De boekhoudcyclus omvat het proces van: rekeningen betalen. Met andere woorden, om de stappen in de boekhoudcyclus volledig te begrijpen, moet u eerst het crediteurenproces begrijpen.
Als eigenaar van een klein bedrijf moet u op de hoogte zijn van de crediteurencyclus en begrijpen hoe het proces werkt. Ja, sommige kleine bedrijven hebben de neiging het belang ervan over het hoofd te zien, maar dat maakt het niet minder relevant. Het betekent alleen dat ze het grotere plaatje nog niet zien.
Als u een klein bedrijf heeft, kunt u uw uitgaven mogelijk direct betalen. Aan de andere kant, als u veel rekeningen moet betalen, moet u ze zeker op de crediteurenadministratie zetten en later betalen.
Maar wat zijn crediteuren dan precies?
Nou, onze post op rekeningen betalen behandelt al alles wat u moet weten. Maar terwijl dit bericht het crediteurenproces behandelt en hoe het te beheren, zal ik alleen maar aan de oppervlakte komen.
Wat zijn crediteurenadministratie?
Simpel gezegd, crediteuren zijn wat u verschuldigd bent voor producten die op krediet zijn gekocht. Kortom, het bedrag dat u verschuldigd bent voor producten en diensten gaat naar uw crediteurensaldo wanneer u een aankoop doet.
En omdat al deze producten en diensten op krediet zijn gekocht, met het saldo opeisbaar en betaalbaar binnen een bepaald tijdsbestek, wordt een late vergoeding of boete vastgesteld als het saldo niet binnen het gestelde tijdsbestek wordt betaald.
Bovendien is crediteuren een aansprakelijkheidsrekening. Met andere woorden, elke stijging van deze rekening wordt geregistreerd als een tegoed, met een overeenkomstige debitering van een onkostenrekening in een dubbele boekhouding.
Bij het betalen van facturen wordt de crediteurenrekening gedebiteerd en de geldrekening gecrediteerd.
Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?
Crediteuren en debiteuren zijn beide cruciale componenten van de boekhoudproces. Zoals eerder vermeld, zijn crediteuren bedragen die verschuldigd zijn aan leveranciers of dienstverleners voor ontvangen goederen of geleverde diensten. Dit maakt hen aansprakelijk.
Debiteuren daarentegen zijn geld dat u verschuldigd bent voor goederen of diensten die u op krediet aan uw klanten hebt aangeboden. Debiteurensaldi worden als activa beschouwd omdat ze laten zien hoeveel geld uw klanten u schuldig zijn. Het kennen van dit bedrag is handig bij het beoordelen van uw debiteurenomzet om betere zakelijke inzichten te krijgen.
Wat zijn de stappen in het crediteurenproces?
Over het algemeen vormt een goed rekeningschema, waarmee u uw uitgaven op de juiste rekening kunt boeken, de basis van een grondig crediteurenproces. Wanneer u op of voor de vervaldatum een cheque of een elektronische betaling naar de leverancier stuurt voor het verschuldigde bedrag, is het proces voltooid.
U zou geen moeite moeten hebben om u aan te passen aan het crediteurenproces als u gewend bent om uw eigen persoonlijke rekeningen te beheren. Er zijn echter een paar dingen die u moet doen om de crediteurenadministratie correct voor te bereiden en te verwerken.
Stap 1: Maak uw rekeningschema
Een van de meest cruciale dingen die u moet doen om het crediteurenproces te starten, is het maken van een rekeningschema dat geschikt is voor uw bedrijf. Al uw boekhoudkundige transacties, inclusief crediteuren, worden bijgehouden op uw rekeningschema.
Hoewel de meeste boekhoudsoftwareprogramma's worden geleverd met een standaard rekeningschema, moet u extra rekeningen maken om uw te betalen kosten effectief bij te houden. U kunt ook spreadsheetsoftware gebruiken zoals Microsoft Excel om uw rekeningschema te maken.
