ビジュアル ボイスメールは、どのボイスメールを再生、消去、整理、またはテキストまたは電話で応答するかを選択できるツールです。 ボイスメールのリストが電子メールのようなインターフェイスに表示され、発信者 ID、電話番号、期間、日付、時刻が表示されます。 着信ボイスメールを処理するためのダッシュボードが含まれているため、生産性が向上します. 読み続けて、ビジュアル ボイスメールの仕組み、その利点、電話で機能しない場合のトラブルシューティング方法などを学びましょう。
ビジュアルボイスメールはどのように機能しますか?
発信者が基本的な音声メッセージを残すと、ビジュアル ボイスメール ダッシュボードに表示され、すべてのメッセージが XNUMX つのリストに保存されます。 番号に電話してボイスメールを順番に聞くのではなく、ビジュアル ボイスメール アプリを使用して任意のメッセージをタップします。 アプリには、連絡先番号、期間、日付、時刻など、関連するすべてのメッセージ情報が表示されます。
ビジュアル ボイスメール アプリのユーザーは、メッセージを聞いたり読んだりできます。 ユーザーは、メッセージを削除するか、ボイスメールを保存するか、同じ画面から他のオプションを選択するかを選択できます。 ビジネスの電話プロバイダーに応じて、メッセージはテキストまたは電話で応答できます。また、ボイスメールをメールまたは別の受信者に転送することもできます。
ビジュアルボイスメールの特徴
ビジュアル ボイスメール システムには、音声メッセージをテキストに書き起こしたり、ボイスメールの挨拶をデザインしたりする機能など、独自の機能がいくつか含まれています。 信頼できるビジュアル ボイスメール システムで探す必要があるものはすべてここにあります。
＃1。 ボイスメールの文字起こし
ボイスメールのトランスクリプションは、ビジュアル ボイスメールの顕著な機能であり、ボイスメールの音声コンテンツが読みやすいテキストに転写されます。 時間を節約するツールになり、ボイスメールを聞いて取るべきアクションを決定する必要なく、ボイスメールに含まれている内容をユーザーに提供します。 これにより、移動中に iOS または Android デバイスでボイスメールをすばやく確認する必要がある場合に、時間を節約できます。
＃2。 ボイスメールから電子メールへ、またはテキストから電子メールへ
いくつかの電話会社では、書き起こしたボイスメールを電子メールまたはテキスト メッセージで送信することにより、ボイスメール情報を他のユーザーと共有することができます。 これにより、ボイスメールを直接メールに送信したり、最新の状態に保つ必要があるチームメイトに送信したりできます. また、他の人があなたのメッセージを聞くことができるように、ボイスメールを添付ファイルとして送信することもできます.
＃3。 ボイスメール グリーティング
カスタム グリーティングは、ビジュアル ボイスメール システムのもう XNUMX つの重要な機能です。 人々はボイスメールのグリーティングをカスタマイズして、電話を受けるための適切なトーンを提供します。 いくつかの会社は、希望する体験を実現するのに役立つさまざまな専門的な挨拶の選択肢を提供しています.
