Door de dagelijkse aanmaak van honderden werkorders kunnen bedrijven overweldigd raken en hun overkoepelende operationele doelstellingen uit het oog verliezen. U kunt dit probleem oplossen door een van de beste werkbonsoftware te gebruiken, die wordt gedekt door CMMS en software voor buitendienstbeheer. Werkorders worden in dit bericht gedefinieerd, samen met hoe ze het veldwerk kunnen beïnvloeden.
Werkordersoftware
Bij het uitvoeren van loodgieters-, elektrische, HVAC-, facilitaire en andere onderhoudstaken kunnen aannemers en veldpersoneel werkordersoftware gebruiken als een Field Service Management hulpmiddel. Buitendienst- en onderhoudswerkzaamheden worden eenvoudiger gemaakt, van het accepteren van vragen van klanten tot het afronden van taken. Met deze software kunnen aannemers werkorders efficiënt in realtime toewijzen, beheren en volgen. Selecteer de beste werkbonsoftware voor uw bedrijf uit zowel gratis als betaalde opties.
Redenen om werkbonsoftware te gebruiken
Voor veldwerkzaamheden biedt werkbonsoftware de volgende voordelen:
#1. Volg vacatures op één locatie
Ten eerste maakt het hebben van het juiste platform het leveren van werkbonnen eenvoudiger. Met behulp van werkordersoftware kunt u eenvoudig de juiste werknemers toewijzen en sturen naar bepaalde werkorders in het veld. Bovendien stelt het veldtechnici in staat om de begin- en eindtijden van taken vast te leggen en voortgangsrapporten in realtime in te dienen. Met deze capaciteit kunt u profiteren van snellere doorlooptijden van taken.
#2. Verminder papierwerktijd
Ten tweede vergen traditionele papieren inzendingen op het veld vaak veel voorbereiding en tijd. Een uitstekend alternatief voor deze aanpak is werkbonsoftware. U kunt deze tool ook gebruiken om online werkorderformulieren en -rapporten te maken met behulp van aangepaste sjablonen, waardoor u tijd en moeite bespaart door deze formulieren te digitaliseren, waardoor het eenvoudiger en effectiever wordt om informatie vast te leggen over de taken die in het veld worden uitgevoerd, waardoor u meer tijd om belangrijke taken uit te voeren.
#3. Zet de gegevens in een gecentraliseerde database.
Op papier gebaseerde systemen slaan papier vaak op in dozen die, als ze niet op de juiste manier worden behandeld, kunnen leiden tot verlies of vernietiging. Door al uw documenten in één database op te slaan, lost werkbonsoftware dit probleem op. U hoeft zich geen zorgen te maken dat u uw gegevens kwijtraakt, want deze worden automatisch online opgeslagen.
Werkbonsoftware gaat hierin een stap verder. U kunt snel het document vinden dat u nodig heeft door gebruik te maken van de mogelijkheid om de informatie te filteren en te sorteren op grootte, status, datums en toegewezen personen.
#4. Visualiseer en volg de prestaties van werkorders
Naast het invullen van een werkbon en het factureren aan de klant, heeft werkbonsoftware nog meer functies. Op basis van de grootte van de organisatie en het aantal veldtechnici kunt u het aantal werkorders bijhouden dat gedurende een bepaald tijdsbestek (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) wordt uitgevoerd. Deze software geeft ook het aandeel werkorders weer dat is voltooid, zodat u uw prestaties over een bepaalde periode kunt volgen en beoordelen.
#5. Praat met de veldtechnici
Last but not least stelt werkbonsoftware u in staat om direct contact op te nemen met veldexperts wanneer een werkbon technische problemen heeft. Zo breng je moeiteloos verse instructies van een klant over. Ze kunnen getagde foto's sturen om de plaatsen te markeren die moeten worden gecorrigeerd door dit programma te gebruiken. Bovendien stelt het je in staat om je digitale agenda's te integreren om dubbele boekingen te voorkomen en reeds overwerkte veldwerkers meer werk te geven.
Het juiste platform selecteren
Bij het afhandelen van reparatieopdrachten zijn aannemers en buitendiensttechnici zich bewust van het belang van tijdigheid en efficiënte coördinatie. De taak wordt aanzienlijk eenvoudiger als u over de juiste instrumenten beschikt. Het doel van werkbonsoftware is om taakprocessen te stroomlijnen, van het indienen van verzoeken tot het sluiten, ook al verschillen de services per branche.
