Non-profit accounting is zo'n activiteit waar veel mensen een hekel aan hebben. Het is echter wel belangrijk voor het goed laten draaien van de organisatie. Omdat het hele proces van boekhouden zonder winstoogmerk overweldigend en tijdrovend kan zijn, kunt u software gebruiken of de services uitbesteden om tijd te maken voor andere belangrijke taken. We laten u enkele voorbeelden zien van gratis software die u kunt gebruiken, maar laten we eerst het concept van boekhouden zonder winstoogmerk begrijpen.
Wat is non-profit boekhouding?
Non-profit accounting is het afzonderlijke proces waarmee non-profitorganisaties hun financiële activiteiten plannen, documenteren en rapporteren. Terwijl organisaties met winstoogmerk zich voornamelijk bezighouden met het maken van winst, zijn non-profitorganisaties meer bezig met de verantwoordingscomponent van de boekhouding. Ze houden zich aan een systeem van voorschriften en processen die hen helpen verantwoording af te leggen aan hun supporters en donateurs.
De rest van dit essay gaat in op de grondbeginselen en best practices van boekhouding waarvan alle professionals zonder winstoogmerk op de hoogte moeten zijn. Als u de basisprincipes begrijpt, kunt u uw initiatieven beter beheren en plannen om de waarde van uw middelen te maximaliseren.
Wat doet een accountant zonder winstoogmerk?
Accountants van non-profitorganisaties helpen organisaties bij het waarborgen van financiële gezondheid en stabiliteit, het handhaven van financiële gegevensnormen en het nemen van beslissingen op basis van de budgettaire mogelijkheden van de non-profitorganisatie.
Hoe is boekhouding anders voor non-profitorganisaties?
Zoals eerder gezegd, is non-profit accounting gericht op financiële verantwoording. Donateurs van uw non-profitorganisatie hebben het recht om de giften die zij aan uw organisatie doen te beperken, en subsidiefinanciers willen ervoor zorgen dat hun geld wordt besteed aan de overeengekomen initiatieven. Vanwege deze beperkingen moet u ervoor zorgen dat hun bijdragen worden besteed op een manier die hun supporters goedkeuren. Als gevolg hiervan gebruiken non-profitorganisaties een boekhoudstijl die bekend staat als fondsboekhouding.
Fondsenboekhouding stelt NGO's in staat om hun geld in verschillende categorieën of "fondsen" te verdelen om ze georganiseerd te houden en om ervoor te zorgen dat de middelen alleen worden besteed aan datgene waarvoor ze geautoriseerd zijn.
Non-profitorganisaties verdelen hun fondsen vaak in categorieën, zoals:
- Beperkte fondsen: Dit zijn de gelden die uw organisatie moet besteden aan specifieke projecten en activiteiten.
- Tijdelijk beperkte fondsen: dit geld moet tot een bepaalde datum worden gebruikt voor bepaalde initiatieven en activiteiten bij uw non-profitorganisatie. Ze worden na die tijd onbeperkt geld.
- Onbeperkte fondsen: dit wordt vaak uw jaarlijkse fonds genoemd. Het kan worden besteed aan alle gebieden van uw organisatie die het belangrijkst zijn.
De beperking van niet-distributie is een ander facet van non-profit accounting dat organisaties helpt verantwoordelijk te blijven voor hun financiën. Dit is een belangrijk onderdeel van de boekhouding waarmee organisaties zichzelf kunnen definiëren. Non-profitorganisaties zijn, in tegenstelling tot for-profits, niet gedwongen om hun netto-inkomsten te verspreiden onder de leiders van de organisatie.
Een overheidsorganisatie verschilt ook in de boekhoudpraktijken van leaseovereenkomsten. Overheidsorganisaties zijn de afgelopen jaren al door de mangel gegaan met de introductie van nieuwe boekhoudregels voor huurcontracten. Nu betekent de introductie van GASB 96 dat dezelfde organisaties een zeer vergelijkbare verandering moeten ondergaan met een groot deel van hun softwareovereenkomsten. GASB 96 werd geïntroduceerd en is van kracht voor boekjaren die beginnen na 15 juni 2022. U zou dus al kunnen werken binnen de richtlijnen die GASB 96 voorschrijft. Het is de moeite waard om uw leaserichtlijnen te controleren om er zeker van te zijn dat u hieraan voldoet.
Top beste boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties
Non-profitorganisaties werken vaak met een klein budget. Elk uitgegeven geld moet zorgvuldig worden overwogen en verantwoord. Veel ngo's vertrouwen op interne boekhoudsystemen omdat ze het zich niet kunnen veroorloven een professionele accountant in te schakelen. Als je niet het geld hebt om een professional in te huren, kan gratis boekhoudsoftware je op weg helpen. (elcapitalino)
Wanneer u op zoek bent naar gratis boekhoudsoftware voor uw non-profitorganisatie, evalueer dan welke activiteiten het programma moet uitvoeren en of u specifieke rapporten nodig heeft. Elk curriculum heeft iets unieks te bieden, dus kies degene die het beste bij je past.
Opties voor gratis boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties
Hier zijn enkele van de beste opties voor gratis boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties:
#1. Penningmeester non-profit
Non-profit Treasurer, zoals de naam al aangeeft, is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van kleine non-profitorganisaties zoals ouder-leraarverenigingen, huiseigenarengroepen, afdelingen van professionele verenigingen, kindersportclubs en anderen. Dit programma is gratis en eenvoudig te gebruiken, dankzij de geïntegreerde rapportage- en budgetteringsopties. Het is bedoeld om het leven van vrijwillige penningmeesters en andere bestuursleden gemakkelijker te maken op het gebied van financiële administratie en controle, evenals alle boekhoudkundige behoeften van non-profitorganisaties.
#2. GNUCash
Deze gratis softwaretoepassing kan nuttig zijn voor kleine non-profitorganisaties. Het is een open-sourcetool met bepaalde Quicken-functies en enkele boekhoudmogelijkheden voor kleine bedrijven. Met deze software kunt u verschillende rapporten maken, hoewel u mogelijk enkele gegevens naar Excel moet exporteren om ze af te maken. Deze software is compatibel met de besturingssystemen Windows, Mac en Linux.
#3. Adminsoft-accounts
Dit programma is een compleet dubbel boekhoudsysteem dat indien nodig zelfs de salarisadministratie kan beheren. Het werkt op elk Windows-gebaseerd systeem en in sommige gevallen op Mac- of Linux-pc's.
#4. BS1
BS1-software is ontworpen voor kleine ondernemingen en stelt u in staat bestanden in verschillende valuta-indelingen te maken, zodat u internationale facturering of aankopen kunt beheren. U kunt ook uw eigen financiële overzichten maken. Als u wilt, kunt u een vergoeding betalen om uw programma op maat te laten maken.
#5. Lazy8 Grootboek
Deze gratis boekhoudtool is een boekhoudprogramma met dubbele invoer voor gebruikers die bekend zijn met boekhoudtechnieken. Uw bedrijf kan ook automatisch ontvangsten en betalingen volgen. Deze applicatie is ook compatibel met Windows-, Linux- en Mac-computers.
#6. GrootboekLite
De gratis boekhoudsoftware van Responsive Software werkt op Windows-platforms. Deze shareware-applicatie is een grootboeksysteem met dubbele invoer dat kan worden uitgebreid naarmate uw bedrijf groeit. Een voordeel voor non-profitorganisaties is dat rekeningsaldi kunnen worden berekend wanneer u maar wilt, in plaats van alleen op kwartaal- of jaarbasis.
#7. FrontAccounting ERP
Omdat dit een open-sourceoplossing is voor kleine bedrijven, is het een uitstekende keuze voor non-profitorganisaties. Met deze tool kunt u bankrekeningen, grootboeken en vele rapporten beheren. Deze tool kan worden gebruikt op Windows, Linux en Mac en heeft toegang voor meerdere gebruikers.
#8. ZipBooks
De gratis versie van ZipBooks kan nuttig zijn voor NGO's die op zoek zijn naar een softwareprogramma om elementaire boekhoudkundige verantwoordelijkheden uit te voeren. Onbeperkte facturering, digitale betalingsverwerking via Paypal of Square, basisrapporten en leveranciers- en klantenbeheer behoren tot de mogelijkheden van het programma (zoals leden of donateurs). Het programma kan aan één bankrekening worden gekoppeld.
Waarom hebben non-profitorganisaties boekhoudsoftware nodig?
Boekhouding zonder winstoogmerk verschilt sterk van boekhouding met winstoogmerk. Non-profitorganisaties zijn afhankelijk van donaties en subsidies voor financiering. Ze moeten zich dus houden aan strikte financiële boekhoudkundige vereisten. Ze moeten voldoen aan de rapportagestandaarden FAS 116 (Accounting for Contributions Received and Contributions Made) en FAS 117 (Financial Statements of Not-for-Profit Organizations).
Non-profitorganisaties werken vaak met kleine budgetten. Hoewel het ideaal is om een gespecialiseerde accountant of boekhouder (of meerdere) in dienst te hebben, is dit niet altijd haalbaar voor jonge of groeiende bedrijven. De juiste boekhoudsoftware kan non-profitorganisaties helpen om aan deze criteria te voldoen, zelfs als ze een klein personeelsbestand hebben, waardoor ze hun financiële doelen kunnen bereiken en tegelijkertijd hun uitgaven kunnen minimaliseren.
Het programma kan helpen bij de speciale boekhoudkundige vereisten van een non-profitorganisatie, zoals het voldoen aan unieke rapportagevereisten, het bewaken van subsidies, het tijdig beschikbaar stellen van financiële informatie aan donoren en belanghebbenden en het opstellen van balansrapporten.
Boekhoudservices voor non-profitorganisaties
Wilt u meer tijd besteden aan het ontwerpen van programma's en communiceren met financiers en minder tijd besteden aan het opsporen van bonnen en het ruziën over salarisrapportages?
Het uitbesteden van uw boekhouding aan non-profit accountantskantoren kan een geweldige manier zijn om uw belasting te verminderen. Een bekwaam boekhoudteam met ervaring zonder winstoogmerk kan u helpen tijd vrij te maken en u de exacte gegevens te verstrekken die u nodig hebt om uw bestuur en supporters met vertrouwen tegemoet te treden.
Hier zijn zes manieren waarop non-profit boekhouddiensten uw organisatie kunnen helpen bij het bereiken van haar doelen:
#1. Auditklare boeken
U hebt een efficiënt boekhoudsysteem nodig om u te helpen uw non-profitstatus te behouden, te voldoen aan de behoeften van uw donateurs en om u voor te bereiden op audits. Het bijhouden van documenten die klaar zijn voor een audit is echter moeilijk, vooral met een parttime, vrijwillige of onderbezette boekhoudafdeling.
Het uitbesteden van uw non-profit boekhouddiensten zorgt ervoor dat uw boekhouding altijd op orde is en aan de nodige criteria voldoet. U hoeft zich dus niet te haasten of tot laat te werken telkens wanneer iemand om uw boeken vraagt.
Een betere verantwoordingsplicht helpt het vertrouwen van uw bijdragers te vergroten door aan te tonen dat u op de juiste manier met hun geld omgaat.
#2. Maak tijd om je op je missie te concentreren
Als lid van een liefdadigheidsteam wordt uw aandacht op verschillende manieren afgeleid, waaronder fondsenwerving, teambeheer, personeelsinitiatieven en meer. Met al deze verantwoordelijkheden zou het volgen van donordonaties de minste van uw zorgen moeten zijn.
Als u bijvoorbeeld probeert te helpen bij een dakloosheidscrisis in uw stad, moet u meer tijd besteden aan het opbouwen van relaties met mensen in uw buurt dan aan het staren naar spreadsheets.
Het uitbesteden van de boekhouding en boekhouding van uw non-profitorganisatie kan u helpen bloeien door u meer tijd te geven om het werk te doen waar u van houdt. Als u niet verzandt in boekhoudactiviteiten zoals het verwerken van facturen, het organiseren van ontvangstbewijzen of het betalen van leveranciers, kunt u uw personeel en vrijwilligers efficiënter begeleiden.
#3. Bespaar een aanzienlijke hoeveelheid tijd en energie
Non-profit boekhouding kan moeilijk en tijdrovend zijn, vooral als u geen eerdere financiële ervaring heeft met een non-profitorganisatie. Boekhouding kan je passie aantasten en de hoeveelheid energie beperken die je aan de zaak moet besteden als je het niet inspirerend vindt.
Wanneer u uw boekhouding uitbesteedt aan een ervaren accountantskantoor zonder winstoogmerk, handelen hun werknemers alles voor u af, waardoor uw werklast wordt verminderd. Het verlicht ook de zorgen van het aannemen, opleiden en onderhouden van uw eigen boekhoudpersoneel.
Non-profit boekhouddiensten hebben ook kennis van de beste tijdbesparende software en snelkoppelingen om u te helpen uw taken te vereenvoudigen. Ze kunnen ook actuele boekhoudsoftware aanbevelen die al uw boekhoudgegevens op één locatie consolideert. Hierdoor heeft u alles tot uw beschikking als het tijd is om rapportages te maken of belastingaangifte te doen.
#4. Bepaal hoeveel geld u kunt uitgeven
U wilt het geld van uw donateurs en subsidies goed kunnen gebruiken om uw initiatieven tot bloei te laten komen.
Voor veel non-profitorganisaties kan het echter een uitdaging zijn om te bepalen hoeveel van uw donaties naar programma's moeten gaan in plaats van fondsenwerving of activiteiten. Vanwege programma-beperkte gelden en beurzen, is het veel moeilijker om bij te houden welk geld u KUNT uitgeven.
Dit is wanneer een boekhoudservice zonder winstoogmerk zijn gewicht in goud waard kan zijn. Omdat de meeste algemene CPA-bedrijven niet over de nodige sectorkennis beschikken, missen ze gevestigde methoden voor het volgen van programma- of subsidiebeperkte gelden. Een boekhouddienst zonder winstoogmerk daarentegen zal bekend zijn met de specifieke uitdagingen waarmee organisaties zoals die van u dagelijks worden geconfronteerd.
#5. Betrouwbare (en leesbare) rapporten verkrijgen
Onderschat nooit het belang van consistente en herkenbare financiële rapportages van non-profitorganisaties. Het lijkt misschien simpel, maar toch...
De meeste kleine en middelgrote organisaties (evenals veel grote) hebben moeite om tijdig nauwkeurige financiële rapporten te verstrekken om hun bestuursleden, financiers en accountants tevreden te stellen. En vaak verschillen de rapporten die ze ontvangen van maand tot maand in termen van presentatie, informatie en categorisering.
Een professioneel accountantskantoor zonder winstoogmerk zal uw administratie standaardiseren en uw inkomsten en uitgaven consequent classificeren. U krijgt dus elke maand betrouwbare rapporten die u ook echt kunt lezen.
Hierdoor kunt u vertrouwen wekken bij zowel uw monitoringteam als uw donateurs. Het stelt je ook in staat om sneller betere beslissingen te nemen. Zodat je verder kunt met je doel!
#6. Bespaar veel geld
U gelooft het misschien niet, maar boekhouddiensten zonder winstoogmerk kunnen uw organisatie helpen een aanzienlijk bedrag te besparen.
Werknemers zijn duur en de boekhoudsalarissen zijn het afgelopen jaar alleen al met 30% gestegen. Bovendien lopen stafaccountants vaak vast in oude gewoonten die uw organisatie tijd en geld verspillen.
Boekhoud- en boekhouddiensten kunnen veel efficiënter zijn dan uw interne team, dankzij geoptimaliseerde processen en geavanceerde technologie!
Gebruiken non-profitorganisaties contante of transactieboekhouding?
Gevestigde non-profitorganisaties stellen vaak financiële overzichten op en geven deze uit met behulp van de methode op transactiebasis, in tegenstelling tot de contante methode.
Gebruiken non-profitorganisaties GAAP?
Non-profitorganisaties zijn niet verplicht om de GAAP-principes te volgen bij hun 501c3-boekhoudinspanningen, maar het is een goede gewoonte om dit te doen
Is non-profit boekhouding moeilijk?
Net als elke andere onderneming heeft boekhouding zonder winstoogmerk zijn eigen uitdagingen.
Wat zijn de belangrijkste financiële overzichten die non-profitorganisaties moeten opstellen?
Non-profitorganisaties moeten doorgaans financiële overzichten opstellen, zoals de balans, de resultatenrekening, het kasstroomoverzicht en het overzicht van functionele uitgaven. Bovendien kunnen non-profitorganisaties worden verplicht om een formulier 990 of 990-EZ op te stellen om hun financiële informatie aan de IRS te rapporteren.
Hoe kunnen non-profitorganisaties zorgen voor naleving van boekhoud- en rapportagevoorschriften?
Non-profitorganisaties kunnen naleving garanderen door op de hoogte te blijven van de wet- en regelgeving die op hen van toepassing is, zoals het IRS-formulier 990. Ze kunnen ook professionele accountants of auditors inschakelen om hun financiële overzichten te controleren en naleving te waarborgen.
Hoe kunnen non-profitorganisaties hun financiën effectief beheren?
Non-profitorganisaties kunnen hun financiën effectief beheren door een budget op te stellen, regelmatig financiële overzichten te controleren en interne controles te implementeren om fraude of fouten te voorkomen. Ze moeten er ook voor zorgen dat hun financiële gegevens nauwkeurig, tijdig en transparant zijn.
Hoe kunnen non-profitorganisaties hun financiële informatie gebruiken om strategische beslissingen te nemen?
Non-profitorganisaties kunnen hun financiële informatie gebruiken om strategische beslissingen te nemen door hun inkomsten en uitgaven te analyseren, trends en patronen te identificeren en hun voortgang bij het bereiken van hun missie te evalueren. Ze kunnen ook financiële informatie gebruiken om verbeterpunten te identificeren en beslissingen te nemen over fondsenwerving en programma-ontwikkeling.
Wat is het verschil tussen onbeperkte en beperkte fondsen in non-profitboekhouding?
Giften die onbeperkt zijn, kunnen voor elk doel worden gebruikt, maar donaties die beperkt zijn, kunnen alleen worden gebruikt om de reden die de donor heeft opgegeven. Beperkte fondsen moeten afzonderlijk worden gevolgd door non-profitorganisaties, die ook moeten garanderen dat ze uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
Welke invloed heeft het fondsenwervingsproces op de boekhouding van non-profitorganisaties?
De boekhouding voor non-profitorganisaties kan aanzienlijk worden beïnvloed door fondsenwerving. Donaties, toezeggingen en andere bijdragen moeten door non-profitorganisaties worden bijgehouden om er zeker van te zijn dat ze correct worden weergegeven in hun financiële rekeningen. Ze moeten er ook voor zorgen dat ze zich houden aan alle toepasselijke wetten en regels, inclusief openbaarmakingsverplichtingen, die betrekking hebben op fondsenwerving.
Wat zijn enkele veelvoorkomende financiële uitdagingen waarmee non-profitorganisaties worden geconfronteerd?
Beperkt geld, onvoorspelbaarheid van financiering, concurrentie om donaties en naleving van de regelgeving zijn enkele belangrijke financiële problemen waarmee ngo's te maken hebben. Non-profitorganisaties kunnen ook worstelen met cashflowbeheer, prognoses en budgettering.
Samenvatten
Non-profit accounting is een apart gebied van financiën. Als u de basisprincipes van boekhouding begrijpt, kan uw non-profitorganisatie haar eigen financiële status beter begrijpen.
Als uw boekhoudkundige taken nog steeds onder de bevoegdheid van uw leidinggevenden vallen, overweeg dan om uw boekhouding uit te besteden aan een bedrijf. Ze helpen ervoor te zorgen dat alle best practices en interne controles worden geïmplementeerd, wat resulteert in slimmere financiën.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is het verschil tussen non-profit en for-profit?
Non-profitorganisaties hebben een sociaal doel, terwijl profitorganisaties proberen waardevolle producten en diensten aan consumenten te leveren en tegelijkertijd inkomsten te genereren.
Kunnen non-profitorganisaties producten verkopen?
Non-profitorganisaties kunnen ongetwijfeld verdienen aan de verkoop van producten als die activiteiten rechtstreeks verband houden met het doel van de organisatie.
Betalen non-profitorganisaties belasting?
Nee, non-profitorganisaties hoeven geen belasting te betalen over ontvangen donaties.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is het verschil tussen non-profit en for-profit?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Non-profitorganisaties hebben een sociaal doel, terwijl profitorganisaties proberen waardevolle producten en diensten aan consumenten te leveren en tegelijkertijd inkomsten te genereren.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“name”: “Kunnen non-profitorganisaties producten verkopen?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Non-profitorganisaties kunnen ongetwijfeld verdienen aan de verkoop van producten als die activiteiten rechtstreeks verband houden met het doel van de organisatie.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Betalen non-profitorganisaties belasting?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Nee, non-profitorganisaties hoeven geen belasting te betalen over ontvangen donaties.
"
}
}
] }
Gerelateerde artikelen
- Subsidiebeheersoftware: top 10 opties voor non-profitorganisaties
- NON-PROFIT SUBSIDIE SCHRIJVEN: training, workshops, certificering en alles wat je nodig hebt
- Hoe een non-profitorganisatie te starten: 7+ bruikbare tips in 2023
- Grant Schrijver Salaris: Gemiddelde Grant Schrijver Salaris (+ Gedetailleerde Run Down)
- Hoe verdienen non-profitorganisaties geld? Beste praktijken voor 2023 (bijgewerkt)
Referenties
