Benieuwd wat een accountable job inhoudt? In dit artikel leert u meer over de functiebeschrijving en voorbeelden van cv's van crediteuren om u te helpen uw volgende baan binnen te halen.
Van Accounts Payable-professionals wordt verwacht dat ze in staat zijn om een grote hoeveelheid gegevens te verwerken, veel aandacht besteden aan details en dagelijks communiceren met werkgevers en verkopers. Ze moeten ook boekhoudkundige principes kunnen toepassen en werk kunnen uitvoeren dat analytisch, evaluatief en adviserend van aard is.
De afdeling Accounts Payable is verantwoordelijk voor de financiële stabiliteit van een onderneming. Ze moeten ervoor zorgen dat alle schulden worden betaald en dat het bedrijf genoeg geld heeft om zijn uitgaven te dekken. Accounts Payable is doorgaans een aparte afdeling in grote bedrijven, maar bij kleinere bedrijven worden de verantwoordelijkheden van Accounts Receivable en Payable regelmatig gecombineerd.
Wat zijn de drie basisfuncties van Accounts Payable?
Hoewel de grootte van een bedrijf uiteindelijk bepaalt welke rol de crediteuren spelen, kunnen de meeste bedrijven baat hebben bij specialisten op het gebied van crediteurenadministratie. Als een parttime contractant wekelijks of tweewekelijks komt werken, kan het bedrijf zich op andere aspecten concentreren. De crediteurenadministratie vervult naast het betalen van rekeningen ten minste drie basisfuncties. Deze functies kunnen zijn: het maken en volgen van budgetten; uitgeven van facturen; en het beheren van betalingen. Hieronder staan de drie basisfuncties van een crediteurenadministratie;
#1. Interne interne betalingen uitvoeren
Crediteurenadministratie werkt vaak intern om interne terugbetalingen te verdelen, kleingeld te controleren en te beheren en de distributie van certificaten voor vrijstelling van omzetbelasting te controleren. Interne onkostenvergoedingen voldoen aan de auditprocedures van het bedrijf die vereisen dat werknemers een handmatig journaalrapport, kwitanties of beide indienen om terugbetalingsclaims vast te stellen.
Kleingeld wordt over het algemeen gebruikt voor kleine uitgaven, zoals verschillende verzendkosten, kantoorartikelen of lunches tijdens een bedrijfsbijeenkomst. Accounts Payable geven vaak certificaten voor vrijstelling van omzetbelasting af die ze afgeven aan afdelingshoofden om ervoor te zorgen dat legitieme zakelijke aankopen geen btw-kosten omvatten.
#2. Betalingen van leveranciers verwerken
Een van de belangrijkste functies van crediteurenadministratie is het verwerken van de inkomende facturen en betalingen van een bedrijf. Dit is een van de functies die als eerste in je opkomt als je denkt aan de taken van Accounts Payable. Accounts Payable-professionals houden de contactgegevens van leveranciers, betalingsvoorwaarden en IRS W-9-informatie bij in een computerdatabase. Hierdoor kunnen ze de leveranciers gemakkelijk vinden en contacteren wanneer dat nodig is.
Interne controle is wat bepaalt of het inkoopproces begint met een vooraf goedgekeurde inkooporder of dat toezeggingen na aankoop aankopen bevestigen. Leveranciersbetalingen omvatten ook analyserapporten aan het einde van de maand die ondernemers en management laten zien hoeveel het bedrijf momenteel aan leveranciers verschuldigd is.
#3. Beheer zakelijke reiskosten
In grote bedrijven of bedrijven waar de eigenaar en andere werknemers (bijv. verkopers) vaak reizen, kunnen crediteurenfuncties verantwoordelijkheden voor reisbeheer omvatten, zoals het vooraf boeken van vliegtickets, huurauto's en hotels. Als interne controles reisvoorschotten toestaan, verwerkt Accounts Payable aanvragen en verdeelt de reisgelden. Bij de reiziger dan is Payment Engagements verantwoordelijk voor het in overeenstemming brengen van uitbetaalde bedragen met daadwerkelijk uitgegeven bedragen of voor het verwerken van reisterugbetalingsverzoeken.
