旅行管理ツールは、顧客のニーズをよりよく理解するのに役立ちます。これを使用して、顧客のニーズに合わせたプロモーション戦略を作成および視覚化できます。 旅行管理システムをコンピューターの中央処理装置 (CPU) と比較できます。 これは非常に重要なシステムであるため、会社の旅行に適したプラットフォームを使用していることを確認する必要があります。 この記事では、旅行管理ソフトウェアを探すときに使用できる最高の無料ツールについて学びます。
旅行管理システムとは？
旅行管理システム (TMS) は、サービス プロバイダーから予約、価格追跡、在庫分析など、旅行業界のあらゆる側面の管理を容易にする包括的なソフトウェア プラットフォームです。
この無料の旅行管理ソフトウェアには、ホテル、車、バス、電車、航空機などのあらゆる種類の旅行や、個人またはグループのツアー パッケージが含まれる場合があります。 企業はこれらのツールを使用して、購入決定を合理化し、従業員の旅費記録を一元化し、企業の旅費管理予算を管理します。 旅行管理システムにより、ユーザーは、エージェントを使用したり、自己購入した領収書を提出したりすることなく、旅行の購入を予約および報告できます。
さらに、このソフトウェアは、出張に関してマネージャーと従業員の間の可視性を向上させ、会計士とマネージャーがレポートを実行して従業員に払い戻しを行うことを可能にします。 また、従業員の仕事関連の出張が会社の方針に従っていることを保証します。 このカテゴリの製品は、経費管理やマイレージ追跡機能と統合されているか、含まれていることがよくありますが、無料の出張管理ソフトウェアは、出張経費の報告のみに焦点を当てています.
旅行管理サービスの役割とは?
フライトとホテルの予約に加えて、TMC は、航空機のチャーター、空港ラウンジ、駐車場と送迎、ホテルのベッドのリクエスト、レンタカー、運転手、外国為替、グループ旅行、ホテルの請求書の返還、保険、レジャー旅行、海上旅行、食事を提供します。リクエスト、出迎え、パスポートとビザの調達、鉄道チケット、ロードショー サービス、会場調達。 すべての予約は、旅行者と従業員のプロファイルのデータベースに基づく会社の旅行ポリシーに従って行われます。
頻繁に提供されるその他の管理サービスには、MIS レポート、アカウント管理、リスク管理、コスト/経費管理、旅行者の追跡/セキュリティ、および旅行ポリシーの順守が含まれます。 現在、多くの TMC がオンラインの自己予約ツールを提供しており、組織が独自のフライトやホテルの予約と予約を行うことができます。 さらに、TMC はサプライヤーやベンダーとの間で、優遇価格設定や会員特典プログラムを頻繁に実施しています。
無料の出張管理ソフトウェアの機能は何ですか?
無料の旅行管理ソフトウェアには、次の機能があります。
- ホテルと航空会社の予約
- マスター旅程の作成
- 個別スケジュール管理
- チームメンバーのスケジュール調整
- 旅費の報告と追跡
- 税金の支払いと申告
- 旅行計画のカレンダー同期
- 旅行書類の保管
- フライトキャンセルのお手伝い
- 目的地の状態の更新
- 旅行者の安全と安心
- 旅行方針の管理
- モバイル デバイス用のアプリケーション。
- 旅行者向けのリマインダーとアラート
- 天気予報の更新
旅行管理システムを使用する利点
- 見込み客をチーム メンバーに自動的に割り当てることができます。
- サードパーティのテレフォニー統合の助けを借りて、CRM システムを既存の電話システムに接続できます。
- 入ってくる見込み客に「ホット」、「ウォーム」、「コールド」のタグを付けることができます。 これにより、最もホットなリードを最初に変換することに集中できます。
- ビルボードがある場合は、それらをメールに接続して電話やメールを収集できます。
- リードが生成されると、顧客アカウントが自動的に作成され、リードが既存のものである場合は、古いアカウントが更新されます。
- また、簡単な API 統合を使用して、会社のソーシャル メディアでの言及を追跡することもできます。
- XNUMX つの便利な場所から、各ソースによって生成されたリードの数を追跡できます。 また、リードに使用された最も有益な獲得方法を特定することもできます。 ビルボードからの電話やメールは、受信トレイに直接送信できます。
- 出張管理ツールを使用すると、複数のスプレッドシートを使用せずに、Web サイトのフォーム、ポップアップ、ソーシャル メディア、およびライブ チャットからリードを並べ替えることができます。 見込み客が中央の受信トレイに届くのを見てください。
旅行管理システムが重要な理由
優れた出張管理システムは、出張データと意思決定を一元化し、他のビジネス コンポーネントと統合して運用を改善します。
旅行管理会社はどのように機能しますか?
