Een goede boekhouding en boekhouding is cruciaal voor kleine en middelgrote bedrijven zoals het uwe. U moet op elk moment een duidelijk beeld kunnen krijgen van de financiële situatie van uw onderneming en u moet erop kunnen vertrouwen dat uw fiscale zaken op orde zijn.
De situatie wordt echter ingewikkelder als u akkoord gaat met vooruitbetaling. Uitgestelde inkomsten zijn het eindresultaat van dit scenario. Ik vermoed dat die term een beetje vreemd klonk. We definiëren dus "uitgestelde inkomsten" en bespreken in de loop van dit artikel hoe u hiermee rekening kunt houden in uw boeken.
Wat is uitgesteld inkomen?
Uitgestelde inkomsten kunnen ook uitgestelde inkomsten of onverdiende inkomsten worden genoemd. Zoals de naam al aangeeft, verwijst het naar inkomen dat je hebt ontvangen of nog niet hebt verdiend. Meestal komt dit doordat een klant of opdrachtgever een voorschot betaalt voor nog te leveren diensten of goederen die nog moeten worden geleverd.
Uitgestelde inkomsten kunnen u helpen een gezonde kloof tussen uw top- en bottom-line te behouden. Het is echter van cruciaal belang om te onthouden dat het een aansprakelijkheid is en moet worden verantwoord. Wanneer u uitgestelde inkomsten gaat beschouwen als liquide contanten om uit te geven, stelt u zich open voor mogelijke cashflowproblemen.
Hoe uitgesteld inkomen werkt
Uitgestelde inkomsten worden geboekt als een verplichting op de balans van een bedrijf wanneer het een vooruitbetaling ontvangt. Dit komt omdat het de klant iets verschuldigd is in de vorm van goederen of diensten. Omdat er nog steeds de mogelijkheid bestaat dat het goed of de dienst niet wordt geleverd of dat de koper de bestelling annuleert, wordt de betaling beschouwd als een verplichting jegens het bedrijf. Tenzij anders vermeld in een ondertekend contract, zou het bedrijf in beide gevallen verplicht zijn de klant terug te betalen.
Contracten kunnen verschillende voorwaarden bevatten, zoals dat er geen inkomsten worden geregistreerd totdat alle diensten of producten zijn geleverd. Met andere woorden, de betalingen die van de klant worden ontvangen, zijn uitgestelde inkomsten totdat de klant het totale verschuldigde bedrag op grond van het contract heeft ontvangen.
Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) vereisen bepaalde boekhoudmethoden en -conventies, die boekhoudkundig conservatisme aanmoedigen. Boekhoudkundig conservatisme zorgt ervoor dat het bedrijf de kleinst mogelijke winst rapporteert. Een bedrijf dat conservatief inkomsten rapporteert, zal het verdiende inkomen alleen opnemen na het voltooien van specifieke taken om het geld volledig te claimen en wanneer de waarschijnlijkheid van betaling zeker is.
Lees ook: NETTO WINST: Betekenis, Formule, Verhouding & Verschil
Uitgestelde inkomsten worden doorgaans geleidelijk in de winst-en-verliesrekening opgenomen naarmate een bedrijf diensten of producten levert voor zover de inkomsten zijn "verdiend". Het te snel categoriseren van uitgestelde inkomsten als verdiende inkomsten of het eenvoudigweg overslaan van de uitgestelde inkomstenrekening en het rechtstreeks boeken van de inkomsten op de resultatenrekening wordt beschouwd als agressieve boekhouding en overschat effectief de verkoopopbrengst.
Omdat de termijnen voor vooruitbetaling doorgaans 12 maanden of korter zijn, worden uitgestelde inkomsten gewoonlijk gerapporteerd als een kortlopende verplichting op de balans van een bedrijf. Als een klant echter een vooruitbetaling heeft gedaan voor diensten die naar verwachting over meerdere jaren zullen worden geleverd, moet het deel van de betaling dat betrekking heeft op diensten of producten die na 12 maanden vanaf de betalingsdatum worden geleverd, worden geclassificeerd als uitgestelde inkomsten op de langlopende passivasectie van de balans.
Uitgestelde inkomsten Voorbeeld
Uitgestelde inkomsten worden verwacht bij op abonnementen gebaseerde producten of diensten waarvoor vooruitbetalingen vereist zijn. Vooruit ontvangen huurbetalingen, vooruitbetalingen voor krantenabonnementen, jaarlijkse vooruitbetalingen voor softwaregebruik en vooruitbetaalde verzekeringen zijn allemaal voorbeelden van onverdiende inkomsten.
Neem een mediabedrijf dat aan het begin van het fiscale jaar een voorschot van $ 1,200 ontvangt van een klant voor een jaarabonnement op een krant. Wanneer de betaling is ontvangen, registreert de accountant van het bedrijf een debetboeking van $ 1,200 op de rekening voor contanten en kasequivalenten en een creditboeking van $ 1,200 op de rekening voor uitgestelde inkomsten.
Het bedrijf stuurt de krant maandelijks naar zijn klanten en boekt inkomsten naarmate het boekjaar vordert. De accountant registreert elke maand een debetboeking van $ 100 op de rekening voor uitgestelde inkomsten en een creditboeking van $ 100 op de rekening voor verkoopopbrengsten. Het uitgestelde inkomstensaldo van $ 1,200 was tegen het einde van het fiscale jaar geleidelijk geboekt als inkomsten op de resultatenrekening tegen $ 100 per maand. Het saldo op de rekening voor uitgestelde inkomsten is nu $ 0 totdat de vooruitbetaling voor volgend jaar is gedaan.
Waarom registreren bedrijven uitgestelde inkomsten?
Het simpele antwoord is dat ze moeten verdwijnen vanwege de boekhoudkundige principes voor de erkenning van inkomsten. Ze worden geclassificeerd als passiva in boekhouding op transactiebasis of een omgekeerde vooruitbetaalde uitgave omdat het bedrijf het betaalde geld of de bestelde goederen/diensten verschuldigd is.
De betalingstermijnen van klanten kunnen vluchtig en onvoorspelbaar zijn, dus is het logisch om de timing van contante betalingen buiten beschouwing te laten en inkomsten te erkennen wanneer deze zijn verdiend.
Tips voor het beheren van uitgestelde inkomsten
Het is eenvoudig om uw cashflow te beheren en uw financiën beter te begrijpen als u eenmaal de gewoonte hebt ontwikkeld om uitgestelde inkomsten adequaat te verantwoorden. Hier zijn enkele handige tips voor het beheren van uitgestelde inkomsten:
- Houd er rekening mee dat uw inkomen wordt uitgesteld exclusief btw (als u het hebt geregistreerd). Btw is verschuldigd aan HMRC vanaf de belastingdatum van de factuur en moet worden betaald door uw klant.
- Maak er een gewoonte van om uitgestelde inkomsten regelmatig af te stemmen om een gezonde cashflow te behouden en een beter inzicht in uw vermogen te krijgen.
- Uitgestelde inkomsten automatisch terugboeken aan het begin van elke maand om gemiste opbouw te voorkomen.
Uitgestelde omzet versus erkende omzet
Uitgestelde inkomsten zijn inkomsten die u verwacht te ontvangen van een boeking, maar die u nog moet leveren volgens de overeenkomst van het account. Als gevolg hiervan, hoewel u de inkomsten op uw account heeft ontvangen, kunnen deze niet als inkomsten worden beschouwd. Aan de andere kant verwijst erkende omzet naar het punt waarop een boeking of uitgestelde omzet daadwerkelijke omzet wordt voor uw bedrijf nadat de overeenkomst is nagekomen zoals beloofd. Het wordt toegevoegd aan uw debiteuren.
Stel dat u een geconverteerde klant heeft die uw jaarlijkse SaaS-abonnementsservices boekt voor $ 12,000 ($ 1000 per maand) in januari. Vanuit het oogpunt van SaaS-boekhouding verdient u die inkomsten pas als u levert wat u aan de klant hebt verkocht. De uitgestelde inkomsten van $ 12,000 worden geleidelijk omgezet in inkomsten naarmate het abonnement vordert. Als gevolg hiervan herkent u dat u elke maand $ 1000 van het account verdient.
Worden uitgestelde inkomsten beschouwd als een verplichting?
Technisch gezien zijn uitgestelde inkomsten geen inkomsten totdat ze zijn verdiend: u levert de producten of diensten van tevoren. Hierdoor kunnen deze opbrengsten niet worden gerapporteerd op de winst-en verliesrekening. In plaats daarvan boekt u ze als een aansprakelijkheid op uw balans.
Alleen omdat u inkomsten op uw bankrekening heeft uitgesteld, is dit geen garantie dat uw klanten in de toekomst geen terugbetaling zullen vragen. Bovendien hebben sommige bedrijfstakken strikte regels voor de behandeling van uitgestelde inkomsten. Om bijvoorbeeld aan hun fiduciaire en ethische verplichtingen te voldoen, moeten advocaten onverdiende vergoedingen storten op een IOLTA-vertrouwensrekening. Niet-naleving kan leiden tot zware straffen, waaronder schorsing.
Hoe uitgestelde inkomsten te rapporteren
Bedrijven moeten uitgestelde en erkende inkomsten registreren omdat de principes van omzetverantwoording dit vereisen. Uitgestelde inkomsten worden geclassificeerd als een omgekeerde vooruitbetaalde uitgave (verplichting) in boekhouding op transactiebasis omdat een bedrijf het ontvangen geld of de bestelde dienst of het product verschuldigd is.
Bij boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten alleen erkend wanneer ze zijn verdiend, in tegenstelling tot kasboekhouding, waarbij opbrengsten alleen worden gerealiseerd wanneer een betalingsperiode is ontvangen. Als klanten vooruit betalen voor producten of diensten, kunt u dus geen opbrengsten op uw winst-en-verliesrekening boeken via transactieboekhouding. In plaats daarvan zal uw balans de betaling als een verplichting opnemen.
Stel dat uw bedrijf SaaS-software aan klanten aanbiedt via een abonnement met een eenjarig abonnement dat u verdeelt in maandelijkse betalingen van $ 8.99. Klanten zullen ervoor kiezen om vooruit te betalen voor het hele eerste jaar van een abonnement ter waarde van $ 107.88. U stelt deze inkomsten uit totdat ze de service een heel jaar hebben gebruikt. Als gevolg hiervan zal uw boekhoudteam 1/12 van het uitgestelde inkomen van $ 107.88 per maand erkennen omdat u dat deel van uw service hebt geleverd.
Is uitgestelde inkomsten voordelig of nadelig?
Uitgestelde inkomsten zijn noch voordelig noch nadelig. Het juiste antwoord is dus dat het grotendeels afhangt van de trackingsystemen voor omzetherkenning van een bedrijf, die vooruitbetalingen correct volgen en toewijzen als uitgestelde (onverdiende) inkomsten of erkende inkomsten.
Is uitgestelde omzet een boekhoudkundige debet of credit?
Omdat uitgestelde inkomsten een verplichting zijn totdat de producten of diensten worden geleverd door de boekingsovereenkomst, boekt u een eerste creditering aan de rechterkant van de balans onder kortlopende verplichtingen (als de verkoop korter is dan 12 maanden) of langlopende verplichtingen. betrouwbaarheid. Vervolgens, als er inkomsten worden verdiend, debiteert u de rekening voor uitgestelde inkomsten en crediteert u de inkomstenrekening.
Waarom worden uitgestelde inkomsten als een verplichting beschouwd?
Zoals eerder vermeld, worden uitgestelde opbrengsten geclassificeerd als een verplichting in plaats van als een actief. Hier zijn andere redenen waarom dit zo is.
Uw investering wordt niet gerealiseerd
U moet uw klanten nog steeds voorzien van de vereiste service/goederen voor de voltooide transactie. Als gevolg hiervan kan het niet als inkomsten worden beschouwd, simpelweg omdat het in uw bankgegevens staat. Als uw klant de service wil annuleren voordat de abonnementsperiode is verstreken, moet u het bedrag terugbetalen. (Als ze het abonnement bijvoorbeeld na vijf maanden opzeggen, moet het geld voor de resterende zeven maanden worden terugbetaald.)
Voorkomt overwaardering van bedrijven
Groei berekenen op basis van geld op uw bank voordat de beloofde dienst wordt geleverd, is eenvoudig. Dit verdoezelt de prognosemethoden van uw bedrijf en resulteert in een 'groei-illusie'.
Dit kan ertoe leiden dat u denkt dat u bent gegroeid en dat u het niet-herkende saldo gaat investeren in het behouden van uw groeimomentum. Dit misleidt uw investeerders door te denken dat u groeit terwijl het tegenovergestelde waar is.
Biedt een verscheidenheid aan diensten
Sommige bedrijven bieden naast hun abonnementsmodel meerdere services aan, zoals jaarlijks tweejarig onderhoud. In dit geval wordt een deel van de service die u levert, vervuld bij aankoop, terwijl het andere wordt vertraagd. Aangezien er meerdere leveringsfasen zijn, laat dit zien dat een deel van uw inkomsten is verdiend en een ander deel is uitgesteld, wat boekhoudkundige problemen veroorzaakt. Het herkennen van deze rekeningen kan resulteren in valse positieven in uw kasstroomoverzichten. Daarom is het van cruciaal belang om uw contractvoorwaarden met uw klanten bij te houden voordat u inkomsten realiseert.
De volgende stap zetten
Boekhouding van uitgestelde inkomsten is een nauwgezet proces. Als u inkomsten herkent voordat deze zijn verdiend, worden uw groeicijfers verkeerd geïnterpreteerd, waardoor uw groeipotentieel mogelijk toeneemt.
Het is ook van cruciaal belang om te begrijpen dat dit onverdiende geld niet in toekomstige projecten mag worden geïnvesteerd totdat het is verdiend. Een conservatievere benadering van de omzetberekening zal een realistischer beeld geven van de groei van uw bedrijf.
Gerelateerde artikelen
- Niet-gekwalificeerd uitgesteld compensatieplan: voordelen en hoe het werkt
- Een werknemer van de maand: best practices, sjablonen en ideeën
- Inkomstenherkenningsprincipe (GAAP) en het nieuwe herziene principe
- OASDI-BELASTING: ouderdoms-, nabestaanden- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringsbijdrage, uitstel en loonlijst (bijgewerkt!)
- Compensatieplan: beste praktijken in de Verenigde Staten (bijgewerkt)
Referenties
