkeurige betaling eenvoudiger, waaronder:
- Tijd en aanwezigheid van medewerkers
- Compensatie voor werknemers
- Belastingen op loon
- Informatie over directe stortingen
Salarisverwerkende bedrijven in de moderne tijd bieden meer dan alleen reguliere betaalmethoden. Ze dienen als een full-service salarisbeheeroptie voor bedrijven van elke omvang en in alle sectoren. Een salarisverwerkingsbedrijf kan u helpen met:
- Toezicht houden op de aanwezigheid van werknemers
- Gegevens verzamelen over loon en tijd
- Loon bepalen
- Het bijhouden van de kosten van de compensatie van werknemers
- Bijhouden van digitale salarisadministratie
- Payroll-naleving van federale en staatswetten
- Het maken van loonheffingsberekeningen
- Samenstellen en versturen van aangiften werknemersbelasting;
- Het opzetten, wijzigen en uitvoeren van directe stortingen
- Salarisintegratie van secundaire arbeidsvoorwaarden
Bovendien helpen sommige loonverwerkingsbedrijven werkgevers met hun personeelsbehoeften. Het belangrijkste doel van het gebruik van een payroll-service is echter om ervoor te zorgen dat elke werknemer altijd op tijd het juiste bedrag ontvangt.
Wat zijn payrollprocessen?
Salarisverwerking is de methode die wordt gebruikt om werknemers na een loonperiode te betalen. Om ervoor te zorgen dat het loon nauwkeurig wordt berekend, bijgehouden en verdeeld, en dat de juiste bedragen voor belastingen, werkgeversvoordelen en andere inhoudingen worden ingehouden, moeten verschillende stappen worden genomen.
Bovendien, de management, en de administratie van de salarisadministratie worden vaak verzorgd door een gespecialiseerde salarisprofessional, hoewel ze ook onder personeelszaken kunnen vallen.
5 fasen van salarisverwerking
Salarisadministratie is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en begint vóór de eerste werkdag van een werknemer. Basisacties omvatten:
#1. Kies een betaalperiode. Dit is hoe vaak u uw personeel betaalt. De meerderheid van de werkgevers besluit betalingen wekelijks, tweewekelijks of maandelijks uit te voeren.
#2. Verzamel belastinggegevens en informatie over de werknemers. Het W-4-formulier, een formulier voor het inhouden van staatsbelasting en rekeninginformatie behoren tot deze papieren.
#3. Bepaal het brutoloon. Vóór belastingen heeft een werknemer recht op zijn brutoloon.
#4. Bereken nettoloon. Werknemers ontvangen hun nettoloon nadat u belastingen en andere inhoudingen op hun brutoloon hebt ingehouden.
#5. Stel een betaling in. Als u de salarisadministratie handmatig verwerkt, knipt u cheques uit en stuurt u deze samen met loonstrookjes. U start een overboeking als u per automatische incasso betaalt. Als u een payroll-service zoals Gusto gebruikt om uw payroll te beheren, begint het platform u te betalen volgens een vooraf vastgestelde factureringscyclus.
Betaal uw belastingen en houd uw bonnetjes bij. Ten slotte houdt u alle loon- en belastingbetalingen bij en betaalt u alle verschuldigde federale en staatsbelastingen.
Wat doet een salarisverwerkingsbedrijf?
Salarisverwerkende bedrijven vereenvoudigen de manier waarop u de salarisadministratie verwerkt. Ze elimineren onnodige ondergeschikte taken waar handmatige salarisberekeningen toe kunnen leiden en verminderen de stress voor de werknemer in een bedrijf dat verantwoordelijk is voor het beheer van de salarisadministratie.
Echter, zonder payroll dienstverlener kan een medewerker bijvoorbeeld verplicht zijn gewerkte uren bij te houden en deze aan een leidinggevende door te geven. De manager moet vervolgens het salaris van de werknemer berekenen nadat hij de uren handmatig in de computer heeft ingevoerd. Bij loonverwerkingsbedrijven zou de werknemer elke dag in- en uitklokken en de dienst zou hun loon berekenen door automatisch hun uren bij te houden.
