De tijd die aan boekhouding wordt besteed, is tijd die beter kan worden besteed aan fondsenwerving, belangenbehartiging en het aangaan van partnerschappen voor een non-profitorganisatie. Maar boekhouding en boekhouding zijn nog steeds essentieel voor het succes van elke organisatie. Hoewel u misschien een held bent voor de zaak van uw organisatie, kunnen u en uw werknemers nullen en enen zijn als het erom gaat te begrijpen hoe u de financiën van een non-profitorganisatie goed kunt beheren. Over het algemeen gebruiken non-profitorganisaties dezelfde boekhoudactiviteiten en boekhoudconcepten als ondernemingen met winstoogmerk als het gaat om het vastleggen, volgen en analyseren van financiële transacties. Dit artikel vertelt u meer over wat u moet begrijpen over boekhouden voor non-profitorganisaties.
Wat is boekhouden voor een non-profitorganisatie?
Boekhouden voor een non-profitorganisatie omvat het invoeren, categoriseren en organiseren van financiële gegevens met als doel nauwkeurige financiële gegevens te creëren.
Om hun belastingvrije status bij de Internal Revenue Service (IRS) te behouden en GAAP te volgen, moet een non-profitorganisatie gedetailleerde en nauwkeurige financiële gegevens bijhouden. Om dit doel te bereiken, is een nauwkeurige registratie essentieel.
Wat doet een boekhouder voor een non-profitorganisatie?
De belangrijkste doelstellingen van boekhouding zonder winstoogmerk zijn verantwoording en transparantie, en deze kunnen alleen worden bereikt via de nauwgezette en tijdige registratie van alle uitgaven, inkomsten en financiële transacties. De taken van een boekhouder in non-profitorganisaties omvatten meestal het volgende:
- Zorg voor inkomende bonnen en bewaar ze veilig.
- Voer de invoer van gegevens uit om een nauwkeurig grootboek bij te houden.
- Houd een grootboek bij van uw inkomsten en uitgaven.
- Om geldoverdrachten en stortingen bij te houden en vast te leggen
- Verdeel inkomsten en kosten over de daarvoor bestemde rekeningen.
Hoe bewaar je boeken voor een kleine non-profitorganisatie?
Het is gebruikelijk dat een non-profitorganisatie een penningmeester of financieel directeur kiest die verantwoordelijk is voor het toezicht op alle financiële zaken, zoals de boekhouding. Daarnaast heeft een competente penningmeester bepaalde middelen nodig. Aankopen doen met contant geld en het bijhouden van gegevens in een schoenendoos zal het niet redden. Hier zijn eenvoudige manieren om boeken te bewaren voor een kleine non-profitorganisatie.
#1. Maak een financieel plan
De doelstellingen van een non-profitorganisatie verschillen van die van ondernemingen met een winstoogmerk, maar er is nog steeds een operationeel budget vereist. Een operationeel budget is een financiële prognose van de verwachte bedrijfsuitgaven en -inkomsten en wordt vaak wekelijks of jaarlijks opgesteld.
Afhankelijk van de missie zal het exploitatiebudget van een non-profitorganisatie er anders uitzien dan dat van een andere. Hier kan zakelijke expertise nuttig zijn. Het voorspellen van kosten en inkomsten is een complex proces dat uitgebreide voorbereiding vereist, maar dat in relatief weinig woorden kan worden uitgedrukt, waardoor ervaring uit de eerste hand van onschatbare waarde is.
Bovendien kunnen degenen die verantwoordelijk zijn voor non-profitorganisaties die Accounting willen leren of hulp nodig hebben bij het boekhouden, dit doen. Een fulltime of parttime boekhouder kan nodig zijn, afhankelijk van de expertise die al aanwezig is bij het personeel. Ze kunnen helpen bij de selectie en acquisitie van Intuit, training geven aan uw medewerkers over het gebruik ervan of al uw boekhoudkundige behoeften zelf afhandelen.
#2. Een nieuwe bankrekening maken
Gebruik uw persoonlijke bankrekening niet als het primaire middel van een non-profitorganisatie om geld te ontvangen, vast te houden of uit te betalen. Houd een aparte betaalrekening aan voor het geld van uw non-profitorganisatie. Informeer bij uw financiële instelling naar eventuele non-profit-specifieke zakelijke betaalrekeningen die zij kunnen verstrekken.
#3. Benoem een financieel directeur of penningmeester.
Het is van cruciaal belang om een interne penningmeester of financieel medewerker te kiezen die ervaring heeft met boekhouden zonder winstoogmerk. Als een toegevoegde bonus, maakt het hebben van ervaring met boekhoudsoftware zoals QuickBooks het minder moeilijk om zaken als inkooporders, geschenken in natura, activiteitenoverzichten, enz. bij te houden.
#4. Accounts afstemmen
Nadat u een boekhoudsysteem en een bankrekening heeft opgezet, wilt u de juistheid van de gegevens in elk ervan verifiëren. U kunt dit doen met behulp van bankafstemming.
Vergelijk gewoon elke transactie op uw bankafschrift met de overeenkomstige boeking in uw boeken en u hebt een bankafstemming voltooid. Om de cashflow in de gaten te houden, potentiële fraude te identificeren en boekhoudfouten op te sporen, is het belangrijk om ten minste één keer per maand een bankafstemming uit te voeren.
#5. Het gebruik van inkooporders starten
Het bestedingsbeleid van non-profitorganisaties is uiterst beperkt. Ze vereisen een gestroomlijnd proces dat garandeert dat bestellingen worden geplaatst, kosten nauwkeurig worden berekend en tijdig aan de behoeften wordt voldaan.
Een inkooporder is hiervoor een handig hulpmiddel. Om ervoor te zorgen dat u en uw leverancier altijd op één lijn zitten, is het gebruikelijk om een inkooporder van de koper naar de verkoper te sturen om een specifieke aankoop van producten of diensten te bevestigen. Als uw leverancier het ondertekent, heeft u een juridisch afdwingbaar contract waarin de door u gevraagde artikelen, de door u betaalde prijs en de datum waarop uw leverancier zich ertoe heeft verbonden ze te leveren, zijn gespecificeerd.
Wat voor soort boekhouding gebruiken non-profitorganisaties?
Verantwoording afleggen in financieel beheer is een belangrijk onderdeel van non-profit boekhouding en boekhouding. Donateurs van uw non-profitorganisatie hebben de mogelijkheid om voorwaarden te stellen aan hun bijdragen, en subsidieverstrekkers zullen willen verifiëren dat het geld is gebruikt waarvoor het bedoeld was. Bovendien is het jouw verantwoordelijkheid om je aan deze beperkingen te houden en het geld van de donateurs zo te besteden dat ze hun goedkeuring krijgen. Dit is de reden waarom non-profitorganisaties fondsboekhouding gebruiken.
Om donaties bij te houden en ervoor te zorgen dat het geld precies wordt besteed waar het bedoeld is, kunnen non-profitorganisaties een systeem gebruiken dat fondsboekhouding wordt genoemd.
Welke Quickbooks is het beste voor non-profitorganisaties?
Non-profitvarianten van QuickBooks-producten, waaronder het bijhouden van bijdragen, boekhouding, facturering en andere boekhoudtaken, zijn beschikbaar als onderdeel van QuickBooks for Nonprofits, een reeks boekhoudsoftware voor kleine tot middelgrote non-profitorganisaties. Bovendien zijn de QuickBooks Non-profit- en Standard-edities verkrijgbaar met hoge kortingen via TechSoup, waardoor ze een uitstekende keuze zijn voor financieel vastzittende NGO's. In deze evaluatie verwijst "QuickBooks voor non-profitorganisaties" naar de QuickBooks Premier voor liefdadigheidsinstellingen en andere organisaties.
Als het gaat om uitgebreide software, hoeven grotere non-profitorganisaties niet verder te zoeken dan QuickBooks Enterprise Nonprofit. Of het nu gaat om QuickBooks Premier, QuickBooks Premier Plus of een van de online versies, deze producten zijn ideaal voor kleine en middelgrote liefdadigheidsorganisaties.
Boekhouding voor non-profitorganisaties
Boekhouding in ruil voor belastingvrije status, non-profitorganisaties moeten door de IRS worden beheerd door hun non-profitbestuur of stemgerechtigde leden. Ook non-profitorganisaties hebben ingestemd met substantiële financiële transparantie. Het belastingstatuut van de IRS dat een belastingvrije status zonder winstoogmerk toekent, heeft een impact op de details van de financiële administratie. Een manier waarop een non-profitorganisatie haar inzet voor haar liefdadigheidsdoelstelling kan aantonen, is door het juiste gebruik van activa, zoals blijkt uit de financiële administratie van de organisatie.
Bovendien hebben de Financial Accounting Standards Board (FASB) en het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) boekhoudnormen opgesteld voor alle particuliere organisaties die kunnen worden gebruikt in de boekhouding zonder winstoogmerk. Er zijn twee organisaties die GAAP (algemeen aanvaarde boekhoudprincipes) bieden voor non-profitorganisaties.
Hoe registreer ik donaties voor een non-profitorganisatie?
Non-profitorganisaties worden geconfronteerd met een aantal financiële, boekhoudkundige en boekhoudkundige obstakels. Veel mensen en bedrijven geven donaties in natura of niet-geldelijke donaties om non-profitorganisaties te helpen hun geldmiddelen te vergroten.
Bovendien staat een gift van goederen of diensten in plaats van geld bekend als een bijdrage in natura. Donaties van tijd, moeite en andere middelen zijn allemaal voorbeelden van donaties in natura. Non-profitorganisaties kunnen donaties van producten en diensten in natura accepteren om hun missie te bevorderen. Bovendien kan het al dan niet tellen van sommige donaties in natura als liefdadigheidsbijdragen worden bepaald door deze cruciale criteria.
Dus, om donaties voor non-profit te registreren, maak een nieuwe inkomstenrekening aan, maar gebruik de bestaande uitgavenrekening voor de kosten die aan de transactie zijn verbonden.
Hoe krijgen non-profitorganisaties financiële overzichten?
Non-profitorganisaties gebruiken verschillende bronnen om goede financiële beslissingen voor de toekomst te nemen. Ze hebben allemaal een unieke functie en kunnen verschillende aspecten van uw bedrijf belichten. Een overzicht van de financiële positie (ook bekend als een balans zonder winstoogmerk) geeft de meeste informatie over de financiële gezondheid van uw organisatie als geheel.
Het is mogelijk dat de accountant of het boekhoudpersoneel van uw non-profitorganisatie er al een heeft samengesteld. Het is tijd om aan de slag te gaan als je dat nog niet hebt gedaan. Dit kan u vertellen of uw non-profitorganisatie over de middelen beschikt om nieuwe financiële projecten op te starten en haar activiteiten uit te breiden. Bovendien kan het functioneren als een vroegtijdig waarschuwingssysteem voor financiële crises.
Een balans of financiële toestand is in wezen een momentopnamerapport dat de financiële gezondheid van uw non-profitorganisatie weergeeft. Met dit ene document kunt u eenvoudig de activa, passiva en nettoactiva van uw organisatie bijhouden. Bovendien is het belangrijk om te onthouden dat als uw bedrijf gebruikmaakt van boekhouding op transactiebasis in plaats van contante boekhouding, dit rapport nauwkeuriger en nuttiger zal zijn.
Kan ik mijn persoonlijke bankrekening gebruiken voor een non-profitorganisatie?
Accepteer nooit donaties, sla nooit geld op en stort nooit donaties uit vanaf uw persoonlijke bankrekening. Maak gebruik van een specifieke bankrekening voor het geld van uw non-profitorganisatie. Als u wilt weten of uw bank non-profitorganisaties zakelijke betaalrekeningen verstrekt, kunt u dit vragen.
Voordelen van boekhouding voor non-profit
Wurgt de overweldigende hoeveelheid boekhoudpapier uw non-profitorganisaties? Boekhouding kan veel tijd en energie vergen van het eigenlijke werk van het runnen van een non-profitorganisatie, wat over het algemeen de primaire focus is. Als jij dit bent, is het essentieel om te leren over de voordelen van non-profit accounting voor je werkdag.
Als je medewerkers verlost van het maken van budgetten en het schrijven van rapportages, hebben ze meer tijd over. Hier zijn enkele van de voordelen.
# 1. Veiligheid
Veel mensen nemen niet de moeite om hun accounts te beschermen tegen kwaadwillende gebruikers binnen het bedrijf of van de buitenwereld. Elke non-profitorganisatie loopt een reëel risico van kwaadaardige aanvallen en informatiediefstal.
Uw organisatie heeft echter waarschijnlijk al een IT-team dat eventuele ongebruikelijke activiteiten op het netwerk in de gaten kan houden. Boekhouddiensten hebben als bijkomend voordeel dat ze de privacy van gevoelige financiële gegevens waarborgen. Als het boekhoudpersoneel discrepanties of wijzigingen opmerkt, kunnen ze het grote geheel controleren om te begrijpen wat er aan de hand is.
Toegewijde boekhouddiensten beperken de toegang van het personeel tot financiën. De meeste NGO's kunnen ervoor kiezen om hun financiën openbaar of privé te maken. Boekhouding kan de transparantie bevorderen en de toegang beheren.
#2. Naleving van huidige regelgeving
De Financial Accounting Standards Board is verantwoordelijk voor het vaststellen van universeel aanvaarde boekhoudprincipes. Dit soort dingen kunnen snel veranderen. Boekhoudfouten kunnen nogal prijzig zijn als ze over het hoofd worden gezien.
Als uw non-profitorganisatie een intern boekhoudteam heeft, hoeft u zich geen zorgen te maken over het bijhouden van deze wijzigingen. Zij zullen als professionals op de hoogte zijn van eventuele updates over de FASB-kwesties.
#3. Toegang tot financiële transparantie via boekhoudservices voor non-profitorganisaties
Bij het afhandelen van de financiën van een non-profitorganisatie kan er een aanzienlijk tijdsverschil zijn tussen transacties en de registratie van fondsen in een grootboek. Een of twee keer per maand kan er een transactie plaatsvinden, maar het kan even duren voordat deze in uw administratie wordt weergegeven.
Tijdige registratie van transacties is een ander voordeel van het gebruik van non-profit boekhouddiensten voor organisaties. Als gevolg hiervan wordt budgettering vereenvoudigd en meer open en openbaar gemaakt wanneer dit in realtime wordt gedaan. Lees ook: NON-PROFIT ACCOUNTING: de beste services en software
#4. Financiële ervaring
Misschien werkt er al iemand voor u die enige boekhoudkundige ervaring of formele opleiding heeft. Aan de andere kant is dit niet het geval voor de overgrote meerderheid van kleinere liefdadigheidsorganisaties. Dit laat het gebied van boekhouding wijd open voor beginners.
Beroemde professionals zouden zelfs als bestuurslid kunnen dienen. Accountants worden vaak ingezet om deze functie uit te voeren. Om goede financiële beslissingen te kunnen nemen, is het handig om toegang te hebben tot een professionele financiële boekhouding.
Betalen non-profitorganisaties kosten?
Net als bedrijven met winstoogmerk hanteren non-profitorganisaties vaak een terugbetalingsprogramma om de personeelskosten in verband met hun missies te dekken. De Internal Revenue Service (IRS) stelt dat een non-profitmedewerker recht heeft op een vergoeding voor kosten die hij persoonlijk maakt en die rechtstreeks voor de organisatie zijn.
Hoe wordt omzet genoemd in een non-profitorganisatie?
Verdiende inkomsten zijn wat non-profitorganisaties voor deze services in rekening brengen. Deze inkomsten moeten apart worden vermeld van de opbrengsten van donaties en fondsenwervende activiteiten. Als een non-profitorganisatie buitensporig veel van bepaalde soorten inkomsten ontvangt, kan men zich afvragen of de organisatie echt non-profit is.
Hoe verschilt non-profitboekhouding?
Verantwoording is een aandachtspunt voor non-profitorganisaties. Organisaties met winstoogmerk (zoals de naam al doet vermoeden) concentreren hun aandacht en middelen op het maken van winst. Ze willen graag veel geld verdienen. Non-profitorganisaties gebruiken daarentegen een fondsboekhoudsysteem dat verantwoording boven winst stelt.
Is non-profit contant geld of accrual?
Omdat het gedurende dezelfde periode inkomsten en uitgaven met elkaar vergelijkt, is boekhouding op transactiebasis het boekhoudsysteem dat nauwkeuriger is. EEN CASH BASIS wordt door de meeste zeer kleine organisaties gebruikt omdat het eenvoudiger te begrijpen is en minder boekhoudkundige kennis vereist.
Hebben non-profitorganisaties een balans nodig?
Bij het aanvragen van federale belastingvrijstelling en het indienen van belastingaangiften zijn non-profitorganisaties verplicht een saldoverklaring in te dienen. De balansen van non-profitorganisaties geven de liquiditeit van uw organisatie en de hoeveelheid contant geld weer. Het kan een goede manier zijn om de evolutie van de financiële situatie van uw bedrijf in de loop van de tijd te volgen.
Wie behandelt de financiën in een non-profitorganisatie?
De raad van bestuur van een welwillende non-profitorganisatie heeft een fiduciaire plicht om ervoor te zorgen dat de activa worden gebruikt om het filantropische doel van de non-profitorganisatie te bevorderen en in overeenstemming zijn met de intenties van donoren. Het vaststellen van financieel beleid door de raad van bestuur is één techniek om een goed financieel beheer te waarborgen.
Conclusie
Non-profit boekhouding is een aparte subset van financiële organisaties. Door de basisprincipes van boekhouden te leren, kan elke non-profitorganisatie haar eigen financiële status beter begrijpen. Als de boekhouding nog steeds onder de bevoegdheid van uw leidinggevenden valt, kunt u overwegen een extern bedrijf in te huren om het voor u af te handelen. Ze zullen helpen bij de implementatie van best practices en interne controles, wat leidt tot een voorzichtiger financieel beheer.
Veelgestelde vragen over boekhouding voor non-profitorganisaties
Wat is het belangrijkste doel van het bijhouden van gegevens in een non-profitorganisatie?
Om u te helpen financiële overzichten op te stellen die nuttig kunnen zijn in uw omgang met banken, crediteuren, donateurs en financieringsorganisaties, is het belangrijk om uw inkomsten en uitgaven bij te houden, evenals uw activa en passiva.
Hoe lang moeten non-profitorganisaties gegevens bewaren?
Non-profitorganisaties moeten alle gegevens bewaren voor de duur van de toepasselijke verjaringstermijn.
Waarom moeten non-profitorganisaties een goede boekhouding bijhouden?
Ten eerste zijn ze verantwoording verschuldigd aan leden en donateurs, en ten tweede verplicht de wet hen om goede boeken bij te houden, zodat de overheid de subsidies kan controleren. Ook vermindert een goede boekhouding fraude en verduistering.
Vergelijkbare berichten
- Hoe verdienen non-profitorganisaties geld? Beste praktijken voor 2022 (bijgewerkt)
- Subsidiebeheersoftware: top 10 opties voor non-profitorganisaties
- BOEKHOUDDIENSTEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN: Top beste voor kleine bedrijven in 2022
- Top 10+ BOEKHOUDSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN voor 2022
Referentie
