Er is geen reden tot paniek als de gedachte aan het afhandelen van de salarisadministratie voor uw bedrijf u overweldigt. Er zijn verschillende bronnen om diegenen te helpen die geïnteresseerd zijn in het handmatig handmatig omgaan met payroll Quickbooks. Wat volgt is een gedetailleerde uitleg van elke procedure, samen met wat advies over welke het meest voordelig kan zijn voor uw bedrijf. Houd er rekening mee dat de hier gepresenteerde informatie louter informatief is. Schakel de hulp in van een deskundige als u hulp nodig heeft.
Hoe u zelf de salarisadministratie kunt verwerken
De opzet is ongeveer hetzelfde, ongeacht hoe u ervoor kiest om de salarisadministratie te beheren. Om te beginnen moet u informatie over uw bedrijf en zijn werknemers bekendmaken aan federale en lokale autoriteiten. Het is ook van cruciaal belang om een salarisschema op te stellen en te bepalen welke voordelen u kunt bieden, net als het afsluiten van een werknemerscompensatieverzekering en het openen van een bankrekening voor salarisadministratie.
Stap 1. Verkrijg een EIN.
Individuen zijn in de ogen van de overheid identificeerbaar aan de hand van hun burgerservicenummer. Voor bedrijven staat dit bekend als een werkidentificatienummer (EIN) of federaal belastingidentificatienummer. Om loonheffingen in te dienen, heeft uw bedrijf er een nodig. Het is gratis om een EIN te verkrijgen en kan online of per post worden gedaan met behulp van Formulier SS-4, Application for Employer Identification Number. Eenmaal goedgekeurd, is het permanent en kan het niet worden ingetrokken.
Stap 2. Verkrijg uw lokale of nationale bedrijfsidentificatienummer.
Staten en gemeenten die inkomstenbelasting heffen, eisen ook dat bedrijven een identificatienummer hebben. Het proces om er een te verkrijgen verschilt, dus neem contact op met de juiste organisatie in uw regio voor specifieke informatie. Over het algemeen moet u eerst een federaal EIN verkrijgen, omdat bepaalde staten mogelijk hetzelfde nummer gebruiken om uw bedrijf te identificeren.
Bovendien vereisen veel staten een staatswerkloosheids-ID-nummer dat verschilt van het staatsinkomstenbelastingnummer. Dit nummer wordt gebruikt om namens uw werknemers staatsbelastingen op werkloosheid in te dienen.
Als uw bedrijf is gevestigd in New Mexico, Washington of Wyoming, heeft u een apart identificatienummer nodig om een werknemerscompensatieverzekering aan te vragen.
Stap 3. Verzamel werknemersdocumentatie
Zodra u uw bedrijfsgegevens hebt vastgelegd, moeten uw werknemers wat papierwerk invullen voor overheidsinstanties. De meeste van deze documenten worden normaal gesproken ingevuld op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker:
Verificatieformulier voor arbeidsgeschiktheid I-9
Formulier I-9 wordt in de Verenigde Staten gebruikt om de identificatie en tewerkstellingstoestemming te verifiëren van personen die voor werk zijn tewerkgesteld.
Certificaat inhouding werknemers (formulier W-4)
Elke werknemer moet een formulier W-4 indienen om vast te stellen hoeveel federale inkomstenbelasting op zijn loon moet worden ingehouden. Het heeft verschillende stappen voor het invoeren van persoonlijke informatie en het indienen van status, meerdere banen of werkende echtgenoten, geclaimde personen ten laste en andere herzieningen, indien nodig.
Certificaten van ingehouden toelage van de staat
In de meeste gebieden moet u zowel staats- als federale inkomstenbelasting inhouden op de lonen van werknemers. Voor dit doel moeten uw werknemers een staatsinhoudingscertificaat of het IRS-formulier W-4 indienen. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming hebben geen loonbelasting.
Naast het invullen van overheidspapieren, moeten uw werknemers u hun huisadres en burgerservicenummers verstrekken, zodat u hun jaarlijkse W-2-formulier, loon- en belastingaangifte kunt opstellen en afleveren. En als u voordelen verstrekt, hebt u hun keuzes nodig om de juiste inhoudingen op de loonlijst te doen.
Stap 4. Selecteer betaalperiodes
Als het gaat om salarisschema's, zijn de meest populaire mogelijkheden wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks. Het is echter mogelijk dat u niet de volledige controle heeft omdat bepaalde jurisdicties verschillende betalingsfrequenties vereisen voor verschillende soorten werknemers, werkgevers of omstandigheden.
Bedrijven in de maakindustrie of bedrijven die onder een cao vallen, kunnen bijvoorbeeld een frequenter betalingsschema eisen dan het algemene bevoegdheidsbeding. In deze regelingen staat meestal hoe snel werknemers moeten worden uitbetaald na afloop van de betaalmaand.
Houd er rekening mee dat hoe vaker u de salarisadministratie uitvoert, hoe meer boekhoud- en verwerkingskosten u moet betalen. Streef naar een evenwicht tussen kosteneffectiviteit en gemak, terwijl u zich houdt aan jurisdictiebeperkingen.
Wekelijkse salaris
Wekelijks loon past bij handarbeidposities met lage inkomsten en is gebruikelijk in de productie-, bouw- en restaurantindustrie. Deze werknemers moeten vaker worden betaald om in hun levensonderhoud te voorzien.
Tweewekelijks salaris
Omdat overuren doorgaans per werkweek in rekening worden gebracht, is deze manier van betalen wellicht het beste voor uurloners. Winkelpersoneel wordt af en toe op deze manier gecompenseerd.
Tweemaandelijks Salaris
Werknemers in loondienst kiezen vaak voor een halfmaandelijks salaris, omdat het consistent en voorspelbaar is in termen van cashflow. Dit beloningsmodel wordt op veel gebieden gebruikt, waaronder financiën en gezondheidszorg.
Maandelijks salaris
Maandelijks loon is de minst dure payroll-optie omdat het minder vaak wordt verwerkt en meestal is gereserveerd voor leidinggevenden met hoge inkomens.
Stap #5. Zorg voor een arbeidsongevallenverzekering.
Werknemerscompensatie is een door de staat gereguleerd programma dat werknemers vergoedt voor medische zorg, revalidatie en een deel van het verloren loon als ze tijdens het werk ziek worden of gewond raken. Daarnaast kunnen nabestaanden in aanmerking komen voor een uitkering als een werknemer overlijdt als gevolg van een arbeidsongeval.
Zelfs als u slechts één werknemer heeft, moet u in verschillende delen van het land een werknemersverzekeringen afsluiten. Polissen kunnen worden verkregen van particuliere verzekeraars, de staat of beide.
De compensatie voor werknemers wordt niet van de loonlijst afgetrokken, maar u moet rapporten indienen bij uw staat als er een claim wordt ingediend.
Stap #6. Bied werknemers optionele voordelen.
Voordelen zoals een ziektekostenverzekering, tandheelkundige zorg, levensverzekeringen en pensioenprogramma's kunnen uw bedrijf aantrekkelijk maken voor werknemers. Werknemers dragen meestal een deel van de kosten bij, dat wordt ingehouden op hun loon. Hoeveel wordt bepaald door de soorten abonnementen die u aanbiedt en de mate van dekking die door de persoon is gekozen? Sommige voordelen, zoals die welke worden verstrekt onder een cafetariaplan dat voldoet aan de specifieke vereisten en voorschriften van artikel 125 van de Internal Revenue Code, kunnen worden verstrekt op basis van vóór belastingen. Anderen, zoals Roth IRA-pensioenplannen, worden na belastingen in mindering gebracht.
Stap #7. Maak een payrollbankrekening aan.
Veel bedrijven kiezen ervoor om een bankrekening te openen die gescheiden is van hun zakelijke rekening, uitsluitend voor salarisdoeleinden. Als u dit doet, gebruikt u dit account gewoon om personeel te betalen en aan belastingvereisten te voldoen. Hierdoor kunt u uw salarisadministratie nauwkeuriger bijhouden.
Salarisadministratie uitvoeren met Quickbooks voor kleine bedrijven
Nadat u salarisadministratie, bankieren en urenregistratie voor werknemers hebt ingesteld QuickBooks voor kleine bedrijven, Salarisadministratie uitvoeren is een koud kunstje. Volg de onderstaande instructies om uw werknemers te leiden en te betalen vóór de volgende betalingsperiode.
#1. Navigeer naar Salarisadministratie in Quickbooks
Klik om te beginnen op 'Werknemers' linksboven in het scherm, vervolgens op 'Payroll Center' en ten slotte op 'Werknemers betalen'. Het voor de eerste keer starten van QuickBooks Desktop Pro zou u naar dit welkomstscherm moeten leiden.
#2. Kies het type salarisadministratie dat u wilt uitvoeren
Voordat u kunt beginnen met het invoeren van uw loonlijstgegevens, moet u kiezen of u een ongeplande loonlijst of een geplande loonlijst wilt uitvoeren, zoals weergegeven in de volgende afbeelding. Wanneer u een ongeplande begint, wordt u rechtstreeks naar het scherm gebracht dat wordt beschreven in stap 3.
U moet bepaalde werknemers aan een planning toewijzen voordat u naar stap 3 kunt gaan en handmatig een geplande salarisadministratie kunt verwerken. Om toegang te krijgen tot deze functie, klikt u op de link "Werknemers" in de linkerbovenhoek van de afbeelding. Om een werknemer aan een bepaald betalingsschema toe te wijzen, klikt u op zijn naam, selecteert u vervolgens de pagina 'Payroll Info' en tot slot het dropdown-menu 'Loonschema'.
#3. Vul de loongegevens in
Begin met het invoeren van het einde van de betaalperiode en de controledatum, en vul vervolgens alle aanvullende salarisinformatie in die moet worden ingevoerd. Werknemers kunnen worden betaald vanaf elke bankrekening die u opgeeft (QB toont u het bestaande rekeningsaldo). Beslis of u QuickBooks gaat gebruiken om cheques af te drukken of om ze met de hand te schrijven.
Selecteren welke werknemers worden betaald en hun gewerkte uren herzien om nauwkeurigheid te garanderen, is cruciaal bij het invoeren van gegevens. Zolang elke werknemer een specifieke salarisperiode heeft gekregen, kunt u er zoveel kiezen als u wilt. Als je klaar bent, selecteer je 'Doorgaan'.
#4. Beoordeel en maak salarisstrookjes
De volgende stap is om de gegevens dubbel te controleren op juistheid. Aan de linkerkant, onder 'Loonlijstgegevens', geeft QuickBooks aan hoeveel looncheques er zullen worden verdeeld. Brutoloon, belasting, inhouding, nettoloon, werkgeversbelastingbijdragen, gewerkte uren en gestort geld worden allemaal opgeteld voor de loonperiode.
#5. Bevestig loonlijst
Gefeliciteerd! Gefeliciteerd! De salarisadministratie is verwerkt in QuickBooks Desktop Pro. Bovendien wordt hier het aantal verwerkte, afdrukbare en stortbare loonstrookjes weergegeven.
Cheques kunnen vanaf hier worden afgedrukt, kunnen worden verzonden voor directe stortingsverwerking, waarna loonstroken kunnen worden afgedrukt. Bekijk de QuickBooks Payroll Help Centers of neem contact op met QuickBooks payroll-ondersteuning als u hulp nodig heeft.
Hoe u de salarisadministratie handmatig uitvoert voor kleine bedrijven
Werkgevers trekken de loonheffingen, waaronder federale, staats- en lokale belastingen, handmatig af van de loonstrookjes van werknemers. De Inkomstenbelasting, stortbaar Sociale zekerheid, en Medicare maken hier allemaal deel van uit. Meer nog, kennis van de actuele belastingtarieven is essentieel voor het nauwkeurig bepalen van uw fiscale verplichtingen. In 2020 zal het belastingtarief voor de sociale zekerheid bijvoorbeeld 6.2% zijn en het belastingtarief voor Medicare 1.45%. Elk jaar wordt een nieuwe set percentages vastgesteld.
Het tijdig storten is een trefzekere methode om uw personeel tevreden te houden. Zorg ervoor dat uw berekeningen op tijd klaar zijn om al uw werknemers op dezelfde datum te betalen, of u dit nu wilt doen door middel van directe storting of door papieren cheques af te drukken en uit te delen.
Directe storting is de meest voorkomende manier van werknemersbetaling, maar het vereist dat elke werknemer zijn accountgegevens verstrekt en instemt met directe stortingen. U dient ook contact op te nemen met uw financiële instelling voor hun richtlijnen voor rechtstreekse stortingen op uw rekening.
Bij het handmatig verwerken van de salarisadministratie gebruiken de meeste mensen een spreadsheet om het brutoloon, het nettoloon en de inhoudingen van hun werknemer bij te houden. Dit vergemakkelijkt een nauwkeurige administratie en vereenvoudigt pre-payroll auditing.
Wat is een payrollproces?
Salarisverwerking houdt in dat werknemers een geldelijke vergoeding krijgen. Het totale loon moet worden bepaald, inhoudingen moeten worden gedaan, loonheffingen moeten worden ingediend en de betaling moet handmatig worden verdeeld. Hoewel het mogelijk is om deze taken handmatig uit te voeren, zou dit via een geautomatiseerd systeem waarschijnlijk leiden tot meer nauwkeurigheid en efficiëntie, en mogelijk tot naleving van bepaalde regels.
Is het moeilijk om te leren hoe u de salarisadministratie doet?
Voor het eerst uw eigen salarisadministratie invullen kan een zeer intimiderende taak zijn. Er kan ook veel misgaan, en als u een fout maakt, kan dit ernstige gevolgen hebben voor u, uw werknemers en zelfs voor de Belastingdienst (IRS). Het valt zwaar op je schouders om toe te zien op de juiste verdeling van gelden.
Welke salarissoftware is het beste?
Gusto is overal de beste optie vanwege de goed doordachte prijsstructuur, die drie niveaus omvat voor kleine en middelgrote bedrijven die salarisadministratie nodig hebben, naast enkele HR-diensten (Human Resources). De geautomatiseerde salarisadministratiediensten die bij elk plan zijn inbegrepen, zijn veelomvattend en kunnen handmatig voldoen aan de behoeften van een grote verscheidenheid aan bedrijven.
Net als bij andere systemen, Smaak geeft u de mogelijkheid om uw personeel te betalen door middel van directe storting of papieren cheques. Het houdt uw belastingen in de gaten en dient deze voor u in op federaal, staats- en lokaal niveau. Wat Gusto onderscheidt, is dat het zijn plannen verbetert wanneer je upgradet naar hogere niveaus.
In plaats van directe aanbetaling voor het goedkopere abonnement te elimineren, maakt Gusto het eigenlijk handiger naarmate uw abonnement duurder is. De verrekeningstijd voor directe storting voor het goedkoopste abonnement is bijvoorbeeld maximaal vier dagen, maar de verrekeningstijd voor directe storting voor het duurste abonnement is slechts één dag.
Is werken in de salarisadministratie stressvol?
De stress van het verwerken van de salarisadministratie is reëel. Enkele van de oorzaken van stress zijn het moeten voldoen aan deadlines voor de salarisadministratie en de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het maken van fouten. Salarisadministratie Iemand drukt misschien niet constant op bedienden, maar ze hebben desondanks te maken met stressvolle situaties.
Aangezien de salarisadministratie van invloed is op ieders salaris, kan alleen al het nadenken erover al zenuwslopend zijn. Als klap op de vuurpijl is payroll een notoir tijdrovend en ingewikkeld proces bedrijfsproces.
Het is ook een groot probleem om erachter te komen hoe een systeem te gebruiken. Er zijn veel bewegende delen en als u een fout maakt, kan dit ernstige gevolgen hebben voor u, uw bedrijf en uw werknemers, om nog maar te zwijgen van de mogelijkheid van boetes van de Belastingdienst.
Wat is de formule voor het berekenen van de loonlijst?
U bepaalt hun salaris op basis van hun uurtarief en betaalperiodefrequentie. De wiskunde ziet er als volgt uit voor een fulltime werknemer die elke twee weken wordt betaald voor $ 11 per uur: 40 uur vermenigvuldigd met 2 weken is gelijk aan 80 uur, wat, vermenigvuldigd met $ 11 per uur, gelijk is aan $ 880. (bruto regulier loon).
Veelvoorkomende blunders op het gebied van salarisadministratie
Salarisautomatisering is de meest effectieve techniek om loonfouten te verminderen. In de tussentijd kunt u geld en tijd besparen door de volgende typische salarisfouten te vermijden:
#1. Verkeerd geclassificeerde werknemersstatus
Werknemers die ten onrechte worden geclassificeerd als onafhankelijke contractanten, terwijl ze in werkelijkheid werknemers zijn, kunnen sancties krijgen.
#2. Salarisadministratie met fouten
De tijdsduur dat u salarisgegevens moet bewaren, wordt opgelegd door zowel de federale als de deelstaatregeringen. Voordat u documentatie vernietigt, moet u weten wat er van uw bedrijf wordt verwacht.
#3. Belastingbetalingen die te laat zijn
Gebruik een salariskalender om betalingsdatums bij te houden en herinneringen voor belastingdeadlines op te stellen om late indieningen te voorkomen.
#4. Garnituren die onjuist zijn verwerkt
U kunt een boete krijgen als u beslagleggingen niet of onterecht inhoudt.
#5. Ondergerapporteerd belastbaar inkomen
Als u aandelenopties of personeelskortingen verstrekt, moet u dit melden bij de overheid.
#6. Diefstal van loonlijsten
Om phishing-scams met salarisadministratie te voorkomen, moeten updates van bankrekeningen van werknemers en Formulieren W-4 persoonlijk worden gedaan in plaats van per e-mail.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Is payroll moeilijk te leren?
Het kan ongelooflijk intimiderend zijn om zelf te leren omgaan met de salarisadministratie. Als u een fout maakt, kan dit ernstige gevolgen hebben voor u, uw werknemers en zelfs voor de Belastingdienst (IRS).
Wat is loonadministratie in Excel?
Loonlijstformules in Excel stroomlijnen het proces van het bepalen van terugkerende waarden zoals gewerkte uren, belastinginhouding en vakantiegeld.
Wat zijn de kerntaken van payroll?
De taak van de Payroll Officer is om erachter te komen hoeveel elke werknemer betaald krijgt, onze interne databases up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan.
Gerelateerde artikelen
- 17 Beste KLEINE BEDRIJFSPAYROLL-SYSTEMEN 2022, bijgewerkt !!!
- Payroll-software voor kleine bedrijven: 5 beste gratis payroll-software
- Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
Referentie
