Boekhouding op transactiebasis is een van de twee meest gebruikte boekhoudmethoden en de aanbevolen boekhoudmethode voor het weergeven van een nauwkeurig financieel beeld van de activiteiten van een bedrijf. Het registreert bedrijfsinkomsten en -uitgaven wanneer ze zich voordoen, in plaats van wanneer geld elkaar kruist. Dit betekent dat bedrijven inkomsten boeken wanneer ze worden verdiend in plaats van wanneer ze worden geïnd. Het houdt ook in dat uitgaven worden erkend wanneer de onderneming de aansprakelijkheid ervoor op zich neemt in plaats van wanneer zij ervoor betaalt. Lees meer over hoe rekeningen op transactiebasis werken en hoe ze verschillen van kasboekhouding in deze gids.
Wat is een opbouw?
Overlopende posten zijn aanpassingen die moeten worden aangebracht voordat de financiële overzichten van een bedrijf worden vrijgegeven in de boekhouding en boekhouding. Overlopende posten omvatten de volgende zakelijke transacties:
- Kosten, verliezen en verplichtingen die zijn opgelopen maar nog niet in de rekeningen zijn opgenomen
- Inkomen en vermogen verdiend maar nog niet gedocumenteerd in de rekeningen
Wat is een voorbeeld van een opbouw?
Voorbeeld van een uitgaventoerekening
Een grote reparatie die plaatsvindt in de laatste maand van het boekjaar, maar pas wordt betaald als de rekening in de eerste maand van het volgende jaar is ontvangen, is een voorbeeld van een opeenstapeling van kosten en verplichtingen. Het volgende is vereist om de jaarrekening van het lopende jaar volledig te maken:
- De reparatiekosten moeten worden gerapporteerd in de resultatenrekening van het lopende jaar en de bijbehorende verplichting moet worden gerapporteerd in de balans vanaf het einde van het fiscale jaar.
- Er wordt een correctieboeking gemaakt om deze toerekening weer te geven, waarbij de reparatiekosten worden gedebiteerd en de te betalen toegerekende kosten worden gecrediteerd.
Een voorbeeld van inkomstenopbouw
Uw elektriciteitsbedrijf is een voorbeeld van een inkomstenopbouw. In december zal het nutsbedrijf bijvoorbeeld waarschijnlijk aardgas en/of steenkool gebruiken, evenals een groot aantal personeelsleden, om de stroom op te wekken die door zijn verbruikers wordt gebruikt. Het nutsbedrijf factureert zijn verbruikers echter pas voor die elektriciteit als de meters in januari zijn opgenomen. Als gevolg hiervan zal de jaarrekening van het nutsbedrijf een aanpassing op transactiebasis vereisen, zodat de resultatenrekening voor december en het lopende jaar alle inkomsten van het nutsbedrijf zal rapporteren, en de balans van 31 december een vlottend actief zal rapporteren voor het bedrag waarop het recht heeft te ontvangen van zijn klanten (inclusief het bedrag voor de elektriciteit die hij in december heeft geleverd)
De aanpassing op transactiebasis zal de overlopende vorderingen aftrekken van de rekening-courant en de overlopende elektriciteitsopbrengsten crediteren van de resultatenrekening.
Wat is een boekhouding op transactiebasis?
Boekhouding op transactiebasis is een financiële boekhoudmethode waarmee een bedrijf inkomsten kan registreren voordat de betaling voor verkochte goederen of diensten wordt ontvangen, evenals uitgaven registreren wanneer ze worden uitgegeven.
Met andere woorden, ongeacht wanneer geld van eigenaar verandert, worden inkomsten en kosten in het dagboek van het bedrijf geregistreerd. Boekhouding op transactiebasis wordt soms gecontrasteerd met kasboekhouding, die inkomsten registreert wanneer producten en diensten daadwerkelijk worden betaald.
Hoe boekhouding op transactiebasis werkt
Boekhoudkundige journaalboekingen worden gemaakt wanneer een goed of dienst wordt geleverd in plaats van wanneer betaling wordt gedaan of ontvangen, volgens het basisbegrip van boekhouding op transactiebasis. Ook worden schulden en vervallen betalingen geregistreerd.