Hier zijn enkele aspecten waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van werkbonsoftware voor uw bedrijf om u te helpen dit doel te bereiken:
- Gebruiksvriendelijkheid: Hoe gebruiksvriendelijk is de software? Kunnen technici in het veld deze tool gebruiken om taken effectief uit te voeren?
- Planningsmogelijkheden: hoe kunt u met deze tool taken delegeren aan veldtechnici? Kan deze app voor preventieve zorg en soortgelijke taken repeterende schema's regelen?
- Alerts en reminders: Levert dit programma automatisch berichten over de status van de werkbon?
- Hoe kunt u de verblijfplaats en omstandigheden van uw buitendienstpersoneel bijhouden?
- Biedt dit platform real-time communicatie met veldtechnici, waar ze zich ook bevinden?
- Gedetailleerde rapporten maken Welke informatie bevat het werkorderrapport?
- Beschikbaarheid voor veldpersoneel: kunnen aannemers en veldtechnici deze software gebruiken op een handheld-apparaat (zoals een telefoon of tablet)?
Beste werkordersoftware
#1. Veiligheidscultuur
Voor teams van elke omvang en in alle sectoren is er een digitaal platform genaamd veiligheidscultuur. Het stelt veldpersoneel en aannemers in staat om werkorders in het veld aan te wijzen, te verzenden en bij te houden. Meer nog, maak gedetailleerde digitale formulieren van uw papieren formulieren documentatie die uw buitendienstmedewerkers snel kunnen invullen en afmelden met hun mobiele apparaten. Gebruik deze tool om een digitale handtekening toe te voegen en stuur klanten vervolgens een kopie van het voltooide werkorderrapport.
Kenmerken:
- Automatisch werkorders toewijzen aan de juiste buitendienstmedewerkers
- Workflows voor service en onderhoud
- Let op meldingen, gesprekken en werkorderwaarschuwingen
- Corrigerende en preventieve maatregelen voor technische problemen ter plaatse
- Werkordersjablonen die kunnen worden aangepast vanuit de Openbare Bibliotheek
- Zeer gedetailleerde rapporten met foto's en video's
- Genereren van elektronische klantrapporten in Word-, PDF- en webformaten
- De naadloze interactie van QuickBooks met boekhoud- en factureringssoftware
- Krachtig analysedashboard om de status van werkorders te bekijken
- Geotagging-mogelijkheden voor het volgen van veldpersoneel
#2. Huisbezoek Pro
Van planning en implementatie tot facturering en incasso, Housecall Pro optimaliseert de werklast van thuisserviceprofessionals. Ze kunnen zich dan concentreren op het uitbreiden van hun personeelsbestand om aan de behoeften van de consument te voldoen, terwijl ze tijd besparen bij het verwerken van administratieve taken. Daarom ondersteunt dit platform bedrijven die HVAC, huishouding, elektriciteit, sanitair en andere leveren diensten aan huis.
Kenmerken:
- Plannen met slepen en neerzetten
- Onmiddellijke verzending
- Elektronische facturering
- Eenvoudige schattingen
- Mogelijkheid om klanten te beheren
- Online boeken en betalen
- Email adverteren
- Niet-gratis versie
#3. Synchroteam
Een cloudgebaseerde tool voor het beheer van werkorders heet Synchroteam. Het stroomlijnt interne procedures om klanten snelle werkopdrachten van hoge kwaliteit te bieden. Dit webplatform biedt ook een verscheidenheid aan functies, van opdrachtadministratie tot facturering, om kleine en middelgrote serviceorganisaties te helpen hun kosten te optimaliseren en hun personeel in te zetten.
Kenmerken:
- Klantenservice
- Beheer van banen
- Controles voor planning en verzending
- API-gebruik Facturering
- Hulpmiddelen om de tijd bij te houden
- Klantwaarschuwingen in realtime
- Onbeperkte capaciteit
- Niet-gratis versie
#4. ServiceHandel
Commerciële dienstverleners kunnen hun activiteiten stroomlijnen door gebruik te maken van het platform dat bekend staat als ServiceTrade. Voor een goed georganiseerde workflow zet dit programma ook weboffertes automatisch om in werkorders. Gebruik vervolgens een op kaarten gebaseerde planningstool en een planningsbord om terugkerende werkorders te beheren. Bovendien kunnen ze een grondig werkorderrapport en een elektronische factuur verstrekken nadat de service is voltooid.
