Een functiebeschrijving schetst niet alleen de taken van de functie, maar legt ook de basis voor het aantrekken, koesteren en behouden van talent. Het creëert ook de voorwaarden voor de best mogelijke werkoutput door de taken, verwachte resultaten en prestatiebeoordelingscriteria duidelijk te maken. Het is cruciaal voor het opzetten van een eerlijk beloningssysteem en het garanderen van naleving van de wet. Het document moet worden beoordeeld en bijgewerkt in overeenstemming met de cyclus van jaarlijkse prestatiebeoordelingen. In dit artikel hebben we voor elk onderdeel richtlijnen gegeven om u te helpen bij het schrijven van functiebeschrijvingen die de beste kandidaten aantrekken.
Definitie van een taakomschrijving
De functiebeschrijving biedt voldoende details om de hoofdtaken en noodzakelijke taken zoals die momenteel bestaan, te schetsen. Ze zijn "gevestigde neutraal" en niet afhankelijk van een bepaalde kwaliteit van een gevestigde exploitant (zoals kennis, vaardigheden, bekwaamheden, prestaties, toewijding, loyaliteit, dienstjaren of diploma), maar verstrekken de informatie die nodig is om de functie te categoriseren, niet het individu.
Om ervoor te zorgen dat het document bruikbaar is, zelfs wanneer er kleine wijzigingen plaatsvinden, mag het niet alle details bevatten over hoe en welke taak wordt uitgevoerd. Hoewel de leidinggevende zijn of haar goedkeuring moet geven, kunnen functiebeschrijvingen gezamenlijk door de werknemer en de leidinggevende worden ontwikkeld.
Schrijf een taakomschrijving
De hoeksteen van het wervingsproces is de functiebeschrijving. Ze vergemakkelijken het wervingsproces en helpen bij het aantrekken van toptalent. Ze helpen ook bij het stellen van verwachtingen voor gekwalificeerde kandidaten. Een sterke functieomschrijving geeft werkgevers ook de kans om een goede eerste indruk te maken. Dus hoewel het moeilijk kan zijn om de tijd en middelen te vinden om nauwkeurige en interessante functiebeschrijvingen te maken, is het absoluut de moeite waard.
Taakomschrijving Elementen
Een functiebeschrijving bevat de volgende elementen: de functietitel, het doel van de functie, de taken en verantwoordelijkheden van de functie, de vereiste en gewenste kwalificaties voor de functie en de werkomgeving.
#1. Carrière titel
De functietitel is een beknopte (1-4 woord) beschrijving van de functie die de reikwijdte, het doel en de inhoud nauwkeurig weergeeft. Het sluit ook aan bij andere functietitels voor gerelateerde functies aan de Wright State University (University).
Een archivaris, een adjunct-directeur gehandicaptenzorg, een mede-griffier, een directeur studentengezondheidszorg, een facilitair planner, een accountant voor subsidies, een budgetanalist, een onderwijsontwerper, een manager desktopdiensten en een manager bewaardiensten zijn een paar voorbeelden.
#2. Werk doel
Het doel van de functie, dat gewoonlijk uit drie of vier zinnen bestaat, geeft een overzicht op hoog niveau van de functie, het niveau en de reikwijdte van de verantwoordelijkheid. Het geeft de lezer een 'vogelperspectief' van de klus. Een korte uitleg van "waarom de baan bestaat."
#3. Taken en verantwoordelijkheden
De essentiële functies van het werk, ook wel de gegeven taken en verplichtingen genoemd, worden in deze paragraaf beschreven. Ze schetsen de essentiële kenmerken van het werk dat de meeste tijd van de werknemer in beslag neemt. een paar dingen om over na te denken
#4. Taken en verplichtingen
Beschrijf de belangrijkste taken van de functie in detail. Zorg ervoor dat uw lijst met taken volledig maar beknopt is. Benadruk ook alle verantwoordelijkheden die mogelijk specifiek zijn voor uw bedrijf. Om ervoor te zorgen dat kandidaten de kwalificaties begrijpen en kunnen beslissen of ze gekwalificeerd zijn, moet u deze informatie opnemen, bijvoorbeeld als de functie betrekking heeft op sociale media-expertise om evenementen te promoten en u op zoek bent naar een "Event Management" -functie.
#5. Vereiste referenties
Dit gedeelte schetst de hoeveelheid begrip die nodig is om het werk uit te voeren, inclusief opleiding, ervaring, kennis, vaardigheden en capaciteiten. Dit gedeelte richt zich op de "minimale" vaardigheden die een persoon nodig heeft om deze taak met succes uit te voeren.