ビジュアル ボイスメールの利点
ビジュアル ボイスメールを使用すると、音声メッセージを XNUMX つずつ処理するのではなく、すべての音声メッセージを XNUMX か所で処理できます。 コミュニケーション スタックにビジュアル ボイスメールを含めることの利点のいくつかを次に示します。
＃1。 迅速なメッセージ検索
標準的なボイスメール エクスペリエンスを考えてみましょう。ログインしてメッセージを聞き、しばしば聞き取りにくい音声録音から重要な情報を抽出するには時間がかかります。 これは Visual Voicemail には当てはまりません。合理化されたエクスペリエンスにより、時間を大幅に節約し、生産性を大幅に向上させることができます。
Visible Voicemail でメッセージを聞くためにダイヤルインする必要はありません。 会社のボイスメール プロバイダーが既にメッセージを書き起こしているので、聞いたりメモを取ったりするのに時間を費やす必要はありません。 あとは、テキスト メッセージ、電子メール、またはその他の種類の視覚的なコミュニケーションと同じように、それを読むだけです。
さらに、特定のメッセージを検索する必要がなくなります。 適切なボイスメールが見つかるまでメールボックス内のすべてのボイスメールを聞くのではなく、すばやく視覚的にスキャンすることで、少ない労力で必要なメッセージを特定することができます。 可視ボイスメールのこれらの側面を組み合わせると、メッセージをより迅速に取得 (および通過) できるようになります。
＃2。 生産性の向上
メッセージの視覚的な概要により、最も重要なものを評価し、最初に対処する必要があるものに優先順位を付けることができます。 返信が早くなったことに気付くでしょう。その結果、ボイスメールの負担が軽減されます。
さらに、Visual Voicemail は速度が向上しているため、生産性がさらに向上します。 ボイスメールをより迅速に取得できるため、より迅速に応答できるようになり、いくつかの利点が考えられます。
ボイスメールが重要なビジネス情報を提供する状況では、機会をつかんだり、会社の問題をより迅速に解決したりできます。
消費者がボイスメールを残すと、より迅速に応答できるようになり、満足度が向上します。
見込み客やリードがボイスメールを残した場合、ボイスメールへの高速アクセスがあれば、ミーティングの設定やトランザクションの完了への関心を失う前に応答できます。
一般に、さまざまな状況に迅速に対応できるほど、成果は向上します。 Visible Voicemail を使用すると、重要な情報にすぐにアクセスできるため、短時間でより多くのことを行うことができます。
＃3。 より簡単なアクセス
一部の従来のボイスメール システムでメッセージを聞くには、ビジネス デスクフォンのオーディオ ハードウェアにアクセスできる必要があります。 移動中にボイス メッセージを復元できるシステムを使用しても、オーディオ コンポーネントによってボイスメールへのアクセスが制限されます。 音声メッセージを聞くと、多くの環境で障害が発生したり、実用的でない場合があります。
これは、これらの問題の両方を簡単に処理する Visual Voicemail には当てはまりません。 ビジュアル ボイスメールを使用すると、ワークステーションの外から任意のデジタル デバイスでメッセージにアクセスできます。 文字起こしされたボイス メッセージは、リモート ハブに保存するか、メールボックスに直接転送して、すぐにアクセスできます。
ビジュアル ボイスメールは、物理的な場所に関係なく、あらゆるデバイスからボイス メッセージにアクセスできるため、リモートの従業員や分散したチームにとって重要なツールです。 その適応性により、特定のチーム メンバー (またはチーム全体) がオフサイトで作業しなければならない場合でも、中断することなくビジネスを行うことができます。
メッセージを聞くことができない場合は、通常、文字起こしされたメッセージを読むだけで十分なので、暗闇に取り残されることはありません。 Visible Voicemail は柔軟性を高め、騒がしい環境やマルチタスクが必要な状況にいても、重要な情報を最新の状態に保つのに役立ちます。
＃4。 プライバシーの向上
すべてのメッセージをヘッドフォンで聞いていないと、盗聴されてしまう可能性があります。
メッセージは文字起こしされた後、テキスト形式で表示できるため、電話をかけた相手や電話の内容を聞くためにダイヤルインする必要がなくなります。 その結果、他の人が潜在的に機密情報を聞く可能性を減らすことができます。
＃5。 簡単な共有と転送