Hoe werkt Payroll Services?
Loondiensten zijn doorgaans internetgebaseerd en bieden werknemers toegang tot tijdregistratie, betalingsverwerking en belastinghulp. Deze services houden automatisch de uren van werknemers bij en maken beoordeling en bevestiging van gewerkte uren mogelijk.
Bovendien berekenen ze het loon, trekken belastingen, inhoudingen en inhoudingen af en betalen werknemers via directe storting of andere opties.
Welke vaardigheden zijn vereist voor loonverwerking?
- Beschikken over zowel interpersoonlijke als teamvaardigheden.
- Nauwkeurigheid in documentatie en nauwgezetheid.
- Expertise in procesmanagement.
- Financiële en boekhoudkundige kennis.
- Organiseren en plannen.
- Analyse van problemen en het vermogen om ze op te lossen.
- Risico's afwegen en beslissingen nemen.
- IT-expertise, met name op het gebied van salarissoftware.
Top Salarisverwerkingsbedrijven voor kleine bedrijven
Eigenaren van kleine bedrijven hebben tal van payroll-serviceproviders om uit te kiezen, waaronder online, on-premises en gratis opties. Hier zijn de top 10 keuzes:
#1. OnPay:
OnPay is een topkeuze voor kleine en middelgrote bedrijven en biedt branchespecifieke functies, onbeperkte salarisadministratie, mobiele toegankelijkheid, directe storting, multistatelijke salarisadministratie, onboarding van werknemers en zelfbedieningsmogelijkheden.
Bovendien werkt het op elk platform en betaalt het werknemers en aannemers door aan het einde van het jaar W-2's en 1099's te produceren. Het enkele abonnement kost $ 36 / maand plus een vergoeding van $ 4 per werknemer, inclusief alle functies en ondersteuningsopties.
#2. QuickBooks online salarisadministratie
QuickBooks Online Payroll is een softwaretoepassing voor salarisadministratie die kan worden geïntegreerd met QuickBooks Online Accounting en kan worden gebruikt als een op zichzelf staande tool voor bedrijven met 15 of minder werknemers. Het biedt gemakkelijke onboarding, onbeperkte loonlijsten, mogelijkheid tot directe storting, belastingaangifte en een werknemersportaal.
Bovendien bieden de Premium- en Elite-abonnementen HR-functies en tijdregistratiemogelijkheden. Prijzen beginnen bij $ 22.50 / maand, met 50% korting voor de eerste drie maanden en $ 4 per medewerker.
#3. patriot loonlijst
Patriot Payroll is een payroll-applicatie die is ontworpen voor kleine bedrijven en twee abonnementen biedt met gratis directe storting, een werknemersportaal en een payroll-configuratie. Daarnaast omvat het belastingaangifte en -afdracht, regels voor verlofopbouw en optionele tijdregistratie- en HR-modules. Het Basic-abonnement kost $ 10 per maand, terwijl Full-Service $ 30 per maand kost, met een extra vergoeding van $ 4 per werknemer.
#4. Gusto loonadministratie
Gusto is salarisadministratiesoftware die is ontworpen voor kleine bedrijven, met name in de horeca. Het biedt tools voor het volgen van loonniveaus en fooien, helpt bij het instellen van de salarisadministratie en vereenvoudigt personeelsbeloningen. De applicatie is toegankelijk vanaf elk apparaat en biedt onboarding van werknemers, belastingaangifte en overmakingen. Gusto biedt vier abonnementen: Basic, Core, Complete en Concierge. Het Basic-abonnement kost $ 19 per maand, terwijl het Core-abonnement $ 39 per maand kost, Complete $ 39 per maand en Concierge $ 149 per maand.
#5. Upwork-loonlijst:
Upwork Payroll biedt een betalingsverwerkingssysteem voor bedrijven om freelancers te betalen met behulp van ACH, PayPal en bankoverschrijvingen. Het biedt ook facturatie en escrow-bescherming voor freelancers.