#6. Ervaring
Specificeer het minimum aantal jaren fulltime ervaring dat nodig is voor de functie, evenals het soort werkervaring dat een sollicitant moet hebben. Het moet duidelijk worden gemaakt of ervaringsniveaus zoals stages, niet-gegradueerde werkervaring en afgestudeerde assistentschappen acceptabel zijn.
#7. Salaris en voordelen
Voeg een scala aan salarissen toe. Goede sollicitanten jagen op vacatures die overeenkomen met hun beloningseisen. Maar in een Indeed-enquête uit 2019 beweerde bijna 70% van de sollicitanten dat ze zelden of bijna nooit vacatures met looninformatie lezen.* Zorg dat u zich onderscheidt van andere werkgevers door het loonbereik op te nemen in de functiebeschrijving om te helpen bij het aantrekken van de meest gekwalificeerde sollicitanten.
Het belang van functiebeschrijvingen
Het schrijven van functiebeschrijvingen lijkt nooit eenvoudiger te worden, vooral als je het doet voor functies die je niet helemaal begrijpt. Laten we het eerst hebben over het belang van functiebeschrijvingen voordat we verder gaan met het schrijfproces.
Functiebeschrijvingen zijn gunstig voor zowel bedrijven als potentiële werknemers. Dit is waarom:
#1. Potentiële kandidaten trekken
Om kwaliteitskandidaten aan te trekken, is een duidelijke en aantrekkelijke functieomschrijving cruciaal. Bij het gebruik van tools zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en e-mail is het mogelijk om vacatures direct en met een exponentieel breed publiek te adverteren.
#2. Stel doelen vast
Alle partijen slagen als de taakomschrijving duidelijk is. Potentiëlen weten wat er van hen wordt verwacht, meer gekwalificeerde kandidaten zullen solliciteren, minder gekwalificeerde kandidaten zullen doorstromen en u bespaart veel tijd door sollicitaties te sorteren en te corresponderen met mogelijke kandidaten.
#3. Voorbereidingen treffen voor sollicitatiegesprekken
Zowel kandidaten als interviewers kunnen zich met behulp van een goed geschreven functieomschrijving voorbereiden op de grote dag. Kandidaten zullen zich beter kunnen voorbereiden op mogelijke gespreksonderwerpen en interviewteams zullen beter voorbereid zijn om kandidaten te peilen naar hun kwalificaties.
#4. Maak een uitstekende eerste indruk
Functieomschrijvingen dienen vaak als eerste contactpunt van kandidaten met uw bedrijf en kunnen van invloed zijn op hoe zij het zien. Alle jargon- of grammaticafouten zullen een kandidaat afschrikken en een negatieve eerste indruk geven, net als op cv's en cv's.
#5. Stroomlijn uw zoekopdracht
Het kost veel tijd om werk te zoeken, vooral voor de 73 procent van de sollicitanten die passief zijn en al in dienst zijn. Werkzoekenden kunnen salaris, voordelen, bonussen en zelfs de bedrijfscultuur vergelijken om te beoordelen op welke functies de moeite waard is om te solliciteren met behulp van duidelijke en eenvoudige functieomschrijvingen.
#6. Maak een basislijn
De functiebeschrijving dient als uitgangspunt om de groei te meten wanneer een kandidaat wordt aangenomen en wordt gebruikt als referentie tijdens functioneringsgesprekken en toekomstige opleidingsmogelijkheden.
Hoe schrijf je een functiebeschrijving op LinkedIn
De eerste mogelijkheid voor uw kandidaat om uw functie te leren kennen, is door middel van een sterke functieomschrijving. Zorg ervoor dat het boeiend, nauwkeurig en grondig genoeg is om de meest geschikte sollicitanten aan te trekken. U kunt ook relevante zoekwoorden gebruiken, zoals de sectoren waarin u werkt en de taken die u uitvoert, om de ideale sollicitanten te helpen bij het vinden van uw vacature.
Hier zijn enkele andere tips om u te helpen een sterke functiebeschrijving te maken:
- Gebruik een gemeenschappelijke titel voor de functie om het voor gekwalificeerde kandidaten gemakkelijker te maken om uw vacature te vinden tijdens het zoeken naar een baan.
- Nadat je je functie hebt geplaatst, voeg je belangrijke vaardigheden toe in het gebied Vaardigheden toevoegen.
- Neem relevante taken en branche-informatie op in uw advertentie, zodat kandidaten deze gemakkelijker kunnen vinden.
- Vul alle andere vragen zo volledig mogelijk in, zodat ons matching-algoritme de beste prospects voor uw vacature kan vinden.
- Wees nauwkeurig bij het beschrijven van taken en taken.
- Beschrijf eventuele specifieke behoeften (in sommige gevallen passen de beste kandidaten niet bij elk van hen).
- Door uw bedrijfsnaam te selecteren in de vervolgkeuzelijst, kunt u linken naar de LinkedIn-pagina van uw bedrijf.