メッセージを他の人のボイスメールに転送するには時間がかかる場合があります。 添付ファイルをダウンロードして送信しようとすると、技術的に困難な場合があります。
これを回避するために、多くの人がメッセージを聞き、重要なトピックについてメモを取り、そのメモを情報が必要なすべての人に配布します。 その情報を送信する際に詳細を間違えやすいため、しばしば混乱につながる面倒なプロセスです。
これは、別の受信者に簡単に電子メールで送信される可能性がある、文字起こしされたボイスメールには当てはまりません。 これにより、情報を「ダイヤル」する必要が減り、他の人がメッセージ全体を読むことができるようになるため、明瞭さが向上します。 また、一度に複数の人と情報を簡単にやり取りできます。
さらに、テキスト形式であるため、同僚宛ての電話を受けた場合に、特定のメッセージを同僚に簡単に送信できます。
＃6。 記録管理の改善
従来のボイスメール メッセージを追跡することは困難な作業です。 一方、Visual Voicemail は、シンプルで使いやすい記録管理ツールを提供します。 Visual Voicemail メッセージが電子メールで送信された場合、それらをフォルダー (または複数のファイル) に保存し、完全なアーカイブを維持するのは簡単です。
また、文字起こしと音声ファイルを好みのデバイスにダウンロードして、ボイスメール メッセージの記録を編集することもできます。 記録管理にどのような手法を選択しても、Visual Voicemail を使用すると簡単に始めることができます。
電話でビジュアル ボイスメールをオンにする方法
新しい電話機を設定する最初の手順の XNUMX つは、Visual Voicemail を有効にすることです。 電話機のビジュアル ボイスメール機能を使用すると、事前設定されたウェルカム メッセージを定義したり、通話がボイス メールにルーティングされたときに発信者が聞くグリーティングを変更したりできます。 アカウントに既にボイス メールがある場合は、ビジュアル ボイス メールのセットアップが有効になります。 新しいアカウントをお持ちの場合は、デバイスからビジュアル ボイス メールを有効にすることができます。 次の手順に従って、電話でビジュアル ボイスメールをオンにします。
- ホーム画面で、「電話」アイコンをタップします。
- 下部タスクバーの「ボイスメール」アイコンをタップして、ボイスメール設定画面を開きます。
- 「今すぐセットアップ」オプションを選択します。 パスワード画面が表示されます。
- ビジュアルボイスメールのパスワードを入力後、「保存」をタップしてください。 パスワード確認画面が表示されます。
- 入力ボックスにパスワードを再入力して確認します。 「保存」を選択します。 ようこそ画面が表示されます。
- 「デフォルト」を選択してデフォルトの挨拶を使用するか、「カスタム」を選択して発信者向けにパーソナライズされた挨拶を録音します。 「カスタム」を選択すると、録音画面が表示されます。
- 「録音」ボタンを使用して、個人的な挨拶を録音します。 録音を停止するには、「停止」ボタンを使用します。 [再生] をタッチして録音をもう一度聞くか、[録音] をタッチしてグリーティングを再録音します。 録音が終了したら、「保存」ボタンをタップします。 ボイスメール画面にグリーティングのエントリが表示され、有効になっています。 可視ボイスメールが有効になりました。
ビジュアルボイスメールが機能しない? トラブルシューティング方法
他のテクノロジーと同様に、ビジュアル ボイスメールが常に正しく機能するとは限りません。 ビジュアル ボイスメールが機能しない場合は、すぐに復旧して実行できるように修正します。
＃1。 携帯電話のカバレッジを確認してください。
ビジュアル ボイスメールが最近誤動作し始めた場合、または特定の地域で正常に動作しないように見える場合は、強力で信頼できるセルラー信号があることを確認してください。 ビジュアル ボイスメールは、ワイヤレス接続がないと正しく機能しません。 電話画面の上部にあるステータス バーの信号強度バーを確認し、機能しない場合は、機内モードのオンとオフを切り替えてセルラー接続をリセットしてみてください。 画面の上部から下にスワイプして、携帯電話のコントロール センターまたはクイック ショートカットにアクセスし、機内モード ボタンを押します。 もう一度タップする前に、数秒待ってください。
＃2。 昔ながらの方法でボイスメールをダイヤルします。
問題はビジュアル ボイスメールに限られていますか、それとももっと広範囲に広がっていますか? ボイスメールに手動で連絡して、ボイスメール サービスに問題があるかどうかを確認してください。 多くの場合、これを行うには、自分の携帯電話番号をダイヤルし、PIN を入力してメッセージを表示します。 ボイスメールにアクセスできない場合は、サービス プロバイダーにお問い合わせください。
