Hoe begin je met payroll voor een klein bedrijf, is een vraag die door het hoofd van elke ondernemer gaat. Payroll is het proces van het betalen van de werknemers van een bedrijf, waaronder het bijhouden van gewerkte uren, het berekenen van lonen en het uitbetalen van geld aan werknemers via directe storting of cheque.
Bedrijven moeten echter boekhoudkundige activiteiten uitvoeren om de loonlijst, ingehouden belastingen, bonussen, vergoedingen voor overuren, ziekteverzuim en vakantiegeld te registreren. Bedrijven moeten het bedrag aan Medicare-, socialezekerheids- en werkloosheidsbelastingen opzij zetten en registreren die aan de overheid moeten worden betaald.
Veel bedrijven gebruiken salarissoftware om hun werknemers bij te houden. Een API wordt gebruikt om de uren van de werknemer in te voeren en hun vergoeding wordt verwerkt en naar hun bankrekeningen gestuurd.
Payroll-diensten worden door veel middelgrote en grote bedrijven uitbesteed om het proces te vereenvoudigen. Werkgevers houden bij hoeveel uren elke werknemer werkt en melden dit aan de salarisadministratie. Het aan de werknemer te betalen brutobedrag wordt door de salarisadministratie op betaaldag berekend op basis van het aantal gewerkte uren of weken tijdens de loonperiode en het loontarief. De service houdt belastingen en andere inhoudingen in op de inkomsten van werknemers voordat ze worden betaald.
Desalniettemin zal deze gids over het starten van de salarisadministratie voor kleine bedrijven in 2023 u helpen dit opwindende maar intimiderende proces met meer vertrouwen tegemoet te treden, zodat u uiteindelijk de hulp kunt inhuren die u nodig hebt.
Salarisadministratie begrijpen
Payroll is de vergoeding die een bedrijf aan zijn werknemers verschuldigd is voor een bepaalde periode of op een bepaalde dag. Het wordt meestal beheerd door de boekhoud- of personeelsafdelingen van een bedrijf. De salarisadministratie voor een klein bedrijf kan worden afgehandeld door de eigenaar of een medewerker.
Salarisverwerking, personeelsbeloningen, verzekeringen en boekhoudfuncties zoals belastinginhouding worden steeds vaker uitbesteed aan gespecialiseerde organisaties.
Zelf uw bedrijf uitbetalen is goedkoper, maar tijdrovend en foutgevoelig.
Als je goed bent met cijfers, kun je je medewerkers misschien zelf betalen. Echter, gezien de kans op fouten in de salarisadministratie (en de resulterende boetes), moet u ervoor zorgen dat u helemaal tevreden bent met wat u moet doen voordat u erin duikt.
Hoe te beginnen met salarisadministratie?
- Een werkgeversidentificatienummer (EIN) verkrijgen
- Controleer of u staats-/lokale ID's nodig heeft
- Onafhankelijke contractant of werknemer
- Zorg voor personeelspapieren
- Bepaal een betaalperiode
- Documenteer zorgvuldig uw beloningsvoorwaarden voor werknemers
- Een salarissysteem kiezen
- Loonadministratie uitvoeren
- Verkrijg een registratie
- Loonbelastingen melden
#1. Een werkgeversidentificatienummer (EIN) verkrijgen
U moet een werkgeversidentificatienummer (EIN) van de IRS verkrijgen voordat u personeel aanwerft. De EIN is ook bekend als het werkgeversbelastingnummer of formulier SS-4. De EIN is vereist voor het indienen van belastingen en andere papieren bij de Internal Revenue Service. Bovendien is het EIN vereist bij het indienen van informatie over uw werknemers aan overheidsinstanties. U kunt een EIN online aanvragen of rechtstreeks contact opnemen met de Internal Revenue Service.
#2. Controleer of u staats-/lokale ID's nodig heeft
Voor het afhandelen van belastingen hebben sommige staats- en lokale overheden ondernemingen nodig om identificatienummers te verkrijgen.
#3. Onafhankelijke contractant of werknemer
Herken het verschil. Zorg ervoor dat u het verschil begrijpt tussen een onafhankelijke contractant en een werknemer. Het onderscheid tussen de twee is niet altijd duidelijk in juridische termen, en het heeft invloed op hoe u inkomstenbelasting inhoudt, socialezekerheids- en Medicare-belastingen betaalt en werkloosheidsbelastingen betaalt.
#4. Zorg voor personeelspapieren
Formulier W-4, federale bronbelasting, is vereist voor nieuwe werknemers. Uw werknemer moet het formulier invullen en aan u retourneren, zodat u het juiste bedrag aan federale inkomstenbelasting van zijn salaris kunt aftrekken.