Stap 2: Bepaal leveranciersinformatie
Als u net begint, moet u waarschijnlijk uw leveranciers instellen. Of u nu spreadsheetsoftware of boekhoudsoftware gebruikt om boekhoudtransacties te beheren, u moet leveranciersinformatie bijhouden.
Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u leveranciersinformatie rechtstreeks in het programma invoeren. Dit omvat ook de boekhoudkundige of betalingsvoorwaarden van de verkoper. Deze boekhoudkundige termen verwijzen grotendeels naar de hoeveelheid tijd die u heeft om uw factuur aan de verkoper of leverancier te betalen. Enkele populaire termen zijn Net 10, Net 30 en Net 60.
Als uw leverancier u bijvoorbeeld een factuur stuurt met Net 30-betalingstermijnen en op de factuur staat de datum 15 december, dan moet u de betaling uiterlijk op 14 januari uitvoeren om te voorkomen dat u als te laat wordt bestempeld.
Een andere typische betalingstermijn, vooral bij leveranciers, is 2/10 Netto 30. Als u dezelfde factuurdatum (15 december) gebruikt, betekent deze termijn dat u een korting van 2% op het totale verschuldigde bedrag kunt krijgen als u uw factuur vóór 24 december betaalt. Betaalt u niet uiterlijk op 24 december, dan mag de factuur uiterlijk op 14 januari blijven staan.
Ondertussen Verschuldigd op ontvangst is een andere veel voorkomende betalingsoptie. Kortom, als een verkoper of leverancier u een factuur stuurt met de tekst "Dueon Receipt", betekent dit dat de betaling onmiddellijk verschuldigd is.
Stap 3: Factuurgegevens onderzoeken en invoeren
Meestal moet u of uw boekhouder een factuur op juistheid controleren nadat u deze van een verkoper of leverancier heeft ontvangen.
Als een factuur voor bestelde producten is, controleer dan nogmaals of alle artikelen die op de factuur staan, zijn aangekomen. Aan de andere kant, als de factuur voor geleverde diensten is, controleer dan nogmaals of de diensten zijn geleverd zoals aangegeven. Het is van cruciaal belang dat u deze stap voltooit voor alle facturen die u ontvangt.
Daarna kunt u beginnen met het invoeren van factuurgegevens in uw grootboekrekeningen of in uw softwareapplicatie. In principe kunt u rekeningen goedkeuren terwijl u ze beoordeelt; dat is als het een routine is om alle crediteuren voor uw bedrijf in te voeren.
Maar als u besluit een boekhouder in dienst te nemen, moet u hem of haar enkele algemene richtlijnen geven voor het goedkeuren van facturen. Dit omvat een dollarlimiet voor wat de griffier kan goedkeuren.
Een andere optie is echter om uw administrateur-codefacturen met de juiste rekeningnummers te laten verzenden en deze vervolgens ter goedkeuring naar u toe te sturen. Met deze methode kunt u inkomende rekeningen bekijken, waardoor nauwkeurigheid wordt gegarandeerd en betalingsfouten worden voorkomen.
Na deze stap kan uw administrateur beginnen met het invoeren van betalingsgegevens. Sommige van deze stukjes informatie omvatten; het factuurnummer, de vervaldatum en het bedrag dat u verschuldigd bent.
Stap 4: Controleer en verwerk de betaling voor openstaande facturen
Het is de beste aanpak om elke week uw crediteuren te controleren om te bepalen welke betalingen verschuldigd zijn. Het helpt ervoor te zorgen dat uw leveranciers hun betalingen op tijd ontvangen. Kortom, u moet de vervaldatums evalueren om te zien welke rekeningen u moet betalen. Dit volgt of u een handmatig boekhoudsysteem of boekhoudsoftware gebruikt.
Voor factuurbetalingen heb je daarentegen verschillende mogelijkheden. U kunt cheques uitschrijven, cheques verwerken vanuit uw boekhoudsoftware, uw verkopers en leveranciers betalen met een bedrijfscreditcard of een elektronisch betalingsmechanisme gebruiken.