通常、出張ポリシーの定義、ベンダーとの連絡、予約の作成、および出張費と経費の監視と管理の支援が必要です。 彼らは、クライアントの旅行手配を処理する責任があります。
旅行管理の柱とは?
旅行を安全にする多くの可動部分と考慮事項により、旅行管理ツールは複雑になる可能性があります。 これらの XNUMX つの柱は、たとえ困難が生じても、やりがいのある出張を成功させるために不可欠です。
＃1。 従業員の安全
出張中の従業員の安全は、業界に関係なく、ほとんどの企業にとって最優先事項です。 出張量の増加と、気候変動、自然災害、テロ活動、事故、政情不安による変化により、企業は包括的で構造化された出張安全プログラムを用意する必要性が生じています。
出張管理者は、ポリシーのギャップを埋め、安全な旅行が拡大するにつれて、将来の安全上の課題に会社を備えることができます。 安全ブリーフィング、トレーニング、旅行前のドキュメントなど、従業員を支援するための予防的な取り組みにより、従業員に安心感を植え付けることができます。 これにより、従業員の生産性と忠誠心が向上し、ビジネスが促進される可能性があります。
＃2。 コスト効率
出張費は、ほとんどの組織にとって XNUMX 番目に高い運用コストです。 出張はビジネスの維持と拡大の両方に不可欠であり、出張費の上昇に伴い、企業が管理する出張プログラムでより高いレベルの効率を推進することがますます重要になっています。
組織の旅費には、航空券の費用だけではありません。 組織は、旅行の調達、管理、および使用にかかるすべてのコストを考慮して、全体的な財務上の影響を判断する必要があります。 これらはいくつかの例です:
- フロントエンドの費用: これらには、企業が「注意義務」、「出張管理」、「調達」、「サプライヤー」、および「契約」管理に費やすお金が含まれます。
- 旅費と費用: 旅行の費用には、チケットの購入、駐車料金、車両のリースまたはレンタル費用、および維持費と燃料費が含まれます。 宿泊費、旅費、保険金請求など、すべて追加費用が発生する場合があります。
- バックエンド コスト: 請求と経費処理のコスト、管理とレポートのコスト、および場合によっては訴訟費用は、特に為替レートの変動性を考えると、海外旅行の際のその他の重要な費用です。
＃3。 生産性
今日のプレッシャーの高い職場環境では、労働力の 46% が、厳しい締め切り、同僚間の対立、長時間労働などによるストレスに苦しんでいます。多くのストレスにさらされている従業員は、パフォーマンスが低下しています。 これは、仕事への関与の低下、生産性の低下、欠勤の増加に反映されています。 出張により、従業員はフライトの遅延など、制御できない変数にさらされる可能性があります。 これは、ストレスの可能性を高める可能性があります。
出張者の 87% が、出張の質が業績に影響を与えると考えていることがわかりました。 特定の施設へのアクセスと Wi-Fi 接続は、現代のビジネス旅行者にとって出張を成功させるために不可欠です。 長い移動時間、旅行中の過酷な労働環境、不便なホテルの場所、食事などはすべて、出張者にストレスを与える可能性があります。
ただし、外貨の持ち込みが制限されているため、海外旅行者にとって外国為替の入手可能性は大きな懸念事項です。 これは、複数の目的地を含む長距離旅行に特に当てはまります。 ビジネス旅行者は、そのような旅行のために複数の通貨を携帯する必要がある場合があり、ストレスになる可能性があります. 外国為替トラベルカードを持っていると、これらの懸念が大幅に軽減されます。
これらのストレスを誘発する要素は、従業員の心の平和を乱し、ビジネス目標から注意をそらすことで、従業員の生産性を低下させる可能性があります。 従業員は、出張の目的を最大限に活かすために、旅行のすべての段階でリラックスしてリフレッシュする必要があります。 これにより、彼らは自分の仕事だけに集中できるようになり、パフォーマンスが向上します。 これらの出張者の 90% 以上が、出張が仕事の満足度とパフォーマンスに影響を与えることに同意しています。 これは特にミレニアル世代に当てはまり、生産性を高めるには、ビジネスと娯楽を両立させる必要があると考えています。
＃4。 透明性