Bovendien stelt het platform werkgevers in staat freelancers en fulltime professionals te vinden en in dienst te nemen, projectmijlpalen bij te houden, met teamleden te communiceren en projectbestanden te beheren.
#6. ADP:
ADP, 70 jaar geleden opgericht, biedt oplossingen voor human capital management aan bedrijven in 140 landen. Met analysetools voor salarisadministratie, HR en tijdbeheer vereenvoudigt ADP onboarding, training en rapportage. Eigenaren van kleine bedrijven kunnen de loonlijst verwerken, belastingen beheren en periodieke rapporten verstrekken.
Daarnaast biedt het ook compensatieplannen voor werknemers, gespecialiseerde ondersteuning en nalevingswaarschuwingen. Het werkt op mobiele en desktopplatforms, maar de installatie kan ingewikkeld zijn.
#7. Patriot-software:
Patriot Software is cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware die de configuratie van de salarisadministratie vereenvoudigt en federale, staats- en lokale belastingen, W-2's en 1099-formulieren afhandelt. Het beschikt over tijd- en aanwezigheidsregistratie, PTO-verzoeken en aanpasbare rapporten.
Bovendien biedt de software concurrerende prijzen, elementaire boekhoudfuncties en een gebruiksvriendelijke interface. Het basistarief is exclusief opstartkosten.
#8. Betaalchex:
Paychex levert al sinds 1971 salarisadministratie-, HR- en verzekeringsdiensten aan kleine en middelgrote bedrijven. Het stroomlijnt de salarisadministratie, bespaart tijd en zorgt voor naleving van belastingwetten.
Het geautomatiseerde salarisproces van Paychex verwerkt belastingaangiften en betalingen, terwijl werknemers genieten van flexibele 401(k)- en ziektekostenverzekeringen. Bovendien kan het worden geïntegreerd met vacaturesites, waardoor het plaatsen van vacatures, planning en het volgen van HR-analyses mogelijk is. Het optimaliseert ook onboarding en trainingsprogramma's voor medewerkers.
#9. Vierkante loonlijst:
Square Payroll is salarissoftware voor kleine bedrijven waarmee betalingsschema's, loontarieven en belastingaangifte kunnen worden aangepast. Het bevat ook functies zoals rapportage van nieuwe medewerkers, bijhouden van ziekteverlof, bijhouden van overuren en importeren van voordelen.
Bovendien kan de software worden geïntegreerd met Square POS, Team Management en trackingapplicaties van derden, waardoor het salarisadministratieproces wordt gestroomlijnd. Square Payroll biedt aanpasbare ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen, maar biedt geen gratis proefperiode.
#10. Wave-loonlijst:
Wave Payroll is een salarisadministratieservice die betalingen voor werknemers en aannemers vereenvoudigt en de aangifte van loonbelasting beheert. Het biedt automatische journaalposten, uitsplitsingen van onkosten en het bijhouden van verlofuren en overlopende posten.
Bovendien wordt Wave Payroll regelmatig bijgewerkt, onderscheidt het aannemers van werknemers en biedt het prioritaire klantenondersteuning via livechat en e-mail. Bedrijven kunnen een Wave Advisor inhuren om hun belastingen in te vullen en in te dienen.
#11. Xero-loonlijst:
Xero en Gusto bieden een uitgebreide salarisservice in alle staten van de VS, waardoor werknemers automatische uitbetalingen kunnen instellen, belastingen kunnen beheren en toegang kunnen krijgen tot hulp. De gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een eenvoudige accountconfiguratie en een veilige transactiestroom.
Bovendien biedt de software uitgebreide payroll- en HR-functies, waaronder belastingaangifte en compliance, tegen betaalbare prijzen. Het ontbreekt echter aan een telefoonnummer voor ondersteuning.
#12. Zenefits:
Zenefits automatiseert de loonverwerking, houdt de tijd en aanwezigheid van werknemers bij en integreert met tijdregistratietools zoals QuickBooks Time and Deputy. Het helpt bedrijven om de arbeidswetgeving na te leven, biedt waarschuwingen en updates en biedt onboarding-tools voor antecedentenonderzoeken en personeelshandboeken.