Maar let op, als u een cheque gebruikt om uw leveranciers te betalen, moet u altijd een kopie van de factuur in de envelop met de cheque stoppen. U wilt ook controleren of elke vorm van overmaking het factuurnummer bevat. Dit om ervoor te zorgen dat uw betaling correct wordt geregistreerd.
Aan de andere kant, als u betaalt met een creditcard of een andere vorm van overboeking, moet u de verkoper hiervan op de hoogte stellen.
Stap 5: Herhaal de procedure eenmaal per week
U kunt uw inspanning aan het einde van de maand verminderen en tegelijkertijd te late betalingen en te late vergoedingen voorkomen door een wekelijkse crediteurencyclus te creëren en uit te voeren. Het regelmatig verwerken van facturen kan helpen bij de cashflow, zelfs als u maar een paar leveranciersbetalingen hoeft te doen.
Hoe kunt u uw crediteurenproces effectief beheren?
Het betalen van rekeningen is een noodzakelijk aspect van elk bedrijf, ongeacht de grootte. En zoals u weet, worden inkomensfacturen beheerd door een afdeling Accounts Payable, die ook helpt bij het verwerken van betalingen.
Maar wat nog belangrijker is, het implementeren van bedrijfs- en financieel beleid om een crediteurenproces te stroomlijnen, kan een bedrijf helpen zich voor te bereiden op toekomstige uitbreiding, terwijl ook de processtappen voor crediteuren worden gestroomlijnd.
Hier zijn vijf tips om u te helpen bij het beheren van uw schulden:
#1. Vereenvoudig uw debiteurenprocesstappen: overbelasting van facturen
U kunt de stappen in uw crediteurenproces stroomlijnen door het aantal cheques terug te brengen tot twee keer per maand. En met cheques bedoel ik het proces van het afdrukken van cheques om facturen te betalen en ze in het grootboek te plaatsen.
Bovendien moeten facturen worden geback-upt in de administratie en worden goedgekeurd door de juiste afdelingshoofden voordat er een controle wordt uitgevoerd, zodat betalingen op tijd kunnen worden gedaan.
Ook moeten de plafonds voor elke controlerun bekend zijn bij de crediteurenadministratie. Zo weet u zeker dat de belangrijkste rekeningen worden betaald.
Een afdeling met de bevoegdheid om zelfverzekerde zakelijke en betalingsbeslissingen te nemen, zal het proces gemakkelijker maken door beoordelingen te maken, zoals het doen van gedeeltelijke betalingen voor grotere saldi of het uitstellen van betalingen aan leveranciers met een hogere tolerantie voor vervaldatums.
#2. Veiligheidsprocedures: fraude met crediteuren verminderen
Accounts Payable is een gebied met een hoog risico voor zakelijke fraude. Een goed voorbeeld is wanneer een oneerlijke werknemer een "dummy-verkoper" opzet, fraude is gebruikelijk. Kortom, wanneer een bedrijf facturen betaalt voor diensten die nooit zijn geleverd, betalen ze in wezen de oneerlijke werknemer en verliezen ze geld.
Procedures en regels kunnen u echter helpen uw bedrijf te beschermen en risico's te verkleinen. Stel dus een methode vast om ervoor te zorgen dat de persoon die de controles uitvoert niet ook de capaciteit heeft om nieuwe leveranciersaccounts aan te maken. Voordat u een leveranciersaccount aanmaakt, moet dit ook aan de eigenaren worden uitgelegd en moet het account worden beoordeeld.
Ondertussen zijn er andere methoden die helpen om fraude te verminderen;
- Toestemming afdelingshoofden
- Scheiding van rollen, en
- Steekproef
#3. Vervaldatums bevestigen: leveranciersvoorwaarden kunnen onderhandelbaar zijn
In de meeste gevallen wordt op facturen een betalingstermijn van 30 of 60 dagen vermeld. Een bedrijf kan onderhandelen over voorwaarden voor openstaande facturen, ongeacht de verstrekte voorwaarden. Kortom, een verkoper geeft vaak kortingen of speciale voorwaarden als een bedrijf regelmatig grote hoeveelheden koopt.