Kenmerken:
- Planner op basis van kaarten
- Verzend paneel
- Website citaten
- Realtime waarschuwingen over dreigende gebeurtenissen
- Rapport na service op het serviceportaal
- QuickBooks, Sage Intact en andere toolintegraties
- Verzending van elektronische facturen
- Niet-gratis versie
#5. Kickservice
Kickserv is een werkbonprogramma dat een aantal handige mogelijkheden gebruikt om papieren procedures te elimineren. Met behulp van uw laptop of mobiele apparaat kunt u met dit platform ook klanten, planningen, leads en technici beheren. Bovendien stelt het technici in staat om baanupdates, notities en opmerkingen over hun werkgebied te geven. Gebruik ten slotte deze applicatie om uw workflows altijd en overal te beheren.
Kenmerken:
- Werk plannen
- Planning in kaart brengen
- Dynamische dienstregelingen
- Automatische herinneringen via e-mail en sms
- Hulpmiddelen om de tijd bij te houden
- Rekeningen en schattingen
- Boekhouding integreren
- Klantenservice
#6. RazorSync
Dienstverlenende bedrijven kunnen hun bemanningen van kantoor tot buiten ondersteunen met behulp van producten van RazorSync. Door gebruik te maken van de werk- en veldbeheerdashboards van de software kunt u uw veldtechnici plannen, uitzenden en volgen. Via het specifieke klantenportaal stelt dit product managers ook in staat om met consumenten om te gaan en deze te beheren. Gebruik deze tool om eenvoudig zowel uw klanten als uw buitendienstpersoneel te beheren.
Kenmerken:
- Dienstverlening
- Planning en taakregistratie
- Dashboards voor beheer
- client Portal
- Terugkerende kosten
- SMS-meldingen
- Mogelijkheden van de API voor schattingen en facturen
- Niet-gratis versie
#7. Corrigo
Voor operaties, inclusief reparaties en onderhoud, is Corrigo een online werkordersysteem voor facilitair onderhoud. Bovendien gebruikt het kunstmatige intelligentie en business intelligence om het voor bedrijven eenvoudig te maken om werkorders te voltooien. Werkorders worden bijvoorbeeld automatisch verzonden met behulp van gegevens over locatie, handel, specifieke activa en meer. Dienstverleners kunnen facturen online aanleveren na het voltooien van een werkbon.
Kenmerken:
- Automatisering van het werk
- Administratie van werkorders
- Toezicht sturen
- Asset- en leveranciersadministratie
- Intelligente kostenbeheersing
- Dashboards en inzichten
- client Portal
- Niet-gratis versie
#8. WebDPW
Een werkorderbeheersysteem voor nutsbedrijven, openbare werken en gemeentelijke overheden heet WebDPW. Meer nog, voor een efficiëntere procedure organiseert het veldtechnici, projecten, bedrijfsmiddelen en werkorders. U kunt deze applicatie ook gebruiken om werkorders te maken, elektronische facturen te maken en het personeel van de site te beheren.
Kenmerken:
- Servicevragen
- E-mail of print werkbonnen
- Klantenbestand
- Trackingmogelijkheden voor GIS
- Kostenramingen voor voltooide taakorders
- Geautomatiseerde waarschuwingen voor taakvoltooiing
- Elektronisch factureren
- Opvolgen van vorderingen
#9. Verizon Connect
U kunt werkorders met Verizon Connect op één locatie afhandelen. Met dit programma kun je snel taken toewijzen met behulp van een kalender die je kunt slepen en neerzetten, en kun je statusupdates volgen op je smartphone. Gebruik dit platform ook om papieren formulieren te vervangen door digitale rapporten als afleverbewijs.