Bovendien maken de mobiele applicaties voor Android en iOS zelfbediening mogelijk, maar de responstijden van de klantenservice kunnen traag zijn.
#13. ZekerPayroll:
SurePayroll is een geautomatiseerde payroll-oplossing voor kleine bedrijven met 10 of minder werknemers. Het biedt directe storting, rapportage van nieuwe werknemers, tijd- en aanwezigheidsregistratie, belastingaangifte en overmakingen. De mobiele app is beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten.
Bovendien biedt het een zelfbedieningsoptie voor werknemers en integreert het met applicaties van derden. De applicatie biedt twee abonnementen: Self-Service (geen belastingaangifte en -aangifte) en Full Service (verwerkingstijd van twee dagen, HR-middelen, nalevingsposters).
#14. Salarispartner:
Payroll Mate is een budgetvriendelijke payroll-applicatie die is ontworpen voor kleine bedrijven met minder dan 75 werknemers. Het is beschikbaar op Windows-besturingssystemen en kan worden gehost op een externe server. Bovendien ondersteunt het meerdere betaalfrequenties, onbeperkte loonlijsten en multistatelijke loonlijsten.
Bovendien vult de applicatie belastingformulieren in, maar handelt deze niet over de indiening of afdracht. Er is een nieuwe werknemerswizard en belastingconfiguratiepagina beschikbaar. Directe storting is beschikbaar voor $ 95 per jaar.
#15. Payroll4Gratis:
Payroll4Free is een gratis tool voor salarisverwerking voor kleine bedrijven met minder dan 25 werknemers. Het biedt directe stortingsmogelijkheden en een rasterinterface voor snellere gegevensinvoer. Hoewel de interface gedateerd is, zorgt het voor de salarisadministratie en biedt het een werknemersportaal.
Voor kleine bedrijven met een beperkt budget kan Payroll4Free een redder in nood zijn. Voor belastingaangifte en afdracht biedt Payroll4Free een complete belastingservice voor $ 15/maand.
#16. loon:
Paycor is een payroll-oplossing voor kleine tot middelgrote bedrijven met 10 werknemers of minder. Het biedt functies zoals directe storting, zelfbediening voor werknemers en betalingen aan aannemers. Paycor heeft een mobiele app voor iOS- en Android-apparaten, volledige belastingaangifte en onboarding-functies.
Daarnaast biedt het Small Business en Mid-Market bundels, met Basic, Essential en Complete payrollplannen vanaf $ 99/maand voor 10 werknemers. Voor grotere bedrijven is een offerte vereist.
#17. Paychex-flex:
Paychex Flex biedt drie plannen voor bedrijven: Paychex Go voor 10 werknemers, Paychex Select voor 10-49 werknemers en Paychex Enterprise voor grotere. Deze plannen bieden rapportage voor nieuwe medewerkers, 24/7 ondersteuning, geautomatiseerde tewerkstelling, inkomensverificatie, betaalkaarten, salarisadministratie, belastingaangifte en overmakingen. Hogere abonnementen bieden extra functies zoals W-2s en 1099-verwerking.
Wie is de grootste payroll provider?
Met meer dan 65,000 medewerkers en een miljoen klanten is ADP de grootste payroll provider. Met meer dan 50 concurrenten op de markt, hebben ze specifiek de marktleiderspositie voor software voor salarisadministratie. Niet alle klanten van ADP gebruiken echter hun salarisapplicatie. De HR-afdeling biedt een breed scala aan aanvullende diensten.
Wat is het grootste loonverwerkingsbedrijf?
ADP is de grootste payroll provider, met meer dan 70,000 werknemers en een miljoen klanten op LinkedIn. Met meer dan 50 concurrenten op de markt, hebben ze specifiek de marktleiderspositie voor software voor salarisadministratie.
Hoe kom ik aan Payroll-klanten?
#1. Ontdek manieren om jezelf te onderscheiden van de concurrentie door ze te bestuderen. Ongeacht de grootte van uw bedrijf, u moet ernaar streven om meer geïndividualiseerde klantenservice te bieden.