- Vermeld eventuele extra voordelen of extra's, zoals aandelenopties, flexibele tijd of een 401k, in het gebied Beschrijving.
- Om ervoor te zorgen dat uw collega's vacatures kunnen delen met mensen in hun netwerken, moet u ervoor zorgen dat ze LinkedIn gebruiken.
- Gebruik het sjabloon voor de functiebeschrijving (hieronder bijgevoegd) om aan de slag te gaan en uzelf te onderscheiden van andere sollicitanten.
Hoe de functiebeschrijving van een CV te schrijven
Een goed geschreven cv en functieomschrijving kunnen rekruteringsmanagers cruciale aanwijzingen geven over uw karakter als werknemer en de potentiële waarde die u aan een bedrijf kunt toevoegen. Ongeacht uw kwalificaties, zou het aantonen van een staat van dienst in het toepassen van uw kennis en vaardigheden op andere bedrijven uw kansen op het krijgen van de baan moeten vergroten. Door je aan een paar eenvoudige regels te houden, kun je je eerdere prestaties goed samenvatten.
Wat is een functieomschrijving voor een cv?
Het gedeelte van uw cv waarin u uw eerdere dienstverband, projecten, vrijwilligerswerk en andere relevante professionele ervaringen vermeldt, staat bekend als het gedeelte met de functiebeschrijving. Het gedeelte over de werkgeschiedenis van uw cv moet aan de rekruteringsmanager aantonen dat u over de kwalificaties en ervaring beschikt die nodig zijn om uw werkverplichtingen naar behoren uit te voeren. Dit betekent dat u meer nadruk legt op uw prestaties dan op zaken als uw officiële functieomschrijving of bedrijfsinformatie.
#1. Voeg een functiebeschrijving toe bovenaan de eerste pagina van je cv
De beschrijving van het eerdere dienstverband van een toekomstige werknemer wordt door rekruteringsmanagers vaak gezien als de belangrijkste indicator of ze al dan niet over de essentiële capaciteiten beschikken om te slagen. Dit onderdeel zou daarom eenvoudig te vinden moeten zijn, aangezien rekruteringsmanagers er vaak mee beginnen bij het beoordelen van cv's. Denk erover na om dit onderdeel vóór anderen te plaatsen, zoals 'vaardigheden' of 'opleiding', om er zeker van te zijn dat de persoon die je cv leest, precies begrijpt waarom je gekwalificeerd bent.
#2. Voeg voldoende relevante ervaringen toe
Afhankelijk van waar je staat in je carrière, moet je een ander aantal eerdere banen op je cv zetten. Gebruik, afhankelijk van je achtergrond, de volgende criteria om te bepalen hoeveel werkervaring je op je cv wilt opnemen:
Kandidaten zonder voorafgaand dienstverband:
Vermeld details over eventuele ervaringen die relevant kunnen zijn, zoals onbetaalde stages, deeltijdbanen, vrijwilligerswerk of deelname aan studentenorganisaties. Om het kort en relevant te houden, kunt u maximaal vier of vijf rollen opnemen.
Kandidaten op instapniveau:
Deze personen hebben gemiddeld één tot vijf jaar werkervaring. Noem elke betaalde baan die je ooit hebt gehad, vooral alle banen die daarmee verband houden. Voeg maximaal vier of vijf rollen toe om het beknopter te maken. Als je minder dan vier functies met betaalde werkervaring hebt, overweeg dan om vrijwilligers- of stageplaatsen toe te voegen.
#3. Vermeld belangrijke details over de functie en werkgever aan het begin van elke beschrijving
U moet de officiële functietitel, de naam en locatie van de werkgever vermelden, evenals de duur van eventuele eerdere professionele ervaring die u heeft gehad. Om te laten zien waar u op dit moment in uw carrière staat, moeten ervaringen in omgekeerde chronologische volgorde worden geplaatst, met de meest recente ervaring bovenaan de lijst.
Elke genoemde functie moet de volgende details bevatten om volledig te zijn:
- Functie
- Bedrijfsnaam
- Stad en staat (of land, indien internationaal)
- De duur van uw dienstverband
- Beschrijving van het bedrijf en uw functie
- Je grootste successen en triomfen
Voorbeelden van goede functiebeschrijvingen
Hier zijn enkele voorbeelden van functiebeschrijvingen die dat bereiken en wat u ervan kunt leren.
#1. Trim het lange gedeelte over uw bedrijf
Veel bedrijven beginnen hun functiebeschrijvingen met een standaardzin die het bedrijf introduceert. Wel heb je om deze reden een werken-bij-site en een LinkedIn-bedrijfspagina. Houd uw bedrijfsbeschrijving beknopt en denk erover na om deze naar een minder opvallend deel van uw vacature te verplaatsen, zodat kandidaten elders meer over uw bedrijf te weten kunnen komen.