Andere boekhoudkundige functies
Accounts Payable werkt ook om kosten te verlagen door te zoeken naar details die het bedrijf geld kunnen besparen, zoals het betalen van een factuur tijdens een contantkortingsperiode die veel leveranciers toestaan. De crediteurenadministratie is vaak het eerste aanspreekpunt tussen de vertegenwoordigers van het bedrijf en de leveranciers. Daarom is het opbouwen en onderhouden van goede relaties vaak een verplichting van de werknemer. Sterke relaties kunnen een bedrijf ten goede komen bij het werken met leveranciers. Goede relaties kunnen bijvoorbeeld leiden tot gunstigere kredietvoorwaarden tijdens een seizoensgebonden verkoopdaling.
Accounts Payable-specialisten controleren facturen soms voordat ze ze betalen om er zeker van te zijn dat ze correct zijn. De crediteurenadministratie kan de handelaar bellen als de factuur hoger is dan normaal, of contact opnemen met een interne medewerker als blijkt dat de medewerker niet voor de goedkoopste optie heeft gekozen of tijdens de aankoop geen door het bedrijf goedgekeurde leverancier heeft gezocht namens het bedrijf.
Wat zijn de belangrijkste vaardigheden voor Accounts Payable?
Hoewel een diploma niet vereist is voor een crediteurenpositie, is het noodzakelijk om praktische kennis te hebben van de basisprincipes van boekhouding en boekhouding. Voor een baan in crediteurenadministratie zou een diploma op de volgende gebieden gunstig zijn:
- Economie of Financiën
- Business Administration
- Accounting
Andere vereiste vaardigheden zijn onder meer;
- Vaardigheid met het opstellen van onkostendeclaraties voor gegevensinvoer.
- Vaardig in Microsoft Excel.
- Kennis van boekhoudprincipes en Accounts Payable-processen.
- Bekend met inkooporderprocessen.
- Zelfstandig kunnen werken en initiatief nemen.
Een functieomschrijving van Accounts Payable moet specifieke normen bevatten voor gegevensinvoer en aandacht voor detail. Het is van essentieel belang dat werknemers zich voortdurend op een professionele manier kunnen engageren, omdat ze dagelijks met werkgevers en leveranciers zullen communiceren.
Accounts Payable Functieomschrijving Voorbeelden
Als u op zoek bent naar een professional in crediteurenadministratie, moet de functiebeschrijving er als volgt uitzien:
Samenvatting
We zijn op zoek naar een gekwalificeerde Accounts Payable Clerk om alle voor betaling ontvangen facturen te verwerken en om de tijdige, nauwkeurige en efficiënte betaling van alle debiteuren af te handelen.
Verantwoordelijkheden
- Verwerken van overmakingen in overeenstemming met financieel beleid en regelgeving
- Regelmatige financiële transacties uitvoeren, zoals het valideren, scheiden en vastleggen van crediteurengegevens.
- Om ervoor te zorgen dat alle rekeningen en betalingen worden verantwoord en correct worden geboekt, stemt u het crediteurenboek af.
- Door leveranciersrekeningen en maandelijkse leveranciersoverzichten te vergelijken, bevestigt u eventuele verschillen en onderzoekt u deze.
- Faciliteer de betaling van facturen die achterstallig zijn door contact op te nemen met klanten en factuurherinneringen te verstrekken.
- Maak rapporten die de status van de crediteuren beschrijven.
- Herken kostenplaatsen en onkostenrekeningen
- Begrijpt de voorschriften voor het crediteurenproces (W-9, omzetbelasting, enz.)
Kwalificaties en vaardigheden
- Een geschiedenis van werken als administratief medewerker
- Gedegen begrip van de basisprincipes van crediteurenboekhouding
- Aantoonbare aanleg voor het berekenen, vastleggen en beheren van boekhoudkundige gegevens en financiële informatie
- Vaardigheden in het invoeren van gegevens en een talent voor statistiek
- Praktische kennis van spreadsheets en gespecialiseerde software
- Vaardigheid in MS Office en Engels
- hoge mate van precisie en zorg voor details
- BSc in boekhouding, financiën of bedrijfskunde
Hoe bereid ik me voor op een debiteurengesprek?