ビジネス旅行業界は、他の業界と同様に、需要と供給の間のギャップを埋めるのに役立つパートナーのネットワークだけでなく、買い手と売り手もいます。 旅行バイヤーのサプライ チェーンは複雑で、航空会社、ホテル、輸送プロバイダー、テクノロジー企業、決済プロバイダー、GDS、TMC などが関与しています。 これらのサプライヤーとパートナーは、バイヤーだけでなく、相互に契約を結んでおり、サプライ チェーンの複雑さを増しています。 航空会社とホテルは GDS と契約を結んでいます。 GDS は TMC と契約を結んでおり、TMC は航空会社やホテルと契約を結んでいます。これらはすべて、購入者との各当事者の契約とは別のものです。 これらの参加者の間には複雑な相互依存関係があります。
その結果、支払い、インセンティブ、コミッション、ボーナス、オーバーライド、割引、権利放棄、特典の複雑で目に見えない流れが、バリュー チェーン全体に流れています。 これは出張管理者にとって問題です。 オンライン予約の出現と個人データ セキュリティの重要性の高まりにより、出張中の従業員に関してデータ漏洩が発生しないようにする必要性が高まっています。 第三者との契約には常に守秘義務と秘密保持条項が含まれていますが、企業はその有効性を確保する必要があります。
旅行者の満足度に関する透明性は、企業が従業員を引き留めて惹きつけるだけでなく、旅行の ROI を改善するのにも役立ちます。 前述の領域の透明性は、出張管理者が会社の出張の有効性を向上させるのに役立ちます。
旅行代理店はどのようなテクノロジーを使用していますか?
非常に多くのテクノロジーが旅行業界を絶えず攻撃しているため、最もテクノロジーに精通した旅行代理店でさえ、オプションと機会を選別して何が利益をもたらすかを見つけるのは難しい場合があります.
モバイル テクノロジー、ソーシャル メディア、および人間の接触は、旅行代理店が使用しなければならない重要なテクノロジーの XNUMX つです。 今日の技術に精通したエージェントは、いつでも、どこからでも、ノートブック、タブレット、スマートフォンなどのあらゆるデバイスから重要な旅行データにアクセスし、顧客とつながり、モバイルである必要があります。
さらに、ソーシャル メディアがなくなるわけではありません。業界のあるライターは、旅行代理店は「個性を得る」必要があると述べています。 ソーシャル メディアでのプレゼンスを構築し、それをマーケティングおよびコミュニケーション戦略に統合します。 ソーシャル メディアは、大企業がブランドの認知度と顧客関係を高めるために使用している最も重要な旅行管理ツールの XNUMX つです。
最後は人間味です。 地球上のどのテクノロジーも、人間のタッチの価値に取って代わることはできません。 コンピューターと分析は大量の傾向データを生成できますが、そのデータを使用して各クライアントの旅行をパーソナライズするのは、旅行マネージャーまたは旅行代理店次第です。 人間関係を築くのは技術ではなく人間です。
まとめ
出張に関して言えば、出張管理システムはマネージャーと従業員の間の可視性を促進し、会計士とマネージャーがレポートを作成して従業員に報酬を与えることを可能にします。 このガイドがお役に立てば幸いです。
旅行管理システムに関するよくある質問
ツーリズムマネジメントの特徴は？
旅行先の調査、旅行の計画、旅行の手配、宿泊施設の提供など、さまざまな活動を管理することを意味します。 また、観光客を特定の目的地に誘導するためのマーケティング活動も含まれます。
出張管理はどのように改善できますか?
最適な出張管理プロセス フローへの 5 つのステップ
- 管理者、マネージャー、および旅行者の優先順位を確立します。
- 旅行者が自分で予約できる予約プラットフォームを使用します。
- ポリシーと承認プロセスを簡素化します。
- 旅行者が直接支援を受けられるよう支援します。
旅行ソフトとは？
旅行代理店ソフトウェアは、企業がフライト、ホテル、アクティビティなどの幅広い旅行商品を管理するのに役立つソフトウェアの一種です。 このソフトウェアを使用すると、企業はパッケージ、見積もり、旅程を提供し、マーケティング キャンペーンを開始し、支払いを処理し、組織の財務状況を追跡できます。
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