#5. Bepaal een betaalperiode
U heeft misschien een handmatig proces, maar het instellen van een betalingsperiode (maandelijks of tweemaandelijks) wordt af en toe gedicteerd door de staatswet, waarbij tweemaandelijkse betalingen de meest voorkomende zijn. Zelfs als uw werknemer niet de hele periode werkt, verplicht de IRS u om over die periode inkomstenbelasting in te houden.
#6. Documenteer zorgvuldig uw beloningsvoorwaarden voor werknemers
Denk bij het opzetten van de salarisadministratie na over hoe u omgaat met betaald verlof (wat niet wettelijk verplicht is maar door de meeste bedrijven wordt verstrekt), hoe u de werknemersuren bijhoudt, of en hoe u in de loop van de tijd betaalt, en andere zakelijke overwegingen. Andere personeelsbeloningen en zakelijke uitgaven, zoals premies voor ziektekostenverzekeringen en pensioenbetalingen, moeten ook worden genomen uit de loonstrookjes van de werknemers en worden betaald aan de juiste organisaties.
#7. Een salarissysteem kiezen
Salarisadministratie vereist een hoge mate van precisie en aandacht voor detail, dus het is de moeite waard om wat onderzoek te doen om meer te weten te komen over uw mogelijkheden. Begin door andere bedrijfseigenaren te vragen welke aanpak ze gebruiken en of ze suggesties hebben voor het opzetten en beheren van de salarisadministratie. In de meeste gevallen zijn uw opties voor salarisbeheer in-house of uitbesteed. U bent als werkgever verantwoordelijk voor de aangifte en betaling van alle loonheffingen, welke optie u ook kiest.
#8. Loonadministratie uitvoeren
U kunt beginnen met het uitvoeren van de salarisadministratie zodra u al uw papierwerk en informatie hebt verzameld. Afhankelijk van het salarissysteem dat u gebruikt, kunt u de informatie zelf invoeren of aan uw accountant geven.
#9. Verkrijg het bijhouden van gegevens
Werkgevers zijn volgens de federale en staatswetgeving verplicht om bepaalde gegevens voor specifieke perioden te bewaren. Zo moeten W-4-formulieren (waarop werknemers hun status van belastinginhouding aangeven) bewaard blijven voor alle actieve werknemers en tot drie jaar nadat een werknemer is ontslagen. W-2's, kopieën van ingediende belastingformulieren en de data en bedragen van alle belastingdeposito's moeten allemaal worden bewaard.
#10. Loonbelastingen melden
Op kwartaal- of jaarbasis moet u meerdere aangiften loonheffingen indienen bij de bevoegde instanties. Bezoek de belastinggids voor werkgevers van de IRS voor meer informatie, die duidelijke richtlijnen geeft over alle federale belastingaangifteverplichtingen. Neem voor gedetailleerde belastingaangiftevereisten voor werkgevers contact op met de belastingdienst van uw staat.
Hoe Payroll voor kleine bedrijven te starten
Hier zijn stappen voor het starten van de salarisadministratie voor een klein bedrijf:
Bekijk de website van het Amerikaanse ministerie van arbeid
De meeste bedrijven in de Verenigde Staten zijn onderworpen aan specifieke regels. Om er maar een paar te noemen, deze beperkingen omvatten de wet op het minimumloon, de wet op gezins- en ziekteverlof en overwerkregels.
Bekijk het gedeelte Onderwerpen van de Website van het Amerikaanse ministerie van arbeid om te beginnen met het opzetten van uw loonlijst voor kleine bedrijven. Ga vervolgens naar de FirstStep Poster Advisor-sectie van de DOL-wetten om erachter te komen welke posters u moet tonen om te blijven voldoen aan de federale werkgelegenheidsvereisten.
Bekijk de website van het ministerie van arbeid voor uw staat.
Hoewel de federale arbeidswetgeving wordt gereguleerd door het Amerikaanse ministerie van Arbeid, heeft elke staat zijn eigen arbeidswetgeving. Bij het opzetten van de salarisadministratie voor uw kleine onderneming, moet u op de hoogte zijn van zowel federale als staatsregels.
Wat als de informatie op de website van de arbeidsafdeling van uw staat verschilt van die op de website van het Amerikaanse ministerie van Arbeid? Over het algemeen is de wet in het voordeel van de werknemer, daarom dient u de richtlijnen te volgen die hem of haar het meest ten goede komen. Als een werknemer bijvoorbeeld meer dan 40 uur per week werkt, schrijft de federale wet voor dat overuren worden betaald. Sommige rechtsgebieden vereisen echter dat overuren worden betaald op basis van het aantal gewerkte uren per dag.