Als je je voorbereidt op een sollicitatiegesprek voor een functie als crediteurenadministratie, weet je waarschijnlijk dat je veelgestelde vragen kunt verwachten, zoals: Kun je iets over jezelf vertellen? U bent meer geïnteresseerd in sollicitatievragen over facturering die uw kennis van factuurverificatie, ordertracering en betalingsverwerking testen. Een vraag die u onderzoekt over het verschuldigde loon, kan u bijvoorbeeld in de war brengen als u niet van tevoren over het antwoord hebt nagedacht. Raadpleeg voor elk gesprek de nieuwste vergoedingsgids om een idee te krijgen van welk salaris u kunt verwachten van een crediteurenadministratie. Volgens de Compensation Guide 2022 zou het mediane salaris voor een crediteurenadministratie bijvoorbeeld $ 39,250 moeten zijn.
Tips om mee aan de slag te gaan, terwijl je je voorbereidt op je sollicitatiegesprek
Voorbereiding is je beste verdediging. Helaas kun je niet alle mogelijke vragen vooraf oefenen. Gebruik de volgende interviewtips om ervoor te zorgen dat u niet de fout ingaat bij het stellen van een vraag die uit het niets lijkt te komen:
Blijf rustig.
Interviewers hechten meer waarde dan de inhoud van uw antwoorden. Je noteert ook hoe je antwoorden formuleert om meer te weten te komen over je creativiteit en aanpak van problemen. Blijf kalm, maak oogcontact en wees zelfverzekerd alsof u een accountant bent.
Vraag om uitleg.
Als u in de war bent, kunt u om uitleg vragen. Vraag de interviewer om de vraag te herhalen of anders te formuleren. Uw interviewer zal uw wens respecteren om hen het antwoord te geven waarnaar ze op zoek zijn.
Wees geen lafaard.
Wees niet bang om vragen te stellen. Dit kan met name aantrekkelijk zijn als u wordt gevraagd naar een gat in uw cv. Als je stopt met boekhouden om je MBA-programma voortijdig te beëindigen, zeg dat dan. Wees eerlijk en feitelijk, en bereid je voor op de volgende vraag.
Snap je.
Stel dat een interviewer je vraagt: "Op welk dier lijk je het meest?" Als je "kat" zegt, kun je toevoegen "omdat ik nieuwsgierig ben en I eindig altijd staand.” Probeer bij het beantwoorden van deze vragen de vaardigheden te benadrukken die u nodig heeft als accountant voor dit specifieke bedrijf. Nieuwsgierigheid en autonomie betekenen in dit voorbeeld bereidheid om nieuwe dingen te proberen en betrouwbaarheid.
Neem de tijd.
De interviewer verwacht dat je de tijd neemt om een ongebruikelijke vraag te stellen. Een doordacht antwoord is beter dan een overhaast antwoord. Je zou iets kunnen zeggen als: 'Dat is een interessante vraag. Laat me er over nadenken."
Vragen stellen.
De werkgever is niet de enige die goede vragen zou moeten stellen. Denk na over vragen die je zou kunnen stellen in een sollicitatiegesprek, zoals Wat heb je nodig om succesvol te zijn in deze baan? Kun je me meer vertellen waarom je deze functie wilt vervullen? Hoe zou u uw bedrijfscultuur omschrijven? Onthoud ten slotte dat u het risico loopt de gunst te verliezen als u zegt dat u zich meer identificeert met katten dan met honden, of als u onthult dat alles wat u in de koelkast heeft een reep chocolade en een pot mosterd is.. Eigenlijk weten we het niet zeker! Wat dacht je hiervan: wees eerlijk, denk na, en wees jezelf als je met onverwachte vragen wordt geconfronteerd.
Hoe stel je jezelf voor in een crediteurengesprek?
U moet het bedrijf duidelijk laten zien dat u betrouwbaar, betrouwbaar en goed geïnformeerd bent over boekhouding terwijl u solliciteert naar boekhoudkundige banen.
Het is cruciaal om in gedachten te houden dat de werkgever je persoonlijkheid en zelfvertrouwen zal beoordelen op basis van hoe je jezelf voorstelt. Hier zijn tips om u te helpen uzelf voor te stellen als de beste kandidaat voor de baan.