Kenmerken:
- Drag-and-drop kalender Intelligente planningssuggesties
- Mobiele ETA-meldingen die automatisch worden verzonden
- Elektronische werkbonnen
- Recensies en beoordelingen van klanten voor services
- Niet-gratis versie
#10. CRM-reparatie
Kleine buitendienstorganisaties kunnen met behulp van Repair-CRM vervelende processen in hun dagelijkse bedrijfsvoering automatiseren. Ook kunnen ze veldtechnici inzetten met behulp van live kaarten, voorraden bijhouden gebruik van streepjescodes en documenteer hun reparatieopdrachten met fotobijlagen dankzij deze software voor onderhoudswerkbonnen. Buitendienstmedewerkers kunnen een geautomatiseerd e-mailsysteem gebruiken om klanten op de hoogte te stellen van voltooide opdrachten en om bestellingen met hun handtekening te ondertekenen.
Kenmerken:
- Offline mogelijkheden
- Hulpmiddelen voor klantrelatiebeheer
- Eenvoudige taakdelegatie en veldtoewijzing
- Barcodes voor het volgen en beheren van voorraden
- Afbeeldingen als bijlagen
- Gebruikerskeuzes en autorisaties
- Aanpasbaar uiterlijk (tegen meerprijs)
- Geen gratis variatie
Wat zijn de 4 soorten werkorders?
Deze vier soorten werkorders zijn beschikbaar.
#1. HVAC-installatie (verwarming, ventilatie en airconditioning).
Om een HVAC-systeem correct te installeren, is veel kennis vereist. HVAC vereist het gebruik van zware machines en werk dat achter muren wordt gedaan. Het houdt ook rekening met factoren als luchtfiltratie en kwaliteit.
#2. Gepland onderhoud
Het in uitstekende staat houden van activa en het maximaliseren van hun aankoopprijs zijn afhankelijk van dit cruciale, voortdurende proces. Daarnaast is het essentieel om ervoor te zorgen dat ze zo veilig mogelijk werken. Preventief onderhoud is dus elke mechanische of niet-mechanische ingreep die bedoeld is om de functionaliteit van bedrijfsmiddelen in stand te houden.
#3. Veiligheidsinspectie
Om een veilige, gezonde en risicomijdende werkplek te garanderen, heeft de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) een aantal wetten opgesteld. Werkopdrachten voor veiligheidsinspecties kunnen betrekking hebben op het onderhouden van bewegwijzering, het plaatsen van relingen of het verwijderen van puin en mogelijk gevaarlijke materialen.
#4. Een eigendomsinspectie
Lokale wetten en bedrijfsvoorschriften kunnen betrekking hebben op verlichting, elektrische systemen, rioolbuizen, tuinelementen, dakreparaties en loodgieterswerkreparaties. Woninginspecties vormen vaak een belangrijk onderdeel van vastgoedtransacties of bouwprojecten.
Hoe maak je een werkbon aan?
Hieronder volgen de onderdelen voor het maken van een werkorder:
- Titel en details van de opdracht.
- Naam van de klant of het bedrijf dat de taak aanvraagt.
- Naam en contactgegevens van de aangewezen medewerker
- Duur tot voltooiing.
- Prioriteit.
- Hulpmiddelen of hulp die nodig zijn voor de voltooiing
Wat is SAP-werkorder?
Contractproductieorderdocument in SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC). Een klant contracteert een leverancier via een werkorder om een specifieke hoeveelheid van een product te creëren en die hoeveelheid aan de klant te leveren op een specifieke datum/tijd of een reeks datums/tijden.
Wat is een werkorder in Quickbooks?
De werkbon specificeert de taken of projecten die moeten worden uitgevoerd en bevat vaak een kostenraming. Ook worden de betalingsvoorwaarden, belastingen en eventuele verplichte stortingen vermeld. Beschouw een werkorder als een gecertificeerde schatting. Wanneer een klus klaar is en de werkbon klaar is, wordt er een factuur aangemaakt.
Heeft Sap een orderbeheersysteem?
Dat doet het inderdaad. De SAP Order Management Foundation biedt verbeterde systeemorkestratie en één bron van waarheid. Kostenbesparingen, meer flexibiliteit en meer klanttevredenheid.
Gerelateerde artikelen
- FIELD SERVICE MANAGEMENT: Beste Field Service Management-software in 2023
- INDUSTRIEEL ONDERHOUD: definitie, evolutie en gids
- VOEDSELFABRIKANTEN: TOP 21 VOEDSELFABRIKANTEN & LEVERANCIERS IN DE VS.
Referentie