Deze strategie combineert de huidige en toekomstige instroom en uitstroom van kasmiddelen om een completer beeld te geven van de huidige en langetermijnfinanciën van een bedrijf.
Boekhouding op transactiebasis houdt zich aan het matching-principe, dat stelt dat inkomsten en uitgaven in dezelfde periode moeten worden geregistreerd.
International Financial Reporting Standards (IFRS) en algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) geven de voorkeur aan boekhouding op transactiebasis (GAAP). Als gevolg hiervan is het, met uitzondering van zeer kleine bedrijven en particulieren, de standaard boekhoudpraktijk geworden voor de overgrote meerderheid van de bedrijven.
Kwalificatie boekhouding op transactiebasis
Grotere ondernemingen moeten de boekhoudmethode op transactiebasis gebruiken als hun gemiddelde bruto-omzet over de afgelopen drie jaar meer dan $ 25 miljoen bedraagt. Als een bedrijf er niet in slaagt de criteria voor gemiddelde inkomsten te behalen, kan het kiezen tussen boekhouding op kasbasis en boekhouding op transactiebasis.
Boekhouding op transactiebasis is altijd vereist voor bedrijven die voorraad hebben of verkopen op krediet, ongeacht de grootte of het inkomen.
Soorten overlopende rekeningen
Veel rekeningen worden gebruikt op transactiebasis, maar niet op kasbasis. Debiteuren, crediteuren, gecumuleerde inkomsten en overlopende passiva zijn voorbeelden van overlopende rekeningen. Debiteuren bevatten bedragen die aan klanten zijn gefactureerd maar nog niet zijn betaald, terwijl crediteuren bedragen bevatten die door leveranciers zijn gefactureerd maar nog niet aan hen zijn betaald. De rekening met geaccumuleerde inkomsten bevat gelden die nog niet aan klanten zijn gefactureerd, maar wel zijn verdiend. De rekening cumulatieve passiva bevat gelden die nog niet door leveranciers zijn gefactureerd, maar waarvoor al producten of diensten zijn geleverd of uitgevoerd.
De voordelen van boekhouding op transactiebasis
De accrual-techniek geeft een nauwkeuriger beeld van de huidige toestand van het bedrijf, maar is duurder om toe te passen vanwege de relatieve complexiteit.
Deze strategie is ontstaan als gevolg van de toenemende complexiteit van bedrijfsactiviteiten en de vraag naar nauwkeurigere financiële gegevens. Verkoop op krediet en projecten met inkomstenstromen op lange termijn hebben een impact op de financiële situatie van een bedrijf op het moment van de transactie. Bijgevolg ligt het in de rede dat dergelijke gebeurtenissen in de jaarrekening dienen te worden gerapporteerd in dezelfde verslagperiode waarin ze zich voordoen.
Boekhouding op transactiebasis biedt ondernemingen snelle input over hun voorspelde in- en uitstroom van kasmiddelen, waardoor ze hun bestaande middelen beter kunnen beheren en zich kunnen voorbereiden op de toekomst.
Boekhouding op transactiebasis geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële status van een bedrijf. Niettemin, omdat kasboekhouding minder ingewikkeld is, wordt het door veel kleine ondernemingen gebruikt.
Nadelen van de boekhouding op transactiebasis
De boekhoudmethode op transactiebasis heeft een belangrijk gebrek omdat het de schijn van winst kan suggereren, ook al heeft de gerelateerde instroom van kasmiddelen nog niet plaatsgevonden. Als gevolg hiervan kan een ogenschijnlijk winstgevende onderneming die krap bij kas zit, ondanks de aangegeven mate van winstgevendheid, insolvent worden. Daarom moet u aandacht besteden aan het kasstroomoverzicht van een bedrijf, dat de geldbewegingen in en uit het bedrijf laat zien.
Wanneer moet u de opbouwbasis van de boekhouding vermijden?