Raadpleeg bij twijfel uw accountant of een arbeidsadvocaat die bekend is met de wetten van uw land. Dit voorkomt niet alleen problemen met de wet, maar zorgt er ook voor dat uw werknemers eerlijk worden behandeld, wat resulteert in een gelukkiger personeelsbestand.
Bepaal uw salarisschema
Payroll wordt meestal wekelijks, tweemaandelijks of halfmaandelijks gedaan in de meeste bedrijven. Kies een salarisschema dat het beste bij u past. Houd bij het bepalen van hoe vaak u uw personeel wilt betalen rekening met de cashflow van uw bedrijf. Het op tijd betalen van werknemers is onderhevig aan strikte beperkingen, en hoewel u uw salarisschema kunt variëren, moet u dit niet vaak doen.
Houd er rekening mee dat de arbeidswetten van uw staat de minimale frequentie van uw loonlijst kunnen specificeren, dus controleer de uwe nogmaals aan de vereisten op de website van de arbeidsafdeling van uw staat.
Schrijf je personeelshandboek
Het is tijd om uw werknemershandboek te schrijven nu u weet welke regels van toepassing zijn op de salarisadministratie in uw land. Maak je geen zorgen als het vooruitzicht om iets te schrijven je een ongemakkelijk gevoel geeft. U kunt verschillende internetbronnen gebruiken om uw werknemershandboek te ontwikkelen, of u kunt een personeelsspecialist inhuren om het voor u te doen.
Nadat u klaar bent met het schrijven van uw werknemershandboek, raad ik u ten zeerste aan om het te laten beoordelen door een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrecht in uw land. Ze zullen dubbel controleren of uw handboek geen materiaal bevat dat kan worden opgevat als een contract tussen u en uw werknemers.
Voordat u beslist hoe u met de salarisadministratie voor een klein bedrijf begint, moet u er ook voor zorgen dat u de wetten met betrekking tot salaris- en werkgelegenheidskwesties in uw land goed hebt begrepen.
Vraag uw federale werkgeversidentificatienummer (FEIN of EIN) aan.
Voor belastingdoeleinden gebruiken veel eenmanszaken hun burgerservicenummer. U moet echter voor arbeidsdoeleinden een federaal werkgeversidentificatienummer gebruiken, ook wel bekend als een FEIN of EIN. Uw EIN is het nummer dat u op alle zakelijke belastingaangiften en documenten gebruikt zodra u het hebt. Als gevolg hiervan raden veel accountantsprofessionals ondernemers ten zeerste aan om zo snel mogelijk na de lancering van hun bedrijf een EIN te verkrijgen.
Een FEIN aanschaffen, als u er nog geen heeft, is eenvoudig. U kunt uw EIN online aanvragen op de IRS-website en deze meteen ontvangen.
Vraag uw staatsinhoudings- en werkloosheidsverzekeringsrekeningen aan
Afhankelijk van uw staat bent u mogelijk verplicht om inkomstenbelasting in te houden en bij te dragen aan het werkloosheidsverzekeringsfonds van uw staat. Lokale bronbelastingregels bestaan ook in verschillende staten.
Op de websites van de belastingcommissie van uw staat en de commissie voor werkloosheidsbeveiliging kunt u vaak informatie krijgen over uw werksituatie over het starten van de loonlijst voor een klein bedrijf
Voer uw salarisschema en vervaldatums voor belastingaangifte in uw agenda in
U moet ervoor zorgen dat u alle deadlines haalt nu u uw salarisschema hebt bepaald en uw FEIN-, staatsinhoudings- en werkloosheidsverzekeringsrekeningen hebt aangevraagd.
Begin met het markeren van uw kalender met uw salarisdata. Voer vervolgens de vervaldata in voor uw loonbelastingaangiften. Houd er rekening mee dat het afdragen van belastingen en het indienen van informatieaangiften afzonderlijke vervaldatums kunnen hebben. Bovendien kunnen staatsdeadlines verschillen van federale deadlines.
Bepaal wie uw salarisadministratie gaat beheren
Verzorgt u de salarisadministratie in eigen beheer of via een externe salarisadministratie? Beide opties hebben voor- en nadelen.
Wanneer u de salarisadministratie in eigen beheer doet, heeft u wat meer speelruimte in het moment waarop u de salarisadministratie mag verwerken. Payroll-serviceproviders vragen vaak om wachttijden van drie tot vijf dagen en brengen een spoedtoeslag in rekening als u de salarisgegevens niet voor hun deadline indient. Payroll-dienstverleners daarentegen nemen vaak de volledige verantwoordelijkheid voor het tijdig indienen van belastingbetalingen en aangiften, wat aantrekkelijk is voor de drukke kleine ondernemer.
