Wat betekent het automatiseren van het crediteurenproces eigenlijk? Waarom wint de automatisering van het crediteurenproces zo veel terrein? Welke aspecten van uw crediteurenproces moet u automatiseren? Nou, als je maar lang genoeg volhoudt, zul je precieze antwoorden op deze vragen te weten komen!!!
Overzicht
Het crediteurenproces wordt geconfronteerd met tal van obstakels, waaronder tijdige betalingsgoedkeuringen, budgettaire beperkingen, naleving van het beleid en het up-to-date houden van boekhoudsystemen. Het handmatig verwerken van al deze zaken wordt steeds vermoeiender en moeilijker te beheren naarmate organisaties hun verzadigingspunt bereiken. Het niet effectief beheren van crediteuren kan een aanzienlijke impact hebben op de bedrijfsresultaten. Bovendien lopen CFO's die er niet in slagen om voldoende controle over hun crediteurenadministratie te ontwikkelen, het risico de liquiditeit van hun bedrijf aanzienlijk te beperken, waardoor ze weinig contant geld bij de hand hebben wanneer ze weinig tijd hebben om kansen te benutten.
Het automatiseren van het crediteurenproces is een geweldige manier om deze problemen op te lossen en tegelijkertijd de productiviteit en communicatie van werknemers te verbeteren. In dit artikel bespreken we alles wat u moet weten over de automatisering van het crediteurenproces. Maar laten we voor die tijd eens kijken naar wat het letterlijk betekent om dit proces te automatiseren en naar enkele knelpunten in het handmatige crediteurenproces om uw crediteuren beter te beheersen.
Lees ook: REKENINGEN GIDS VEREENVOUDIGD! (+ Gedetailleerde uitsplitsing van de formule)
Wat betekent het om het crediteurenproces te automatiseren?
Automatisering van crediteuren is een manier om menselijke interactie in het crediteuren- of handelscrediteurenproces te verminderen en tegelijkertijd foutgevoelige operaties te elimineren. Dit is mogelijk door crediteurensoftware te integreren met een internetbedrijfsnetwerk dat handelspartners digitaal met elkaar verbindt.
Wat is het proces van handmatige crediteurenadministratie?
Handmatige methoden kosten tijd en zijn vatbaar voor kostbare fouten. Ze vereisen zorgvuldige aandacht voor detail, en een toename van het volume kan een handmatig crediteurenproces overbelasten, wat kan leiden tot problemen als; nalevingsproblemen, fouten bij het matchen van facturen of een fout tijdens de boekafsluitingen aan het einde van de maand.
- Het crediteurenproces begint wanneer de financiële afdeling een factuur ontvangt voor producten of diensten.
- Deze facturen worden na ontvangst getoetst aan de geleverde goederen of diensten.
- De betaling van de factuur moet worden goedgekeurd zodra de bevestiging van de juiste afdeling is ontvangen.
- Voordat de betaling wordt verwerkt, controleert het financiële personeel nogmaals of de factuur voldoet aan de financiële en andere normen van het bedrijf.
- De facturen worden vervolgens handmatig ingevoerd in een boekhoudsysteem, waarbij een fysieke kopie wordt bewaard voor controledoeleinden.
Nadat al het bovenstaande is uitgevoerd, wordt de betaling aan de verkoper gedaan.
Als er een eenvoudige handmatige fout optreedt in een van deze processen, zal de betaling aanzienlijk vertraging oplopen. Bovendien zullen de moeilijkheden blijven sneeuwballen en zullen de leveranciersrelaties verslechteren.
Wat is het proces van het automatiseren van crediteurenadministratie?
Automatisering van crediteurenadministratie maakt het proces veel eenvoudiger, nauwkeuriger en efficiënter. Het verkort de betalingscyclus voor bedrijven, beheert het financiële beleid, automatiseert goedkeuringsprocessen en houdt records bij in een digitaal archief, waardoor het hele proces papierloos wordt.
Wanneer de factuur binnenkomt, vergelijkt het systeem elk regelitem met de inkooporder en ontvangstinformatie om ervoor te zorgen dat de gevraagde en ontvangen goederen en diensten hetzelfde zijn. Het systeem stuurt vervolgens een waarschuwing naar de crediteurenadministratie ter verificatie.
Er worden geautomatiseerde e-mails verzonden om mensen op de hoogte te stellen van de wachtende goedkeuring. Bovendien worden inkooporders, facturen en geverifieerde leveringsbonnen automatisch in drie richtingen gematcht, waardoor uw boekhoudsystemen up-to-date blijven.
Het crediteurenproces automatiseren: hoe werkt het?
Het is verleidelijk om AP-automatisering toe te passen op elke haalbare stap in uw crediteurenproces. U zult echter meer successen boeken als u uw behoeften zorgvuldig beoordeelt. Er zijn zes belangrijke gebieden waar automatisering uw bedrijf ten goede zou komen.
#1. Overschakelen naar elektronische facturering
Het ontvangen van de leveranciersfactuur of betalingsverzoek is de eerste stap die u moet overwegen bij het automatiseren van het crediteurenproces. Dit is cruciaal, want een fout in de factuurverwerking kan grote schade aanrichten aan het hele systeem. Het is ook behoorlijk ingewikkeld omdat er geen wereldwijde regelgeving is over hoe je facturen moet vastleggen. Ze kunnen in PDF's, JPG's, PNG's, DOCX's, e-mails, faxen of zelfs papieren facturen in uw post komen. Het consolideren van die vele rekeningen met sorteren en scannen kan behoorlijk tijdrovend zijn voor uw personeel
De eerste stap bij het automatiseren van factuurverwerking is dus om volledig over te stappen op elektronische facturering. Werk samen met uw leveranciers en klanten om de betaling van alle facturen te automatiseren. Dit vermindert niet alleen de papieren rommel op uw kantoor, maar het maakt het ook veel moeilijker om cruciale documenten te 'verliezen'.
Een optisch tekenherkenningssysteem (OCR) is een systeem dat tekens herkent met behulp van licht. Deze programma's scannen documenten om informatie te identificeren en te verzamelen, en om bewerkbare kopieën te maken.
Met behulp van een OCR-factuursysteem kunt u belangrijke gegevenselementen markeren en uitgaven categoriseren.
Lees ook: BOEKHOUDCYCLUS: wat is een boekhoudcyclus en alles wat u nodig heeft?
#2. Maak goedkeuringen zo eenvoudig mogelijk
Omdat de verantwoordelijkheid verschuift, kan de goedkeuringsprocedure voor de crediteurenadministratie grote problemen en fouten opleveren als u de automatisering uit het beeld haalt. Ondanks het onhandige karakter van het proces, is goedkeuring essentieel voor het controleren van de kosten en het beheersen van budgetten. De algemene gang van zaken is om de factuur van een leverancier vóór betaling naar de relevante partij te sturen voor goedkeuring.
Welnu, dit is volledig haalbaar als en wanneer u besluit uw workflow voor het crediteurenproces te automatiseren. Als er een nieuwe voorraadfactuur binnenkomt, wordt deze eerst naar de initiatiefnemer van de inkooporder gestuurd, vervolgens naar het afdelingshoofd of manager en tenslotte naar de CFO of financieel administrateur voor definitieve goedkeuring. Elke persoon heeft duidelijke gegevens en een eenvoudig te voltooien goedkeuringsworkflow, die vervolgens onmiddellijk wordt doorgegeven aan de volgende goedkeurder. Er zal geen verloren papierwerk of tijd zijn.
#3. Gegevensinvoer elimineren
Kortom, gegevensinvoer is een belangrijk aspect van het boekhoudproces, omdat het betekenis geeft aan veel andere afdelingen bij het zoeken naar trends en manieren om de inkomsten te verhogen. Handmatige gegevensinvoer is weliswaar noodzakelijk, maar ook een van de meest tijdrovende en foutgevoelige processen in elk bedrijf. Automatisering kan een belangrijke rol spelen.
Zoals eerder vermeld, helpen OCR-systemen om gegevens vast te leggen. U kunt alle andere crediteuren-procedures overladen door factuurgegevens in uw OCR-systeem in te voeren. Gegevensinvoer is, in tegenstelling tot de andere stappen van uw Accounts Payable-proces, een activiteit die u zou kunnen automatiseren, wat zelfs nuttig zal zijn nadat de factuur is afgerond. U kunt toekomstige analyses of onderzoeken ook gemakkelijker maken door het verzamelen van gegevens te automatiseren en op te slaan in een toegankelijke indeling zoals een slimme spreadsheet of CSV-bestand.
#4. Automatiseer matching en verificatie
Heb je ooit een factuur betaald om erachter te komen dat wat je hebt besteld - of wat je hebt gekregen - niet precies was wat je verwachtte? Het komt vrij veel voor en zelfs kleine onnauwkeurigheden kunnen kloppen. Door elke te betalen boeking te matchen en te bevestigen, weet u zeker dat elke factuur correct is en dat u alleen betaalt voor wat u bent overeengekomen.
U kunt gemakkelijk afwijkingen vinden in het totale aantal goederen, het betalingsbedrag, de vervaldatums en de prijs per artikel door dit deel van uw crediteurenproces (matching en verificatie) te automatiseren. Automatische factuurafstemming zoekt naar factuur- en inkoopordernummers met behulp van OCR-technologie, waarbij snel totalen en ondersteunende gegevens worden vergeleken om de aankoop te verifiëren.
Of u nu de inkooporder, de ontvangstpapieren of een ander aantal ondersteunende documenten vergelijkt, het automatiseren van deze procedure zal alle documenten van een aankoop in één handige familie verzamelen (en u vertellen wanneer er inconsistenties optreden).
#5. Automatiseer tijdrovende codeertaken
Automatisering van codering en classificatie, naast gegevensinvoer, is de meest waarschijnlijke manier om uw boekhoudteam blij te maken. Schulden worden geclassificeerd met behulp van een systeem dat bekend staat als General Ledger-codering (GL).
GL-codering is een tijdrovend proces dat helpt bij het identificeren van een breed scala aan waarden voor elke factuur, inclusief maar niet beperkt tot:
- Verkoper
- Factuurcategorie
- Hoeveelheid
- Landcode
- Productlijn
- Vrachtgegevens
- Magazijn
- afdeling
- Bedrijfseenheid
De hoeveelheid GL-codering groeit exponentieel naarmate uw bedrijf groeit en u meer facturen ontvangt. Het is een enorme inspanning voor uw boekhoudteam om dit handmatig te doen, en het creëert een kans op fouten die onopgemerkt blijven.
In plaats daarvan kan deze codering worden geautomatiseerd door gebruik te maken van specifieke regels en identificaties. U kunt GL-codering toepassen op elk noodzakelijk gegevenspunt, aangezien uw OCR de gegevens van elke factuur verwerkt. Je hebt alles georganiseerd en klaar voor gebruik als het tijd is om uitgaven te analyseren of gegevens voor belastingen te verzamelen.
Lees ook: CPA-boekhouding: wat is CPA-boekhouding? (+ Top zeven gratis online cursussen)
#6. Overschakelen van ACH-transacties naar Smart Card
Verschillende AP-managers aarzelen om hun AP-uitgaven over te zetten naar een kaart omdat ze bang zijn dat automatisch categoriseren onmogelijk zal zijn. In tegenstelling tot deze overtuigingen, is dit mogelijk met een aantal oplossingen die er zijn. Deze transacties kunnen ook automatisch worden gecategoriseerd op basis van de door de leverancier geselecteerde virtuele kaart.
Aan de andere kant, als u leveranciers betaalt via ACH, overboeking of cheque, wordt het geld van uw rekening afgeschreven zodra de betaling is voltooid. Met smartcards en software voor onkostenbeheer kunt u virtuele kaarten maken waarmee u betalingen kunt laten verlopen, wat betekent dat geld uw rekening niet verlaat totdat de betaling verschuldigd is, zodat u uw geld langer bij de hand kunt houden.
Dit geeft financiële teams meer controle over AP-betalingen, verbetert de flexibiliteit van de cashflow en stroomlijnt de categorisering.
Waarom zou u het crediteurenproces automatiseren?
Bij elke onhandige stap in uw crediteurenproces is het bijna duidelijk waarom automatiseren belangrijk is. Maar laten we in ieder geval deze redenen afwegen.
Het is duidelijk dat er een aantal redenen zijn waarom het automatiseren van het crediteurenproces voordelig voor u zou zijn, maar we zullen ons vandaag concentreren op de drie belangrijkste.
#1. Tijd besparen
Volgens een enquête van experts, gemiddeld:
- Het invullen van één onkostennota duurt 20 minuten.
- Eén uitgavenrapport kost $ 58 om te verwerken.
- In 19% van de meldingen worden vaak fouten gevonden.
- Het duurt 18 minuten en kost $ 52 om één uitgavenrapport te corrigeren.
Nu kunt u zich voorstellen hoeveel van de tijd van uw team wordt besteed aan handmatige procedures die beter kunnen worden besteed aan het nastreven van de doelstellingen van uw bedrijf.
#2. Verminder fouten
Een eenvoudig getransponeerd cijfer kan een bedrag van $ 29.50 veranderen in $ 92.50. Natuurlijk, $ 63 lijkt misschien niet veel, maar het is nog steeds geld dat het bedrijf verliest door menselijke fouten. Hoe zit het met bonnetjes die zoekgeraakt of geschat zijn? Of facturen die te laat worden ingediend of goedgekeurd, waardoor een toekomstig budget uitgeput raakt?
De wirwar van handmatige procedures roept altijd menselijke fouten op, die de tandwielen van uw bedrijf vermalen en u tijd en geld kosten.
#3. Voorkom fraude
Werknemers komen meestal met fraude weg door bewijsmateriaal aan te passen of te verzinnen. Volgens de ACFE, verbergt 55 procent van de fraudeurs hun misdaden door neppapier te fabriceren. Er zijn maar een paar toetsaanslagen of wat white-out nodig om valse onkostendeclaraties te maken of bestaande te wijzigen. Dus in feite stellen uw verouderde AP-methoden u bloot aan fraude en kosten u duizenden dollars.
Wat is een AP-automatiseringssysteem?
Automatisering van de crediteurenadministratie, of AP-automatisering, is het proces waarbij de crediteurenadministratie digitaal wordt uitgevoerd met behulp van technologie, in plaats van handmatig. Het heeft de manier veranderd waarop bedrijven rekeningen verwerken en betalen.
Waarom automatiseren we debiteurenadministratie?
Door meer van het proces te automatiseren, kunnen de kosten per factuur aanzienlijk worden verlaagd. Veel facturen konden met heel weinig hulp van mensen worden verwerkt en goedgekeurd. Dit zou de kosten van het verwerken van elk item verlagen met een bedrag dat het bedrijf geld zou besparen.
Wat zijn de 4 functies van crediteuren?
Rekenen, zakelijke transacties noteren, facturen verwerken en financiële gegevens controleren om de administratie bij te houden.
Wat zijn de drie manieren om een proces te automatiseren?
Een proces kan op drie manieren worden geautomatiseerd:
Automatiseer individuele taken.
Automatiseer een volledige procedure.
een proces automatiseren met behulp van software en hardware, .
Wat is het verschil tussen handmatige en geautomatiseerde crediteurenadministratie?
- Handmatige AP heeft gegevensinvoer, verificatie van geldige informatie en documentopslag nodig. Zelfs als ze nauwkeurig worden uitgevoerd, zijn deze extra verantwoordelijkheden tijdsintensief.
- Geautomatiseerde AP: met geautomatiseerde factuurverwerking is AP-personeel niet langer nodig om inkomende facturen te beheren.
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
- BOEKHOUDPROCES: inzicht in de 8 stappen in de boekhoudcyclus
- BOEKHOUDCYCLUS: wat is een boekhoudcyclus en alles wat u nodig heeft?
- Grootboekboekhouding: alles wat u moet weten (+Quick Tools)
- BDO Boekhouding: alles wat u moet weten (+ salarisgegevens)
- Handmatig acceptatieproces voor hypotheken, FHA- en VA-leningen