Een klein bedrijf kan ervoor kiezen om de boekhouding op transactiebasis niet te gebruiken, omdat hiervoor een bepaald niveau van boekhoudkundige vaardigheid vereist is. Een eigenaar van een klein bedrijf kan er ook voor kiezen om de timing van de instroom en uitstroom van contanten te wijzigen om minder belastbare inkomsten te genereren op basis van de kasbasis van de boekhouding, wat ertoe kan leiden dat de betaling van inkomstenbelasting wordt uitgesteld.
Boekhouding op transactiebasis versus boekhouding op kasbasis
Voor alle grotere bedrijven is boekhouding op transactiebasis de typische methode om transacties vast te leggen. Dit begrip verschilt van de kasbasis van de boekhouding, die inkomsten registreert wanneer contant geld wordt ontvangen en uitgaven wanneer contant geld wordt betaald. Een bedrijf op transactiebasis registreert bijvoorbeeld een verkoop zodra het een factuur aan een klant indient, terwijl een bedrijf op kasbasis wacht op betaling voordat de transactie wordt geregistreerd. Evenzo zal een bedrijf op transactiebasis een uitgave registreren zodra deze zich voordoet, terwijl een bedrijf op kasbasis zal wachten tot de leverancier is betaald voordat de uitgave wordt geregistreerd.
Boekhouding op transactiebasis versus kasboekhouding: wat is het verschil?
Een fundamenteel onderscheid tussen de systemen is dat jaarrekeningen die worden opgesteld door een bedrijf dat op kasbasis werkt, misleidende resultaten kunnen opleveren. Dit komt omdat het bedrijf de betaling van zijn leveranciers zou kunnen uitstellen tot na afloop van de verslagperiode, met als gevolg een groter kassaldo (en een betere financiële gezondheid) dan in werkelijkheid het geval is. Dit betekent dat iemand kan concluderen dat de financiën van de organisatie sterk zijn, terwijl dit niet de realiteit is. Een bedrijf registreert mogelijk geen verkopen omdat het de bijbehorende contanten nog niet heeft ontvangen, wat resulteert in lagere gerapporteerde verkopen en winsten; dit wekt de indruk dat het bedrijf het slecht doet, terwijl het in feite winstgevend is.
Een ander onderscheid tussen de technieken is dat de kasbasis van de boekhouding eenvoudiger te gebruiken is. Het vereist geen overlopende posten en kan daarom worden afgehandeld met beperkte boekhoudkundige expertise. Daarentegen vereist de toerekeningsbasis van de boekhouding een redelijk begrip van boekhoudkundige concepten.
Wat is gewijzigde boekhouding op transactiebasis?
Gewijzigde boekhouding op transactiebasis heeft aspecten van zowel kasboekhouding als boekhouding op transactiebasis. Het doel is om de stromen van huidige financiële middelen in de jaarrekening van een overheid weer te geven. De Government Accounting Standards Board heeft deze techniek ingevoerd. Gewijzigde boekhouding op transactiebasis heeft twee hoofdkenmerken. Om te beginnen worden opbrengsten alleen opgenomen als ze beschikbaar en meetbaar zijn. Beschikbaarheid van inkomsten vindt plaats wanneer er inkomsten beschikbaar zijn om lopende uitgaven in de komende 60 dagen te dekken, en het is meetbaar wanneer de daarmee verbonden kasstromen nauwkeurig kunnen worden geschat. Ten tweede worden uitgaven pas geboekt als er verplichtingen zijn aangegaan. Deze methode is vergelijkbaar met boekhouding op transactiebasis, in die zin dat voorraad en vooruitbetaalde items onmiddellijk worden opgenomen als uitgaven bij aankoop, terwijl activa bij aankoop ten laste van de kosten worden gebracht (er zijn geen afschrijvingskosten).
Kasboekhouding versus transactieboekhouding versus hybride boekhouding
Boekhouding op transactiebasis geeft een nauwkeuriger beeld van de bedrijfsprestaties, omdat het laat zien wanneer inkomsten en uitgaven plaatsvinden. Wil je zien of een bepaalde maand lucratief was, gebruik dan opbouw. Kasboekhouding wordt door sommige bedrijven ook gebruikt voor belastingdoeleinden en om hun cashflow bij te houden. Toch wordt kasboekhouding zelden op zichzelf gebruikt.