Zoek daarom manieren om op te vallen, zoals het afhandelen van de salarisadministratie voor bedrijven met vakbondsmedewerkers of vertrouwd zijn met het werken met restaurants waar de complexiteit van fooien de complexiteit van het salarisproces verhoogt.
#2. Identificeer de voordelen van payrollservices, zoals tijdige loonstrookjes, het afhandelen van loonheffingen, het verlagen van kosten en het aanbieden van archiveringsdiensten voor de administratie en overdrachten van klanten. Deze services kunnen het vertrouwen van werknemers vergroten, de voorbereidingstijd voor de interne salarisadministratie verkorten en de softwarekosten verlagen.
Bovendien kan het aanbieden van archiefdiensten aan het einde van het jaar de voordelen van payrolldiensten verder vergroten.
#3. Een directmarketingbrief en een brochure waarin de voordelen van het gebruik van uw salarisadministratie worden beschreven, kunnen worden gebruikt om uw bedrijf kennis te laten maken met uw doelmarkt. Daarnaast is het belangrijk om aan te geven welke diensten u aanbiedt, zoals belastingvoorbereiding, loonverwerking, directe stortingstransacties en belastinginhouding. Ten slotte kunt u een week of twee later terugkomen om het verkoopproces voort te zetten.
#4. Vestig een station op een zakelijke beurs en vraag bezoekers of ze salarisverwerking nodig hebben. Vraag hun contactgegevens om hen na de show op de hoogte te stellen als ze dat soort hulp nodig hebben of als hun bedrijf de juiste maat voor u heeft.
#5. Vraag aanbevelingen van tevreden klanten. Als een bedrijf een andere klant kent die tevreden is met je werk, is de kans groter dat ze je aannemen.
#6. Maak een website waarop bedrijven en services worden gepresenteerd, inclusief salarisverwerking, aangepaste rapporten voor 401(k)s en eindejaarsrapporten. Voeg daarnaast getuigenissen toe van tevreden klanten die uitstekende klantenservice demonstreren en uitdagingen op het gebied van payroll aanpakken.
Hoe verdienen payrollproviders geld?
Payroll-bedrijven rekenen vergoedingen per betaalfrequentie, gebaseerd op de frequentie van werknemersbetalingen. Ze hebben twee belangrijkste inkomsten streams: transactie-inkomsten en servicekosten.
Bovendien verkopen sommige ook salaris- en HR-systemen, met servicekosten voor advies of projectbeheer. Deze vergoedingen kunnen betrekking hebben op belasting- en regelgevingsnaleving, maar ook op HR-kwesties.
Is payrolling winstgevend?
Als u meer kunt vragen voor een salarisadministratie dan dat het u kost om deze te leveren, kunt u de service winstgevend noemen. Door de tijd en moeite die nodig is om de salarisadministratie te beheren tot een minimum te beperken, is cloudsoftware in deze situatie nuttig. Dit zal echter grote gevolgen hebben, omdat klanten verwachten dat hun accountant de salarisadministratie zal verzorgen.
Hoe u loonverwerkingsbedrijven bij mij in de buurt kunt vinden
Om salarisverwerkingsbedrijven bij u in de buurt te vinden, kunt u:
- Gebruik zoekmachines zoals Google om bedrijven te vinden die salarisverwerkingsdiensten aanbieden in uw regio.
- Vraag om aanbevelingen van vrienden, familie of collega's.
- Controleer mappen zoals Yelp, de Gouden Gids of Angie's List.
- Raadpleeg lokale kamers van koophandel voor aanbevelingen.
- Onderzoek beoordelingen, prijzen en services van deze bedrijven om te bepalen welke het beste bij uw behoeften past.
- Tot slot kunt u bij de lokale kamers van koophandel terecht voor een lijst met aanbevolen bedrijven.
BEOORDELING VAN DE SALONONDERSTEUNING 2023
TIMESHEET CONVERSION: de complete gids voor urenstaatconversie voor salarisadministratie
TOAST PAYROLL REVIEWS 2023: functies, prijzen en alles wat u moet weten
Referenties:
