De zakelijke strategische beslissingen en acties die door een particulier bedrijf worden genomen, vereisen absoluut nauwkeurige en betrouwbare feiten. Er zijn stappen die u kunt nemen om uw vertrouwen te vergroten dat de informatie die uit verschillende delen van uw bedrijf stroomt, up-to-date, nauwkeurig en betrouwbaar is. Dit is waar het interne controlesysteem om de hoek komt kijken. In dit artikel helpen we u begrijpen wat interne controles voor boekhouding zijn, de procedures en voorbeelden. Lees verder…
Wat zijn interne controles?
De interne controles van een bedrijf zijn de processen, voorschriften en procedures die het instelt om fraude te bestrijden, aansprakelijkheid te bevorderen en de nauwkeurigheid van financiële en boekhoudkundige informatie te waarborgen.
Met andere woorden, interne controle is een proces dat ervoor zorgt dat een organisatie haar doelstellingen met betrekking tot operationele effectiviteit en efficiëntie haalt, evenals nauwkeurige financiële rapportage en naleving van toepasselijke wet-, beleids- en regelgeving. Interne controle is een breed begrip dat alles omvat wat een organisatie doet om de risico's waarmee zij wordt geconfronteerd te beheersen.
Het is een methode waarmee de toewijzing, het beheer en de evaluatie van de middelen van een organisatie kan worden uitgevoerd. Het speelt een belangrijke rol bij het identificeren en stoppen van frauduleuze activiteiten. Evenzo helpt het bij het bewaken van de middelen van de organisatie, zowel materieel (zoals eigendom en machines) als immaterieel (zoals intellectueel eigendom).
Op organisatieniveau hebben de doelstellingen van interne beheersing betrekking op de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, het tijdig terugkoppelen van de realisatie van operationele of strategische doelen en het naleven van wet- en regelgeving. Op het niveau van een individuele transactie verwijst het naar de maatregelen die worden genomen om een bepaald doel te bereiken.
Hoe werkt interne controle?
De procedures van het interne controlesysteem beperken de hoeveelheid variatie in het proces, wat resulteert in resultaten die gemakkelijker te anticiperen zijn. Sinds de boekhoudschandalen van de vroege jaren 2000 is het hebben van sterke interne controles een essentiële zakelijke functie geworden voor elk bedrijf in de Verenigde Staten. Als gevolg hiervan nam het Congres in 2002 de Sarbanes-Oxley Act aan met als doel beleggers te beschermen tegen misleidende boekhoudpraktijken. Het verhoogt ook de precisie en betrouwbaarheid van alle informatie die bedrijven vrijgeven.
Het feit dat managers als gevolg van deze ontwikkeling nu verantwoordelijk zijn voor het opstellen van financiële rapporten en controletrajecten, heeft een aanzienlijke impact op de governance van ondernemingen. Daarom worden managers die zich schuldig maken aan het niet goed ontwikkelen en uitvoeren van interne controles onderworpen aan strenge strafrechtelijke sancties.
Een onderzoek van de processen en documentatie die bij het opmaken van de jaarrekening zijn betrokken, vormt de basis voor het oordeel van de accountant. Een evaluatie van de boekhoudkundige procedures en interne controle van een onderneming en het vormen van een oordeel over de toereikendheid van die procedures en controles is het doel van een audit.
De interne controles van een organisatie, evenals haar procedures voor corporate governance en boekhouding, worden tijdens een interne audit aan een nauwkeurig onderzoek onderworpen. Ze zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, nauwkeurige en tijdige financiële rapportage en gegevensverzameling. Ze helpen ook om de operationele efficiëntie te behouden door problemen te identificeren en fouten te corrigeren voordat ze worden ontdekt in een externe audit.
Er bestaat niet zoiets als een systeem van interne controle dat vergelijkbaar is met een ander. Toch zijn veel fundamentele principes rond financiële integriteit en boekhoudnormen geëvolueerd tot standaard managementpraktijken. Interne controles kunnen duur zijn, maar wanneer ze effectief worden geïmplementeerd, kunnen ze helpen de activiteiten te stroomlijnen en de operationele efficiëntie te verhogen, naast het verminderen van fraude.
Soorten interne controles
Interne controles vallen in twee hoofdcategorieën: preventieve en opsporingsmaatregelen. In principe zijn beide typen nodig voor een efficiënt internecontrolesysteem, aangezien elk een bepaalde functie vervult in het systeem als geheel. Toch zijn er bepaalde vragen die u moet stellen om de juiste controle te bepalen terwijl u routineprocedures uitvoert of wanneer u overweegt een nieuwe procedure of proces over te nemen. Controle is nodig om te bepalen of een controle al dan niet nodig is. Vraag jezelf;
- Wat zou hier mis kunnen gaan?
- Welke preventieve maatregelen heb je genomen om ervoor te zorgen dat er niets misgaat?
- Op welke manieren kunt u controleren of er niets mis is gegaan?
Preventieve controles
Het principe van rolscheiding vormt de kern van veel preventieve controles. Dit type interne controlesysteem heeft tot doel de kans op fouten en frauduleuze activiteiten te beperken voordat ze plaatsvinden. Als het om kwaliteit gaat, zijn preventieve controles absoluut noodzakelijk vanwege hun proactieve karakter en hun focus op kwaliteit.
Hieronder volgen enkele voorbeelden van preventieve controles:
- Scheiding van taken
- De voorafgaande autorisatie van activiteiten en zakelijke deals (bijv. reistoestemming)
- Toegangscontroles (zoals wachtwoordverificatie)
- Fysieke controles over activa (sloten op deuren en kluizen om contant geld en cheques op te slaan)
- Werknemersoriëntatie en screening
Detectivecontroles
Detectivecontroles zijn controles die een bedrijf uitvoert na het voltooien van een transactie. Dit is echter om eventuele fouten of problemen te identificeren. Detectivecontroles zijn nodig omdat ze het bewijs leveren dat preventieve controles werken zoals ze bedoeld zijn en ook een mogelijkheid bieden om afwijkingen achteraf aan het licht te brengen. Dit maakt detectivecontrole een essentieel onderdeel van elk besturingssysteem.
Hier volgen enkele voorbeelden van detectivecontroles:
- Afstemming van de transacties van de afdeling op maandelijkse basis
- Transactie- en activiteitenbeoordelingen (beoordeling van de prestaties van de organisatie)
- Het nemen van feitelijke inventarissen, zoals een monetaire personeelsbezetting of een voorraadtelling,
Interne controles voor boekhouding
Als we het hebben over interne controles, hebben we het over het algemeen over boekhoudbeleid en controleprocessen. Dit zijn de maatregelen die ervoor zorgen dat de financiële informatie van een onderneming nauwkeurig en betrouwbaar is. Bedrijven zetten gewoonlijk systemen van interne controle op om verschillende doelen te bereiken. De mate van weerstand van een bedrijf tegen fraude en boekhoudkundige wanpraktijken kan worden afgeleid uit het soort interne controles dat het toepast. Dit bepaalt hoe compliant het bedrijf zal zijn met geloofwaardige standaarden voor boekhouding en auditrapportage.
Met andere woorden, interne controles voor boekhouding zijn methoden, procedures en beleid die, naast het vergroten van de verantwoordelijkheid en het waarborgen van financiële integriteit, ook werken om fraude te voorkomen. Deze controles maken het voor een bedrijf mogelijk om te voldoen aan de regels van de staat en toch tijdige en nauwkeurige financiële informatie aan haar klanten te verstrekken.
Hoe moet u uw interne controles gebruiken?
Niet alleen kunnen interne controles een bedrijf helpen om betrouwbaarder en effectiever te worden. Ook dragen ze bij aan een vergroting van de juistheid van de financiële rapportages van dat bedrijf. Wanneer een onderneming procedures en voorschriften voor interne controle volgt, toont zij in het algemeen aan dat zij voldoet aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Dit zal de onderneming niettemin helpen bij het opsporen en corrigeren van problemen in de financiële verslaggeving, indien en wanneer deze zich voordoen.
Ondertussen, bij gebrek aan adequate interne controles, zal de jaarrekening van een bedrijf waarschijnlijk worden opgesteld met aanzienlijke onnauwkeurigheden. Bovendien onderzoeken investeerders, alvorens een investeringsbeslissing te nemen, de kwaliteit van de interne controles van het bedrijf. Daarom moeten bedrijven interne controles implementeren als onderdeel van hun corporate governance. Dit is in overeenstemming met de Sarbanes-Oxley Act van 2002. Als zodanig beschermen deze controles beleggers tegen frauduleuze handelingen.
Principes van interne controle
- Stel verantwoordelijkheden vast
- Zorg voor voldoende administratie.
- Verzeker activa en verbind belangrijke werknemers.
- Gescheiden administratie van de bewaring van activa
- Verdeel de verantwoordelijkheden voor gerelateerde transacties gelijk.
Belang voor de boekhouding van accountants Interne controles
De betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de financiële boekhouding van een bedrijf houdt rechtstreeks verband met de interne controles, boekhoudprocessen en procedures die binnen dat bedrijf van kracht zijn. Evenzo onderzoeken auditors of een kantoor al dan niet over voldoende interne controlesystemen beschikt. Ook, of de financiële overzichten van het bedrijf al dan niet voldoen aan algemeen aanvaarde normen. Daarnaast zijn auditors verantwoordelijk voor het evalueren van de efficiëntie van de interne boekhoudcontroles van een bedrijf en het vormen van conclusies op basis van hun bevindingen als onderdeel van het controleproces.
Na de goedkeuring van de Sarbanes-Oxley Act door het Congres in 2002, werden managers wettelijk aansprakelijk geacht voor de uitvoering van interne controles. Het opzetten van interne controles binnen een organisatie en het efficiënte beheer van die controles vallen onder de bevoegdheid van de managers van het bedrijf. Niettemin kan een onderneming in wanorde of een boekhoudcrisis terechtkomen als ze niet over voldoende interne controles beschikt.
Waarom interne controles nodig zijn
Interne controles hebben als voornaamste doel ervoor te zorgen dat een bedrijf alle toepasselijke boekhoudwet- en regelgeving naleeft. Dit stelt een onderneming in staat om haar boekhoudkundige problemen te herkennen en deze zelfs vóór het begin van haar interne audits te corrigeren. Het is echter essentieel om in gedachten te houden dat de interne controles van verschillende bedrijven op zeer verschillende manieren werken. Als gevolg van het ontbreken van een gestandaardiseerde set interne controles die door alle bedrijven moet worden geïmplementeerd, is er een aanzienlijke variatie in de soorten controlesystemen die door verschillende bedrijven worden gebruikt.
Naast het vermijden van frauduleuze handelingen, helpen interne controles een bedrijf om een hoge mate van effectiviteit te bevorderen, en daarom zijn ze zo belangrijk. Interne controles hebben een verband met de operationele efficiëntie in een bedrijf.
Nadelen van interne controles
Ondanks het feit dat ze van cruciaal belang zijn voor het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie en het optimaliseren van de bedrijfsvoering, hebben interne controles enkele beperkingen. Gezien het feit dat de efficiëntie of functionaliteit van de interne controles van een bedrijf meestal een onderwerp is van menselijke opvattingen en oordelen, is het eenvoudig om deze checks and balances te omzeilen die geacht worden het bedrijf te beschermen.
Ook baseren auditors hun conclusies soms op hoe effectief de activiteiten van een kantoor zijn, ondanks het feit dat ze de interne controleprocedures en -beleidslijnen van het bedrijf niet voldoende of serieus hebben toegezegd.
Interne controleprocedures
Een boekhoudsysteem moet een interne controle hebben om de blijvende betrouwbaarheid ervan te garanderen. Deze controles bestaan voornamelijk uit regels en procedures. Op het gebied van boekhouding zijn nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het grootste belang. Interne controleprocedures in de boekhouding vallen in totaal zeven verschillende categorieën, die elk een belangrijke rol spelen bij het opsporen van fouten en het tegengaan van frauduleuze activiteiten voordat ze escaleren tot serieuzere problemen.
De zeven procedures die de interne controleprocedures van het boekhoudsysteem van een organisatie vormen, zijn onder meer:
#1. Scheiding van verantwoordelijkheden
Functiescheiding betekent het delen van verplichtingen voor de boekhouding, deposito's, rapportage en audits tussen twee of meer personen. Hoe duidelijker de verantwoordelijkheden van elke persoon zijn, hoe kleiner de kans dat een werknemer frauduleuze handelingen zal plegen. Het toewijzen van verantwoordelijkheden aan twee of meer mensen in een klein bedrijf met slechts een paar boekhoudkundig personeel kan hetzelfde doel dienen als eisen dat belangrijke activiteiten door collega's worden geëvalueerd. Dit is vooral handig voor bedrijven die net beginnen.
#2. Toegangscontroles boekhoudsysteem
Met behulp van wachtwoorden, vergrendelingen en elektronische toegangslogboeken is het mogelijk om een boekhoudsysteem te beschermen tegen indringers en de bron van eventuele opkomende fouten of discrepanties te helpen bepalen. Bovendien kan uitgebreide toegangscontrole pogingen om ongeautoriseerde of frauduleuze toegang te verkrijgen, dwarsbomen.
#3. Toegangscontroles boekhoudsysteem
Tijdens een fysieke audit worden contanten en andere materiële activa geregistreerd in het boekhoudsysteem. Dit omvat voorraden, materialen en gereedschappen. Fysiek tellen kan inconsistenties in rekeningsaldi aan het licht brengen door het gebruik van elektronische records volledig te vermijden. Eentje waar je je misschien nog niet van bewust was. Het tellen van contant geld in winkels kan regelmatig of misschien meerdere keren per dag plaatsvinden. Daarnaast moet u af en toe, misschien eens per jaar of eens per drie maanden, de meest arbeidsintensieve handelingen uitvoeren, zoals het handmatig tellen van de inventaris.
#4. Gestandaardiseerde financiële documentatie
Het bijhouden van gegevens kan consistenter zijn na verloop van tijd als u de documenten die u gebruikt voor financiële transacties standaardiseert, zoals facturen, interne materiaalaanvragen, voorraadbewijzen en reiskostenrapporten. Dit kan helpen bij het handhaven van de integriteit van de records. Bovendien kan het gebruik van standaard documentformaten bij het zoeken naar de oorzaak van een afwijking in het systeem het eenvoudiger maken om eerdere gegevens te controleren en de mogelijke oorzaken te beperken. Wanneer er echter een gebrek aan consistentie is, is het mogelijk dat bepaalde aspecten van de beoordeling worden gemist of verkeerd worden geïnterpreteerd.
#5. Dagelijkse of wekelijkse proefsaldi
Een dubbel boekhoudsysteem verhoogt de betrouwbaarheid omdat het ervoor zorgt dat de boeken constant in balans zijn. Een systeem met dubbele invoer kan echter op elk moment door fouten uit balans raken. Desalniettemin kan het dagelijks of wekelijks berekenen van proefbalansen u helpen eventuele afwijkingen in het systeem zo snel mogelijk te vinden en te onderzoeken.
#6. Periodieke afstemmingen in boekhoudsystemen
Wanneer u periodiek boekhoudkundige afstemmingen uitvoert, kunt u ervoor zorgen dat de saldi in uw boekhoudsysteem synchroniseren met de saldi op de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en kredietverstrekkers. Wanneer u bijvoorbeeld optreedt bankreconciliatie, vergelijkt u de kassaldi en vastleggingen van stortingen en inkomsten in uw boekhoudsysteem met die op uw bankafschriften. Het verschil tussen deze aanvullende rekeningen kan tekortkomingen of discrepanties in uw eigen boekhouding aan het licht brengen, of misschien benadrukken dat de onjuistheden afkomstig kunnen zijn van de andere partijen.
#7. Vereisten voor goedkeuringsinstanties
Het is mogelijk om hier nog een verantwoordingslaag aan toe te voegen boekhouding door van bepaalde managers te eisen dat ze bepaalde soorten transacties toestaan. Hiermee wordt aangetoond dat de relevante autoriteiten de betreffende transacties hebben geobserveerd, geëvalueerd en goedgekeurd.
Over het algemeen zal het vereisen van goedkeuring van substantiële betalingen en onkosten voorkomen dat oneerlijke werknemers aanzienlijke frauduleuze transacties met bedrijfsfondsen. Omdat ze weten dat goedkeuring nodig is, zullen ze minder geneigd zijn om aan dergelijke activiteiten deel te nemen.
Conclusie
Het interne controlesysteem van een bedrijf kan een eerlijke garantie geven, maar geen absolute, dat een dergelijk bedrijf de doelstellingen van zijn organisatie zal bereiken. Het idee van een redelijke mate van zekerheid duidt op een hoge mate van zekerheid waarbij een grens wordt gezien als gevolg van de kosten en baten van het invoeren van progressieve controlemechanismen.
Wanneer een organisatie een sterke interne controle heeft, zorgt zij ervoor dat haar financiële rapportage accuraat is. Evenzo zorgt het ervoor dat het voldoet aan de meeste regels en voorschriften die relevant zijn voor zijn branche. Of een organisatie al dan niet succesvol is in het bereiken van haar operationele en strategische doelen, kan echter afhangen van factoren die buiten het bedrijf liggen, zoals het niveau van technologische vooruitgang of het concurrentieniveau.
Interne controleprocedures kunnen alleen tijdige informatie of feedback geven over de voortgang in de richting van de verwezenlijking van operationele en strategische doelstellingen. Daarom kan het niet garanderen dat deze doelstellingen worden bereikt.
Veelgestelde vragen over interne controle
Wie is verantwoordelijk voor de interne controle?
In het interne controlesysteem van de CSU heeft iedereen een taak. Het is uiteindelijk aan het management van CSU om ervoor te zorgen dat er voldoende waarborgen zijn. Het is aan elke medewerker om dit interne controlesysteem te laten werken.
Wat is interne controle?
Interne controle, volgens het IIA; is een waardetoevoegende, objectieve zekerheids- en adviesactiviteit die een organisatie helpt efficiënter te werken.
Wat zijn de vier doelen van interne controle?
De 4 basisdoelen van interne controle en procedures zijn;
- Bescherming van activa
- Betrouwbaarheid financiële overzichten
- Operationele efficiëntie
- Naleving van de richtlijnen van het management.
Wat is het belangrijkste aspect van interne controle?
Personeel is het meest kritische onderdeel van interne controle. Men kan andere controles verwaarlozen zodra het personeel bekwaam en betrouwbaar is. En uiteindelijk zullen er nog steeds geloofwaardige financiële overzichten uitkomen.
Gerelateerde artikelen
- Boekhoudsystemen: definities en gids voor de beste boekhoudsoftware
- Financiële controle: alles wat je nodig hebt, vereenvoudigd !! (+ Gedetailleerde pdf)
- Strategieën voor risicobeheer: 5+ strategieën die u nu kunt volgen !!!
- Risicobeoordeling: definitieve gids voor het risicobeoordelingsproces
- Wat is BUSINESS CYCLE? - Definitie, interne en externe oorzaken
- KAPITAALCONTROLE: BESTE PRAKTIJKEN MET PRAKTISCHE VOORBEELDEN
- ONVERDIENSTE INKOMSTEN: definitie, voorbeelden en berekening