Terwijl boekhouding op transactiebasis meer arbeid vereist, kan technologie het grootste deel van het zware werk voor u doen. Boekhoudsoftware kan worden ingesteld om uw rekeningen te lezen en de bedragen rechtstreeks in uw uitgaven op transactiebasis in te voeren. Terwijl u facturen opstelt, worden deze ook als inkomsten geregistreerd. Bovendien, als u een hybride boekhoudsysteem gebruikt, kunt u met intelligente software naar behoefte schakelen tussen een kasbasis en een transactiebasis.
Wat is uitstel versus opbouw?
Overlopende posten ontstaan wanneer contanten worden uitgewisseld na de levering van goederen of diensten (toegerekende kosten en debiteuren). Uitstel vindt plaats wanneer de uitwisseling van geld plaatsvindt vóór de levering van goederen en diensten (vooruitbetaalde kosten en uitgestelde inkomsten).
Verschillen tussen opbouw en uitstel
Hieronder volgen de belangrijkste verschillen tussen opbouw en uitstel:
- Overlopende posten vinden plaats vóór ontvangst en betaling, terwijl uitstel plaatsvindt na betaling of ontvangst van inkomsten.
- Kosten: Toegerekende kosten zijn fondsen die een bedrijf in de huidige periode uitgeeft, maar pas later terugbetaalt. Uitgestelde kosten zijn kosten die het bedrijf maakt voor goederen of diensten die nog niet zijn verbruikt.
- Betalingen: Er vindt geen contante betaling plaats. Er is echter uitstel van betaling in contanten.
- Inkomsten: Accrual-inkomsten zijn inkomsten die zijn verdiend maar niet zijn ontvangen door het bedrijf. Uitgestelde inkomsten verwijzen daarentegen naar inkomsten die het bedrijf heeft ontvangen maar nog niet heeft gemaakt.
- Boekhouding op transactiebasis stelt een bedrijf in staat inkomsten te genereren die het aan zijn jaarrekening kan toevoegen, maar er is geen bewijs van betaling binnen de boekhoudperiode. Een uitstel daarentegen geeft prioriteit aan het aantonen dat het bedrijf de gemaakte kosten binnen dezelfde boekhoudperiode kan betalen.
Is opgebouwd een tegoed of een debet?
Een gecumuleerde uitgave, ook wel een opgebouwde verplichting genoemd, is een uitgave die is gemaakt maar nog niet is betaald. Een gemaakte uitgave is meestal een debitering van een onkostenrekening. Dit verhoogt uw kosten.
Is opgebouwd een actief of een uitgave?
Overlopende posten zijn een activum (als u het verschuldigd bent) of een verplichting op de balans (als u het aan iemand anders verschuldigd bent).
Ten slotte,
Boekhouding op transactiebasis is een soort boekhouding die betalingen en uitgaven crediteert en debiteert wanneer ze worden verdiend of gemaakt. Het verschilt van kasboekhouding doordat uitgaven worden geregistreerd wanneer betalingen worden gedaan en inkomsten worden geregistreerd wanneer contant geld wordt ontvangen.
Boekhouding op transactiebasis maakt gebruik van dubbele boekhouding, waarbij vaak twee rekeningen worden gebruikt bij het invoeren van een transactie. Omdat het de beweging van kapitaal door een bedrijf volgt en helpt bij het opstellen van jaarrekeningen, is deze methode nauwkeuriger dan kasboekhouding.
Gerelateerde artikelen
- GELDBOEKHOUDING: Betekenis, voorbeelden, verdiensten en tekortkomingen
- Kasstroomoverzicht Directe methode: overzicht, voorbeelden, voor- en nadelen
- Directe methode Cashflow: definitie, voorbeelden en voordelen
- ACCRUAL ACCOUNTING: EEN VEREENVOUDIGDE GIDS VOOR BEGINNERS (+gedetailleerde voorbeelden)
Referenties