Dus als een bedrijf te laat komt met een betaling, is het ideaal als ze de verkoper bellen om de relatie gaande te houden en te kijken of er iets kan worden gedaan aan de late betaling.
#4. Verminder CFO-impact op verificatie en handtekening
Een Chief Financial Officer (CFO) tekent meestal de cheque, maar stelt de chequerun niet samen. Dus voordat rekeningen naar de CFO worden gestuurd om te worden betaald, moet de afdeling Accounts Payable de veroudering uitvoeren, kiezen welke facturen moeten worden betaald, de facturen samenstellen, cheques afdrukken en controleren of alle facturen zijn goedgekeurd.
Aan de andere kant vergelijkt de CFO, voordat hij ondertekent, eenvoudig de factuurbedragen met het chequebedrag. Als een bedrijf actiever contant geld beheert, laat Accounts Payable dan van tevoren weten wat hun budget is voor het uitvoeren van cheques, zodat ze kunnen bepalen welke leveranciers kunnen wachten tot de volgende cheque en het ondertekenen van rekeningen.
#5. Gebruik software om betalingen en processen gemakkelijk te voltooien
Boekhoudsoftware kan u helpen uw te betalen rekeningen gemakkelijker te onderzoeken en fouten te voorkomen, zoals onnauwkeurige bedragen, onjuiste chequenummers die worden gebruikt om leveranciers te betalen en te vroeg of te laat betalen door u in staat te stellen betaalde en onbetaalde facturen in te dienen, te beheren en te controleren. U hoeft dus alleen maar betalingsvoorwaarden in te voeren voor elke leverancier, zoals Net 30 of Net 60, die het systeem als standaard kan gebruiken.
Ook kan boekhoudsoftware het voor uw organisatie gemakkelijk maken om verouderingsrapporten uit te voeren, waardoor u een beter inzicht krijgt in wat er in de pijplijn zit.
Wat zijn de 4 functies van crediteuren?
Rekenen, zakelijke transacties invoeren, facturen verwerken en financiële gegevens controleren om de administratie bij te houden.
Wat is AP volledige cyclus?
Een gebied dat bedrijven kunnen proberen te verbeteren, is het volledige crediteurenproces. "Volledige cyclus" betekent niet alleen bestellingen plaatsen en ervoor betalen. Het betekent ook alle tussenliggende stappen. Dit omvat het maken van documenten, het coderen ervan, het vergelijken ervan en meer.
Wat is het 3 Way Match-proces in crediteurenadministratie?
Voordat een factuur wordt betaald, zorgt een proces dat 'drievoudige afstemming' wordt genoemd ervoor dat de informatie op een inkooporder, de factuur van de leverancier en het ontvangstbewijs allemaal overeenkomen. Alleen de details van de leveranciersfactuur en de details van de inkooporder worden in twee richtingen vergeleken.
Wat zijn de twee soorten crediteuren?
Crediteuren voor een bedrijf kunnen worden onderverdeeld in twee soorten salarissen en onkosten. Crediteuren komen meestal in de vorm van leveranciersfacturen, maar het kunnen ook rekeningen, facturen of cheques zijn.
Wat is het verschil tussen P2P en AP?
De crediteurenadministratie is slechts één onderdeel van P2P. (procure-to-pay). P2P omvat de gehele inkoop- en factureringscyclus, inclusief leveranciersbetalingen. AP-automatisering versnelt deze processen en zorgt voor een grotere mate van nauwkeurigheid in elke workflowfase.
- REKENINGEN GIDS VEREENVOUDIGD! (+ Gedetailleerde uitsplitsing van de formule)
- Crediteuren versus debiteuren Gedetailleerde vergelijking
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
- BOEKHOUDFACTUUR: definitie, hoe deze op te nemen en gratis software
- WAT IS CONTANTE CONVERSIECYCLUS: CCC verhogen en berekenen?