Huur je eerste werknemer in
U hebt al uw vereiste belasting-ID-nummers, uw salarisschema berekend en uw salarissysteem opgezet. Het is nu tijd om uw eerste werknemer in dienst te nemen.
Verzamel wat informatie van de perfecte kandidaat zodra je ze hebt gevonden en aangenomen, zodat ze goed kunnen worden ingesteld in je salarissysteem.
Salaris handmatig uitvoeren
Bij een handmatig salarissysteem moet de hele salarisprocedure met de hand worden uitgevoerd. U kunt standaard urenstaten voor documentatie verkrijgen en uw personeel vragen deze in te vullen als u ervoor kiest om uw eigen salarisadministratie te beheren. Nadat u klaar bent met de tijdkaarten, kunt u de juiste lonen en belastingen berekenen en vervolgens cheques met de hand schrijven naar uw werknemers.
Het is belangrijk om te onthouden dat handmatige loonverwerking veel procedures met zich meebrengt die langer kunnen duren dan u verwacht. Dit geldt met name voor bedrijven die ergens in het midden van het kleine en middelgrote spectrum vallen. Hoe meer personeel u heeft, hoe moeilijker het is om de salarisadministratie handmatig uit te voeren.
Gebruik de onderstaande stappen om te leren hoe u de loonlijst handmatig kunt uitvoeren als u geld wilt besparen en uw hersenen aan het werk wilt zetten.
- Verzamel uw belastinggegevens
- Laat uw medewerkers een formulier W-4 . invullen
- Bepaal een salarisschema
- Brutoloon berekenen en inkomstenbelasting inhouden
- Loonbelasting betalen
- Uw loonadministratie indienen en rapporteren
- Zorg voor een goed onderhouden loonadministratie
Hoe u de loonlijst voor een klein bedrijf start: loonlijst voor één werknemer
Om uw alleenstaande werknemer te betalen, heeft u de volgende zaken nodig, of u dit nu zelf doet of een payroll dienstverlener inhuurt:
- Identificatienummer werkgever (EIN)
- Staats- en lokale belasting-ID-nummers, indien van toepassing
- Staat werkloosheids-ID-nummer
- I-9- en W-4-formulieren van de werknemer
- Certificaat van inhoudingsvergoeding werknemer
- Afdeling Arbeidsdossiers
- Gedefinieerde loonperiodes
Hoe start ik de salarisadministratie voor kleine bedrijven?
Hier zijn stappen voor het starten van de salarisadministratie voor een klein bedrijf
- Verkrijg een EIN. …
- Zoek uit of u staats- of lokale ID's moet hebben. …
- Ken het verschil tussen onafhankelijke contractant en werknemer. …
- Werknemerspapieren invullen. …
- Selecteer een Betaalperiode. …
- Kies een Payroll-systeem voor uw kleine onderneming. …
- Begin met het uitvoeren van salarisadministratie. …
- Loonbelastingen melden
Kunt u zelf de loonadministratie doen?
Handmatige loonadministratie is de enige gratis optie voor loonverwerking. Servicekosten worden in rekening gebracht door salarissoftware, accountants en boekhouders. Als u niet over het geld beschikt om een salarisadministratie te betalen, kunt u geld besparen door het zelf te doen.
Hoe betalen eigenaren van kleine bedrijven zichzelf?
De meerderheid van de kleine ondernemers betaalt zichzelf via een eigenaarstrekking. Eigenaren van LLC's, eenmanszaken en partnerschappen worden door de IRS als zelfstandigen beschouwd en worden als gevolg daarvan niet gecompenseerd via normale lonen. Dit is waar de trekking van de eigenaar in het spel komt…. Partnerschappen, eenmanszaken en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid.
Hoeveel kosten salarisadministratiediensten?
Zoals u kunt zien, zijn verschillende factoren van invloed op de totale kosten van de salarisverwerking. Hoewel de basisregel is dat het ongeveer $ 150- $ 200 per werknemer per jaar kost, worden uw totale kosten bepaald door de omvang van de deelname van uw leverancier.
Conclusie
Het maakt niet uit hoeveel werknemers je hebt. Het opzetten van een salarissysteem dat uw vermogen om de verantwoordelijkheden van uw werkgever te behouden stroomlijnt, is van cruciaal belang. Bovendien bespaart het u tijd en beschermt het u tegen dure IRS-boetes
We raden ook aan
- Payroll-software voor kleine bedrijven: 5 beste gratis payroll-software
- Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
- Voordelen van automatisering van boekhoudproces voor bedrijven
- Salarissoftware: 10 beste salarissoftware voor bedrijven