#2. Verwijder modewoorden en zinloze kwalificaties zonder genade
Maak korte zinnen.
Gebruik kopteksten om delen te scheiden en gebruik zo nodig opsommingstekens om de tekst leesbaarder te maken.
Om vast te stellen wat er werkelijk nodig is om de taak te voltooien, kunt u uw lijst met behoeften inkorten. En als er wettelijke verplichtingen zijn, noteer die dan bij de afsluiting.
De functiebeschrijvingen van Red Bull zijn bijvoorbeeld beknopt en to the point, met een korte lijst van vereiste opleiding en ervaring. Grote blokken tekst of eindeloos jargon zijn niet aanwezig, wat vooral cruciaal is gezien het feit dat meer kandidaten functiebeschrijvingen op mobiele telefoons lezen. Kort en krachtig kost moeite; lang en saai is simpel.
#3. Vervang 'jij' door 'de ideale kandidaat'.
De mensen aan de andere kant van uw functieomschrijving zijn precies dat: mensen, ongeacht hoe serieus of informeel uw cultuur ook is. Schrijf daarom alsof u met hen in gesprek bent. Om ervoor te zorgen dat uw beste sollicitant zegt: "Ja! Dat ben ik', wees gemoedelijk, direct en persoonlijk.
GitLab beschrijft de taken en kwalificaties voor elke functie alsof ze deze aan hun ideale sollicitant presenteren. Ze stellen bijvoorbeeld: "Als Product Design Manager bij GitLab ben je verantwoordelijk voor het aansturen van een team van maximaal 5 getalenteerde Product Designers."
Wat zijn de vijf stappen voor het schrijven van een functiebeschrijving?
- Bepaal wie jouw ideale sollicitant is.
- Haak ze vast met een pakkende titel.
- Informeer hen over uw bedrijf.
- Leg de taken van de functie en de kwalificaties waarnaar u op zoek bent in duidelijke bewoordingen uit, en benadruk de unieke kwaliteiten waardoor uw bedrijf opvalt.
Wat is het ideale formaat voor de functiebeschrijving?
Een functiebeschrijving bevat de volgende elementen: de functietitel, het doel van de functie, de taken en verantwoordelijkheden van de functie, de vereiste en gewenste kwalificaties voor de functie en de werkomgeving.
Hoe begin je een zin in een taakomschrijving?
Gebruik een actiewerkwoord om elke zin te beginnen. Voeg voorbeelden toe voor meer impact. Definieer acroniemen of jargon.
Hoe lang moet een functiebeschrijving zijn?
Doorgaans variëren de best presterende functiebeschrijvingen in lengte van 300 tot 700 woorden. Meestal geldt 'minder is meer'. U wilt niet dat bezoekers van uw vacaturesite het gevoel krijgen dat ze een juridisch document lezen.
Wat maakt een functieomschrijving aantrekkelijk?
Indrukken zijn belangrijk. Of ze nu solliciteren of niet, deze functiebeschrijving is wellicht alles wat de lezer over uw bedrijf weet. Maak van de gelegenheid gebruik om het bedrijf te promoten. Benadruk de cultuur en prestaties van uw bedrijf.
Wat is een realistische taakomschrijving?
Een rekruteringstool genaamd Realistische positie Preview (RJP) wordt gebruikt om zowel de positieve als negatieve aspecten van een functie uit te leggen. In wezen wordt het gebruikt om een potentiële werknemer een waarheidsgetrouw beeld te geven van wat de baan inhoudt.
Wat is het eerste deel van de functiebeschrijving?
Een functiebeschrijving begint meestal met de functietitel. Het maakt potentiële werknemers meteen duidelijk of de functie goed bij hen past.
Conclusie
Een goede functieomschrijving geeft kandidaten voldoende informatie om te beslissen of ze gekwalificeerd zijn voor de functie. Bovendien zegt volgens een onderzoek van Indeed 52% van de werkzoekenden dat het kaliber van een functiebeschrijving een zeer of zeer grote invloed heeft op hun keuze om te solliciteren naar een functie.
Gerelateerde artikelen
- TECHNISCHE SCHRIJVER: Functieomschrijving, taken en hoe je er een wordt
- WAT ZIJN VZW-ORGANISATIES: WIE ZIJN ZE EN WAT DOEN ZE
- HOE SCHRIJF JE EEN FUNCTIEBESCHRIJVING: De ultieme gids
- WIE IS EEN FREELANCE-SCHRIJVER: functiebeschrijving, salaris en online banen
- HOE HET BELASTINGTARIEF TE BEREKENEN: Volledige gids 2023
Referenties