＃3。 十分な空きメモリがあることを確認してください。
スマートフォンの空きメモリがほとんどない場合、ビジュアル ボイスメールに問題が発生するか、完全に機能しなくなる可能性があります。 電話の空き容量が完全になくなると、ビジュアル ボイスメールはメッセージの保存や再生を適切に停止します。
たとえば、T-Mobile は、ビジュアル ボイスメールが効果的に機能するために、携帯電話に少なくとも 15% の空き RAM を搭載することを推奨しています。 疑わしい場合は、iPhone または Android スマートフォンのスペースを空けることができます。
＃4。 着信転送オプションを調べます。
ビジュアル ボイスメール リストに新しいメッセージが届かない場合は、自動転送が有効になっていて、着信がボイスメールではなく転送されている可能性があります。 このような場合は、電話が再びボイスメールを収集できるように、着信の転送を無効にする必要があります。 具体的な方法は、お使いの携帯電話や携帯電話会社によって異なります。iPhone で着信転送を変更する方法は次のとおりです。Android で着信転送を変更する方法は次のとおりです。
＃5。 電話を再起動します。
また、一時的なソフトウェアの不具合が原因でビジュアル ボイスメールに不具合が発生している可能性もありますが、これは電話をリセットすることで簡単に解決できます。 このリストの他のすべてを試してもビジュアル ボイスメールが正常に機能しない場合は、電話を再起動してください。
＃6。 アプリを更新します。
これが問題の原因である可能性は低いですが、バグまたはプログラムの非互換性により、ビジュアル ボイスメールが正常に機能しない可能性があります。 iPhone で、電話アプリが適切に更新されていることを確認します。 Android フォンをお持ちの場合は、電話アプリが最新であることを確認してください。ただし、更新が必要なスタンドアロンのビジュアル ボイスメール アプリもある場合があります。
＃7。 ネットワーク構成をリセットします。
最後になりましたが、ビジュアル ボイスメールが引き続き失敗する場合は、電話のネットワーク設定を再起動すると問題が解決する場合があります。 残念ながら、これを行うと、保存された Wi-Fi ネットワーク パスワードやリンクされた Bluetooth デバイスなど、すべてのネットワーク設定が消去されるため、最後に保管しておいてください。
ボイスメールとビジュアル ボイスメールの違いは何ですか?
ボイスメール 901 とも呼ばれるボイスメールは、デバイスの留守番電話サービスです。 これは、plan.com のすべてのクライアントがログインするとすぐにアクセスできる基本的なサービスです。メッセージは記録され、メッセージが残っている場合はテキスト メッセージでユーザーに通知されます。 ユーザーは、メッセージが再生される順序に影響を与えません。
Visual Voicemail は、Voicemail に機能を追加するデバイス固有のアプリケーションです。最も顕著なのは、電子メールの受信トレイと同様に、画面上にメッセージ データを表示することです。 ユーザーが聞きたい、または無視したいメッセージは、いつでも選択できます。 メッセージがユーザーの連絡先の XNUMX つからのものである場合、連絡先の保存された名前がメッセージの横に表示されます。
通常のボイスメールに対するビジュアル ボイスメールの主な利点は、制御性が大幅に高いことです。
電話でボイスメールを呼び出すにはどうすればよいですか?
*86、*98 を試すか、1 を押し続けます。また、1 をダイヤルしてみてください。これらのいずれかでボイスメールが開きます。
Android フォンにはビジュアル ボイスメールがありますか?
Android フォンには、ボイスメール メッセージをテキスト形式で表示できるビジュアル ボイスメール サービスが組み込まれています。
まとめ
ビジュアル ボイスメールは、ユーザー フレンドリーなビジュアル インターフェイスを介して着信ボイスメールにアクセスできる電話サービスです。 ビジュアル ボイスメールは、生産性が向上し、アクセスと共有が容易になるため、業務上の会話を中断することなく続行するために必要な柔軟性を提供します。
参考文献
- ブランドを作成する方法 2023 ガイド (+ 無料のヒント)
- プロフェッショナルな応答サービス: 2023 年のベスト オプション
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