#1. Focus op wat jou speciaal maakt
Wees specifiek bij het beschrijven van uw sterke punten en prestaties in een zelfintroductie voor een crediteurengesprek. Geef specifieke voorbeelden van waarin u verschilt van de andere sollicitanten. Uw werkverleden, vaardigheden en kritische sterke punten kunnen op de eerste plaats komen, gevolgd door uw professionele doelstelling.
#2. Heb vertrouwen
Het onderscheid tussen zelfvertrouwen en verwaandheid wordt vaak verkeerd begrepen. Terwijl Confidence zich bezighoudt met het leveren van hoogwaardige service, is Conceit alleen geïnteresseerd in het bevredigen van haar eigen behoeften. Als u door een werkgever wilt worden aangenomen, is vertrouwen essentieel. Wees gerust, maar ga niet overboord en vertel de werkgever dat u alleen op zoek bent naar het werk dat aan uw wensen voldoet.
#3. Gebruik realistische voorbeelden
Neem nooit voorbeelden uit uw persoonlijke leven op in uw interviewvraag over zelfintroductie van crediteuren. Geef concrete voorbeelden van hoe uw capaciteiten en achtergrond van toepassing zijn op de functie. Door persoonlijke voorbeelden te geven kan het bedrijf het idee krijgen dat je privé en werk niet gescheiden kunt houden.
#4. Hou het kort.
Gebruik deze vraag over je zelfintroductie als een kans om een pitch te houden. Wees beknopt en to the point. Schrijf ter voorbereiding op het interview de eigenschappen op die u onderscheiden en het meest gekwalificeerd maken. Om uw zelfvertrouwen te vergroten, moet u er vertrouwd mee raken.
Waarom zouden we jou inhuren voor crediteuren?
Deze specifieke vraag is een keuzevraag onder werkgevers, deze wordt u mogelijk aan het einde van uw interview gesteld. Dit is hoe uw antwoord zou moeten klinken.
“Met name drie dingen trekken mijn aandacht.” Ten eerste geeft het hebben van een functie waar aandacht voor detail cruciaal is mij veel werkplezier. Omdat je een bedrijf bent met hoge eisen en omdat de functie Accounts Payable Clerk veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt, ben ik er erg in geïnteresseerd. Ten tweede ben je een bedrijf dat me zal helpen slagen in deze functie en me de ruimte zal geven om uit te breiden en te verbeteren. Ik ben graag actief en na het lezen van de functieomschrijving Accounts Payable Clerk voor deze functie kan ik met zekerheid zeggen dat ik geen tijd zal hebben om iets te doen. Ten slotte wil ik werken voor een bedrijf dat innovatie, vooruitstrevendheid en het succes van werknemers bevordert. Deze drie factoren maken me erg enthousiast om bij uw bedrijf te komen werken
Wat is een journaalboeking in crediteuren?
Journal of Accounts Payable zijn de bedragen die in boekhoudkundige boekingen aan crediteuren van een bedrijf moeten worden betaald voor de verwerving van producten of diensten, posten genoemd. Deze worden als kortlopende schulden op de balans vermeld en eventuele betalingen worden in mindering gebracht op deze rekening.
Crediteurenverantwoordelijkheid ontstaat telkens wanneer een transactie plaatsvindt waarbij goederen of diensten op de rekening worden gekocht. Het bedrijf moet het opstellen en opnemen in de boekhouding. De factuur van de verkoper wordt gebruikt om erachter te komen hoeveel geld er moet worden bijgeschreven in de journaalposten voor crediteuren. Het bevat vaak details over het vereiste betalingsbedrag en de vervaldatum van de koper.
Conclusie
U zou nu volledig moeten begrijpen wat een specialist op het gebied van crediteurenadministratie doet en hoe u een cv kunt maken als specialist op het gebied van crediteurenadministratie. Als je over de nodige vaardigheden en kwalificaties beschikt, zou je goed op weg moeten zijn naar je volgende baan als administratief medewerker.
- WAT IS CONTANTE CONVERSIECYCLUS: CCC verhogen en berekenen?
- REKENINGEN GIDS VEREENVOUDIGD! (+ Gedetailleerde uitsplitsing van de formule)
- Crediteuren versus debiteuren Gedetailleerde vergelijking
- Het crediteurenproces automatiseren: wat u moet weten voordat u gaat automatiseren
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
Accounts Payable Functieomschrijving: Referenties
